Trong một buổi họp, bạn thường phát biểu ý kiến hay yên lặng nghe người khác trình bày? Bạn có từng ngạc nhiên khi thấy người khác luôn phản ứng rất nhanh với thông tin nhận được, trong khi bạn mất một lúc mới xử lý được chúng?
Theo chuyên gia nhân sự Cameron Herold, việc dung hòa được những kiểu tính cách khác nhau trong một cuộc họp đóng vai trò quan trọng. Bởi không ai muốn bước ra khỏi phòng họp mà không tìm ra bước tiến triển nào cho vấn đề, và cũng không ai muốn cuộc họp trở thành một cuộc tranh cãi ngoài ý muốn.
Đây không chỉ là nhiệm vụ của riêng người quản lý, mà mỗi chúng ta có thể xác định kiểu tính cách của mình, và tìm ra cách tối ưu hóa nó trong từng cuộc họp. Dựa theo các nghiên cứu hành vi, chuyên gia Herold đã tổng hợp 4 kiểu “tính cách phòng họp” phổ biến nhất trong cuốn sách The Second In Command:
Kiểu tính cách nổi trội (dominant)
Những người có tính cách nổi trội thường hướng ngoại, quyết đoán, mạnh mẽ, hiếu thắng và có phần nóng tính. Họ thường phản ứng rất nhanh với thông tin nhận được, và có xu hướng dẫn dắt cuộc họp theo luồng ý kiến của mình. Điều này thể hiện rõ nhất ở đặc điểm họ nói ra hầu hết những gì họ nghĩ, và sẽ bảo vệ ý kiến của bản thân tới cùng.
Tính cách nổi trội được coi là một biểu hiện của main character syndrome (hiện tượng một người nhìn nhận họ là vai chính trong cuộc đời). Do đó, ưu điểm lớn nhất của người mang tính cách này là sự quyết đoán và tự tin khi phát biểu, góp phần giúp cuộc họp nhanh chóng đi đến quyết định. Ở khía cạnh nhược điểm, sự nóng tính của họ khi bảo vệ ý kiến có thể dẫn tới những cuộc tranh cãi không đáng có.
Kiểu tính cách biểu cảm (expressive)
Người mang tính cách biểu cảm thường là người hướng ngoại, sống thiên về cảm xúc. Họ nhiệt tình, sôi nổi, nói ra hầu hết suy nghĩ của mình và sử dụng nhiều ngôn ngữ cử chỉ.
Trong cuộc họp, họ cũng là người dễ phấn khích khi nghe ý kiến người khác, đôi khi hơi hấp tấp khi phát biểu. Nói cách khác, đây chính là những người “giàu năng lượng” nhất buổi họp, là người bắt đầu những cuộc thảo luận sôi nổi mà đôi khi dẫn đến những ý tưởng độc đáo.
Khác với nhóm tính cách nổi trội, người biểu cảm thường không phản ứng quá gay gắt khi được người khác góp ý. Tuy nhiên việc họ phát biểu quá sôi nổi đôi khi có thể dẫn đến lạc đề, kéo cuộc họp chệch hướng khỏi chủ đề đang thảo luận.
Kiểu tính cách phân tích (analytical)
Đúng như cái tên, đây là những người “suy nghĩ 7 lần trước khi nói”. Họ thường có tính cách hướng nội, và cần nhiều thời gian để phân tích thông tin trong cuộc họp trước khi đưa ra ý kiến. Điều này khiến họ dễ bị hiểu lầm là hời hợt, đặc biệt trong mắt người nổi trội và biểu cảm, dù thực tế họ chỉ cần thêm thời gian để xử lý thông tin.
Để dễ hình dung, thì người nổi trội hay biểu cảm thường nói suy nghĩ của mình ra thành tiếng. Họ có thể đưa ra một phỏng đoán ở đầu buổi họp, rồi thay đổi nó 5 lần trước khi đi tới quyết định cuối cùng. Trong khi đó, người có tính cách phân tích sẽ suy nghĩ thấu đáo về cả 5 khả năng này, rồi mới lên tiếng nói về khả năng họ cho là dễ xảy ra nhất.
Vì vậy mà người phân tích đôi khi bị “quá tải” khi ở trong cùng phòng họp với người nổi trội và biểu cảm. Bởi khi phải nghe quá nhiều ý kiến và tranh luận, họ dễ bị phân tán luồng suy nghĩ, làm chậm thêm quá trình xử lý thông tin.
Kiểu tính cách hài hòa (amiable)
Những cá nhân này có xu hướng tránh xung đột, và cố gắng hòa hợp với những người khác trong cuộc họp theo cách thụ động. Họ thường đồng tình với các ý kiến được đưa ra, và chỉ đưa ý kiến khi được yêu cầu. Chính vì vậy, nhược điểm lớn nhất của người tính cách hài hòa là dễ trở nên “vô hình” trong một cuộc họp.
