Nếu luôn băn khoăn tại sao nhiều người làm việc hiệu quả hơn dù có cùng 24 giờ trong ngày, thì đây là bài viết dành cho bạn.
Tracy, một tay viết có kinh nghiệm của Vietcetera đã dành thời gian để thử nghiệm các phương pháp ưu tiên đầu việc và chia sẻ lại trải nghiệm của mình. Tùy thuộc trường hợp cụ thể, bạn sẽ biết nên ưu tiên công việc thế nào để đem lại hiệu quả cao nhất trong dài hạn.
Bạn có một buổi thuyết trình vào ngày mai? Cần ôn IELTS cho kỳ thi vào 6 tháng tới? Trả lời email của giáo viên hay gọi điện cho bố mẹ vì đã lâu chưa về thăm nhà?
Có nhiều thời điểm, tất cả mọi việc dồn đến cùng một lúc. Bạn thấy việc gì cũng quan trọng, việc gì cũng muốn thực hiện ngay. Nhưng rõ ràng điều này là phi thực tế.
Trước khi bắt tay làm bất cứ việc gì, hãy dành một chút thời gian để phân loại và xác định mức độ ưu tiên cho từng đầu việc.
Bài viết này sẽ giới thiệu 6 phương pháp giúp bạn nhận diện những những công việc quan trọng và cấp bách để thực hiện.
Phương pháp 1. Sử dụng ma trận ưu tiên
Mô hình này được giới thiệu bởi Stephen Covey, tác giả cuốn sách “7 thói quen của bạn trẻ thành đạt”. Ma trận này dựa trên 2 yếu tố: mức độ quan trọng và mức độ khẩn cấp.
Việc quan trọng: là những nhiệm vụ đem lại giá trị lớn cho bạn trong cả ngắn và dài hạn. Ví dụ: lên kế hoạch truyền thông để gửi cho khách hàng hay phát triển kế hoạch kiểm soát chi tiêu trong dài hạn.
Việc khẩn cấp: là những thứ phải hoàn thành ngay, thường là do áp lực deadline hay có liên quan đến tiến độ làm việc của những người hay bộ phận khác.
Bằng việc sắp xếp tất cả các nhiệm vụ vào 4 phần trên ma trận, bạn sẽ nhìn nhận rõ việc gì thực sự quan trọng và việc gì có thể đợi làm sau.
- Ô số 1 – Khẩn cấp và Quan trọng: hãy tập trung giải quyết ngay để không bị áp lực bởi deadline.
- Ô số 2 – Không khẩn cấp và Quan trọng: đây là những việc không nhất thiết phải làm ngay, nhưng sẽ góp phần thực hiện một mục tiêu lớn trong tương lai, thường sẽ đem lại nhiều giá trị khi bạn hoàn thành. Vì vậy, hãy lên kế hoạch làm những việc này vào những ngày tiếp theo.
- Ô số 3 – Khẩn cấp và Không quan trọng: thực chất đây là những việc làm cũng được, không làm cũng không sao. Thế nhưng, bạn thường cảm thấy yên tâm và hài lòng hơn nếu như thực hiện. Lúc này, có thể áp dụng quy tắc 2 phút, việc gì có thể hoàn thành trong 2 phút thì làm ngay.
- Ô số 4 – Không khẩn cấp và Không quan trọng: loại bỏ ngay việc này khỏi danh sách công việc, vì những việc này chỉ tốn thời gian và không đem lại giá trị cho bạn.
Phương pháp 2: Đánh số thứ tự ưu tiên cho từng đầu việc
Bạn đã sắp xếp tất cả nhiệm vụ của mình vào ma trận phía trên, nhưng chuyện gì xảy ra nếu như ô số 1 gồm hàng loạt những việc vừa khẩn cấp, vừa quan trọng?
Lúc này, hãy đánh số thứ tự cho từng đầu việc. Giả sử, bạn có 10 nhiệm vụ, hãy bình tĩnh suy nghĩ và đánh số thứ tự từ 1 đến 10 theo mức độ ưu tiên giảm dần. Bằng cách này, bạn sẽ biết mình cần bắt đầu từ đâu.
Ví dụ, ngay lúc này bạn có 3 đầu việc:
- Hoàn thành bộ hồ sơ xin việc
- Chuẩn bị cho bài thuyết trình ngày mai
- Trả lời email của giáo viên
Lúc này, tiếp tục “cân đo” từng nhiệm vụ theo mức độ khẩn cấp, mức độ quan trọng và thời gian dự tính để hoàn thành xong từng đầu việc đó.
Bài thuyết trình cần ngay ngày mai; trong khi deadline nộp hồ sơ xin việc là 3 ngày tới; email của giáo viên cũng cần trả lời ngay, nhưng lại không tốn quá nhiều thời gian để hoàn thành. Vậy ta có thể đánh số thứ tự như sau:
1. Trả lời email của giáo viên
2. Chuẩn bị cho bài thuyết trình ngày mai
3. Hoàn thành bộ hồ sơ xin việc
Những phần mềm giúp quản lý đầu việc như Trello, MeisterTask,… là công cụ hiệu quả, bởi thay vì đánh số, bạn có thể kéo – thả từng nhiệm vụ theo đúng thứ tự ưu tiên mà mình mong muốn.
