Xã hội hiện đại đầy áp lực đôi khi khiến chúng ta để công việc lấn chiếm quá nhiều thời gian cá nhân. Việc vẽ ra dải ngăn cách nói thì dễ hơn làm, bởi tâm lý lo sợ cấp trên. Nhưng nếu biết cách trao đổi rõ ràng, luyện tập và chuẩn bị trước, khó khăn sẽ giảm đi đáng kể.
Theo Julie de Azevedo Hanks, Thạc sĩ Công tác xã hội, nhà sáng lập đồng thời là Giám đốc Điều hành của Wasatch Family Therapy tại Utah, tốt nhất và dễ dàng nhất là đặt giới hạn ngay từ khi vừa bắt đầu công việc.
Ôm đồm quá nhiều công việc không phải là một chiến lược lành mạnh và lâu dài. Dưới đây là 7 bí quyết đặt giới hạn công việc giúp bạn có thêm kỹ năng ‘sống còn’ nơi công sở, theo lời khuyên của nhà trị liệu và huấn luyện viên tâm lý Melody Wilding.
1. Hiểu giá trị mà bản thân coi trọng
Hiểu giá trị của mình giúp chúng ta biết nên đặt giới hạn công việc ở đâu. Nói cách khác, từ việc nắm bắt những giá trị đó, chúng ta sẽ tự thiết lập một hệ thống làm việc nhằm ưu tiên các nhu cầu khác của mình.
Hiện nay, bên cạnh công việc văn phòng, không hiếm các bạn trẻ còn thực hiện những dự án cá nhân sau giờ làm, như dạy học cho một dự án từ thiện, tham gia ban nhạc phòng trà, hoặc học thêm một ngoại ngữ. Nếu bạn cần dành thời gian cho những đam mê cá nhân thì bạn phải đặt giới hạn cho việc làm ngoài giờ.
2. Giao tiếp rõ ràng
Bạn cần trao đổi chi tiết về giới hạn của mình. Ví dụ, nếu không muốn đồng nghiệp hoặc khách hàng làm phiền vào khung giờ A, “vậy thì hãy thẳng thắn nói với họ, đồng thời đưa ra khung giờ B mà bạn sẵn sàng trao đổi,” Hanks cho biết thêm.
Ngoài ra, bạn cũng cần làm rõ với đồng nghiệp và công ty trường hợp nào cần xử lý “khẩn cấp” hoặc “ưu tiên”, từ đó hai bên sẽ bàn giao công việc dễ dàng hơn.
3. Lên tiếng ngay khi có người vượt quá giới hạn
Trong những trường hợp này, chúng ta thường có xu huớng gây hấn thụ động. Nhưng nếu cứ “ngâm” vấn đề đến vài ngày, vài tuần hoặc thậm chí cả tháng sau mới nhắc lại thì sẽ rất thiếu chuyên nghiệp.
Quan trọng nhất là nếu để mọi chuyện lắng xuống quá lâu, lý lẽ của bạn sẽ không còn sức nặng nữa. Thậm chí đối phương cũng đã quên mất tình huống lần đó rồi. Vì vậy, theo thạc sĩ Wilding, bạn cần lên tiếng ngay khi giới hạn bị phá vỡ.
Chẳng hạn, nếu bạn không muốn nhập hội cùng các đồng nghiệp khác nói xấu một đối tượng nào đó trong công ty, hãy từ chối một cách rõ ràng và lịch sự. Làm vậy sẽ hiệu quả hơn là cứ bị động ngồi nghe, rồi hai tuần sau mới phàn nàn “sao mọi người lại kể cho em nghe mấy chuyện đó làm gì.”
4. Thiết lập quy trình riêng
Đây là một yếu tố tạo nền tảng cho việc đặt giới hạn hiệu quả. Cho dù chỉ là một cuộc thảo luận 1-1 với quản lý, bạn cũng nên chuẩn bị trước một danh mục cần thảo luận, chi tiết hơn thì có thể đi kèm cả thời gian bắt đầu và kết thúc cho từng mục. Cách này sẽ giúp buổi thảo luận súc tích và hiệu quả hơn, đồng thời tạo cho bạn một phong thái chuyên nghiệp và được tôn trọng, đặc biệt là đối với những cấp trên luôn muốn đặt bạn ở thế bị động.
Một cách khác đó là chủ động sắp xếp thời gian cho các buổi nói chuyện. Lấy ví dụ trường hợp đồng nghiệp hoặc sếp có thói quen tìm bạn để trao đổi khoảng nửa tiếng, cứ vậy đôi ba lần trong ngày. Mặc dù có thể là chủ đề liên quan đến công việc, điều này vẫn ảnh hưởng đến năng suất làm việc lẫn sự tập trung của bạn trong ngày.
