fbpx

Độ hiệu quả thật sự của brainstorming

‘Brainstorming’ là một “quy trình động não”, là thời gian mọi người ngồi lại, đóng góp ý tưởng, phân tích, đánh giá, chắt lọc để chọn ra ý tưởng phù hợp nhất, giải pháp hiệu quả nhất. Đây vốn là một hoạt động không thể thiếu của những người làm công việc sáng tạo, là một trong những yếu tố khiến người ngoài ngành trầm trồ ghen tị.

Hãy nhớ lại một số buổi brainstorming gần đây của bạn xem. Sau “cơn bão ý tưởng” hỗn loạn, bầu không khí vẫn sôi nổi hay dần đi vào bế tắc? Bao nhiêu lần bạn quyết đoán nói lên sáng kiến chợt lóe trong đầu? Bao nhiêu lần nhóm của bạn bước ra khỏi phòng họp mà tự tin và chắc chắn về ý tưởng vừa được chọn? Liệu buổi brainstorming có thỏa mãn mỗi cá nhân trong nhóm, hay chỉ là sự thỏa hiệp của mọi người dưới áp lực phải đạt được điều gì đó sau quá trình “động não” dài hơi?

Không thể phủ nhận rằng brainstorming là nơi khởi nguồn của rất nhiều ý tưởng sáng tạo xuất chúng. Tuy nhiên, brainstorming vẫn còn tồn tại một số giới hạn, khiến hoạt động này đôi khi không thể mang lại hiệu quả cao nhất, thậm chí còn chẳng được gì ngoài việc tốn thời gian.

Vậy đâu là nguyên nhân khiến các buổi brainstorming kém hiệu quả như vậy?

Lý thuyết và cơn sốt brainstorming

Alex Osborn lần đầu giới thiệu về phương pháp brainstorming trong quyển sách nổi tiếng “Applied Imagination” được viết năm 1957. Ông khẳng định rằng: “Nếu được làm việc nhóm, một người bình thường có thể nghĩ gấp đôi số ý tưởng so với khi làm việc một mình.” Hơn 60 năm sau, brainstorming trở thành công cụ đắc lực và không thể thiếu trong các hoạt động yêu cầu tính mới mẻ và sáng tạo.

Brainstorming 1

Tuyên bố của Alex Osborn đã dẫn đến một làn sóng chứng thực mạnh mẽ của các nhà nghiên cứu. Từ năm 1958 đến 1984, đã có 22 thí nghiệm về brainstorming được thực hiện dựa trên 4 nguyên tắc của Osborn:

  • Nghĩ ra càng nhiều ý tưởng càng tốt.
  • Nghĩ ra ý tưởng càng “hoang dại” càng tốt.
  • Cải tiến và kết hợp ý tưởng của nhau.
  • Không phán xét.

Tiêu biểu là nghiên cứu kiểm chứng của Taylor, Berry, and Block xuất bản năm 1958. Các nhóm 4 người được yêu cầu brainstorm về ba chủ đề

  • Làm cách nào để thu hút du khách Châu Âu đặt chân đến Mỹ?
  • Lợi ích và khó khăn khi tất cả mọi người đều có thêm một ngón tay cái trên mỗi bàn tay?
  • Làm cách nào để đảm bảo sự hiệu quả trong việc giảng dạy khi tỷ lệ học sinh trong một lớp ngày càng tăng?

Các nhóm được chia làm hai loại. Loại đầu tiên là “nhóm thực”, họ sẽ ngồi suy nghĩ cùng nhau. Loại thứ hai là “nhóm ảo”, họ ngồi riêng rẽ để suy nghĩ tách biệt, sau đó ý tưởng sẽ được tổng hợp và loại bỏ trùng lặp. Các nhóm có 12 phút để brainstorm. Sau đó, các nhà nghiên cứu so sánh, đánh giá về cả số lượng lẫn chất lượng giữa hai nhóm.

