Sẽ thế nào nếu bạn tuân thủ mọi nguyên tắc quản lý thời gian phổ biến được chuyên gia đưa ra? Liệu thực sự chỉ bằng cách tận dụng hiệu quả hơn 24 giờ mỗi ngày, bạn sẽ đạt đến những thành tựu vượt trội?
Khảo sát công bố năm 2018 của hai giáo sư thuộc trường kinh doanh Harvard - Michael Porter và Nitin Nohria - với sự tham gia của 27 CEO đến từ các công ty có doanh thu trung bình hàng năm 13,1 tỷ đô la, đã giúp chúng ta hình dung cách quản lý thời gian hiệu quả để đem đến thành công.
Cụ thể, kết quả cho thấy các CEO làm việc trung bình 62,5 tiếng/tuần, với 9,7 tiếng mỗi ngày trong tuần, 3,9 tiếng mỗi ngày cuối tuần và 2,4 tiếng mỗi ngày nghỉ lễ. Đáng chú ý là:
- ¾ thời gian của họ đã được lên kế hoạch sẵn.
- Thời gian họ ngồi trong văn phòng xấp xỉ thời gian họ làm việc bên ngoài.
- Họ ưu tiên các cuộc gặp gỡ trực tiếp hơn các hình thức giao tiếp qua điện tử.
- Thời gian họ dành cho các buổi họp chiếm ¾ thời gian trong ngày.
- Thời gian họ dành cho bản thân không quá chênh lệch với thời gian cho công việc.
Để hiểu lý do cho việc này, hãy nhìn vào những ưu tiên và tư duy đằng sau của các CEO.
1. Ưu tiên cho các chiến lược trọng yếu
- 43% thời gian cho các hoạt động liên quan đến định hướng hay chiến lược quan trọng cần thảo luận trong cuộc họp cổ đông, ban ngành,…
- 36% dành cho các sự vụ phát sinh (cả trong và ngoài công ty) như sự cố trong sản phẩm, lỗ hổng an ninh mạng, thiên tai, khủng bố...
- 21% cho các công việc hàng ngày như kiểm tra thư, đọc báo cáo, gặp nhà đầu tư…
Điều này cũng giúp họ tránh phải tốn thời gian giải quyết những tiểu tiết phát sinh vì quản lý các nhiệm vụ lớn không hiệu quả.
Tuy nhiên một điều đáng lưu ý là các việc phát sinh cũng được CEO dành sự tập trung không kém (36% thời gian). Họ lý giải đây thường là những biến cố gây ra thiệt hại nặng nề, thậm chí dẫn đến sự sụp đổ của công ty nếu không giải quyết nhanh chóng và thấu đáo.
Có mặt lập tức và xử lý trực tiếp là cách tốt nhất để trấn an và vực dậy lòng tin cho cả nội bộ cùng các bên liên quan. Vì thế, các CEO luôn dành ra khoảng thời gian đáng kể để dự trù cho việc này.
Nếu chưa phải một CEO:
Bạn vẫn có thể ưu tiên thời gian cho việc lên kế hoạch và tạo dựng các mối quan hệ quan trọng giúp hiện thực hóa kế hoạch này.
Ngoài ra, hãy luôn giữ cho mình một khoảng thời gian trống để thường xuyên xem xét lại chất lượng công việc và kịp thời phát hiện, giải quyết các phát sinh có tiềm năng gây hậu quả lớn về sau.
2. Ưu tiên gặp mặt trực tiếp
Đó là lí do mà 60% thời gian giao tiếp họ dùng cách mặt đối mặt. Điện thoại và các hình thức liên lạc qua điện tử khác lần lượt chỉ chiếm 15 và 24%.
Thực chất, không chỉ ưu tiên gặp gỡ trực tiếp, CEO còn giảm thiểu tối đa hình thức trao đổi email. Họ nói rằng thư điện tử thường khiến công việc bị gián đoạn và kéo dài thời gian xử lý những nhiệm vụ quan trọng.
Lý do là đa số các email tới hòm thư không cần CEO trực tiếp giải quyết và việc liên lạc bằng email cũng dễ dẫn đến hiểu lầm trong giao tiếp. Kết quả đều là giảm năng suất làm việc.
Nếu chưa phải CEO:
Bạn vẫn nên tìm cách hiệu quả nhất để truyền đạt các nội dung quan trọng: mặt đối mặt. Và luôn chắc chắn mình có được sự xác nhận của đối phương cho những vấn đề đã thảo luận ngay lần trao đổi đầu tiên.
Ban đầu dĩ nhiên sẽ khá tốn thời gian nhưng càng về sau, bạn sẽ càng cảm ơn bản thân vì mọi thứ đã được giao tiếp rõ ràng, tránh cho bạn phải "dọn rác" về sau khi đang bận rộn với hàng núi công việc.
3. Ưu tiên giao tiếp với nội bộ
Dành 70% thời gian cho giao tiếp với nhân viên, thay vì đối tác hay nhà đầu tư là một con số khá bất ngờ khi xem xét kết quả khảo sát. Nhưng dĩ nhiên các CEO có lý do cho việc này.
Thứ tự ưu tiên giao tiếp trong doanh nghiệp của họ lần lượt là các quản lý cấp cao, quản lý cấp trung và nhân viên.
Với các quản lý cấp trung, thời gian giao tiếp chiếm khoảng 32% tổng thời gian làm việc của CEO với nội bộ.
Lý do là nhóm lãnh đạo này quản lý trực tiếp cũng như nắm rõ nhất tình hình hiện thực hóa các chiến lược. Đồng nghĩa họ là mấu chốt tạo nên chất lượng cho những hoạt động thực thi. Bên cạnh đó, họ cũng là những ứng viên thay thế vị trí quản lý cấp cao và song hành với CEO sau này.
