Vài tháng trước, cộng đồng đọc sách mà tôi tham gia tổ chức một sự kiện “pop-up” có chủ đề về hiệu quả công việc. Ban tổ chức muốn tôi mở đầu bằng 3 phút chia sẻ ngắn. Trong vài ngày sau khi nhận lời, đầu tôi cứ lởn vởn câu hỏi: “Hiệu quả công việc là gì?”
Dù đã có rất nhiều định nghĩa và vô số tác giả nói về các cách để tăng hiệu quả công việc, nhưng dường như chưa có một “công thức” nào có thể đem ra áp dụng cho nhiều lĩnh vực khác nhau.
Với tôi, hiệu quả công việc là giá trị mà chúng ta tạo ra cho công ty, nhóm làm việc, cho bản thân mình hoặc cho xã hội trong một khoảng thời gian nhất định. Từ định nghĩa này, tôi nhìn lại quá trình phát triển trong công việc của mình và thấy rằng hiệu quả công việc có thể được bóc tách ra thành 3 yếu tố như sau.
Hiệu quả công việc là phép nhân của 3 yếu tố
HQCV = Thời lượng x Năng suất x Tầm quan trọng
Trong đó, thời lượng là tổng số giờ mà bạn bỏ ra cho một đầu việc. Năng suất là lượng kết quả bạn có thể tạo ra từ số giờ đã tiêu tốn. Năng suất cao hay thấp phụ thuộc vào kinh nghiệm, môi trường, khả năng tập trung, sự hứng thú và thậm chí là cả năng khiếu của bạn.
Tầm quan trọng là mức độ ưu tiên, sức ảnh hưởng của đầu việc bạn đang làm so với cả khối lượng công việc chung của cả team, hay công ty. Nó phụ thuộc nhiều vào bối cảnh của công ty và thị trường. Bên dưới là một vài tiêu chí giúp bạn xác định xem một đầu việc nào đó quan trọng đến đâu:
- Nếu bạn không làm đầu việc đó, hiệu quả công việc của cả công ty hoặc hay nhóm làm việc của bạn có ảnh hưởng gì đáng kể không?
- Cộng sự, khách hàng hay cấp trên của bạn có thật sự chờ đợi bạn hoàn thành đầu việc đó hay không? Mọi người có cùng đồng ý về tầm quan trọng của đầu việc đó?
- Giá trị tạo ra từ đầu việc đó có phải một giá trị dài hạn, được nhân lên qua thời gian, hay chỉ tạo ra hiệu quả một lần?
Khi công việc không đạt được sự hiệu quả như mong muốn, ta thường cho rằng mình chưa đủ chăm chỉ, hay chưa đủ năng suất. Nhưng chỉ cần 2 yếu tố ấy thôi là chưa đủ. Bởi nếu ngay từ đầu, bạn chọn làm một đầu việc "vô nghĩa" (tầm quan trọng = 0) thì dù có đổ ra bao nhiêu công sức thì kết quả cũng không được đón nhận tương xứng. Nó cũng giống như việc bạn nhân bất kỳ số nào với 0 thì kết quả cũng bằng 0.
Thay đổi điều gì để hiệu quả công việc như ý?
Trong rất nhiều hoàn cảnh, tăng cường thời lượng là yếu tố đầu tiên được sử dụng tới để tăng hiệu quả công việc. Từ quan sát cá nhân, tôi thấy chúng ta có thể làm việc đâu đó từ 5h/ngày cho tới 15h/ngày. Như vậy, thời lượng có thể gia tăng đâu đó nhiều nhất là 3 lần.
Tuy nhiên, tăng cường thời lượng không phải là một chiến thuật đường dài. Khi dành quá nhiều thời gian cho công việc, sức khỏe tinh thần và cuộc sống của bạn sẽ bị ảnh hưởng. Ngoài ra phải kể đến sự sụt giảm về năng suất, dẫn đến hiệu quả công việc không tăng lên là mấy.