Kết quả là, các “nhóm ảo” có số lượng ý tưởng gấp đôi so “nhóm thực”, và chất lượng — bao gồm tính mới mẻ, độc đáo, và sáng tạo — cũng tốt hơn ở cả ba chủ đề. Điều này là hoàn toàn bất ngờ, nhưng chẳng phải kỳ lạ, bằng chứng là 21 thí nghiệm sau đó cũng cho ra kết quả tương tự. Trong vòng 27 năm, từ 22 cuộc thí nghiệm trên khắp thế giới được các nhà khoa học báo cáo lại, chưa một lần nào “nhóm thực” vượt qua độ hiệu quả của “nhóm ảo”.

Nguyên nhân khiến brainstorming kém hiệu quả

Năm 1987, trong một nghiên cứu nổi tiếng của mình, Michael Diehl và Wolfgang Stroebe đã tìm ra ba nguyên nhân chính làm giảm năng suất của brainstorming, đó là: nỗi sợ bị đánh giá (evaluation apprehension), hiện tượng “đi nhờ” (free riding) và hiện tượng tắc nghẽn (blocking).

Nỗi sợ bị đánh giá là rào cản khiến một số thành viên không dám đưa ra ý tưởng “hoang dại” vì lo sợ các thành viên khác ngầm đánh giá mình. Điều này bắt nguồn từ nhiều nguyên nhân, chẳng hạn như do các thành viên khác có nhiều kinh nghiệm hơn, quan điểm về vấn đề khác biệt với số đông, hoặc do thiếu tự tin.

Hiện tượng “đi nhờ” nghĩa là một số thành viên không thực sự đóng góp vào nhiệm vụ chung mà chỉ dựa dẫm vào ý tưởng của thành viên khác. Thông thường, brainstorming chỉ cho ra kết quả của nhóm mà không thể hiện rõ đóng góp của từng thành viên. Chính vì vậy, một số người sẽ ỷ vào đó và lười suy nghĩ, hoặc do nỗi sợ bị đánh giá chi phối.

Nhưng, hai nguyên nhân trên chưa phải là vấn đề cốt lõi khiến brainstorming giảm năng suất. Vì bản chất là phải tìm tòi và xây dựng ý tưởng theo nhóm, nên hiện tượng tắc nghẽn là một điều không thể tránh trong brainstorming, đồng thời cũng khiến brainstorming kém hiệu quả.

Ở mỗi thời điểm chỉ có một thành viên có thể nói, các thành viên còn lại lắng nghe. Vấn đề là, trí nhớ ngắn hạn của con người không thể vừa phát triển ý tưởng mới, vừa lưu giữ những ý tưởng cũ. Quãng thời gian lắng nghe ý tưởng của mọi người trong nhóm có thể gây sao nhãng và cản trở quá trình suy nghĩ của từng cá nhân, khiến những ý tưởng mang tính đột phá khó xuất hiện.

Một sai lầm cơ bản khác trong quá trình brainstorm là đánh giá các ý tưởng ngay từ ban đầu. Sức ép phải tìm ra giải pháp đúng thường sẽ khiến mọi người vô thức chuyển từ chia sẻ sang đánh giá. Điều này khiến các thành viên phải tranh luận để bảo vệ ý kiến của mình. Cuối cùng họ sẽ ngừng cung cấp ý tưởng mới, và buổi brainstorming dần đi vào bế tắc. Hơn nữa, thời gian thảo luận càng kéo dài thì cơ hội để bản thân nói lên ý tưởng càng ít đi, mọi người sẽ có xu hướng đồng thuận hơn là đóng góp.

Hiện tượng tắc nghẽn ngầm khẳng định một sự thật: nhóm càng lớn, lượng ý tưởng càng ít và chất lượng càng kém. Vì thế, nhóm càng đông thì lượng ý tưởng bị chôn vùi càng lớn.

