Chúng ta đang sống và làm việc trong một thời khắc kỳ lạ của hành tinh khi mà đại dịch COVID-19 bắt buộc nhiều doanh nghiệp lớn và nhỏ phải thay đổi cách thức làm việc, chuyển từ làm việc văn phòng sang làm việc tại nhà.
#LàmViệcTạiNhà, #workfromhome hay #wfh hiện đã trở thành một trong những cụm từ trending trên mạng xã hội, bên cạnh #COVID19 hay #social distancing – cách ly xã hội.
#LàmViệcTạiNhà là một thử thách với nhân viên và càng là nỗi đau đầu của các quản lý khi phải đối mặt với:
- Sự thiếu vắng tương tác và giám sát trực tiếp giữa các bộ phận
- Sự khó khăn trong trao đổi, hội họp
- Sự hạn chế kết nối cảm xúc giữa các thành viên trong nhóm
- …
Hơn nữa với đa số, đây cũng là lần đầu tiên phải quản lý một đội ngũ nhân viên “ảo” làm việc từ xa mà không hề được cảnh báo hay có sự chuẩn bị trước.
Tham khảo những lời khuyên sau sẽ giúp bạn phần nào tìm ra hướng đi giúp nhóm làm việc hiệu quả, đồng thời giảm bớt nỗi lo quản lý trong thời điểm này.
1. Xác định lại kỳ vọng trong công việc
Phần lớn nhân viên đã quen với các chuẩn hoá khi làm việc trong cùng điều kiện như: đi làm giờ hành chính, họp mặt và thảo luận tại văn phòng, sử dụng trang thiết bị được công ty hỗ trợ… Thế nhưng, trong thời gian cách ly xã hội, những quy chuẩn này khó mà duy trì. Chưa kể, các biến cố từ đại dịch có thể ảnh hưởng đến sinh hoạt hàng ngày của họ.
Các khái niệm thời gian và cách thức hoàn thành nhiệm vụ của nhân viên cần được linh hoạt hơn. Cho phép nhân viên tự cam kết và quản lý công việc tuỳ điều kiện mỗi người. Thay vì tập trung vào quá trình thì có thể chuyển hướng sang kết quả.
Đặc biệt với nhân viên có con nhỏ, công việc bị ảnh hưởng bởi lịch nghỉ dài hạn của các trường học và nhà trẻ, các quản lý nên thảo luận để họ sắp xếp thời gian biểu phù hợp.
Tuy nhiên, hãy đề ra một vài quy tắc để đảm bảo công việc không ách tắc. Ví dụ: tổ chức họp định kỳ vào một ngày trong tuần và quy định mọi nhân viên phải tham gia; luôn liên lạc với các thành viên của nhóm trong vòng 30 phút khi có phát sinh về công việc…
2. Tương tác thường xuyên
Bạn không thể bước vào văn phòng mỗi ngày mà không chào đồng nghiệp. Tương tự, nhân viên làm việc từ xa cũng cần được duy trì tương tác theo cùng cách thức. Nghiên cứu xã hội học chứng minh rằng chu kỳ giao tiếp ngắn hơn có hiệu quả hơn trong việc xây dựng và duy trì tinh thần cùng sự gắn kết của nhân viên.
Các nhà quản lý thành công thường dành thời gian để tiếp cận với các nhân viên làm việc tại nhà theo cách mà họ thấy thoải mái nhất. Một vài nhân viên sẽ thích nhắn tin nhanh, một số khác thích những email check-in hay video call ngắn. Hãy để nhân viên biết rằng họ có thể tham khảo ý kiến của bạn và những mối quan tâm của họ luôn được lắng nghe.
Khi tương tác, các nhà quản lý cần chú ý đến giọng điệu của nhân viên. Nó có thể qua cách giao tiếp bằng văn bản; qua lời nói hay cử chỉ khi quan sát họ trong video. Nếu có những thay đổi bất thường trong giao tiếp hay cảm xúc,… thì khả năng rất lớn nhân viên đang cần sự hỗ trợ của bạn.
3. Tạo cảm giác hiện hữu toàn diện bằng công nghệ
Việc đảm bảo nhân viên có đầy đủ thiết bị điện tử (máy tính, internet) và ứng dụng để liên lạc hay làm việc nhóm là rất quan trọng. Điều này giúp họ có cảm giác hiện hữu và kết nối toàn diện như khi làm việc tại văn phòng.
