Trong rất nhiều phương pháp rèn luyện tính tập trung, phương pháp quản lý thời gian Pomodoro là một gợi ý phổ biến. Phương pháp này cũng được giới thiệu nhiều lần trên Vietcetera với những đánh giá khá cao.
Vì thế, tôi đã quyết tâm thực nghiệm Pomodoro trong 1 tuần và ghi chú lại cách phương pháp này thay đổi năng suất của mình.
Khả năng tập trung và chất lượng công việc của tôi đã thực sự nâng cao. Tuy nhiên, để áp dụng và thực hành thuần thục thì không đơn giản.
1. Phương pháp quản lý thời gian Pomodoro là gì?
Pomodoro là phương pháp quản lý thời gian do Francesco Cirillo phát triển. Phương pháp này giúp nâng cao hiệu suất bằng cách kết hợp giữa những khoảng làm việc tập trung liên tục và các quãng nghỉ ngắn.
Tóm lại, Pomodoro được chia làm các bước như sau:
- Liệt kê công việc mình sẽ làm.
- Đặt thời gian, thông thường là 25 phút để làm việc.
- Làm việc đến khi hết 25 phút.
- Nghỉ giải lao 5 phút.
- Sau 4 lần nghỉ ngắn thì nghỉ dài 10 phút.
Một vài lưu ý khác:
- Nếu bạn xong việc trước khi Pomodoro kết thúc, hãy dùng thời gian còn lại để kiểm tra công việc đến khi hết giờ.
- Khi giải lao, bạn cần nghỉ thực sự. Không dùng điện thoại, máy tính vì những việc này sẽ khiến não bạn hoạt động và thêm mệt mỏi.
2. Tôi đã áp dụng Pomodoro vào ngày làm việc như thế nào?
Khi bắt đầu Pomodoro, tôi đặt mục tiêu hoàn thành công việc trước deadline một ngày. Tôi muốn kiểm tra thành phẩm cẩn thận trước khi gửi và cũng để khách hàng có thời gian xem xét kĩ hơn.
Tôi bắt đầu điều chỉnh lại nhịp sinh hoạt: Làm việc từ 9h30 tới 12h, nghỉ ăn trưa 1 tiếng và tập trung làm việc tới 5h chiều, sau đó nghỉ một khoảng dài.
Tính ra, tôi làm việc gần 7 tiếng, nhưng mỗi buổi tối vẫn dành hơn 1 tiếng kiểm tra các công việc không cần động não nhiều.
Những trở ngại ban đầu khi áp dụng Pomodoro
Ngày đầu tiên: Do tính chất công việc nên tôi phải mở mạng xã hội thường xuyên. Vừa kiểm tra số liệu Facebook được 10 phút, tôi “tiện tay” lướt News Feed và xem YouTube 20 phút.
Sau đó, tôi không thể tập trung tiếp tục công việc và mãi tới tối muộn mới xong. Tôi cảm thấy mệt mỏi, hiệu quả làm việc cũng giảm sút.
Ngày thứ hai: Tôi gặp vấn đề với việc nghỉ 5 phút. Khi đang vào đà tập trung, tôi chỉ muốn làm cho xong. Sau hai lần bỏ phiên nghỉ, tôi thấy mỏi mắt và đau đầu nên quyết định giải lao.
Đó là lúc tôi phạm phải sai lầm tiếp theo: tôi dành thời gian nghỉ để xem Facebook. Việc này không thực sự là nghỉ ngơi vì não tôi vẫn phải hoạt động trong suốt lúc đó. Hậu quả là tôi còn cảm thấy mệt mỏi và mất động lực hơn khi bước vào phiên làm việc kế tiếp.
Khắc phục các trở ngại này thế nào?
Rất nhiều người gặp phải vấn đề như tôi, điển hình là Mike Vardy, nhà sáng lập trang web Productivityist. Anh chia sẻ Pomodoro chỉ cho phép làm việc tối đa 25 phút, trong khi những việc quan trọng anh muốn hoàn thành đòi hỏi sự tập trung nghiên cứu và đầu tư nhiều giờ.
Để giải quyết vấn đề này, Mike chia các đầu việc lớn thành những công việc nhỏ, có thể giải quyết trong 25 phút.
Như bạn cũng thấy trong lịch làm việc ở trên, các đầu việc của tôi cũng thuộc dạng “ngốn” rất nhiều thời gian và chất xám. Vì thế tôi đã thử áp dụng cách giải quyết của Mike, thay vì “viết một bài báo”, tôi chia thành các mục:
- Lập dàn ý
- Gửi dàn ý cho người kiểm duyệt
- Tìm kiếm hình ảnh
- Viết bài khi dàn ý được duyệt
Với danh sách như trên, tôi cảm thấy mình hoàn thành được nhiều việc và có động lực hơn.
Ngoài ra, nhận thức được mình đang gặp vấn đề với việc kỉ luật, nên từ ngày thứ 3 tôi đã “siết” lại bản thân và tuân thủ đúng các quy tắc của Pomodoro. Công việc của tôi từ đó trở nên suôn sẻ và năng suất ngày càng đi lên.