Thậm chí, các ‘mẹo’ brainstorming cũng không giải quyết được vấn đề. “Viết ý tưởng ra giấy” là một mẹo phổ biến được đề xuất rất nhiều trên Google khi ta gõ từ khoá “brainstorm hiệu quả”. Tuy nhiên, cách này cũng không giúp tránh được hiện tượng tắc nghẽn, vì đọc câu chữ cũng chẳng khác với nghe là mấy. Ngược lại, việc đọc hàng loạt biến thể của vô số ý tưởng càng khiến mạch suy nghĩ của từng cá nhân bị cản trở.

Một số phương pháp xây dựng buổi brainstorming hiệu quả

Thống nhất về mục tiêu và nguyên tắc trước khi bắt đầu

Theo Stefan Mumaw, Giám đốc Sáng tạo tại agency Callahan Creek, DEG Digital, First Person, và David Sherwin, Giám đốc Thiết kế nhiều năm kinh nghiệm, mỗi nhóm brainstorming cần đặt ra nguyên tắc trước, chẳng hạn như mức độ tự do trao đổi, những tiêu chuẩn đánh giá, và chỉ đánh giá khi mọi người đã chia sẻ xong toàn bộ ý tưởng của mình.

Việc xác định mục tiêu của buổi brainstorming cũng quan trọng không kém. Vấn đề cần tập trung quá rộng hoặc quá hẹp là nguyên nhân chính khiến buổi brainstorming thất bại. Theo Mumaw, nếu đối mặt với một bài toán lớn, đừng ngại phân tách, chia nhỏ vấn đề ra và giải quyết từng cái một, sau đó mới tổng hợp lại. Câu hỏi càng rõ ràng và cụ thể thì xác suất tìm ra các ý tưởng phù hợp sẽ cao hơn.

Loại bỏ sự phán xét và tính cá nhân

Brainstorming mang lại hiệu quả và niềm vui cao nhất là khi các thành viên vượt khỏi vùng an toàn và các ý tưởng thi nhau tuôn trào. Điều này không phải là bất khả thi, miễn là mỗi cá nhân không tồn tại cảm giác sợ hãi, hoặc sợ bị nghi ngờ năng lực mỗi khi phát biểu ý kiến.

Muốn vậy, mỗi người cần xác định từ đầu rằng mọi ý tưởng đều tốt. Luôn cởi mở đón nhận điểm khả thi từ ý tưởng của người khác, bằng cách đáp lại “đúng vậy” hoặc “tôi nghĩ ý kiến này khả thi ở điểm…” trước khi muốn chỉ ra những thiếu sót. Bằng cách này, mỗi người sẽ cảm thấy được động viên để tiếp tục đóng góp và cải thiện. Điều này cần được đề cập trong các nguyên tắc của buổi họp trước khi bắt đầu.

Bên cạnh đó, cần gác lại tính cá nhân trong lúc brainstorm. Giám đốc Điều hành tại Suka Creative — một agency về chiến lược, nội dung và thiết kế — Bruce Grover khuyên rằng, hãy xem mọi ý kiến được đưa ra là sở hữu chung của cả nhóm. Như vậy, bạn sẽ thoải mái với những đóng góp và phân tích của mọi người mà không cảm thấy bị “công kích cá nhân”.

Phương pháp brainstorming “đảo” (reverse-brainstorming)

Đây là phương pháp được thực hiện trên “nhóm ảo” đã được đề cập ở trên. Phương pháp này khuyến khích người tham gia brainstorm tự động não trước. Tìm một chỗ riêng tư, một cây viết và một tờ giấy rồi để ý tưởng tự do bay nhảy. Sau đó, hãy tổng hợp các ý tưởng của nhiều người với nhau, loại bỏ các ý trùng lặp, chắt lọc lại và phân tích lần cuối.

Bài viết được thực hiện bởi Thiện Diệp.

Xem thêm:
[Bài viết] Cách kết thúc email: Không đơn giản như bạn nghĩ
[Bài viết] ‘Nhậu’ có phải một loại kỹ năng mềm?