7 Bí quyết than phiền hiệu quả từ một người sếp

Những ngày tháng vô tư thời sinh viên, sáng tôi lên trường càm ràm về thầy cô, deadline câu lạc bộ. Tối tôi thức khuya tới 3h sáng chia sẻ ngập tràn Facebook về những câu chuyện tình yêu và nỗi cô đơn, than ế. Từ lâu than phiền với tôi một thói quen khó bỏ.

Đi làm rồi tôi mới nhận ra những người giao tiếp hiệu quả ‘than phiền’ rất khác mình. Sếp tôi, một nhà lãnh đạo với nhiều năm kinh nghiệm, biết bản thân muốn gì trong hầu hết các trường hợp giao tiếp. Anh dùng lời than như một phương tiện để giải quyết vấn đề. May mắn được làm việc cùng một người sếp vừa giỏi vừa có tâm dạy tôi rất nhiều điều, một trong số đó là kỹ năng than phiền hiệu quả.

Vậy làm cách nào để than phiền hiệu quả? Sau đây là 7 điều tôi học được từ sếp mình.

1. Có mục đích cụ thể trước khi than phiền

Trong quá trình tiến hóa của xã hội loài người, cách đơn giản nhất để xây dựng mối quan hệ đôi khi lại thông qua những chủ đề tiêu cực, như những lời than phiền. Jon Gordon, tác giả của cuốn “The No Complaining Rule” cho biết, “Quá trình tiến hoá bao gồm việc con người xây dựng khả năng phòng vệ trước những điều tiêu cực, khi họ tụ tập lại và bảo vệ lẫn nhau.”

Than phiền không hoàn toàn xấu nếu bạn có mục đích ‘chính đáng’. Hãy xác định rõ mục đích này và đảm bảo bạn không chỉ than thở vu vơ.

Bạn đang tìm kiếm sự cảm thông (“Cái áo mình mới mua bị phai màu nhanh quá!”)? Hay bạn muốn than phiền nhằm lấy thêm thông tin để giải quyết vấn đề (“Cái áo này phai màu nhanh quá, bạn biết chỗ nào mua cái nào chất lượng tốt hơn không?”)? Hoặc bạn muốn cảnh báo cho người đối diện về một trải nghiệm không hay mình đã từng trải qua (“Mình từng mua cái áo này rồi, thật sự chất vải của nó không tốt đâu!)?

2. Chọn người mà than

Ai cũng từng đăng những dòng trạng thái Facebook khiến họ hối hận khi nhìn lại. Đây là hai trong số đó của tôi:

“Đã bắt đầu công việc tại Công ty X: Những chuỗi ngày vất vả nhọc nhằn sắp tới.” – Dòng trạng thái đánh dấu công việc đầu tiên trong đời, 462 lượt tương tác, hơn 100 bình luận chúc mừng.

“Làm suốt ngày suốt đêm, có ai cùng khổ với mình không?” Một update về công việc, 125 lượt tương tác, 20 bình luận từ bạn đại học.

Thật dễ để than vu vơ trên mạng xã hội thay vì chủ động giải quyết vấn đề, nhất là khi những chia sẻ và tương tác có khả năng gây nghiện. Nhưng ở phía bên kia, không ai muốn ‘mệt lây’ vì những lời than cả. Sau khi được sếp góp ý, tôi nhận ra dòng than thở ‘hồn nhiên’ này vừa không giúp tôi giải quyết vấn đề, vừa khiến tôi trở thành một người bị động, khó tin tưởng trong mắt đồng nghiệp và khách hàng.

Đừng than tràn lan, biến người khác thành ‘nạn nhân’ bất đắc dĩ của vấn đề bạn gặp phải. Xác định rõ vấn đề, bạn sẽ tìm được người để chia sẻ vấn đề phù hợp.

Nếu là những vấn đề về cuộc sống đời tư, chia sẻ cảm xúc với bạn bè, người thân sẽ là lựa chọn hiệu quả nhất. Với những vấn đề lý tính hơn, bạn hãy nghĩ thẳng tới người gây ra vấn đề cho mình, ví dụ như mang chiếc áo hỏng ra cửa hàng để “than phiền” và tìm hướng giải quyết cùng người bán chẳng hạn.

3. Than một cách chi tiết để tìm ra giải pháp cho vấn đề

Thường nỗi lo âu xuất phát từ sự mơ hồ với một vấn đề. Học cách gọi tên và mô tả những gì khiến bạn phiền lòng không chỉ giúp bạn nhìn vấn đề rõ ràng mà còn giúp người khác dễ dàng đưa ra ý kiến.

