Làm cách nào sở hữu một bản đề xuất (proposal) đầy sức thuyết phục?
Chị Mai Anh - Country Manager của PR Newswire Vietnam đã chia sẻ với Vietcetera về các tiêu chuẩn cho một bản thuyết trình xuất sắc, dựa trên những nguyên tắc bán hàng chị tâm đắc.
Ngày nay có rất nhiều hoạt động phải thực hiện xây dựng tài liệu thuyết trình, dù bạn đang là đối tượng đi học hay đã đi làm.
Việc thực hiện một bản đề xuất nhằm trình bày ý tưởng, hành động và kế hoạch, dự trù kinh phí gần như là hành động bắt buộc để có được sự đồng thuận, một cái gật đầu từ đồng nghiệp, cấp trên, đối tác và nhà đầu tư.
Vậy những điều gì cần ghi nhớ để có một bản đề xuất đạt chuẩn? Hãy cùng theo dõi các bước dưới đây.
1. Tại sao phải đầu tư cho việc tạo lập một bản đề xuất?
Viết một bản đề xuất tốt là kỹ năng then chốt trong nhiều ngành nghề, từ trường học đến quản lý kinh doanh.
Mục tiêu của một đề xuất (proposal) là để có được sự hỗ trợ cho kế hoạch của bạn bằng cách thông báo cho những người thích hợp. Ý tưởng hoặc đề xuất của bạn có nhiều khả năng được chấp thuận nếu bạn có thể truyền đạt chúng một cách rõ ràng, ngắn gọn, hấp dẫn.
Tóm lại, lý do bạn phải có và đầu tư thật kĩ cho một bản đề xuất là:
- Bạn đưa ra được kế hoạch và dự đoán thực tế nhất.
- Bạn nhìn được hướng đi và cấu trúc thực hiện dự án.
- Bạn xác định được điểm mạnh và điểm yếu của chính mình.
- Người xem hiểu được dự án của bạn có đi đúng hướng hay không.
- Đây là cách rõ ràng và hiệu quả để đạt mục tiêu thuyết phục đối phương.
2. Những sai lầm cơ bản hay mắc phải trong bản đề xuất?
Trong quá trình quan sát, đây là những lỗi cơ bản mà đa số các bản đề xuất mắc phải:
- Lỗi chính tả, ngữ pháp và lạm dụng biệt ngữ.
- Liệt kê các tính năng thay vì nói về lợi ích.
- Nói nhiều về vấn đề hơn là giải pháp.
- Trình bày không tập trung vào nội dung mà đối tượng theo dõi quan tâm.
- Chỉ nói về bản thân bạn hay dự án của bạn.
3. Các bước để tạo lập một bản đề xuất tuyệt vời?
Bước 1: Xác định đúng đối tượng
Hãy chắc chắn rằng bạn biết về khán giả của mình và những gì họ có thể đã biết hoặc chưa biết về chủ đề này trước khi bắt đầu viết. Điều này sẽ giúp bạn tập trung ý tưởng và trình bày chúng theo cách hiệu quả nhất.
Trước khi bắt tay vào viết hãy trả lời các câu hỏi: Ai sẽ đọc đề xuất của bạn? Mức độ quen thuộc với chủ đề của bạn như thế nào? Bạn muốn khán giả được gì từ bản đề xuất? Bạn cần cung cấp gì cho độc giả để họ có thể đưa ra quyết định mà bạn mong muốn?...
Bước 2: Xác lập mục tiêu cụ thể
Việc này rất quan trọng để giải thích những gì tổ chức của bạn hay cá nhân bạn dự định làm về vấn đề được nêu. Hãy viết thật rõ ràng những gì bạn hy vọng sẽ đạt được với dự án (mục tiêu) và xác lập các kết quả cụ thể (cụ thể hóa mục tiêu) cho nó.
Hãy nghĩ về các mục tiêu là kết quả chung và cụ thể hóa mục tiêu là các bước bạn sẽ thực hiện để đạt được các kết quả đó.