Tuy nhiên một điều đáng chú ý là dù bận rộn, CEO vẫn dành 10% tổng thời gian làm việc cho các nhân viên cấp thấp. Việc này giúp họ thu thập những thông tin đáng tin cậy về hoạt động bên trong doanh nghiệp, cũng là cách để giám sát tính hiệu quả thực sự của những gì được báo cáo.
Một số CEO thu thập tình hình bằng cách tham gia các hoạt động như ăn trưa định kỳ, thăm nhà máy đột xuất, tổ chức các chuyến dã ngoại cùng khách hàng và đối tác. Các CEO khác tận dụng sự tương tác nhóm để tăng cường các cuộc hội thoại cởi mở và chân thực với phần lớn nhân viên.
Nếu chưa phải CEO:
Dĩ nhiên bạn sẽ chưa biết được ai 'đóng vai trò' là các quản lý cấp cao, cấp trung hay nhân viên của mình. Do đó, bạn cần mất thêm thời gian xác định vai trò của những đồng nghiệp, đối tác để biết họ hỗ trợ được gì cho con đường phát triển của bản thân.
Ngoài tập trung tạo mối liên kết chặt chẽ và hợp tác hiệu quả với những người 'đóng vai trò' trụ cột trong sự nghiệp và cuộc sống của mình, hãy luôn tìm kiếm những cá nhân uy tín để thường xuyên nhận được sự đánh giá, góp ý hữu ích.
4. Giữ cho các cuộc họp càng ngắn càng tốt
Dĩ nhiên với việc ưu tiên trò chuyện trực tiếp, CEO phải thường xuyên trải qua các cuộc họp. Và đó luôn là những lịch trình dày đặc (thường chiếm 72% tổng thời gian làm việc của CEO) với những đối tượng cùng mục đích khác nhau.
Cố gắng giữ thời gian họp càng ngắn càng tốt là bí quyết để CEO giải quyết công việc hiệu quả. Họ thực hiện điều này bằng cách:
- Chỉ tham dự những buổi họp thật sự cần thiết và nán lại trao đổi những chi tiết thật sự quan trọng.
- Bắt buộc người tham dự nắm rõ những điểm cần thảo luận và chuẩn bị kĩ lưỡng trước cuộc họp.
- Chọn số lượng người tham dự ít hơn. Ưu tiên cuộc họp 1-1 (42% thời gian), tiếp đến là họp nhóm 6 người (21% số cuộc họp) và hạn chế tối đa họp toàn thể công ty.
Khá nhiều CEO được khảo sát cho biết các cuộc họp 1 tiếng thực chất có thể cắt xuống tầm 15 đến 30 phút. “Nếu nhân viên có hỏi xin cho 1 tiếng đồng hồ để họp, hãy cắt xuống một nửa” là chia sẻ của một CEO để làm việc hiệu quả hơn.
Ngoài ra, một lý do lớn giúp CEO giữ hiệu quả cho các cuộc họp là đảm bảo cho bản thân có thời gian một mình. Trung bình họ dành khoảng 28% thời gian làm việc để nạp lại năng lượng và suy ngẫm.
Nhiều CEO gợi ý cách tốt nhất để làm việc này là rời khỏi văn phòng và dạo chơi ngoài trời. Nhưng tuyệt đối, không nên đi cùng các tốp nhân viên hay đối tác trong khoảng thời gian này để đảm bảo có một khoảng thở thực sự cho bản thân.
Nếu chưa phải CEO:
Bạn sẽ khó lòng quyết định được độ dài cuộc họp, nhưng nắm bắt những vấn đề thảo luận chính và có sự chuẩn bị kĩ càng sẽ giúp bạn giảm tối đa thời gian thừa trong phòng họp.
Ngoài ra, là một người xung phong đề xuất các ý kiến trong buổi họp cũng giúp bạn có lợi thế hơn trong việc thuyết phục cũng như tạo ấn tượng với lãnh đạo. Nhiều khi, sự năng nổ của bạn cũng thúc đẩy cuộc họp nhanh chóng kết thúc và cả nhóm sẽ có thêm thời gian tập trung cho nhiều việc khác.
5. Thời gian cho bản thân tương đương thời gian cho công việc
Cuộc sống của một CEO đòi hỏi tinh thần và thể chất tốt. Các hoạt động duy trì cuộc sống bình thường giúp các CEO có cơ sở và khả năng tham gia công tác với đồng nghiệp và đối tác tốt hơn. Vì thế họ thường đặt giới hạn cho công việc của mình để có thời gian giữ sức khỏe và quan tâm tới gia đình bạn bè.
Nếu chưa phải CEO:
Bạn cũng sẽ có những sở thích cá nhân mình muốn đeo đuổi. Hãy giữ cho cuộc sống luôn vận động và tươi mới để duy trì được nguồn năng lượng tích cực khi quay lại công việc.
Kết luận
“Bạn phải là người chủ động quản lý thời gian của mình. Đừng để nó trở thành một quá trình phản ứng lại.” - Theo Michael Porter và Nitin Nohria.
Bạn đã được chứng minh việc kỷ luật tuân thủ những nguyên tắc quản lý thời gian đã giúp các CEO trở thành những người dẫn đầu như thế nào. Hãy áp dụng cho cuộc sống của mình và duy trì đến cùng. Chúng tôi mong bạn sẽ thành công.
Bài viết được lấy cảm hứng từ nghiên cứu của Michael Porter và Nitin Nohria đăng trên Harvard Business Review. Các hình ảnh trong bài cũng được trích từ nghiên cứu trên.