Thay vào đó, hãy đề nghị một lịch trao đổi cố định hàng tuần, mỗi lần chỉ khoảng 15 phút. Lưu ý là khi đề nghị, hãy cho họ thấy lợi ích của phương án này, chẳng hạn như cuộc trao đổi sẽ chi tiết hơn, hoặc giúp cả hai bên tiết kiệm thời gian.
Như vậy, bạn vừa không bị ảnh hưởng đến năng suất làm việc, vừa không bỏ lỡ bất cứ vấn đề gì từ sếp hoặc đồng nghiệp. Quan trọng nhất là không khiến họ cảm thấy bị xúc phạm, ngược lại còn thấy được trân trọng và lắng nghe.
5. Đặt giới hạn tại nhà
Thạc sĩ Wilding gợi ý, nếu bạn không muốn hoàn toàn gạt bỏ công việc khi đã về nhà, chỉ nên cho phép mình kiểm tra email trước bữa tối chẳng hạn. Sau đó, đặt điện thoại lẫn máy tính sang một bên, tận huởng thời gian bên gia đình hoặc cho riêng mình. Đừng quên rằng đây là lúc bạn sạc lại năng lượng, như vậy bạn mới có thể trở lại trạng thái tốt nhất cho ngày làm việc tiếp theo.
6. Đưa ra lời giải thích chặt chẽ
Khi bạn cần trình bày giới hạn tại nơi làm việc, hãy đưa ra quan điểm từ nhiều phía. Đừng chỉ tập trung vào quan điểm cá nhân. Sẽ không có người sếp nào thỏa hiệp với những cái cớ như “Em mệt quá” hay “Em nhiều việc quá” đâu.
Người đánh giá hiệu suất làm việc của bạn vẫn là sếp. Bạn cần dành cho họ một sự tôn trọng nhất định, và cho họ thấy rằng bạn vẫn nghĩ đến lợi ích chung trước khi đưa ra quyết định. Lý do bạn đưa ra cần phải chặt chẽ, nên được đặt trong mối liên hệ với những dự án hoặc công việc khác. Chẳng hạn, bạn có thể nói “Nếu em dồn hết thời gian lên việc X, chúng ta sẽ mất một khách hàng quan trọng,” hoặc “sẽ không có đủ thời gian để làm việc Y.”
Nếu như sếp có đưa ra một yêu cầu có vẻ bất hợp lý, trước tiên hãy xác nhận lại thật chi tiết. Đôi khi với bạn thì nghe bất hợp lý, nhưng lại liên quan đến một nhà đầu tư tiềm năng nào đó bạn không biết, hoặc ảnh hưởng đến mối quan hệ với đối tác nào đó chẳng hạn. Còn nếu đó thật sự là một yêu cầu bất hợp lý, điều này cũng giúp bạn dễ dàng giải thích quan điểm của mình và bàn bạc lại với sếp.
Thay vì bực tức, bạn nên cùng xây dựng công việc với một thái độ cầu thị. Điều này không chỉ giúp bạn kiểm soát tâm lý tốt hơn mà còn mở ra những cơ hội thăng tiến trong tương lai.
7. Chuẩn bị cho những tình huống không mong muốn
Luôn có kế hoạch B, thậm chí là C, D cho các trường hợp giới hạn công việc bị phá vỡ. Một khi đã mường tượng trước phản ứng và hành động của mình trong những trường hợp như vậy, bạn sẽ không bị cảm xúc chi phối. Thay vào đó, bạn có thể giải quyết một cách lý trí. Đồng nghiệp và sếp cũng sẽ nhận ra bạn có những nguyên tắc riêng, và đã được trao đổi rõ ràng ngay từ đầu.
Kết
Đặt giới hạn trong công việc không thể diễn ra ngày một ngày hai. Nói thì dễ, nhưng thực hiện và khiến mọi người tôn trọng giới hạn của nhau thì chẳng dễ chút nào. “Cũng sẽ có lúc giới hạn của bạn bị phá vỡ. Nhưng thay vì xem đó là một sự thụt lùi, bạn có thể xem đây là một kinh nghiệm và cơ hội để cải thiện kỹ năng đặt giới hạn cho mình.” – Thạc sĩ Wilding chốt hạ.
Tuy nhiên, theo thạc sĩ Wilding, nếu nhận thấy môi trường làm việc của mình quá độc hại, không còn là nơi khơi gợi tinh thần cầu tiến, khuyến khích phát triển bản thân nữa, chỉ còn là nỗi ám ảnh mỗi sáng, hãy cân nhắc rời đi.
Bài viết được thực hiện bởi Margarita Tartakovsky trên PsychCentral, được chuyển ngữ bởi Anh Tú.
Xem thêm:
[Bài viết] Làm thế nào để thành công mà không kiệt sức?
[Bài viết] Nghệ thuật nói “không”