Là một công ty mới trong lĩnh vực quản lý người nổi tiếng (talent management), Box Studio (công ty cổ phần Box Việt Nam) có những lợi thế đặc biệt. Đó là sự sáng tạo về định hướng kinh doanh, tính linh hoạt về tư duy quản lý (nhân sự) và độ mở về mặt tiếp nhận các cách thức vận hành mới, điển hình như ứng dụng công nghệ.
Song, tất cả những lợi thế này chỉ thực sự phát huy khi Box Studio có cho mình nền tảng kết nối vững chắc - những tương tác, giao tiếp giữa những con người trong nội bộ.
Vậy Box Studio đã làm gì để có thể duy trì việc giao tiếp nội bộ ổn định, ngày càng hiệu quả qua 3 năm đầu nhiều biến động? Câu trả lời đã được anh Ngô Trần Hải Nam - PR Manager của Box Studio, chia sẻ đến độc giả Vietcetera trong buổi gặp gỡ trước thềm Tết Nhâm Dần.
Quan điểm về giao tiếp doanh nghiệp với anh là gì?
Mình luôn quan niệm mỗi doanh nghiệp là một cỗ máy có nhiều bánh răng và giao tiếp vừa là dầu bôi trơn, vừa là nhiên liệu vận hành cho các bánh răng đó.
Giao tiếp tốt có nghĩa sự kết nối chặt chẽ hơn, những mâu thuẫn hoặc hiểu lầm sẽ được hạn chế - đây là tiền đề để mọi công việc, nhất là những việc liên quan đến nhiều nhân sự, được suôn sẻ hơn.
Ở điểm này, mình thấy có sự tương đồng rất lớn đến game online đồng đội như Liên Minh Huyền Thoại (League of Legends), Liên Quân Mobile (Arena of Valor), CS:Go hay Valorant.
Môi trường giao tiếp trong các game này đặc thù vì có thể diễn ra giữa những người đồng đội mới chưa biết gì về nhau. Tuy nhiên trong một điều kiện nhất định buộc phải phối hợp ăn ý nhanh nhất. Áp lực về nhịp và tình huống trong game cũng đặt ra yêu cầu về sự giao tiếp chính xác, không thừa và đủ chỗ để mỗi người đều có tiếng nói đóng góp vào chiến lược giành chiến thắng.
Yêu cầu giao tiếp của Box Studio cũng tương tự như vậy. Thậm chí, trong giai đoạn giãn cách hồi đỉnh dịch vừa qua, những bài toán này càng rõ nét hơn khi mọi hoạt động giao tiếp đều phải trực tuyến hoặc bán trực tuyến.
Box Studio đã và đang hoàn thiện mô hình giao tiếp của mình ra sao?
Bên mình thì luôn cố gắng cải thiện từng ngày. Tuy nhiên, cũng nhận diện thách thức lớn nhất cần vượt qua là đặc thù ngành.
Ngành quản lý talent thường phải làm việc với nhiều talent trẻ, chưa có kinh nghiệm sắp xếp công việc, ở nhiều vùng địa lý khác nhau và có lịch hoạt động đa dạng. Do đó, nếu không có sự giao tiếp nội bộ tốt sẽ khiến các kế hoạch, lịch hoạt động chồng chéo lên nhau, tạo các xung đột hoặc “tắc nghẽn” trong hệ thống quản lý.
Đáng nói là vấn đề này chỉ được giải quyết nếu công ty sử dụng một không gian trao đổi riêng tư hơn, chuyên biệt hơn giúp talent không “ngộp” thông tin và dễ theo dõi luồng công việc. Đây cũng chính là lý do công ty bắt đầu tìm đến các nền tảng giao tiếp nội bộ chuyên nghiệp hơn gần đây.
Vậy đâu là các tiêu chí chính để Box Studio “tuyển” giải pháp?
Tất cả đều là tham khảo theo mô hình giao tiếp game online và các vấn đề tồn đọng nói trên.
- Thứ nhất, quen thuộc và dễ sử dụng.
- Thứ hai là phải tiện lợi khi di động.
- Thứ ba là phải đảm bảo sự riêng tư, chỉ trong công việc mà không có luồng thông tin khác phân tâm.
- Thứ tư là phải có tính năng để ghi nhận các thành tích mà mọi người đã cống hiến trong công việc.
Trong đó, tiêu chí quan trọng nhất chính là tiêu chí ghi nhận thành tích trong công việc.
Lý do mình chú ý tiêu chí này hơn những tiêu chí khác là vì nhiều nhân sự - nhất là người trẻ, không chỉ làm việc vì đam mê hay tiền bạc mà họ còn muốn ghi nhận sự đóng góp, thành tích và cả sự cố gắng của bản thân.
