Deep work: Chấm dứt sự hời hợt trong công việc bằng cách áp dụng bí quyết chỉ có ở người thành công – Đây là tựa tiếng Việt của một trong những cuốn sách bán chạy nhất năm 2016 theo The New York Times.
Dù chưa đọc cuốn sách này, thì có lẽ bạn cũng đã từng nghe qua khái niệm "làm việc sâu", hay "flow - trạng thái dòng chảy", và đã trải qua cảm giác bứt rứt vì khó tập trung trong thời đại cuồng năng suất như hiện nay.
Nhưng trước khi vội kết luận mình là kẻ thất bại, hãy thử cùng nhìn lại xem bạn có đang rơi vào các hiểu lầm thường gặp về "deep work" sau đây.
1. Deep work = Làm việc hiệu quả
Ủa mà deep work nghĩa là gì đã?
Theo Cal Newport, deep work là trạng thái làm việc sâu, nơi não bộ làm việc hết công suất trong môi trường hoàn toàn không có xao nhãng. Nó giúp tạo ra các giá trị mới và rất khó để sao chép.
Đối lập với deep work là shallow work, những công việc thuộc dạng hậu cần, thường có thể thực hiện khi bị phân tâm. Chúng không tạo ra nhiều giá trị mới và dễ sao chép. Chẳng hạn như viết email, lướt web, dùng mạng xã hội.
Nếu hiểu theo cách này thì những ai đang làm việc ở vị trí quản lý, đặc biệt là trong ngành truyền thông, hay làm các công việc có tính dịch vụ như đầu bếp, y tá không thể deep work. Vì họ phải thường xuyên di chuyển giữa các đầu việc khác nhau.
Đây là thiếu sót mà nhiều học giả sau này đã nhận xét về lý thuyết của Cal Newport.
Thậm chí nếu xem "deep work là kỹ năng cần thiết cho công việc trí thức, sáng tạo" như lời nhận định của tác giả thì vẫn còn tồn tại một số mâu thuẫn.
Cụ thể, để deep work, bạn cần loại bỏ xao nhãng, gần với cách Carl Jung biệt lập mình trong một căn nhà giữa rừng suốt vài tháng. Hay bạn sẽ ước văn phòng của mình yên tĩnh hơn, bàn làm việc gọn gàng hơn, sổ ghi chép ngăn nắp hơn.
Tuy nhiên, trong quy trình sáng tạo, việc đầu tiên bạn luôn cần làm là nạp nhiều thông tin vào nhất có thể.
Thậm chí, các thông tin này có thể không liên quan gì đến nhau. Bạn có thể vô tình thấy ý tưởng mới ở một bài đăng hài hước nào đó mà mình chỉ lướt “chơi chơi” giữa giờ giải lao, hay trong một cuốn sách lâu nay vẫn để ngổn ngang ở góc bàn.
Nói như lời tác giả Tim Harford của cuốn sách Messy: The Power of Disorder to Transform Our Lives, luôn có một phép thuật nào đó giữa đống hỗn mang. Quan trọng không phải là bạn có gọn gàng ngăn nắp không, mà là bạn biết thứ gì đang ở đâu.
Harford cũng gợi ý mọi người, nếu được, hãy có thêm dự án cá nhân bên ngoài công việc chính. Để khi một thứ bế tắc, chúng ta có thể “xao nhãng” sang lựa chọn còn lại, thay vì xao nhãng theo kiểu không biết phải làm gì.
Kết hợp cả hai ý tưởng deep work và messy, có thể tạm kết luận rằng, ngay cả khi quãng tập trung của bạn đối với một đầu việc không kéo dài theo giờ, và bạn không tạo ra kết quả hữu hình nào thì có thể bạn vẫn đang trong quá trình làm việc hiệu quả.
Deep work thôi chưa đủ để gọi là làm việc hiệu quả (effective), nhưng deep work thì chắc chắn nghĩa là làm việc năng suất (productive), tức là tạo ra nhiều sản phẩm nhất trong khoảng thời gian ngắn nhất có thể.
Chẳng hạn, để hoàn thành bài viết này, tôi mất gần 3 ngày di chuyển giữa các ý tưởng khác nhau và hơn 3 tiếng để deep work, sắp xếp mớ hỗn loạn theo trật tự lên trang văn bản.
2. Deep work là sử dụng thời gian làm việc hiệu quả
Để làm việc tập trung thì cần… làm việc. Nhưng làm việc tập trung cũng có nghĩa là sử dụng giờ giải lao, thời gian “nghỉ giữa hiệp” hiệu quả.
Hai điều này nhìn qua có vẻ như mâu thuẫn với nhau, nhưng thật ra chúng gắn bó với nhau như yin cần yang, như người ta cần ngủ đẫy giấc để có thể tỉnh táo.
(Vâng, tất nhiên bạn có thể không cần, hoặc không thể ngủ đủ giấc mà vẫn tỉnh táo vì đã có caffeine hay nicotine. Nhưng không gì đảm bảo được độ hiệu quả lâu dài của caffeine, nicotine, hay các thủ thuật làm việc hiệu quả mà người người nhà nhà chia sẻ theo cách “mình làm được, bạn cũng thế”).
Tôi từng vô cùng chật vật khi mới làm quen với mô hình văn phòng mở của công ty. Nhiều hôm đã hết giờ làm, nhưng việc vẫn chưa xong dù cả ngày tôi vẫn ngồi trước máy tính. Trong khi đó, vài đồng nghiệp cùng đội đã về đích sớm dù cả buổi rôm rả.
