Vì sao bạn luôn mất thời gian hơn dự tính? | Vietcetera
Relax Banner

Vì sao bạn luôn mất thời gian hơn dự tính?

Planning fallacy là một dạng thiên kiến nhận thức khiến bạn luôn mất thời gian hơn dự tính, không chỉ vì bạn xao nhãng hay không biết quản lý thời gian.

Vì sao lúc nào bạn cũng mất thời gian hơn dự tính?

Nhi Thanh @obanhmis cho Vietcetera.

#Bổ Não là series giải thích ngắn gọn những hiện tượng tâm lý đời thường nảy sinh do não bộ.

Khi đặt tiến độ cho công việc, chúng ta luôn mong mình sẽ bám sát thời gian, nhưng kinh nghiệm cho thấy điều đó chỉ diễn ra trong một thế giới lý tưởng.

Bạn hy vọng sẽ ra khỏi văn phòng lúc 6 giờ, nhưng đến 7 giờ vẫn đang ăn vội bữa tối để tiếp tục chạy deadline. Trước cuộc hẹn với đám bạn thân, bạn tính toán kỹ lưỡng các bước chuẩn bị với quyết tâm sẽ không trễ hẹn nữa, nhưng kết quả vẫn trễ vài chục phút.

Tưởng chừng chỉ là rắc rối của riêng bạn, nhưng việc chúng ta luôn cần nhiều thời gian hơn dự tính là một lý thuyết khoa học đã được chứng minh.

QUẢNG CÁO

Kế hoạch bạn đặt ra sẽ luôn sai lệch thời gian, dù bạn đã lường trước

Chẳng hạn, bạn biết chắc rằng đoạn đường từ nhà đến công ty mất khoảng nửa tiếng, kẹt xe nhiều nhất là 15 phút, vậy thì đặt xe khoảng một tiếng trước giờ hẹn là vừa đẹp. Cuối cùng bạn vẫn trễ hẹn, bởi vì quên trừ đi thời gian tài xế tìm đường đến nhà bạn, hoặc chọn đi lộ trình dài hơn bạn dự tính.

Hiện tượng này được gọi là “ngụy biện lập kế hoạch" (planning fallacy), một dạng thiên kiến nhận thức được giới thiệu bởi hai nhà tâm lý học Daniel Kahneman và Amos Tversky. Nó cho thấy góc nhìn lạc quan quá mức của chúng ta khi dự đoán thời gian cần thiết để hoàn thành việc nào đó. Cho dù trước đây bạn đã từng thực hiện một việc với tính chất tương tự, bạn vẫn sẽ tiếp tục tính sai trong lần kế tiếp.

Người ta cũng thường biết đến planning fallacy với tên gọi khác là “Định luật Hofstadter” (Hofstadter's Law), với tuyên bố nổi tiếng: “Chuyện gì rồi cũng sẽ mất nhiều thời gian hơn bạn dự tính, dù bạn đã tính đến cả Định luật Hofstadter này.”

planning fallacy 1
Khi đánh giá khả năng của mình, chúng ta thường tập trung vào điểm tích cực và giảm nhẹ những thông tin gây bất lợi.

Tóm lại là, chuyện gì đang xảy ra?

Câu trả lời sẽ được gửi đến Email của bạn vào sáng Thứ Ba hàng tuần. Bổ Não và Miễn Phí, tại sao không?

Chúng ta chỉ nghĩ đến tình huống tốt nhất

Tác nhân chủ yếu là do thiên kiến tích cực. Chúng ta chỉ mường tượng ra viễn cảnh thành công chứ không lường đến những rắc rối tiềm ẩn, nhất là khi phải suy xét về khả năng của mình. Hoặc dù đã chuẩn bị trước thì cũng không thể đoán hết được.

Do đó, chúng ta chỉ tính vừa đủ thời gian cho trường hợp mọi thứ đều diễn ra suôn sẻ, nhưng thực tế thì hiếm khi nào được như vậy. Chẳng hạn tối hôm trước, bạn lập ra danh sách việc cần làm cho hôm sau, thậm chí còn tính toán thứ tự, thời gian dành cho mỗi việc. Nhưng đến đúng hôm đó, bạn mất cả buổi sáng để họp nội dung, sau giờ ăn trưa thì có khách hàng gọi điện, hoặc đến xế chiều thì có đối tác ghé thăm.

