3 Dạng thành viên phổ biến khiến nhóm làm việc kém hiệu quả và cách xử lý

Khiêm tốn, nhiệt huyết và ứng xử khéo léo là 3 phẩm chất mỗi thành viên cần có để đảm bảo nhóm hoạt động hiệu quả - Theo Patrick Lencioni, tác giả của cuốn sách The Ideal Team Player. 

Nhưng không phải cá nhân nào cũng hội đủ những yếu tố này. Sớm phát hiện những phẩm chất còn thiếu và biết cách khắc phục kịp thời sẽ giúp đội nhóm của bạn mạnh mẽ, cũng như cống hiến nhiều thành tích cho công ty.

Bài viết này sẽ giúp bạn nhận ra những dạng thành viên đang hoạt động chưa tốt và gợi ý một vài cách hay để huấn luyện họ hiệu quả hơn.  

1. Người gây rối vô tình 

Họ có thể khiêm tốn và tràn đầy nhiệt huyết, nhưng cách ứng xử lại không được khôn khéo. Những người này thường có ý tốt, song cách họ thể hiện đôi khi phá hỏng bầu không khí và khiến người khác khó chịu. 

Ví dụ, thay vì nhận xét “Poster này phối màu chưa hài hoà lắm", họ sẽ nói “Poster này dùng màu… quê quá!”. Những người như vậy thường có sự thanh minh của các đồng nghiệp hiểu rõ họ “Bạn ấy không có ý như vậy đâu!” để tránh tổn thương người nghe.

Gợi ý cách giải quyết: Vì dạng thành viên này ứng xử chưa tốt, người quản lý nên đề xuất các phương pháp cải thiện kỹ năng giao tiếp ứng xử. 

Anh Vũ Đức Duy - Trưởng phòng một Ngân hàng TMCP lớn tại Hà Nội chia sẻ: "Với những nhân viên khiêm tốn thì cứ thẳng thắn góp ý về điểm yếu của họ, họ sẽ bằng lòng tiếp thu. Đương nhiên góp ý nên đi kèm lời khuyên để bạn ấy nhanh chóng sửa đổi và tránh hậu quả lâu dài.” 

Anh Duy thường khuyến khích các thành viên sử dụng mô hình The criticism sandwich (Khen - Chê - Khen) khi muốn “phê bình" điều gì. 

Sau khi góp ý, hướng dẫn, anh cho rằng lãnh đạo nên cố gắng tạo động lực để các bạn thay đổi bằng cách giúp họ hình dung bức tranh tốt đẹp khi mình tiến bộ. Về bản thân mình thì anh Duy thường hay động viên như “Ứng xử khéo một chút nữa là lên Leader được đấy!” hay “Em đang làm rất tốt rồi, chỉ cần thay đổi một chút là xuất sắc luôn!”. 

Anh cũng nói thêm: “Khi mình góp ý cho các bạn, chính là mình đang làm gương về cách giao tiếp ứng xử, vậy nên trước khi đưa ra lời khuyên cho người khác thì bản thân người quản lý cần làm tốt nhất.” 

Trước khi thành viên thay đổi, để tránh ảnh hưởng kết quả công việc, anh Duy thường hạn chế các công việc giao tiếp trực tiếp (face-to-face communication) mà cho các bạn “luyện tập" giao tiếp qua kênh e-mail để có thời gian cải thiện dần dần.

2. Người chểnh mảng đáng mến

Họ chểnh mảng bởi sự thiếu nhiệt huyết, nhưng đáng mến vì họ khiêm tốn và khéo léo. Vấn đề lớn nhất của kiểu thành viên này là dù cho làm việc cùng họ rất vui vẻ và dễ chịu, họ luôn chỉ làm “tròn vai" - hoàn thành vừa đủ công việc, không hơn. 

Rất ít khả năng họ chủ động đề nghị san sẻ phần việc với người khác khi đã xong phần mình.

