fbpx
tối giản máy tính

4 Thao tác đơn giản để tránh “bội thực” dữ liệu trên máy tính

Đã bao giờ bạn mở máy tính, muốn tìm một tài liệu nào đó nhưng lại bị choáng ngợp trong núi tệp tin lộn xộn ngoài desktop chưa? Hay là mất cả sáng chỉ để tìm một tấm hình mà chẳng nhớ đã lưu ở đâu? Bạn nghe về lối sống tối giản, chú tâm dọn dẹp tủ quần áo, nơi ở, nhưng bạn có quên mất một không gian khác mình cũng thường xuyên lui tới, chính là chiếc máy tính cá nhân?

Bên cạnh thế giới thực, chúng ta còn đang sống trong thế giới số – nơi ta sử dụng phần lớn thời gian thao tác trên máy tính. Tương tự, chúng ta cũng thường xuyên “tha” về vô số tài liệu từ cá nhân đến đại chúng và chất vào không gian số của mình. Sự lộn xộn này vô tình trở thành kẻ triệt tiêu năng suất làm việc.

Hơn nữa qua một thống kê của Darshana Sedera, phó giáo sư trường Đại học Monash ở Úc, cùng người bạn Sachithra Lokuge trên 846 người, thì thói quen tích trữ dữ liệu trên máy tính, điện thoại cũng làm gia tăng mức độ căng thẳng. 

Bắt đầu từ chiếc máy tính, bạn có thể loại bỏ sự căng thẳng này và nâng cao năng suất làm việc chỉ với 4 bước sau: 

1. “Giảm cân” cho máy tính

tối giản máy tính
Máy tính cũng như con người, nếu ăn uống vô tội vạ, tích trữ quá nhiều thì thân thể sẽ phát phì, hoạt động ì ạch, ảnh hưởng đến năng suất làm việc.

Máy tính cũng như con người, nếu ăn uống vô tội vạ, tích trữ quá nhiều thì thân thể sẽ phát phì, hoạt động ì ạch, ảnh hưởng đến năng suất làm việc. Với chỉ vài phút, các thao tác đơn giản sau sẽ giúp máy tính bạn “giảm cân” thành công:

  • Giải phóng không gian lưu trữ bằng cách xóa hết tập tin không sử dụng đang để lộn xộn ngoài desktop, chỉ chia thành hai loại thư mục là “Tải về” và một thư mục riêng cho các tập tin còn giá trị, tất nhiên hãy cho chúng những cái tên dễ nhớ.
  • Thư mục Tải về (downloads trong ổ C) sẽ chiếm dung lượng đáng kể và làm chậm hoạt động của máy nếu không thường xuyên được dọn dẹp. Vì vậy, hãy xóa đi những tệp không còn sử dụng và chuyển những tệp còn lại sang một ổ đĩa khác.  
  • Xóa những ứng dụng, phần mềm mà bạn chưa từng sử dụng trong 6 tháng gần đây. 
  • Đối với tệp ảnh, hãy xếp chúng vào thư mục theo ngày hoặc theo sự kiện rồi lưu trữ trên ổ đĩa đám mây (Dropbox hoặc Onedrive) để chiếc máy tính được “thon gọn” hơn.

2. Nghệ thuật của việc tạo và đặt tên thư mục

tối giản máy tính
Tất cả chúng ta đều cần biết cách tạo và đặt tên thư mục sao cho hợp lý, dễ hiểu để đến lúc cần thì tìm được ngay.

Trong cuốn sách “90 – 20 – 30 – 90 bài học vỡ lòng về ý tưởng và câu chữ”, tác giả Huỳnh Vĩnh Sơn có nhắc đến việc chia folder ở trang 255. Anh khuyên một người viết nên biết cách chia folder gọn gàng, “không chọi vô một đống, dễ nhầm lẫn, khi đã gọn gàng thì suy nghĩ mới ngăn nắp, viết mới thẳng thớm”. Nhưng không riêng gì người viết mà tất cả chúng ta đều cần biết cách tạo và đặt tên thư mục sao cho hợp lý, dễ hiểu để đến lúc cần thì tìm được ngay.