Để không tạo một thói quen than phiền cho… vui mồm, sếp khuyên tôi nên tự hỏi bản thân một số câu hỏi trước khi than:

1. Mình đang phiền lòng về điều gì? Thuật lại vấn đề một cách cơ bản theo hướng 5W1H (What – Cái gì, Who – Ai, When – Khi nào, Where – Ở đâu, Why – Tại sao, How – Như thế nào) cũng là một cách để chúng ta đánh giá vấn đề đa chiều hơn.
2. Mình muốn gì?
3. Làm thế nào để có được thứ mình muốn? Nói gì với người đối diện để họ giúp đỡ được mình?

4. Mở và kết cuộc đối thoại một cách tích cực

Điều này khiến lời than trở nên khách quan hơn và bớt tính công kích. Lời than vì vậy sẽ dễ được chấp nhận hơn. Chức năng của than phiền là nhận diện và giao tiếp vấn đề, là bước đầu tiên trong quy trình đưa ra giải pháp. Đừng bỏ lỡ cơ hội tìm ra các góc nhìn và hướng giải quyết qua các cuộc trò chuyện “than phiền” nhé.

Than phiền cũng cần có ‘dàn bài’. Khi cần than phiền về một điều gì đó, sếp tôi thường đi theo thứ tự sau:

1. Xác định mục tiêu và đối tượng trò chuyện.
2. Bắt đầu một cách tích cực, như một lời khen, hoặc cảm ơn đối tượng vì một điều tốt đẹp nào đó họ đã làm cho mình trong quá khứ.
3. Cụ thể về điều mình than phiền (xem mục 3).
4. Kết thúc một cách tích cực, hướng tới giải pháp, thể hiện thiện chí và niềm tin rằng đối tượng sẽ hợp tác giải quyết vấn đề.

5. Giữ khoảng cách với những người than phiền theo cảm tính

Nghe người khác than phiền quá mức như việc hút thuốc lá thụ động vậy. Nghe than phiền nhiều, sẽ có khả năng khiến chúng ta tự động than phiền theo, coi đó là cách dễ dàng nhất để giải tỏa căng thẳng. Lần cuối cùng bạn nghe người bạn cùng lớp than phiền về việc học trên trường và cũng buột mồm chê trách việc học là khi nào? Bạn có thấy mình là người duy nhất?

Khi gặp một người có dấu hiệu than phiền độc hại, hãy hỏi họ xem giải pháp của họ cho vấn đề đã xảy ra là gì. Nếu đủ thời gian và kiên nhẫn, bạn có thể dẫn dắt họ đi ngược lại quá trình than phiền, bắt đầu từ việc xác định vấn đề và điều họ mong muốn đạt được.

6. Đừng lạm dụng những lời than

Khi than phiền, cơ thể sản sinh ra hormone cortisol để “tự phòng vệ” trước những sự việc nguy hiểm, tiêu cực. Dư thừa loại hormones này có thể gây cao huyết áp, tăng nguy cơ thừa cholesterol, tiểu đường và tim mạch.

Ngoài ra, than phiền còn có ảnh hưởng xấu tới thương hiệu cá nhân và các mối quan hệ của bạn. Liên tục tỏ ra phải chịu đựng với một vấn đề sẽ khiến bạn gắn với hình ảnh bế tắc, không hướng tới hành động. Sẽ hiếm ai muốn giao thiệp hay đưa các dự án công việc mới cho một người vừa thiếu kỹ năng lại vừa bất ổn về cảm xúc.

Nếu chỉ đơn giản muốn giải phóng những năng lượng tiêu cực, bạn có thể thử những giải pháp thay thế khác như xây dựng một thói quen mới (đọc sách, tập thể dục,…) hay đến các cộng đồng, câu lạc bộ hoạt động về những chủ đề mà mình quan tâm.

7. Học cách biết ơn

Sếp luôn nhắc tôi phân tích và xác định các cơ hội trong những rắc rối của bản thân. Trong đa số trường hợp, các vấn đề là cách giúp bạn rèn luyện xử lý áp lực như khối lượng công việc lớn hay mâu thuẫn với đồng nghiệp. Bước qua vấn đề là lúc bạn thêm một kỹ năng giải quyết vấn đề mới, mở rộng vùng an toàn cho bản thân. Rất có thể, vất vả trước mắt lại là cánh cổng dẫn đến nhiều điều tốt đẹp hơn ở tương lai.

Bài viết được thực hiện bởi Anh Tú.

Hình ảnh được thực hiện bởi Trà Nhữ.

Xem thêm:

[Bài viết] 5 Tips thuyết trình từ hai cựu thí sinh Shark Tank

[Bài viết] Từ bỏ mạng xã hội không giải quyết được vấn đề của người trẻ