Gợi ý cách giải quyết: Theo anh Duy, khi có những thành viên dạng này trong nhóm, đầu tiên anh thường tìm câu trả lời cho 2 câu hỏi: “Động lực làm việc của bạn ấy là gì? Là lương thưởng, là chuyên môn hay các mối quan hệ...?” và “Tại sao bạn này lại không nhiệt huyết? Là vì công việc không mang lại những động lực bạn cần?” hay lí do nào khác? 

Sau khi đã trả lời được 2 câu hỏi trên thì cách giải quyết tốt nhất của người quản lý chính là: Tạo động lực thật lớn. 

Ví dụ, khi đã biết được động lực của thành viên này là được giao thiệp và kiến tạo các mối quan hệ xã hội, hãy tạo điều kiện cho bạn ấy làm những phần việc có tính chất tương tự để bạn phát huy được năng lực và đam mê của mình. 

Ngoài ra, quản lý cũng có thể ghép những thành viên này với những người chủ động và nhiệt huyết hơn để có ảnh hưởng tích cực. 

Người quản lý cũng nên thường xuyên động viên, khích lệ họ khi có cải thiện trong kết quả công việc. Sau đó khuyến khích họ làm tốt hơn với những phần thưởng xứng đáng.

3. Chính trị gia tài giỏi

Họ khôn ngoan, “máu lửa” nhưng lại thực sự không khiêm tốn. Trong con mắt của họ chỉ có chính họ - thành tựu này là của họ, cống hiến lớn nhất là của họ,... Những người này biết cách tỏ ra khiêm tốn trước mặt người khác và trong các thời điểm quan trọng (phỏng vấn, họp mặt,...), nhưng thật tâm họ không hề nghĩ vậy. 

Đây là kiểu thành viên “đáng báo động” nhất bởi phải mất một khoảng thời gian đồng nghiệp và quản lý mới nhận ra được thái độ thực sự.

Gợi ý cách giải quyết: Nguyên nhân cốt lõi của sự không khiêm tốn đến từ khả năng tự nhận thức (self-awareness) và quy cách ứng xử (common sense) chưa tốt (không biết bản thân và những người xung quanh ở vị trí nào). Vậy nên người quản lý trước hết cần giúp thành viên cải thiện 2 mảng này.

Anh Duy chia sẻ, để giúp những thành viên dạng này có khả năng tự nhận thức tốt hơn thì người quản lý trong quá trình làm việc nên đặt ra nhiều thử thách, hỏi những câu hỏi nhấn mạnh vào chuyên môn hay nhận xét thật kỹ công việc của thành viên. 

“Mình cần tìm ra bạn ấy đang không khiêm tốn ở điểm nào, sau đó bằng nhiều hình thức như góp ý hay qua chính kết quả công việc, chỉ ra năng lực thật sự của bạn chưa tốt như bạn nghĩ. Những bạn như vậy thường có tính tự ái cao, vì thế không nên nói thẳng “Bạn đang quá tự cao!” mà nên có dẫn chứng cụ thể.” - Anh Duy tiếp lời.

Để cải thiện cách ứng xử, anh Duy đề xuất tạo cơ hội cho thành viên dạng này gặp nhiều người giỏi hơn, hoặc đơn giản là tuyên dương những đồng nghiệp khác xứng đáng để thành viên nhận ra “người giỏi còn có người giỏi hơn". Có thể tìm những người tín nhiệm cao, tài giỏi hơn hẳn để nhận xét và góp ý cho thành viên này.

Cuối cùng, anh Duy nhấn mạnh: “Mình phải đảm bảo bạn ấy tôn trọng mình thì mới lắng nghe mình. Người lãnh đạo cũng cần chứng minh năng lực bản thân để xứng đáng lãnh đạo họ.”

Nội dung có tham khảo ý kiến từ:

Anh Vũ Đức Duy - Trưởng phòng tại một Ngân hàng TMCP lớn ở Hà Nội. Anh có 8 năm kinh nghiệm làm việc tại nhiều công ty lớn nhỏ và hơn 4 năm kinh nghiệm dẫn dắt các thành viên tại những vị trí quản lý từ Trưởng nhóm (Team leader) tới Trưởng phòng.