Không ít người trong chúng ta từng ra một quyết định “đi vào lòng đất” nào đó trong công việc. Đó có thể là gửi email mà quên đính kèm file, hoặc đăng một nội dung chứa thông tin nhạy cảm lên trang web công ty mà bạn không phát hiện ra. Điều này thường xảy ra bởi khi cần quyết định, bạn phải đối mặt với quá nhiều thông tin, hoặc chưa biết phải bắt đầu từ đâu.
Bên cạnh đó, theo nghiên cứu của Đại học Wesleyan (Mỹ), trung bình một người lớn phải đưa ra tới 35,000 quyết định mỗi ngày, từ việc trưa nay ăn gì tới những lựa chọn liên quan đến tài chính hay sự nghiệp. Do đó, việc ra quyết định nhanh trở thành kỹ năng cần thiết giúp bạn tiết kiệm thời gian và năng lượng của não, hạn chế khả năng sai sót và hệ quả đáng tiếc.
Theo chia sẻ của cố vấn sự nghiệp Claire Louise, đây là 5 bước giúp bạn “tăng tốc” khả năng ra quyết định của mình:
Bước 1: Xác định tầm quan trọng của quyết định
Trước khi ra một quyết định, bạn cần xác định mức độ quan trọng của nó đến đâu. Có hai dạng quyết định thường gặp là low-stake decision (quyết định đơn giản) hoặc và high-stake decision (quyết định phức tạp).
Các quyết định low-stake thường nằm trong lĩnh vực quen thuộc mà bạn từng ra quyết định trước đó. Vì vậy, chúng không đòi hỏi những thay đổi lớn hay để lại hệ quả nghiêm trọng. Thông thường với các quyết định thay đổi được, bạn có thể hạn chế các lựa chọn để giảm thiểu thời gian phân vân.
Chẳng hạn việc chọn địa điểm ăn trưa cho nhóm là quyết định low-stake, vì nó không ảnh hưởng nghiêm trọng đến toàn bộ công việc và dự án. Thay vì mất thời gian tìm chỗ, bạn có thể khoanh vùng 2-3 nhà hàng đồng nghiệp từng đến ăn trước kia, và linh hoạt thay đổi địa điểm khi cần. Việc này giúp bạn tiết kiệm thời gian và năng lượng cho não bộ.
Ngược lại, các quyết định high-stake thường xuất hiện lần đầu trong công việc, khó thay đổi sau khi đã chốt và để lại hậu quả đáng kể. Do đó, bạn cần dành nhiều thời gian và cẩn trọng hơn khi đưa ra quyết định.
Một ví dụ của trường hợp này là quyết định làm mới thương hiệu (rebranding). Quá trình mới thương hiệu đôi khi lần đầu được đề xuất, đòi hỏi nhiều nhân lực và chi phí cao. Không chỉ vậy, nó đòi hỏi chuyên môn cao, tính rủi ro lớn và ảnh hưởng tới nhiều bộ phận trong công ty nên bạn cần cẩn trọng khi quyết định.
Với quyết định low-stake, bạn có thể dễ dàng đưa ra dựa trên kinh nghiệm đã có. Song với quyết định có mức độ phức tạp trung bình tới cao, bạn có thể áp dụng 4 bước tiếp theo như sau:
Bước 2: Xác định mục đích cuối cùng
Bạn hãy coi mục đích giống như một địa điểm bạn muốn tới. Để đến đó, bạn phải xác định phương tiện, đường đi và hướng đi phù hợp. Những yếu tố trên giúp bạn nhanh chóng ra quyết định đi tàu hay xe bus, lên xe số mấy, xuống ở ga nào.
Trong công việc cũng như vậy. Một khi xác định rõ mục đích cuối cùng của dự án, bạn sẽ tập trung vào những yếu tố giúp bạn ra quyết định tối ưu. Khi đã thấy rõ “đường đi nước bước”, bạn cũng sẽ nhanh chóng loại bỏ những lựa chọn không phù hợp. Đây chính là bước “dọn đường”, giúp bạn chỉ nhìn vào những điều quan trọng, liên quan chặt chẽ tới quyết định
Chẳng hạn khi xây dựng một chiến lược marketing mới, bạn đặt mục đích cuối cùng là tăng tương tác với khách hàng. Khi thực hiện, bạn quyết định thay đổi kiểu bài đăng trên fanpage và tăng tần suất chạy quảng cáo. Như vậy sẽ nhanh hơn rất nhiều so với việc “bơi” trong 7749 kiểu nội dung mà bạn phân vân không biết nên đăng cái nào lên fanpage.
Bước 3: “Thiết kế” các tiêu chí giúp bạn đánh giá lựa chọn
Để đánh giá các lựa chọn dễ dàng hơn, bạn có thể “thiết kế" các tiêu chí của dự án dựa trên mục đích cuối cùng cần đạt được.
