Vài tháng trở lại đây, từ khóa “Work from Home”, hay “làm việc tại nhà” trở thành một trong những xu hướng tìm kiếm phổ biến của người Việt. Tuy nhiên, do chưa từng có cơ hội tiếp xúc và làm quen với mô hình làm việc từ xa, không ít người trong số chúng ta sẽ gặp trường hợp cảm thấy bỡ ngỡ, khó thích nghi và hiệu suất làm việc đi xuống rõ rệt. Vậy, làm thế nào để tối ưu hoá hiệu suất công việc khi làm việc tại nhà?
Để trả lời cho câu hỏi đó, chúng tôi đã tìm đến Eric Hà (tên thật là Hà Ngọc Anh), hiện là CEO và nhà sáng lập của Student Life Care (SLC)–một trong những nền tảng du học uy tín hàng đầu hiện nay ở Việt Nam. Thành lập từ năm 2014, SLC đã và đang hỗ trợ hàng chục nghìn du học sinh ở khắp các nơi trên thế giới.
Trong 6 năm làm việc tại SLC, đã có hơn 4 năm anh Eric quyết định đi theo mô hình làm việc từ xa. Vì thế, chúng tôi tin rằng, anh sở hữu một chiến lược làm việc từ xa hiệu quả, cũng như hiểu rõ lợi ích và bất cập của mô hình làm việc này.
Cùng chúng tôi tìm hiểu về #WFHTips của Eric Hà qua bài phỏng vấn dưới đây.
Một phương châm mà anh nghĩ ngay đến khi nói về hiệu suất công việc?
Work Smart – Work Less – Work Remotely. (Tạm dịch: Làm việc ít lại, thông minh hơn, và linh động từ xa.)
Anh bắt đầu làm việc từ xa từ khi nào? Và tại sao anh lại đi đến quyết định làm việc từ xa?
Mình bắt đầu làm việc tại nhà từ năm 2016. Tại thời điểm đó, mình phụ trách rất nhiều công ty con và các dự án của SLC, một vài dự án trong số đó là ở nước ngoài. Việc di chuyển liên tục giữa các thành phố hoặc các quốc gia để họp hành và giám sát công việc khiến mình luôn trong trạng thái mệt mỏi, lịch trình sinh hoạt bị đảo lộn. Thế là mình quyết định học cách làm việc từ xa.
Từ đó, mỗi sáng mình tiết kiệm ít nhất 2 tiếng đi lại giữa nhà và công ty, cũng không phải mất năng lượng vô ích vì nắng gió, bụi bặm, kẹt xe…
Tính chất công việc của anh có phù hợp để làm việc từ xa?
Tuỳ thuộc vào tính chất công việc của từng bộ phận khác nhau trong công ty. Ví dụ bộ phận marketing, xây dựng nội dung, vận hành và xây dựng cộng đồng bên mình có thể làm từ xa. Bộ phận làm sản phẩm, viết code và thiết kế website cũng có thể làm từ xa.
Các cộng tác viên bên mình hầu hết là du học sinh ở các nước đang làm các nhiệm vụ đón sân bay, hướng dẫn du lịch, tìm nhà, chuyển đồ, đi chợ hộ… đều từ xa (ở Úc, Anh, Mỹ, Canada, …) nên mình thấy việc điều hành và quản lý từ xa khá hiệu quả. SLC hiện đã xây dựng thành công một cộng đồng hơn 40.000 du học sinh đang sống học tập và làm việc tại nhiều nước khác nhau đang sử dụng dịch vụ và cộng tác cùng SLC.
Tuy nhiên, một số bộ phận như kế toán, nhân sự và đặc biệt là đội ngũ phát triển kinh doanh thì vẫn cần có mặt tại văn phòng.
Anh có thể chia sẻ một vài mấu chốt để có thể vận hành từ xa hiệu quả?
