4 Yếu tố cần lưu ý để giao tiếp online hiệu quả | Vietcetera

4 Yếu tố cần lưu ý để giao tiếp online hiệu quả

Đã bao giờ bạn rơi vào tình huống: Dành 1-2 tiếng đồng hồ để nhắn tin trao đổi qua lại với đồng nghiệp, rồi nhận ra nếu gọi điện, cả hai chắc chỉ mất tầm 15 phút?

Gapo 1

Nguồn: GapoWork

Gapo

Sau hơn 3 tuần làm việc tại nhà, tôi bắt đầu muốn quay lại văn phòng - một phần vì nhớ sự tương tác giữa người với người; một phần vì giao tiếp online là một thử thách rất lớn. 

Làm việc tại nhà, chuyển hết các nhu cầu giao tiếp lên môi trường online cũng là một cơ hội để tôi “lượng hoá" hoạt động giao tiếp của mình: họp nội bộ, họp giữa các phòng ban, những buổi lên ý tưởng, trao đổi với khách hàng, và rất nhiều các group chat trao đổi công việc hằng ngày… 

Cũng bằng ấy thời gian, tôi nhận ra có khá nhiều nguyên nhân khiến việc giao tiếp online trở nên kém hiệu quả.

Gapo 1
Nguồn: xFrame.

1. Nội dung và thời gian giao tiếp online: Càng dài, càng dai, càng dở 

Đã bao giờ bạn rơi vào tình huống: Dành 1-2 tiếng đồng hồ để nhắn tin trao đổi qua lại với đồng nghiệp, rồi nhận ra nếu gọi điện, cả hai chắc chỉ mất tầm 15 phút? Thậm chí tệ hơn, đó là sau ngần ấy thời gian trao đổi, cả hai vẫn không hiểu nhau và bắt đầu mất kiên nhẫn. 

Vậy nên, để tăng cường hiệu quả giao tiếp, bạn cần phải cân nhắc hai yếu tố: nội dung và thời gian. Trước khi bắt đầu giao tiếp, chúng ta nên tự trả lời một số câu hỏi như sau:

  • Nội dung bạn cần truyền tải là gì? 
  • Phương tiện nào sẽ truyền tải thông điệp này hiệu quả nhất (gọi điện, nhắn tin, email…)?
  • Bạn ước lượng mình cần bao nhiêu thời gian cho lần giao tiếp này?

Để tránh hiểu lầm trong giao tiếp cũng như thể hiện sự tôn trọng đối với thời gian của người khác, hãy cố gắng cô đọng thông điệp nhất có thể, diễn đạt rõ ràng, và hạn chế việc phải trao đổi qua lại. 

Lời khuyên dành cho bạn là, nếu một vấn đề không thể giải quyết trong vòng 3-4 tin nhắn, hãy nhấc máy lên và gọi (đừng quên xin phép trước khi gọi). Và giới hạn thời gian gọi, để tránh nói lan man, ảnh hưởng đến các lịch trình khác.  

Gapo
Để tăng cường hiệu quả giao tiếp, bạn cần phải cân nhắc hai yếu tố: nội dung và thời gian. | Nguồn: GapoWork.

2. Những đối tượng bị bỏ sót 

Những cuộc họp online nhiều người thường là khởi đầu cho những vấn đề sau: một số người bị bỏ sót khi mời họp; một số khác hiện diện trong buổi họp, nhưng hầu như không lên tiếng, vì nhiều lý do khác nhau: thời lượng họp có hạn, thiếu tự tin, cảm thấy bản thân không đủ quyền hạn,... 

Vì thế, đây càng là thời điểm quan trọng để thiết lập văn hoá công ty (cả trên môi trường online) hướng đến giao tiếp cởi mở, cảm thông và toàn diện (inclusivity). 

Để làm được điều đó, chúng ta có thể tự hỏi:

  • Ai nên tham gia vào cuộc đối thoại này?
  • Ai còn thiếu trong cuộc đối thoại này? 
  • Trong lúc trao đổi, tiếng nói của ai chưa được lắng nghe?
  • Ai sẽ là người ra quyết định cuối cùng? 

Hãy chắc chắn rằng những quyết định cuối cùng không bỏ sót ý kiến của bất kỳ ai, nhằm đảm bảo sự công bằng và toàn diện. 

3. 1000 người, 1001 phong cách giao tiếp

Trên đời, và cả trong công ty bạn, luôn có 2 kiểu người: người thích vào thẳng vấn đề; và người vòng vo tam quốc. Đó là cách gọi bình-dân-hơn của hai phong cách giao tiếp: văn hoá giàu ngữ cảnh (high context culture) và văn hoá nghèo ngữ cảnh (low context culture).

Trong văn hoá giàu ngữ cảnh, thông tin được truyền tải qua nhiều việc sử dụng các yếu tố theo ngữ cảnh (ngôn ngữ cơ thế, trạng thái, ngữ điệu…) và không được ngụ ý rõ ràng. Trái ngược là văn hoá nghèo ngữ cảnh, nơi thông tin được truyền đạt chủ yếu qua ngôn ngữ (lời nói) với các quy luật rõ ràng. 