Hãy kết hợp song song giữa những cuộc họp chung toàn công ty và các trao đổi ngắn gọn cá nhân, để nhân viên kịp thời nắm bắt thông tin quan trọng nhưng cũng có cơ hội đào sâu hay chia sẻ nhiều hơn một vấn đề. Đây là cách giúp họ giảm bớt cảm giác cô lập so với việc chỉ trao đổi qua văn bản hay điện thoại.
Zoom, Skype là những ứng dụng phổ biến cho phép nhiều người cùng tham gia và tạo cảm giác như một buổi họp công ty trong môi trường thật. Trong trường hợp cần những trao đổi cá nhân hay chỉ gói gọn ở một vài nhân viên, Slack, Zalo hay Facebook Messenger sẽ là sự lựa chọn phù hợp hơn.
4. Trung thực về tình hình hiện tại
Sự không chắc chắn có thể thổi bùng lo lắng và bất an trong đội ngũ nhân viên làm việc tại nhà. Vì vậy, các quản lý càng giao tiếp rõ ràng thì càng có ít cơ hội cho các khoảng trống thông tin trong nhóm phát triển.
Hãy chia sẻ thật lòng về tình hình công ty cũng như các biện pháp giải quyết cùng dự đoán về tương lai cho nhân viên. Đây là lúc bạn cần nhất những người thấu hiểu chính xác tình hình để đưa ra các đề xuất phù hợp.
Tuy nhiên, hãy luôn cho họ thấy bạn đang tích cực hành động và tin tưởng vào các quyết định hiện tại. Lý giải là cảm xúc của nhân viên phần lớn bị chi phối bởi phản ứng của lãnh đạo trong giai đoạn khủng hoảng. Vì thế hãy luôn trấn an để họ tập trung hoàn thành tốt công việc.
Song song đó, có thể tận dụng khả năng hài hước để giúp nhân viên giải tỏa căng thẳng và cảm giác lạc lõng khi làm việc từ xa. Ví dụ, tạo một kênh #celebration trong Slack nơi họ có thể trao đổi sự kiện vui hay ý tưởng mới trong ngày. Thỉnh thoảng để các nhân viên chia sẻ về cách ứng phó với dịch tại nhà hay thậm chí, trổ tài làm món dalgona coffee để xoa dịu căng thẳng.
5. Tạo thêm một tầng hỗ trợ lẫn nhau giữa các nhân viên
Đáp ứng mọi nhu cầu của từng thành viên trong nhóm sẽ nhanh chóng làm cạn kiệt năng lực của bất kỳ nhà quản lý nào. Để giảm bớt trách nhiệm đó, hãy thực hiện chia cặp cho các nhân viên trong nhóm để mỗi cá nhân có thể liên hệ và hỗ trợ chéo lẫn nhau.
Mô hình lãnh đạo chung tay (shared leadership model) cho phép tạo ra một tầng hỗ trợ và bảo vệ lẫn nhau giữa các nhân viên nhằm chống lại sự cô lập cảm xúc khi làm việc tại nhà. Các quản lý nên yêu cầu các cặp nhân viên kiểm tra hàng ngày, đánh giá sức khỏe thể chất/tinh thần và mức độ gắn kết chung của thành viên được chia cặp cùng mình.
6. Động viên và hỗ trợ tinh thần nhân viên thường xuyên
Khi đột ngột chuyển đổi sang làm việc từ xa, các quản lý cần thấu hiểu nỗi lo lắng và bận tâm của nhân viên trong môi trường làm việc mới. Một số câu hỏi sau có thể giúp gợi ra thông tin quan trọng mà ít khi bạn được biết. Ví dụ:
- Bạn đang làm việc gì?
- Bạn cảm thấy như thế nào khi làm việc tại nhà?
- Bạn cần gì để cảm thấy được công ty hỗ trợ nhiều hơn?
- …
Các quản lý nên lắng nghe, đảm bảo rằng mình hiểu đúng vấn đề và đưa ra điều chỉnh phù hợp. Những trấn an kịp thời và cá nhân hóa cũng giúp tạo nhiều kết nối hơn với nhân viên. Từ đó, giúp team làm việc tại nhà có thêm động lực chấp nhận thách thức và tập trung hướng về mục tiêu chung.
Bài viết được thực hiện bởi Mỹ Hương, lấy cảm hứng từ bài viết của Timothy R. Clark đăng trên Havard Business Review.
Xem thêm:
[Bài viết] Vietnam Remote Workforce: Làm việc từ xa, đẩy lùi Corona
[Bài viết] Tại sao nhiều doanh nghiệp vẫn sống tốt trước COVID-19?