3. Hiệu suất làm việc sau 1 tuần áp dụng Pomodoro
Trong 1 tuần thực hành, cuối mỗi ngày, tôi đều tự nhìn nhận những gì đã làm được. Tôi thấy háo hức về việc lên kế hoạch và nghiệm thu xem mình đã hoàn thành được bao nhiêu % mục tiêu.
Danh sách việc cần làm của tôi được giải quyết nhanh hơn. Đồng thời tôi có thể đo lường thời gian hoàn thành các đầu việc cụ thể, từ đó ước lượng được khả năng của bản thân để đề ra deadline phù hợp hơn.
Đồng nghiệp và khách hàng của tôi đều ấn tượng vì deadline luôn được hoàn thành đúng hạn. Họ cũng hài lòng vì kết quả không phải thay đổi quá nhiều. Nếu có chỉnh sửa, hai bên đều góp ý và ghi nhận với thái độ tích cực, tạo cảm giác thoải mái khi hợp tác.
4. Giải đáp những thắc mắc thường gặp về Pomodoro
“Phải làm gì khi xảy ra yếu tố khách quan, khiến tôi không thể tiếp tục công việc?”
Tôi chưa trải qua tình huống này. Nhưng khi tham khảo vài nơi, tôi gặp được chia sẻ của Jon Sonmez trên trang Simple Programmer như thế này:
Bạn không thể cứ ngồi và chờ đợi. Hãy làm một việc khác. Nếu bạn gặp tình huống khẩn cấp, hãy xử lý việc đó trước thay vì cứng nhắc tuân theo phương pháp.
Ngoài ra, bạn cũng có thể dành thời gian brainstorming (động não) về công việc đang bị gián đoạn, bởi hiếm có công việc nào chỉ có mải miết làm mà không cần phải suy nghĩ.
“Pomodoro liệu có dành cho tất cả mọi người?”
Phương pháp này giúp não bộ nghỉ ngơi và từ đó tạo ra nhiều ý tưởng sáng tạo hơn. Tôi có cảm giác như tham gia giao thông gặp toàn đèn xanh, khi các suy nghĩ mới mẻ đến với mình nhanh chóng hơn. Dù bạn là ai, tôi nghĩ cũng nên thử nghiệm phương pháp này để cải thiện tốc độ và tính sáng tạo cho ngày làm việc của mình.
“Tôi gần như không thể kiểm soát sự gián đoạn bởi tính chất công việc đòi hỏi phải liên lạc thường xuyên!”
Thực tế, Pomodoro chỉ là một "cái cớ" để quản lý thời gian. Đối với tôi, nếu sự gián đoạn không quá khẩn cấp thì điều tệ nhất cũng chỉ là một ai đó hoặc một việc gì đó chờ đợi tôi 25 phút. Tuy nhiên, nếu bạn là người phải giao tiếp nhiều, hãy lựa chọn những khung giờ trong ngày bạn biết mình không thường phải tiếp những cuộc trao đổi quan trọng để thực hành.
“Liệu có phải ngày nào cũng phải duy trì Pomodoro không? Có những ngày tôi thật sự không có nhiều việc phải làm.”
Tôi không áp dụng Pomodoro hàng ngày mà chỉ dùng khi có ít tác nhân bên ngoài ảnh hưởng, với danh mục công việc có thể làm nhanh.
Đặt trường hợp là bạn, tôi vẫn sẽ dùng Pomodoro để kết thúc sớm công việc. Lúc đó khoảng thời gian còn lại tôi sẽ được toàn quyền thư giãn mà không gặp bất kỳ lăn tăn nào.
“Dùng ứng dụng nào để tính toán thời gian làm việc?”
Bạn có thể dùng app Tomato One, Tomato Timer, hoặc đơn giản là dùng đồng hồ bấm giờ trên điện thoại. Hiện tại tôi sử dụng Tomato One.
5. Tóm lại là, trước khi áp dụng phương pháp này, bạn nên chuẩn bị gì?
Điều quan trọng nhất là tính kỷ luật. Mọi phương pháp đều vô nghĩa nếu bạn nuông chiều sự lười biếng của mình.
Thứ hai, bạn cần xác định khối lượng, tính chất công việc để phân bổ hợp lý.
Thứ ba, chọn thời điểm ít bị gián đoạn nhất để thực hành cũng sẽ giúp bạn giảm bớt sự xao nhãng.
Cuối cùng là hãy linh hoạt với Pomodoro. Đừng nản chí khi thời gian đầu thực hành, bạn không thể làm đúng. Điều gì cũng cần có thời gian. Nếu bạn không thể thực hiện phương pháp, ít nhất bạn cũng đã thử để biết cách làm việc nào chưa phù hợp với nhu cầu bản thân.
Hình ảnh trong bài được thực hiện bởi Thanh Trúc.