Điều này càng quan trọng hơn nếu đó là những giai đoạn dễ gây tâm lý căng thẳng, chán nản như dịch bệnh vừa qua. Nói cách khác, giải pháp giao tiếp tốt không chỉ là công cụ làm việc mà nó phải là một “sứ giả” tinh thần kết nối mọi người với nhau.
Giải pháp hiện tại (GapoWork) đã đạt bao nhiêu tiêu chí mà Box Studio kỳ vọng?
Đầu tiên, GapoWork có một sự riêng tư rất lớn trong công việc. Nó có thể được sử dụng trong một nhóm nhỏ, đoàn thể hay một tổ chức, điểu này khiến cho công việc không bị phân tâm.
Thứ hai là GapoWork có một tính năng mà mình thích đó là tính năng ghi nhận thành tích trong công việc - tính năng góp phần tạo động lực rất lớn để mọi nhân sự có thể tiếp tục trong công việc và cố gắng phấn đấu.
Đó là hai điểm GapoWork đang làm rất tốt. Mình đánh giá với trên 5 tiêu chí của mình thì GapoWork đã có điểm tuyệt đối.
Tuy nhiên, GapoWork có thể hoàn hảo hơn nữa nếu được tiếp tục có thêm tính năng mới kích thích mọi người tích cực tham gia, tích cực trao đổi, tương tác trên nền tảng này.
Trước và sau khi sử dụng GapoWork, Box Studio đã có sự “lột xác” ra sao?
Ngay từ đợt đầu đại dịch năm 2020 thì đã cố gắng tìm kiếm giải pháp kết nối được với mọi người trong công việc chứ không phải thông qua dòng tin nhắn.
Có những cuộc họp rất quan trọng mà mình phải thường xuyên tải về rất nhiều những phần mềm để trải nghiệm khác nhau. Trong đó có những phần mềm do nước ngoài sản xuất có tính bảo mật cao - đôi khi không thực sự cần thiết, trải qua rất nhiều khâu đăng nhập. Đây là trăn trở thứ nhất.
Thứ hai là trong quá trình sử dụng thì các nền tảng thường thấy sẽ có sự giật, lag, đây là một điều rất khó chịu. Đặc biệt không phải ai cũng có một kết nối mạng tốt. Điều này tạo trở ngại để mình tiếp tục tiến độ công việc.
Giữa năm trước, một số đối tác đã giới thiệu cho Box Studio phần mềm GapoWork. Tuy lưỡng lự nhưng có một điểm khiến Box Studio quyết định chọn GapoWork là vì đây là một sản phẩm của người Việt. Mình và công ty đều muốn khi sử dụng bất cứ sản phẩm nào, trải nghiệm nếu được nên có một phần nào đó tự hào.
Và thật vậy, GapoWork đã không làm thất vọng. Giải pháp này đã cải thiện rất nhiều so với lúc đầu mình sử dụng.
GapoWork có thể kết nối rất nhiều những cơ sở Box Studio trên đất nước. Một cái hay nữa là GapoWork có thể giúp mọi người tham gia cuộc họp rất nhanh chóng nhờ tích hợp với phần mềm Zoom. Nhờ đó, bên mình tổ chức các cuộc họp tại chỗ nhanh hơn, tiến độ công việc được tối ưu nhất trong năm 2020 đến bây giờ.
Bên cạnh đó, các vấn đề về độ trễ (delay) và bảo mật như mình vừa nói trên cũng đã cải thiện triệt để nhờ đội ngũ chăm sóc khách hàng rất tốt, hỗ trợ sát sao từ GapoWork. Những điều này đã khiến bên mình có thể gắn bó với Gapo đến tận bây giờ, không phải qua những phần mềm khác nữa.
GapoWork - Nền tảng giao tiếp đội nhóm cho doanh nghiệp và tổ chức. Giải pháp giúp doanh nghiệp giải quyết bốn vấn đề trọng điểm: tăng doanh thu, giảm chi phí, tăng hiệu suất công việc và vận hành tổ chức hiệu quả. Với GapoWork, mọi tính năng đều đáp ứng được nhu cầu chia sẻ thông tin nhanh chóng, giao tiếp đội ngũ hiệu quả, quản lý công việc thuận tiện, phát triển văn hóa doanh nghiệp, họp nhóm hiệu suất cao bằng tính năng Zoom hoàn toàn miễn phí mọi lúc mọi nơi trên một nền tảng duy nhất.
GapoWork sẽ là lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp khi tìm kiếm một nền tảng số Make in Vietnam an toàn và bảo mật, chất lượng ngang tầm các sản phẩm quốc tế với mức chi phí hợp lý hơn.
Đăng ký trải nghiệm GapoWork ngay tại đây: https://bom.so/danky_gapowork