Và chính vì thời gian là một nguồn tài nguyên hữu hạn như thế, nên hầu hết mọi người đều tìm cách gia tăng năng suất. Có những công việc, ngành nghề mà khi càng tăng năng suất thì hiệu quả công việc càng lớn, có thể là 2x, 10x hoặc thậm chí 100x.
Rất nhiều sách, podcast, hội thảo xoay quanh chủ đề này, khuyên chúng ta sử dụng Pomodoro, viết checklist, bỏ mạng xã hội, vân vân. Thế nên tôi nghĩ mình không cần nói nhiều về các phương pháp nữa. Thay vào đó có một vài điểm chúng ta nên chú ý.
Một là, vài mẹo hay có thể giúp đẩy cao năng suất trong thời gian ngắn, nhưng nhìn chung cải thiện năng suất một cách lâu dài và liên tục đòi hỏi tính kỷ luật và cam kết.
Hai là, những kỹ thuật tăng năng suất không phải là “viên đạn bạc” giải quyết triệt để vấn đề hiệu quả công việc. Đó là vì làm việc với năng suất cao vẫn có khả năng tạo ra hiệu quả rất thấp, nếu bản thân các đầu việc không có tầm quan trọng. Tỷ lệ đòn bẩy của tầm quan trọng công việc đối với hiệu quả của công việc có thể dao động từ 0 đến vô hạn.
Nhắm tới gia tăng hiệu quả công việc bằng yếu tố tầm quan trọng, nghĩa là chúng ta có ý thức hơn về giá trị của những đầu việc và dự án mình đang làm. Trong đa số hoàn cảnh công việc, sự thay đổi này đòi hỏi đồng thuận từ quản lý và các cộng sự, đơn giản bởi vì mỗi người sẽ có đánh giá khác nhau về việc nào quan trọng, việc nào không.
Vài câu hỏi giúp bạn nhận thức và cải thiện hiệu quả công việc
- Hiệu quả công việc của bạn có được cải thiện trong 6 tháng vừa rồi? Trong năm vừa rồi? Bạn đã tăng cường yếu tố nào trong 3 yếu tố thời lượng, năng suất và tầm quan trọng?
- Tỷ lệ đòn bẩy của bạn với yếu tố đó là gì? Bạn có thể tăng thêm 10%, 20%, 50% hay 2x, 10x cao hơn với chiến lược hiện tại hay không? Sự gia tăng đó có đủ với nhu cầu của bạn không?
- Chiến lược hiện tại của bạn để cải thiện hiệu quả công việc có bền vững không? Có hại với sức khoẻ và cân bằng cuộc sống của bạn không?
- Có yếu tố nào trong 3 yếu tố, nhất là năng suất và tầm quan trọng, mà bạn chưa thử đánh giá không? Tỷ lệ đòn bẩy có thể có là bao nhiêu?
Kết
Như bạn đã thấy, suy nghĩ về hiệu quả công việc đã khiến tôi đặt câu hỏi về tầm quan trọng, hay giá trị của chính những đầu việc tôi đang làm. Nhưng đôi khi, khi đặt câu hỏi “cái gì quan trọng nhất?” tôi lại tìm thấy câu trả lời nằm bên ngoài công việc.
Cái gì mới thật sự quan trọng? Đôi khi, đó là dành thời gian chơi với con cái, là thể hiện sự quan tâm và tin tưởng với người bạn đời, đó là một cuộc điện thoại gọi cho cha mẹ. Đôi khi, đó là liên lạc lại với những người bạn cũ, là dành làm những công việc hướng tới cộng đồng. Và cũng đôi khi, đó là dành thời gian chăm sóc bản thân mình.
Mỗi người chúng ta có một hành trình riêng để trở thành một con người “hiệu quả” hơn và đang ở những chặng khác nhau trên hành trình ấy. Một vài phương pháp đang có tác dụng tốt với tôi có thể không giúp được bạn, và ngược lại. Điều quan trọng là chúng ta nhận thức về chiến lược của chính mình để chủ động điều chỉnh.