Việc trì hoãn khi cần thực hiện một nhiệm vụ nào đó có lẽ không còn quá xa lạ đối với tất cả chúng ta. Về cơ bản, trì hoãn là một hiện tượng tâm lý tự nhiên “rất con người” và không có gì xấu. Thậm chí, trì hoãn đúng cách còn là một công cụ hiệu quả hỗ trợ quá trình làm việc.
Tuy nhiên khi sự trì hoãn bị vượt ngưỡng và cản trở đến tiến độ công việc chung, đó là khi chúng ta cần chú ý cải thiện vấn đề này.
Bài viết sau sẽ giúp bạn “bắt mạch” 4 kiểu trì hoãn thường gặp cùng một số phương pháp giúp bạn vượt qua chúng.
1. Trì hoãn lo âu
Định nghĩa trì hoãn, theo tác giả Neil Fiore của cuốn “The Now Habit”, là “cơ chế đối phó với nỗi lo âu của việc bắt đầu hoặc hoàn thành bất cứ nhiệm vụ/quyết định nào”.
Neil cũng giải thích thêm, đa số những người trì hoãn thường mang tâm lý “tham công tiếc việc” do những kỳ vọng phi thực tế. Bên cạnh đó, họ cũng không thành thạo kỹ năng quản lý thời gian. Hậu quả là họ dễ nhận quá nhiều việc ngoài khả năng trong khoảng thời gian hạn hẹp.
Việc ôm đồm như vậy khiến những người trì hoãn lo âu thường xuyên thấy bất an, căng thẳng. Và thói quen “để mai tính” được hình thành nhằm giúp họ đối phó với nỗi bất an ấy. Cuối cùng, họ mắc kẹt trong “cái hố” trì hoãn-lo âu do chính mình tạo nên.
Cách giải quyết
Nếu có kiểu trì hoãn này, điều quan trọng đầu tiên bạn cần là cân nhắc kỹ lưỡng mục tiêu nào thực sự có ý nghĩa để theo đuổi, thay vì ôm đồm tất cả.
Bạn có thể tham khảo 5 thủ thuật quản lý thời gian nhằm giảm bớt áp lực cho lộ trình làm việc của mình.
Một trong những thủ thuật phổ biến trong danh sách này là bullet journal. Đây là một hình thức tổ chức công việc theo ngày, tuần hoặc tháng mà những gì bạn cần là 1 cây bút và 1 cuốn sổ.
Khi biết được số lượng, trình tự và thời gian cần để hoàn thành các đầu việc, bạn sẽ bớt đi cảm giác lo âu do bị quá tải bởi cả núi việc mà không biết bắt đầu từ đâu.
Sau khi đã lên kế hoạch, hãy bắt tay vào thực hiện từng việc một bằng phương pháp Pomodoro - phân chia thời gian làm việc xen kẽ giữa “deep work” và các quãng nghỉ ngắn. Suy cho cùng, nỗi lo âu của bạn chỉ chấm dứt khi công việc được hoàn thành.
Tuy nhiên, dù là phương pháp gì thì sức lực của bạn cũng có giới hạn. Và đôi khi, những gì bạn cần là học cách nói “không”.
2. Trì hoãn “dễ trước khó sau”
Không phải nhiệm vụ nào cũng có mức độ phức tạp như nhau. Bên cạnh những việc đơn giản còn là những tác vụ hết sức “hại não”, làm ta phải vắt óc và tiêu hao biết bao thời gian và công sức.
Vì tính chất khó nhằn ấy, não bộ sẽ có xu hướng ưu tiên “dễ trước khó sau” để né tránh sự căng thẳng và mệt mỏi. Thay vì bắt tay vào nhiệm vụ khó xơi, bạn lại “tranh thủ” pha cốc cà phê, kiểm tra email, trả lời tin nhắn,...
Cuối cùng, sau 7749 việc vặt thì não của bạn đã thấm mệt trong khi nhiệm vụ chính thì vẫn còn bỏ ngỏ.
Cách giải quyết
Thay vì mòn mỏi chờ động lực để vượt “ải”, bạn hãy thử áp dụng nguyên tắc “Làm gì đi” (Do something principal) theo gợi ý của chuyên gia Mark Manson.
Nguyên tắc này cho rằng hãy cứ thực hiện đi, bất chấp những nỗi sợ, suy diễn hay chán nản. Khi đã bắt tay vào làm, cảm hứng sẽ đến trên đà tư duy và trở thành động lực cổ vũ bạn tiến lên từng bước khi thực hiện nhiệm vụ phức tạp.