Ví dụ bạn cân nhắc triển khai sản phẩm mới. Khi đó, bạn có thể đánh giá lựa chọn của mình dựa trên hai tiêu chí là mức độ phù hợp với thị trường hướng đến và tiềm năng lợi nhuận của nó.
Cần lưu ý là các tiêu chí của bạn phải khách quan nhất có thể. Yếu tố khách quan tập trung vào thông tin cụ thể, có thể được đo lường và xác minh nhằm hạn chế thiên kiến. Đó có thể là các dữ liệu được thống kê, lợi nhuận, hoặc chi phí dự trù.
Ở chiều ngược lại, cảm xúc cá nhân thường không nhất quán và dễ bị thiên kiến tư duy tác động. Do đó, nó mang yếu tố chủ quan hơn và bạn cần thận trọng khi xử lý cảm xúc trong quá trình quyết định.
Bước 4: Thu thập dữ liệu cần thiết
Ở bước trên, chúng ta đã xác định dữ liệu là yếu tố khách quan giúp xây dựng tiêu chí. Do đó ở bước này, bạn tập trung vào thu thập dữ liệu củng cố cho quyết định của mình và thuyết phục những người liên quan (sếp, đồng nghiệp hay khách hàng).
Một phương pháp hữu hiệu giúp bạn thu thập dữ liệu là đối chiếu lựa chọn hiện tại với các dự án tương tự đã làm trước đây. Trường hợp này, bạn đã có kết quả, số liệu từ dự án cũ làm căn cứ chứng minh độ hiệu quả của quyết định sắp ra.
Bạn cũng có thể thảo luận với sếp hoặc các đồng nghiệp khác đã có kinh nghiệm tương tự để có cái nhìn tổng quan hơn. Khi có được góc nhìn từ họ, bạn vừa dễ dàng đi tới quyết định, lại vừa “ghi điểm” trong mắt họ.
Bước 5: Thận trọng khi xử lý cảm xúc của bạn
Dù cảm xúc có vai trò định hướng hành vi con người, nó lại bị ảnh hưởng bởi bản năng sinh tồn. Theo Psychology Today, những thông điệp do cảm xúc truyền đạt hầu hết nằm dưới mức nhận thức của chúng ta.
Bên cạnh đó, khi phải ra quá nhiều quyết định, não có thể suy giảm khả năng ra quyết định sáng suốt. Lúc này, phần cảm xúc sẽ "lấn sân" phần lý trí của não bộ. Đây chính là hiện tượng decision fatigue - nguyên nhân dẫn tới các quyết định cảm tính và thiếu cân nhắc khi mệt mỏi.
Vì vậy bạn có thể ghi nhận cảm xúc của mình khi nó xảy đến, song không nên để nó ảnh hưởng tới quyết định. Thực tế việc tận dụng cảm xúc đôi khi cũng có ích, nhưng với các quyết định phức tạp mà bạn cần "play safe", thì vẫn nên hạn chế chúng.
Lúc này, việc tập trung vào các yếu tố khách quan như dữ liệu hoặc kết quả của các dự án trước đây giúp đưa ra các lựa chọn chính xác hơn. Để hạn chế tối đa cảm xúc cá nhân, bạn có thể thử những cách sau:
Cân nhắc ưu - nhược điểm: Bạn thử liệt kê các lựa chọn hiện có, rồi làm bảng phân tích ưu - nhược điểm (pros and cons) cho từng cái dựa trên tiêu chí chung. Cách này giúp bạn dễ dàng đánh giá tổng quát lựa chọn phù hợp nhất cho dự án.
Tự đặt deadline: Theo định luật Parkinson, khi có nhiều thời gian để hoàn thành một việc, ta vô thức “điều chỉnh” nó sao cho khớp với khoảng thời gian đó. Điều này vô hình trung khiến bạn dễ dây dưa hơn vào cảm xúc, dẫn tới những quyết định sai lầm.
Do đó, bạn cũng cần tự đặt cho mình một deadline khi ra quyết định. Câu hỏi mấu chốt ở đây sẽ là “mình cần bao lâu để quyết định” thay vì “mình có bao lâu để quyết định”.
Tham khảo ý kiến chuyên gia và những người liên quan: Việc này giúp bạn hiểu hơn về thế mạnh và nhược điểm của từng lựa chọn, từ đó ra quyết định đúng đắn. Bạn cần chú ý điều này khi ra quyết định ở lĩnh vực ngoài chuyên môn của mình.
Bên cạnh đó, bạn cũng có thể "hội ý" với những đồng nghiệp có liên quan trực tiếp tới quyết định để mở rộng góc nhìn. Việc này cũng thể hiện sự quan tâm đúng đắn của bạn tới họ, bởi họ là những người mà kết quả quyết định sẽ ảnh hưởng nhiều nhất.