Theo mình, để vận hành công việc từ xa một cách hiệu quả, người chủ doanh nghiệp hoặc người quản lý cần nắm rõ 3 yếu tố mấu chốt sau đây:
- Tin tưởng vào tính khả thi của mô hình làm việc từ xa và những lợi ích mà nó mang lại: Trong quá trình triển khai, nếu lúc nào bạn cũng cảm thấy nghi ngờ về hiệu quả, năng suất của bản thân cũng như của nhân viên, thì bạn khó có thể làm việc từ xa thành công. Vì khi đó, bạn đang làm việc từ xa với tư tưởng đối phó, và không đặt tâm huyết vào công việc.
- Chọn người phù hợp với mô hình làm việc từ xa: Mô hình này chỉ phù hợp với những nhân viên có trách nhiệm, tinh thần tự giác cao, và chủ động trong công việc. Hiện mình đang quản lý một team khoảng 10 người làm từ xa, có người ở Mỹ, Malaysia, Úc, Canada, Dubai,…
- Việc giám sát và quản lý phải chặt chẽ: Ví dụ, đối với nhân viên mới, nên tổ chức daily stand-up (báo cáo hằng ngày) trong khoảng 15-30 phút để cập nhật tiến độ công việc. Các kết quả công việc đều được cập nhật kịp thời trên hệ thống.
Hãy mô tả môi trường làm việc từ xa lý tưởng của anh.
Môi trường làm việc lý tưởng của mình chính là ở nhà, bởi khu nhà mình rất yên tĩnh, thỉnh thoảng còn nghe thấy cả tiếng chim hót. Góc làm việc của mình được đặt ngay cạnh ban công, mọi thứ được bày biện gọn gàng, ngăn nắp. Bên tay phải góc làm việc là một chiếc giường.
Có những lúc mình làm việc trong vòng 10-12 tiếng liên tục, nên sau khi xong việc có thể nhảy thẳng lên giường nằm nghỉ ngơi, hoặc gọi điện thoại, họp hành trao đổi với đồng nghiệp, hoặc làm việc trên điện thoại. Thỉnh thoảng mình còn mang laptop ra bếp để vừa họp vừa nấu ăn. Những lúc căng thẳng, mình có thể nghỉ giải lao bằng cách chơi piano, guitar hoặc xem phim.
Ưu điểm khi làm việc tại nhà là không bị bó buộc như khi ở công ty, mình có nhiều không gian thoải mái sáng tạo hơn, đồng thời tối ưu hoá thời gian giữa việc cá nhân và việc công ty mà vẫn đảm bảo được kết quả.
Những thiết bị, ứng dụng mà anh không thể sống thiếu để có thể làm việc từ xa hiệu quả là gì?
Telegram: cả công ty mình dùng ứng dụng này để làm việc vì nó rất nhanh, dễ sử dụng và ổn định.
Facebook: để quảng cáo.
Bitrix24: quản lý doanh nghiệp, phát triển kinh doanh, email, quản lý quan hệ khách hàng.
G Suite: để liên lạc, kết nối và quản lý tài liệu cực kỳ tiện lợi.
Trello: sắp xếp và quản lý công việc cho đội ngũ và từng cá nhân.
YouTube: để nghe nhạc. (cười)
Một vài sai lầm của cá nhân anh khi mới bắt đầu làm việc từ xa là gì?
Khi mới bắt đầu, mình rất hà khắc với bản thân. Lúc nào mình cũng cố gắng làm việc theo giờ hành chính, từ 8h sáng đến 6h tối. Nếu không làm được, mình sẽ cảm thấy rất có lỗi. Giờ đây mình học cách thoải mái và lắng nghe cơ thể nhiều hơn. Sau khi tập trung làm việc hiệu quả trong nhiều tiếng đồng hồ, mình sẽ cho phép bản thân được thư giãn hoặc nghỉ ngơi trong vòng 30’-1 tiếng rồi tiếp tục làm việc.
Từ 1 đến 2 tuần một lần vào những ngày không có công việc quan trọng và không cần họp hành, mình sẽ dành cả buổi chiều để đánh golf. Sau đó mình sẽ dành cả buổi tối để làm việc vì lúc đó đầu óc đã được thư giãn, năng suất làm việc sẽ tăng lên.