Phương pháp 3. Cập nhật danh sách ưu tiên từng ngày
Phương pháp số 2 sẽ hiệu quả nếu như bạn không liên tục có thêm những nhiệm vụ mới. Thế nhưng, nếu mỗi ngày đi làm, đi học bạn lại phải nhận thêm những công việc mới thì sao?
Hãy lập kế hoạch ưu tiên theo từng ngày và sắp xếp công việc vào từng khoảng thời gian cụ thể.
Ví dụ, hãy xác định ngày hôm nay bạn họp nhóm, gặp đối tác vào khoảng thời gian nào, mất bao lâu. Từ đó, ước tính xem còn lại bao nhiêu thời gian để hoàn thành các nhiệm vụ trong danh sách công việc và nên phân chia khoảng thời gian đó như thế nào.
Ứng dụng Plan có thể là một công cụ hữu hiệu bởi bạn vừa có thể lên danh sách tổng những việc quan trọng, vừa có thể kéo – thả vào từng khoảng thời gian cụ thể trong ngày.
Một nguyên tắc cần nhớ là hãy chừa nhiều thời gian hơn bạn nghĩ mình sẽ dành cho một nhiệm vụ. Điều này giúp bạn “thực tế” hơn với số lượng đầu việc có thể hoàn thành trong ngày. Đồng thời giảm thiểu việc tồn đọng và “kéo lê” công việc từ hết ngày này sang tháng khác.
Phương pháp 4. Chỉ tập trung vào 3 việc quan trọng nhất
Đã bao giờ bạn có một danh sách dài công việc trong ngày, bạn hoàn thành được gần hết các đầu việc, nhưng cuối ngày vẫn cảm thấy không thỏa mãn bởi một vài nhiệm vụ quan trọng vẫn chưa làm xong?
Để giải quyết tình trạng này, đơn giản là hãy chọn ra 1 đến 3 đầu việc quan trọng nhất định phải hoàn thành trong ngày. Và xác định rằng chỉ cần giải quyết được 3 việc này là bạn đã có một ngày làm việc hiệu quả.
Những nhiệm vụ khác đều được xếp vào nhóm: nếu còn thời gian thì sẽ làm sau.
Nguyên tắc khi thực hiện phương pháp này:
- Luôn tập trung hoàn thành 3 đầu việc quan trọng này trước tiên trong ngày.
- Ít nhất 1 đầu việc phải phục vụ cho mục tiêu dài hạn của bạn.
Phương pháp 5. Tập trung vào một việc duy nhất
Phương pháp này sẽ phù hợp khi bạn có những nhiệm vụ lớn, cần nhiều thời gian tư duy, ví dụ như xây dựng chiến lược kinh doanh, hoàn thành bài luận tốt nghiệp, nghiên cứu một chủ đề mới…
Với phương pháp này, việc chọn lựa thứ tự ưu tiên sẽ còn tàn nhẫn hơn. Để tránh tình trạng chọn những việc đơn giản và nhỏ nhặt làm trước, hãy chọn ra một nhiệm vụ và chỉ làm duy nhất một việc đó trong cả ngày (hoặc phần lớn thời gian trong ngày).
Một tiện ích mở rộng của Chrome như Momentum (miễn phí) rất hữu ích với phương pháp này vì mỗi khi bạn mở tab trình duyệt mới, màn hình máy tính sẽ nhắc nhở bạn về trọng tâm công việc hôm nay.
Phương pháp 6. Tìm ra 20% nhiệm vụ đem lại nhiều giá trị
Nguyên tắc Pareto đã chỉ ra rằng: Bạn thường thu được 80% kết quả chỉ từ 20% công việc bạn đang làm.
Vậy làm thế nào để tìm ra những nhiệm vụ trong nhóm 20% này?
Trước tiên, hãy tự hỏi bản thân: Bạn sẽ chọn làm việc gì nếu như bạn chỉ có thể làm 3 việc trong ngày hôm nay. Sau khi chọn được 3 nhiệm vụ, hãy cắt xuống chỉ còn hai, và cuối cùng là một.
Quá trình chọn lọc này chắc chắn sẽ khó khăn bởi chúng ta đều có rất nhiều công việc phải hoàn thành mỗi ngày, nhưng đây là một phương pháp tốt để nhận ra nhiệm vụ nào thực sự đem lại nhiều giá trị nhất.
Tóm lại
Ông Alain Goudsmet (CEO Mentally Fit) đã khẳng định “Busy is the new stupid” (Bận rộn là một loại ngu ngốc mới).
Quan sát lại 6 phương pháp kể trên, bạn sẽ nhận ra một điều: những phương pháp này không giúp bạn hoàn thành được nhiều đầu việc hơn, nó giúp bạn chọn được những nhiệm vụ thực sự quan trọng. Đó là tư duy cần có trong việc quản lý thời gian.
Thành công không đến với người làm được nhiều việc nhất, mà đến với người khôn ngoan lựa chọn tập trung vào một số ít việc tạo được nhiều giá trị nhất.
Bài viết lấy cảm hứng từ chia sẻ của Belle Cooper đăng tải trên Zapier.com.