Theo thống kê, hiện nay có khoảng 60% sinh viên tốt nghiệp phải làm việc trái ngành được đào tạo. Vì vậy, việc ứng tuyển một công việc mà bản thân không hoàn toàn “khớp” với yêu cầu là chuyện khá phổ biến.
Đã trải qua 5 năm đi làm, ứng tuyển trái ngành không ít, thử qua mọi loại doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn, mình mong rằng với chút ít kinh nghiệm cá nhân, có thể giúp bạn đọc gia tăng cơ hội bước vào vòng phỏng vấn khi đối mặt một bản mô tả công việc khó nhằn.
Chúng ta sẽ cùng nhau đi qua 3 bước để giải bài toán trên:
- Nghiên cứu thật kỹ bản mô tả công việc (Job Description)
- Thiết kế một dàn ý cho việc ứng tuyển
- Viết cover letter - thư ứng tuyển hiệu quả
1. Nghiên cứu thật kỹ bản mô tả công việc
Về cơ bản, mô tả công việc đang vẽ nên hình ảnh một “ứng viên hoàn hảo” trong mắt nhà tuyển dụng. Thực tế, mỗi ứng viên lại có những màu sắc hoàn toàn khác nhau nên việc đáp ứng 90-100% yêu cầu công việc gần như rất hiếm khi xảy ra.
Vì vậy, trước khi bắt tay vào ứng tuyển một công việc nào đó, hãy luôn nhắc nhở bản thân rằng: "Đừng vì một trang mô tả công việc hoành tráng mà vội mất hết tinh thần”.
Để cho dễ hiểu, chúng ta sẽ lấy bản mô tả công việc “Marketing Collaborator” (cộng tác viên marketing) của Zing MP3 làm ví dụ.
Khi phân tích một bản mô tả công việc, chúng ta cần chú ý vào hai phần chính:
- Mô tả chi tiết công việc (What you will do)
- Yêu cầu (What you will need - Requirements)
Theo mình, phần mô tả công việc sẽ chiếm khoảng 60% quyết định của nhà tuyển dụng. Bởi vì nó liệt kê những nhiệm vụ cần phải hoàn thành khi đảm nhận một vị trí nào đó.
Sau vài lần đọc thật kỹ phần “Mô tả công việc” ở trên, chúng ta sẽ nhận thấy có các dấu gạch đầu dòng đặc biệt hơn hẳn phần còn lại, nó thể hiện chi tiết nhiệm vụ phải làm (Được khoanh trong hình trên). Ngược lại, sẽ luôn có những công việc theo dạng “lúc-nào-cũng-phải có” đối với vị trí marketer như:
- Kết hợp với một số đội ngũ chuyên môn khác để sản phẩm âm nhạc được ra mắt đúng hạn.
- Theo dõi các giai đoạn của kế hoạch một cách chi tiết.
Từ trải nghiệm cá nhân, những nhiệm vụ được ưu tiên thường có một số đặc điểm sau:
- Đa số được liệt kê đầu tiên.
- Được viết mô tả chi tiết hơn hẳn so với các nhiệm vụ/công việc còn lại.
- Thường được đề cập kèm với sản phẩm/ngành/công ty con mà mình sẽ làm (đối với trường hợp ứng tuyển vào công ty lớn/tập đoàn).
Sau phần mô tả chi tiết, chúng ta sẽ đến với phần yêu cầu (Requirements). Tương tự như trên, nó tất nhiên cũng có những yêu cầu “quan trọng hơn một chút”. Thí dụ: “Có kiến thức và hiểu biết sâu về xu hướng âm nhạc. Đồng thời, liên tục cập nhật những yếu tố - nhu cầu mới từ thị trường thông qua các nền tảng mạng xã hội.”
Tại sao đầu mục này quan trọng hơn so với phần còn lại?
Trước tiên, về mặt cảm quan, nó được mô tả một cách “chi tiết”. Tiếp theo, đối với một ứng dụng âm nhạc như Zing MP3, việc hiểu biết cũng như liên tục cập nhật xu hướng - nhu cầu mới của khán giả rõ ràng là không thể nào thiếu được.
2. Thiết kế một “dàn ý ứng tuyển” (outline) cho bản thân
Nguồn: Shutterstock.
Nguyên tắc cơ bản nhất khi ứng tuyển một công việc là “chào bán thứ khách hàng cần chứ không phải thứ ta có”. Vì vậy, lấy bản mô tả công việc là “xương sống”, chúng ta sẽ ráp nối những kinh nghiệm - thành tích của bản thân sao cho phù hợp nhất với dàn khung (xương sống) này.
Thực tế, kỹ năng một cá nhân có thể phù hợp với nhiều yêu cầu công việc khác nhau, dù chức danh trong quá khứ không hề liên quan.
Ví dụ như vị trí chăm sóc khách hàng sẽ đem lại cho chúng ta hàng loạt kinh nghiệm về: tác phong khi làm việc với khách hàng, thái độ khi làm việc với khách hàng khó tính, cách xử lý phàn nàn của khách hàng,...
Những kỹ năng - kinh nghiệm này cực kỳ quan trọng và cần thiết đối với một số vị trí như chuyên viên tín dụng ngân hàng, lễ tân nhà hàng - khách sạn.
Sau đây sẽ là những mẫu câu hoàn chỉnh mà chúng ta cần có để thiết kế outline cho bản thân:
“Trong 2 năm làm việc ở vị trí trưởng bộ phận chăm sóc khách hàng, tôi đã được đào tạo bài bản và cập nhật thường xuyên về SEO, SEM và Email Marketing ở công ty ABC - một đơn vị đào tạo với giáo trình được cung cấp từ Google và VECOM - Hiệp hội thương mại điện tử Việt Nam.