Ngoài ra, thay đổi góc nhìn từ “dễ trước khó sau” thành “khổ trước sướng sau” với phương pháp eat that frog cũng sẽ giúp bạn giảm thiểu kiểu trì hoãn này đáng kể. Khi đã hoàn thành thử thách khó ngay từ giây phút đầu tiên, những nhiệm vụ sau sẽ dễ thở hơn nhiều.
3. Trì hoãn chủ quan
“Đã nộp bài vào lúc 11:59 PM”
Nếu bạn đã từng (hoặc thường xuyên) nhìn thấy dòng thông báo này khi nộp bài, khả năng cao bạn đã bị hình thành thói quen trì hoãn chủ quan thời gian. Dù được cho thời gian thực hiện lâu tới đâu, cuối cùng bạn cũng kết thúc nhiệm vụ trong trạng thái hối hả ở “phút thứ 89”.
“Nước đến chân mới nhảy” là thói quen xấu, song trên thực tế có những người thậm chí ưa chuộng phong cách làm việc này. Họ cho rằng khi bị “adrenaline rượt” ở phút chót sẽ khiến mình tập trung hơn, từ đó hiệu suất làm việc trở nên hiệu quả hơn.
Tuy nhiên khi về lâu dài, điều này lại không có lợi chút nào. Adrenaline rượt làm tăng nguy cơ mắc các bệnh tim mạch, lo lắng, tăng cân, đau đầu và mất ngủ.
Ngoài ra nếu xét trên góc độ hiệu quả, hoàn thành việc vào phút chót cũng không mang lại kết chất lượng như mong muốn, do thiếu đi thời gian để duyệt lại, điều chỉnh và hoàn thiện. Chưa kể là sẽ có những vấn đề phát sinh khiến bạn mất thời gian hơn dự tính như lỗi hệ thống, máy tính bỗng “chập mạch”,...
Cách giải quyết
Bạn có thể ra ám hiệu cho não rằng “có việc cần hoàn thành” bằng cách thông báo công khai về hạn nộp bài của mình cho người khác (bạn bè, gia đình, đồng nghiệp,…). Như vậy, bản thân bạn sẽ cảm thấy có áp lực cần phải hoàn thành công việc do có người quan sát và chú ý.
Ngoài ra, bạn cũng có thể lợi dụng hiệu ứng của áp lực đồng trang lứa và hệ thần kinh phản chiếu bằng cách rủ bạn làm cùng. Nếu hẹn bạn không tiện, bạn có thể học cùng những video study with me, nhưng hãy nhớ chọn video có phân chia thời gian phù hợp với thói quen làm việc của mình.
4. Trì hoãn cầu toàn
Những người cầu toàn luôn muốn sự hoàn hảo nhiều đến mức bị ám ảnh vì nó. Vì vậy, họ thường có thói quen thường xuyên chỉ trích thành quả của mình, bất kể thực tế tốt xấu ra sao.
Chính vì nỗi sợ thất bại hoặc kết quả không được như ý quá lớn, những người cầu toàn dễ rơi vào vòng xoáy quẩn quanh trong suy nghĩ tiêu cực mà không thực sự bắt đầu. Hoặc có những người sẽ “đập đi xây lại” toàn bộ thành quả vào phút chót do chưa vừa ý dẫn đến việc không theo kịp tiến độ.
Theo anh Hoàng Nguyễn (Co-Founder và Design Coach tại GEEK Up), quá cầu toàn thực chất lại khiến bản thân khó hoàn thành trọn vẹn công việc hơn. Bên cạnh đó nó cũng gây áp lực “ăn không ngon, ngủ không yên” ảnh hưởng tới sức khỏe và sức sáng tạo của mỗi người.
Cách giải quyết
Mấu chốt của việc giải quyết chủ nghĩa cầu toàn, theo giáo sư tâm lý Karen McDowell là phá bỏ lối suy nghĩ “được ăn cả ngã về không”.
Vì vậy, hãy “chế biến” nhiệm vụ lớn thành nhiều phần nhỏ. Không chỉ dễ quản lý hơn, việc này còn giúp giảm bớt cảm giác nghiêm trọng của việc hoàn thành xuất sắc một nhiệm vụ lớn. Và cuối cùng, khi đạt được những chiến thắng từ những phần việc nhỏ, bạn cũng sẽ dễ hài lòng với thành quả của mình hơn.