Tương tự người phân tích, người hài hòa thường có kỹ năng quan sát tốt. Họ có thể nhìn thấy bức tranh toàn cảnh, và đôi khi phát hiện ra vấn đề khi chưa ai nhận ra. Dù vậy họ lại gặp nhiều khó khăn khi thực sự muốn đóng góp ý kiến, bởi tính cách nhút nhát và sợ xung đột khiến họ không dám chủ động phát biểu.
Các kiểu tính cách ảnh hưởng lẫn nhau thế nào trong phòng họp?
Như vậy, người mang tính cách nổi trội và biểu cảm sẽ thường “chiếm sóng” cuộc họp. Họ đóng vai trò “chèo lái” và giữ không khí năng suất cho buổi họp, song điều này đôi khi có thể lấn át những đóng góp quan trọng từ hai nhóm tính cách còn lại.
Ngược lại, người có tính cách phân tích & hài hòa sẽ là những “quan sát viên” tuyệt vời. Họ nhìn ra bức tranh toàn cảnh, và đôi khi phát hiện một số vấn đề tiềm ẩn trước khi nó trở nên nghiêm trọng hơn.
Dù vậy, họ dễ bị người nổi trội và biểu cảm làm cho choáng ngợp, và gặp nhiều khó khăn khi trình bày quan điểm của mình. Điều này có thể gây không ít phiền toái cho tổ chức.
Chuyên gia Cameron cũng chia sẻ bản thân là một người nổi trội và biểu cảm. Trong một cuộc họp, cả ông và giám đốc điều hành (cũng mang tính cách tương tự) đều hào hứng trước phương án đưa ra mà phớt lờ lời cảnh báo cạn ngân sách từ giám đốc tài chính - một người có tính cách hài hòa. Phải đến khi ngân sách thực sự cạn kiệt, ông mới nhận ra mình đã được cảnh báo trước đó mà không hề để ý.
Làm sao để dung hòa các kiểu tính cách trong phòng họp?
Bước 1: Nhận dạng kiểu tính cách của mình
Theo chuyên gia Cameron, mỗi người có 2 nét “tính cách phòng họp” là primary (tính cách chính) và secondary (tính cách phụ).
Hai tính cách này thường bổ trợ cho nhau, chẳng hạn người nổi trội thường có tính cách phụ là biểu cảm, và người hài hòa sẽ có tính cách phụ là phân tích (hoặc ngược lại). Bạn có thể tham khảo một số câu hỏi để “nhận dạng” nhóm tính cách của mình:
- Bạn thuộc kiểu người “nghĩ gì nói đó” hay sẽ suy nghĩ trước rồi mới nói?
- Khi tiếp nhận thông tin, bạn mất bao nhiêu lâu để xử lý?
- Bạn có cảm thấy bị quá tải nếu đồng nghiệp phát biểu liên tục?
- Bạn có cảm thấy khó khăn khi trình bày ý kiến của mình?
- Bạn có lo sợ mâu thuẫn nếu ý kiến của bạn khác với đồng nghiệp?
Bước 2: Lên chiến lược phù hợp
Dựa trên tính cách và hành vi của mình, bạn xác định chiến lược giúp bản thân hợp tác tốt hơn với đồng nghiệp trong cuộc họp. Phần này tùy thuộc vào đặc điểm của từng người, do đó không có một mẫu số chung nào. Dù vậy, bạn có thể tham khảo một số ý tưởng từ chuyên gia Herold:
Nếu là người biểu cảm, dễ “tay nhanh hơn não”, bạn thử ngồi lên tay mình khi người khác nói. Cách này sẽ ngăn không cho bạn chen ngang vào họ (bởi bạn dùng nhiều ngôn ngữ cử chỉ),, từ đó học cách bình tĩnh lắng nghe.
Nếu là người nổi trội, nóng tính, bạn có thể nắm một ngón tay khi nảy ra ý tưởng muốn phản bác. Với mỗi ý tưởng bạn sẽ nắm thêm một ngón tay, như vậy bạn sẽ nhớ rằng mình có điều muốn nói, nhưng bạn có thể đợi đồng nghiệp trình bày xong.
Một mẹo hữu dụng khác cho người nổi trội và biểu cảm là đề nghị thành viên nhỏ tuổi nhất/mới vào team phát biểu trước. Bởi những người này sẽ ít dám lên tiếng khi bạn trình bày sôi nổi, nên cách này giúp team không bỏ lỡ cơ hội lắng nghe ý kiến họ.
Còn nếu thuộc nhóm tính cách hài hòa và nhút nhát, bạn nên tâm niệm rằng: mình được mời vào cuộc họp thì chắc chắn phải có lý do gì đó. Mọi người tin rằng bạn có thể mang lại giá trị cho cuộc họp, vì vậy bạn nên cố gắng phát biểu ít nhất một lần. Hoặc nếu quá ngại mâu thuẫn, bạn có thể viết ý tưởng ra giấy và bàn luận với đồng đội khi cảm thấy thoải mái hơn.