Trong một môi trường làm việc đa quốc gia như hiện nay, việc nắm bắt và thích nghi với những phong cách giao tiếp khác nhau là cực kỳ cần thiết để giao tiếp hiệu quả. 

Gapo 3
Hãy chắc chắn rằng những quyết định cuối cùng không bỏ sót ý kiến của bất kỳ ai, nhằm đảm bảo sự công bằng và toàn diện. | Nguồn: Unsplash. 

4. Những cảm xúc lẫn lộn trong dòng tin nhắn

Bạn mất nhiều thời gian để hoàn thành công việc hơn dự kiến, và cần báo cho đồng nghiệp biết. Làm sao để nhận biết cảm xúc của đồng nghiệp khi không thể nghe được tông giọng, và nhìn thấy biểu cảm gương mặt, ngôn ngữ cơ thể của họ?  

Một sự thật hiểu ngầm khi giao tiếp online là: soạn tin nhắn không khéo - hay người khác hiểu nhầm tông giọng của bạn - đều dẫn đến bất lợi trong việc cộng tác. 

Vì thế, tương tự như “uốn lưỡi 7 lần trước khi nói”, bạn cũng cần “xoá đi viết lại” một vài lần cho đến khi tìm thấy tông giọng phù hợp cho thông điệp cần truyền tải. Hãy đặt mình trong vị thế của người nhận, bạn có muốn nhận tin nhắn với tông giọng thế này không?

Gapo 4
Nguồn: Unsplash.

Trong trường hợp bạn là người nhận được tin nhắn, đừng vội suy diễn về cảm xúc của người nhắn. Để đọc vị cảm xúc qua tin nhắn, tiến sĩ Tchiki Davis đã chia sẻ 6 tips sau đây:

  • Giả định rằng người gửi có ý tốt: bản chất của tin nhắn là ngắn, và không phải lúc nào người nhắn cũng đính kèm emoji hay dấu câu để bạn đọc vị được cảm xúc của họ. Trong những tình huống thế này, hãy ý thức rằng nhắn tin là một phương pháp giao tiếp khó truyền đạt cảm xúc. Vậy nên, thay vì đi đến những kết luận tiêu cực, hãy giả định rằng người nhắn không có ý gì xấu, họ chỉ đang bận (hoặc cách họ sử dụng emoji khác mình!).
  • Trau dồi nhận thức về định kiến vô thức: đây là những kiến thức rập khuôn một cách tự động, không kiểm soát, hằn sâu vào niềm tin, hệ tư tưởng của ta. Bằng một cách vô thức, chúng góp phần chi phối cách mà ta suy nghĩ và hành động của chúng ta. Trong trường hợp này, cảm xúc mà bạn diễn giải qua dòng tin nhắn có thể đang phản ánh chính suy nghĩ của bạn, thay vì của người gởi.
  • Khám phá những cảm xúc ngầm của những con chữ: một số từ ngữ thể hiện rất rõ cảm xúc của người nhắn, ví dụ như yêu, ghét, thích, thú vị, hay ho,... Bạn có thể áp dụng phương pháp túi từ (“bag-of-words” method) - xử lý một thông điệp bằng cách phân tích từng câu từng chữ. Bằng cách cân đo độ tích cực hay tiêu cực của từng câu từng chữ mà người nhắn sử dụng, bạn có thể phần nào hiểu được cảm xúc của người nhắn.
  • Đừng mặc định bạn biết cảm xúc của người nhắn: tin nhắn không chỉ ngắn, mà còn thường dở dang. Vì vậy, chúng ta thường có động thái suy diễn cảm xúc của người nhắn. Tuy nhiên, cảm xúc đó tuỳ thuộc vào trải nghiệm và quan điểm riêng của từng người. Hãy chắc chắn rằng bạn không phỏng đoán cảm xúc của người khác một cách cảm tính.
  • Dựa vào học thuyết cảm xúc: nghiên cứu cho thấy, các cảm xúc có mối liên hệ chặt chẽ với nhau. Ví dụ, khi đồng nghiệp của bạn buồn vì một dự án không đúng tiến độ, họ cũng sẽ cảm thấy lo lắng và giận dữ. Điều này khá hữu ích trong việc đọc vị cảm xúc qua tin nhắn, và chọn cách phản hồi phù hợp.
  • Tìm kiếm thêm thông tin: Nếu bạn đã sử dụng cả 5 tips trên mà vẫn không thấy hiệu quả, đừng ngần ngại đặt ra câu thêm câu hỏi để tìm kiếm thêm thông tin về cảm xúc đối phương. Ít nhất, bạn cũng đang thể hiện cho người khác thấy, bạn quan tâm đến cảm xúc của họ.

GapoWork - Nền tảng giao tiếp dành cho doanh nghiệp được xây dựng bởi Công ty cổ phần Công nghệ Gapo, với sứ mệnh gắn kết mọi thành viên trong tổ chức.

Được phát triển bởi đội ngũ người Việt, GapoWork mong muốn trở thành một công cụ đắc lực giúp các lãnh đạo giải quyết những vấn đề vận hành và xây dựng văn hóa doanh nghiệp.