Tôi đã nghĩ vấn đề nằm ở việc mình chưa đủ giỏi để làm việc đủ nhanh.
Nhưng thời gian trôi qua, khi việc đã quen tay hơn tôi mới vỡ ra, chính vì có thể rôm rả và biết dành thời gian sau đó để làm việc thật tập trung mà các đồng nghiệp của tôi vẫn sớm xong việc.
Tuy nhiên, biết dành thời gian để nghỉ ngơi thôi là chưa đủ. Chất lượng của khoảng thời gian đó cũng là một yếu tố quan trọng.
Theo phân tích của tờ Harvard Business Review, thời gian nghỉ ngơi có chất lượng thường phải: có tính xã hội (như chia sẻ sở thích với bạn bè, người thân), có tính vận động cao, giải phóng năng lượng cơ thể (như tập thể dục thể thao), giúp bạn phát triển kỹ năng mới (như vẽ tranh, chơi nhạc, làm vườn), hoặc đơn thuần là giúp bạn thả lỏng, tiến vào trạng thái thiền.
Tuy nhiên, tác giả Dina Gerderman cũng chia sẻ: “Đừng cố chèn quá nhiều hoạt động. Chúng sẽ phản tác dụng khi trở thành nghĩa vụ phải hoàn thành.” Ít nhất hãy dành 15 phút mỗi ngày để không-làm-gì.
3. Dậy sớm hơn = Deep work tốt hơn
“Dậy! Dậy! Dậy! Dậy đi thôi đã sang ngày mới...
Để cho tinh hoa trời đất nó đi vào từng tế bào
Để cho năng lượng tiêu hao, cho máu dồn lên não”
Thời tôi còn đi học, bài ca dậy sớm này của Kiên chưa được phát hành. Nhưng với thông điệp tương tự, ba mẹ anh chị đã kịp truyền lại cho tôi bí kíp “dậy sớm thì mới mau thuộc bài”.
Đến khi đi làm thì bao nhiêu là sách nói rằng, dậy sớm đi để thấy ngày dài thêm, như Tim Cook dậy kiểm tra email từ 3:45, như Michelle Obama bắt đầu tập thể dục vào lúc 4:30. Mấu chốt là vì sáng sớm tĩnh lặng, dễ giúp tâm mình tịnh.
Nhưng sự thật là sau khi mắt mở thì đầu óc không phải lúc nào cũng tỉnh. Theo nhà tâm lý học Adam Grant, để năng suất, việc của bạn đôi khi không phải (chỉ) là quản lý thời gian, mà (còn) là kiểm soát năng lượng. Bởi thời gian thì hữu hạn, còn năng lượng có thể tái tạo liên tục.
Để kiểm soát năng lượng, tác giả Elizabeth G. Saunders trên tờ HBR gợi ý thực hiện các hoạt động chăm sóc cơ thể, tinh thần, tâm trí và tâm linh như: đặt giới hạn số công việc cần hoàn thành trong ngày, giới hạn lần tương tác xã hội (bao gồm cả việc kiểm tra tin nhắn, mạng xã hội), ăn uống lành mạnh.
Đồng thời, hãy quan sát thiên hướng của bản thân. Chẳng hạn, để ý xem loại nhạc nào sẽ giúp đưa bạn vào trạng thái tập trung (lo-fi không phải lúc nào cũng là "vị cứu tinh"), ngày nào trong tháng là đến giai đoạn nào của chu kỳ kinh nguyệt (để đoán trước sự thay đổi cảm xúc do thay đổi hormone).
Và hãy để ý xem bạn làm việc tốt nhất trong môi trường nào, yên tĩnh hoàn toàn hay có tiếng ồn.
Một nghiên cứu đã cho thấy rằng tiếng ồn xung quanh, thường thay ở các quán cà phê và những nơi công cộng khác, rất thích hợp cho sự sáng tạo và giúp nhiều người tập trung. Tuy nhiên, mức độ tiếng ồn thích hợp sẽ khác nhau đối với mỗi cá nhân, và nó có thể liên quan đến việc bạn là người có thiên hướng hướng ngoại hay hướng nội.
Những người càng hướng nội thì càng khó tập trung trong môi trường ồn ào. Và ngược lại, những người có thiên hướng hướng ngoại có xu hướng thoải mái hơn khi làm việc ở một nơi ồn ào nhất định.
Và nếu bạn có thiên hướng "ở giữa", thì có lẽ bạn cần thay đổi nơi làm việc định kỳ để kích hoạt năng lượng.
Tóm lại, cho dù bạn chọn bắt đầu làm việc sớm hơn vào buổi sáng hay bắt đầu làm việc muộn hơn trong ngày, làm việc ở nơi tĩnh lặng hay ồn ào, thì tôn chỉ vẫn là hãy dùng những giờ làm việc đầu tiên để giải quyết những công việc quan trọng nhất, bởi đó là khi bạn có nhiều năng lượng nhất.
Dreamplex cung cấp giải pháp về không gian làm việc linh hoạt cho các nhóm làm việc kết hợp (hybrid). Hơn cả một văn phòng, "Một ngày làm việc tốt hơn" tại Dreamplex giúp thu hút, gắn kết và giữ chân nhân tài cho hàng ngàn đội ngũ quy mô từ 2-200+ bằng thiết kế độc đáo, văn phòng thương hiệu riêng dành cho doanh nghiệp, dịch vụ chăm sóc tận tình và gói chăm sóc trải nghiệm nhân viên duy nhất tại Việt Nam.