Công việc của mình hoạt động đầu óc nhiều, đòi hỏi tư duy và sự sáng tạo để giải quyết vấn đề. Mình cũng cần phải tiếp nhận và sàng lọc thông tin, thế nên nhiều khi cố gắng làm vào những khung giờ cứng nhắc sẽ không mang lại hiệu quả. Tuy nhiên, mình luôn kiểm soát thời gian để chắc chắn rằng số giờ làm việc và nghĩ về công việc là ở mức hơn 10 tiếng/ngày.
Một sai lầm khác là chọn nhân viên không phù hợp cho mô hình làm việc từ xa. Có rất nhiều bạn nhân viên tại Việt Nam không có thói quen làm việc từ xa, khi công ty áp dụng mô hình làm việc từ xa, các bạn ở nhà không hoàn thành bất kỳ một nhiệm vụ nào được giao. Vì thế, chúng ta cần có hệ thống giám sát tiến độ công việc chặt chẽ để biết được nhân viên của mình có phù hợp với mô hình này hay không.
Theo anh, một vài ưu- và nhược điểm của mô hình làm việc từ xa là gì?
Ưu điểm:
- Tiết kiệm thời gian di chuyển và chi phí vận hành. Cụ thể là chi phí điện, nước, thuê văn phòng, và ăn uống vì nhân viên ăn ở nhà cũng rẻ và đảm bảo hơn.
- Có thể tận dụng nguồn nhân lực giỏi trên khắp thế giới. Ví dụ, khi cần tuyển một vị trí, nếu làm việc theo cách truyền thống bạn chỉ có thể tuyển ở thành phố mà bạn có văn phòng, hoặc, bạn thậm chí phải ở các quận quanh đó. Làm từ xa cho phép bạn có thể tuyển ở nhiều thành phố, quốc gia khác nhau.
Nhược điểm:
- Việc truyền tải thông tin sẽ gặp khó khăn nếu bạn không có kinh nghiệm. Ví dụ, nhân viên làm từ xa ở nhiều múi giờ khác nhau hoặc có những người ở cùng múi giờ nhưng lại bận các việc khác nhau.
- Nhân viên có gia đình và con cái có thể gặp khó khăn khi làm việc từ xa, nếu không có người trông con hoặc không có không gian làm việc riêng.
- Văn hoá làm việc từ xa và làm việc tại văn phòng không đi cùng nhau được. Nhân viên làm việc từ xa sẽ cảm thấy lạc lõng khi không được tham gia các hoạt động trên văn phòng. Ngược lại, các nhân viên trên văn phòng sẽ ganh tị với nhân viên làm việc từ xa. Giải pháp là tách các dự án và đội ngũ riêng, đội ngũ nào làm từ xa thì cả đội ngũ làm từ xa, đội ngũ nào làm ở văn phòng thì cả đội ngũ làm văn phòng.
Cuối cùng, tiềm năng phát triển mô hình làm việc từ xa tại thị trường Việt Nam trong vòng 2-5 năm sắp tới?
Làm việc từ xa đang là xu hướng trên thế giới. Mình có đọc một bài báo về việc Microsoft cho phép một bộ phận gồm hàng trăm nhân viên thử nghiệm làm việc 4 ngày/tuần, kết quả là hiệu suất công việc tăng 40%. Điều này chứng tỏ phần lớn thời gian làm việc của nhân viên tại văn phòng là chưa thực sự hiệu quả. Mình tin rằng trong thời gian tới, mô hình làm việc từ xa sẽ được khuyến khích và trở nên phổ biến trong nhiều doanh nghiệp.
Tại Việt Nam, tuy chưa có quá nhiều công ty làm việc từ xa thành công, nhưng cũng đã bắt đầu có những đơn vị bán hàng trực tuyến, livestream ở nhà tạo ra hàng nghìn đơn hàng. Để khuyến khích mô hình này phát triển hơn nữa, mình nghĩ chính phủ có thể khuyến khích bằng các chính sách giảm thuế và ưu đãi cho các doanh nghiệp chọn hướng làm việc từ xa. Hoặc, giảm thuế thu nhập cá nhân cho các cá nhân lao động, làm việc từ xa chẳng hạn.
Xem thêm:
[Bài viết] Vietnam Remote Workforce: Làm việc từ xa, đẩy lùi Corona