  • Hãy chia nhỏ thư mục, càng chi tiết càng tốt. Ví dụ hiện công việc của tôi là quản lý content cho blog, fanpage và Instagram cho công ty du lịch. Tôi sẽ tạo 3 thư mục lớn, đặt tên lần lượt là “Content blog”, “Content fanpage”, “Content instagram”. Trong thư mục “Content blog”, tôi sẽ tạo thêm các thư mục như “Hàn Quốc”, “Nhật Bản”, “Thái Lan”, “Mỹ”… và trong mỗi mục ấy, tôi tiếp tục chia nhỏ thành các chủ đề như “Tips du lịch”, “Cảnh đẹp”, “Món ăn”… Tương tự như vậy với thư mục của Facebook và Instagram. 
  • Đối với việc đặt tên thư mục hay tập tin/hình ảnh, bạn nên thống nhất đặt theo cùng một quy tắc. Như vậy, bạn không cần phải nhớ tên chính xác mà vẫn biết cách tìm ra.

3. Không để mail quảng cáo nhấn chìm hộp thư của bạn

tối giản máy tính
Hãy thú nhận đi, số lần bạn vào email và mở bản tin để đọc có vượt quá mười đầu ngón tay?

Chúng ta có thói quen nhấn nút “subscribe” ở website chúng ta yêu thích và muốn theo dõi thông tin mới nhất. Nhưng hãy thú nhận đi, số lần bạn vào email và mở bản tin để đọc có vượt quá mười đầu ngón tay? Số lượng newsletter gửi về hòm thư mỗi ngày thì như vũ bão nhưng số thư được mở ra thì nhỏ giọt như cà phê phin. 

Hãy mở hộp thư và hủy đăng ký với bất kỳ bản tin nào bạn chưa từng đọc hoặc không còn thấy quan tâm. Đặc biệt là những bản tin từ các website mua sắm trực tuyến. Chúng được gửi đến liên tục và làm tắc nghẽn hộp thư của bạn.

4. Thu gọn và giữ hộp thư đến luôn ngăn nắp 

Khi có thư mới, nếu có thể trả lời trong 5 phút, hãy làm điều đó ngay.
  • Mạnh dạn xóa những email không cần thiết.
  • Nếu không muốn xóa, bạn có thể chọn lưu trữ. Chúng không xuất hiện trong hộp thư đến nhưng vẫn lưu trữ trong tài khoản email của bạn. 
  • Lưu trữ và dán nhãn. Dán nhãn (label) hoặc gắn thẻ (tag) vào thư để dễ dàng tìm kiếm, sau đó chọn lưu trữ.
  • Khi có thư mới, nếu có thể trả lời trong 5 phút, hãy làm điều đó ngay. Đừng trì hoãn. Sau đó lưu trữ, hoặc xóa, hoặc kéo nó vào dán nhãn để nó biến mất khỏi hộp thư đến của bạn. 
  • Nếu thư mất nhiều thời gian trả lời, bạn hãy gắn dấu sao (đối với Gmail) hoặc gắn cờ (đối với Outlook) để nhớ xem lại sau khi có thời gian. Sau đó dành một khoảng thời gian nhất định trong ngày, hoặc trong tuần để xem và trả lời các thư đã được đánh dấu.

Kết luận

Thực hiện tất cả những điều này có thể ngốn mất một buổi sáng của bạn nhưng nó hoàn toàn cần thiết và đem lại hiệu quả cùng cảm xúc tích cực trong thời gian dài. Những lần sau, chỉ cần chưa đầy 5 phút, bạn lại có thể duy trì được sự gọn gàng trong không gian số và tiếp tục giữ vững năng suất làm việc.

Bài viết được thực hiện bởi Kim Ngân.

Xem thêm:
[Bài viết] Ask A Senior: Sói Ăn Chay và trăn trở của người làm sáng tạo
[Bài viết] Tại sao người Việt nên sống tối giản?