Đặc biệt, chúng ta chỉ ưu ái sự lạc quan này cho bản thân. Còn khi ước tính thời gian của người khác thì ngược lại, chúng ta luôn cho rằng họ sẽ cần nhiều thời gian hơn mức cần thiết để hoàn thành công việc.

QUẢNG CÁO

Và luôn sắp xếp thời gian quá cặn kẽ

Theo Kahneman và Tversky, khi mường tượng mình sẽ hoàn thành công việc ra sao, chúng ta có xu hướng nhìn theo “góc nhìn trong cuộc”. Ta tự tin rằng mình biết bước này cần những gì, bước kia mất bao lâu, chia nhỏ quy trình và sắp xếp chúng một cách chặt chẽ.

Nhưng sự thật phũ phàng là một kế hoạch càng bao gồm nhiều bước thì khả năng xảy ra sai sót ở từng bước càng cao, và càng mất nhiều thời gian hơn dự tính ban đầu. Khi một bước xảy ra sự cố kéo dài thời gian, các bước tiếp theo cũng bị ảnh hưởng theo.

Chúng ta đánh giá sai kinh nghiệm của mình

Dù cố gắng đánh giá dựa trên kinh nghiệm, chúng ta lại rơi vào một cái bẫy khác khi phân tích thành công và thất bại trước đây của mình. Chúng ta trao tặng kết quả tích cực cho khả năng và sự chăm chỉ của mình, rồi gán kết quả tiêu cực cho những yếu tố ngoài tầm kiểm soát.

Điều này khiến chúng ta tin rằng thất bại đó không phải do mình, tự thuyết phục mình rằng nó sẽ không xảy ra lần nữa. Bởi niềm tin này, chúng ta khó lòng ghi nhớ bài học thất bại để cân nhắc vào lần tới.

QUẢNG CÁO

Chúng ta chịu áp lực xã hội

Đôi khi, việc đặt ra một thời hạn ngắn hơn khả năng thực tế không phải do chúng ta tính sai, mà do các nhân tố bên ngoài không cho phép một thời hạn dài hơn. Nhất là trong công việc, chúng ta luôn chịu văn hoá cạnh tranh và áp lực xã hội. Chẳng hạn, với kết quả có chất lượng tương đương, bên nào cam kết được thời hạn nhanh hơn thì sẽ giành được khách hàng.

planning fallacy 2
Khi lên kế hoạch, đừng quên dự trù những trường hợp xấu.

Làm sao để giảm sai lệch thời gian khi lập kế hoạch?

  • Luôn tính đến trường hợp xấu: Theo Định luật Murphy “nếu điều gì vốn không thể sai, thì nó vẫn sẽ sai.” Kiểu gì thì dự án sẽ không hoàn hảo từ đầu đến cuối, nên bạn cần suy xét đến khía cạnh “lỡ như" khi đặt tiến độ.
  • Đặt bảng tiến độ (timeline) dựa trên dữ liệu trước đây: So sánh dự án hiện tại với các dự án trong quá khứ. Trong đó, bạn cần vạch ra những nhiệm vụ tương tự nhau và đối chiếu thời gian cần để hoàn thành, xem xét các yếu tố đã từng và có thể sẽ xuất hiện gây trì hoãn tiến độ.
  • Đặt ra thời hạn thực tế: Sử dụng những thông tin từ bước phân tích trên. Nếu làm việc theo nhóm, các bên nên trao đổi rõ ràng, tránh trường hợp một phía hứa hẹn với khách hàng về thời hạn bất khả thi nào đó.
  • Tìm một góc nhìn không thiên vị: Bạn có thể nhờ đồng nghiệp xem qua và cho bạn nhận xét cởi mở về tính thực tế của bảng tiến độ đã hoàn chỉnh.
  • Quản lý thời gian và tránh xao nhãng: Bạn có thể thử các phương pháp quản lý thời gian như Pomodoro để luôn bám sát thời gian đặt ra.