Bước 3: Thiết kế các chiến lược, phương pháp hoặc chương trình thật rõ ràng
Bạn sẽ cần cung cấp một mô hình logic trong phần này để giải thích cách các phần trong đề xuất của bạn phối hợp với nhau nhằm đạt được mục tiêu bạn hy vọng.
Hãy thể hiện càng chi tiết càng tốt và đặc biệt, sử dụng đồ họa trực quan để làm rõ các mốc thời gian, các đầu việc cùng bộ phận/cá nhân đảm nhiệm chúng và mối liên hệ giữa các công việc.
Bước 4: Xác lập cách đánh giá
Bạn sẽ đánh giá thành tích (kết quả) của dự án như thế nào? Các nhà tài trợ muốn biết rằng sự đồng ý của họ sẽ đem lại kết quả cụ thể gì và liệu nó có đạt thành tích như dự kiến hay không.
Vì vậy, việc bạn có được cách đánh giá kết quả tối ưu giữ vai trò đặc biệt quan trọng trong việc nhận được sự gật đầu từ đối phương.
Bước 5: Liệt kê ngân sách dự kiến
Dự án của bạn sẽ có giá bao nhiêu? Đính kèm một ngân sách ngắn và đặc biệt, phải thực tế về chi phí và thu nhập dự kiến. Đây cũng là một phần rất quan trọng để nâng cao sức thuyết phục của đề xuất.
Bước 6: Kết thúc bằng các tóm tắt đúng trọng tâm
Tổng hợp và gói gọn các đề xuất để người xem ghi nhớ, phê duyệt và thực hiện. Bước này sẽ càng quan trọng nếu bài thuyết trình của bạn càng bàn luận nhiều chủ đề mới hay mang tính phức tạp.
Bước 7: Edit, edit và edit
Hãy tỉ mỉ trong việc viết, chỉnh sửa và thiết kế đề xuất. Hãy đặt 2 tiêu chí rõ ràng và súc tích lên hàng đầu khi thực hiện điều này. Ngoài ra để hiệu quả hơn, bạn có thể yêu cầu người khác cho nhận xét và chỉnh sửa trước khi thuyết trình trước đám đông.
4. Các công cụ thiết kế bản đề xuất tiện lợi cho người bận rộn
Bản thân tôi thường sử dụng Canva cho các bài thuyết trình của mình bởi tính nhanh chóng, tiện lợi cùng giao diện đẹp. Ngoài ra, với mức giá bản quyền khá rẻ, đây cũng là sự đầu tư thích hợp nếu bạn có nhu cầu thiết kế chuyên sâu hơn. Hiện Canva đã có thêm tính năng xuất ra dạng Microsoft Powerpoint, nên sẽ khá tiện dụng để sử dụng trong nhiều mục đích khác nhau.
Ngoài ra, để bài thuyết trình thêm sinh động thì tôi còn chuyển chúng thành các dạng video và lồng nhạc kèm thuyết minh. Các phần mềm tiện dụng để làm việc này là Quik, Mojo, iMovie hay Premiere Rush.
Hãy đảm bảo bài thuyết trình hấp dẫn cũng như được tổ chức tốt và hữu ích đối với người xem, người nghe, bạn sẽ dễ dàng nhận được sự đồng thuận cho những ý tưởng của mình.
Chúc các bạn thành công!
Lê Mai Anh là Giám đốc quốc gia PR Newswire Việt Nam (Đơn vị truyền tải tin tức quốc tế thuộc tập đoàn CISION – Mỹ). Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong mảng truyền thông và quan hệ báo chí, cô đã từng tư vấn và làm việc với nhiều tập đoàn lớn trong và ngoài nước ở các mảng viễn thông, du lịch, khách sạn, F&B, công nghệ và start-up. Hiện tại cô là đồng chủ tịch của Hiệp hội VNPR (mạng lưới những người làm nghề QHCC tại Việt Nam) và Core member của Startup Elite – Pitching for Success.
Trước đó, cô là Giám đốc quản lý truyền thông của Hãng tin Reuters, quản lý các thị trường: Việt Nam, Lào, Campuchia, Myanmar và Philippines. Cô vinh dự nhận giải thưởng Diamond – ASEAN PR Excellence Awards vào năm 2019.