Điều này giúp tôi có kỹ năng thiết lập kế hoạch Digital Marketing một cách bài bản và có kinh nghiệm thực thi trên nhiều thị trường thông qua quá trình hỗ trợ học viên trực tiếp.”
"Thêm vào đó, tôi đảm trách nhiệm vụ hiệu chỉnh và lên kế hoạch chia sẻ tài liệu cho học viên theo lộ trình, thông qua phần mềm CRM. Điều này giúp tôi gọt giũa kỹ năng viết và hiệu chỉnh nội dung trên nhiều nền tảng từ bài viết trên website đến nội dung video YouTube”.
Hoặc đối với trường hợp chúng ta mới tốt nghiệp, kinh nghiệm làm việc không quá nhiều. Lúc này, cần linh động kết hợp giữa hoạt động thời sinh viên và các chứng chỉ của bản thân. Một số ví dụ như sau:
"Ngay từ khi ở trường Đại Học, tôi đã nhận thấy mình thực sự hứng thú với việc lắng nghe cũng như tư vấn cho những bạn tân sinh viên và đã giữ vị trí tư vấn viên trong Hội Sinh viên trường. Vì vậy, tôi quyết định chọn vị trí “Customer Success Executive” ở quý công ty - một trong những nhà cung cấp dịch vụ được đánh giá cao nhất thị trường về chất lượng chăm sóc khách hàng.
Với 3 năm hoạt động ở Đoàn - Hội sinh viên khoa Thương Mại - trường Đại Học Tài Chính - Marketing, tôi đã học được khả năng làm việc với tâm thế của một “thành viên kết nối tập thể”, kết nối và theo dõi liên tục tiến độ công việc tổng thể. Đây chính là một trong những yêu cầu bắt-buộc-phải-có đã được đề cập trong phần mô tả của quý công ty.”
3. Viết Cover Letter - thư ứng tuyển hiệu quả
Nguồn: Shutterstock.
Sau khi đã hoàn thành bản outline chi tiết, chúng ta sẽ bắt đầu triển khai việc viết cover letter với ba phần riêng biệt như sau:
Giới thiệu bản thân: Đây chính là phần chúng ta có thể kết hợp hai ý sau:
- Giới thiệu ngắn gọn tên - tuổi và cách mình đã tiếp cận tin tuyển dụng
- Giới thiệu ngắn gọn kinh nghiệm làm việc và sự phù hợp của bản thân với yêu cầu tuyển dụng
Ví dụ: Với hơn 3 năm làm việc ở một công ty OTA (Online travel agent: công ty du lịch trực tuyến) đặc biệt tập trung vào thị trường inbound (nội địa), tôi quyết định ứng tuyển vị trí “…” vì nhận thấy kinh nghiệm từ công việc hiện tại có thể giúp tôi đóng góp được rất nhiều cho sản phẩm của quý công ty.
Lý do ứng tuyển: Đây chính là phần quyết định thắng bại của chúng ta. Phần dàn ý - outline đã hoàn thành ở trên chính là “lá bài tẩy” giúp chúng ta thực hiện đoạn này.
Ví dụ: 2 năm gắn bó với dự án ở Thái Lan của công ty hiện tại giúp tôi có được kinh nghiệm về việc vận hành và quản lý đội ngũ đa văn hóa - đa quốc gia một cách hiệu quả. Đây chính là yếu tố ưu tiên hàng đầu trong mô tả công việc của quý công ty.
Hãy viết từng gạch đầu dòng một, thật rõ ràng, in đậm và đổi màu nếu cần (nên nhớ chỉ một màu duy nhất - cá nhân mình ưa thích màu xanh dương) đối với các điểm mấu chốt mà bạn muốn tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng.
Phần tạo ấn tượng cuối: Trong thực tế, nhiều ứng viên nghĩ phần này chỉ cần để lại thông tin liên lạc là đủ. Tuy nhiên theo mình, đây là phân đoạn mà chúng ta cần làm một “cú chốt hạ” - chia sẻ về sự ngưỡng mộ đối với công ty mà mình đang muốn ứng tuyển.
Ví dụ: Với hành trình 15 năm từ một công ty chỉ có không đến 10 nhân sự cố gắng đem từng trò chơi online đầu tiên từ Kingsoft về Việt Nam, hiện nay VNG đã xuất hiện trên rất nhiều quốc gia Từ châu Á đến Nam Mỹ. Điều này thật sự khiến tôi ngưỡng mộ và muốn trở thành một phần của unicorn - kỳ lân tỷ đô đầu tiên và cũng là duy nhất của Việt Nam cho đến thời điểm này.
Chỉ cần vài dòng, chúng ta vừa đem lại cảm tình cho nhà tuyển dụng vừa thể hiện rằng mình thật sự để tâm huyết tìm hiểu về công ty đang ứng tuyển.
Kết lại...
Thật ra những công thức mình nêu trên không có gì quá đặc biệt. Nhưng nó hiệu quả với mình vì cho bản thân thấy được đâu là trọng điểm cần đầu tư tâm huyết vào khi ứng tuyển. Mình tin khi chúng ta thể hiện chúng ra thật rõ ràng, nhà tuyển dụng nhất định sẽ nhìn thấy.
Chúc tất cả mọi người sẽ tìm được công việc mà mình yêu thích!