Những liều thuốc ngừa drama khi làm việc nhóm

Hồi tôi còn là sinh viên, teamwork có nghĩa là một người “gánh” team, cả nhóm ngồi chơi. Ra trường đi làm thì khá hơn, mỗi người đều được phân chia nhiệm vụ nhưng lại phát sinh nhiều mâu thuẫn khác. Bạn bè tôi khi nhắc đến “làm việc nhóm” đều không khỏi lắc đầu ngao ngán, hồi tưởng lại những lần tranh cãi nảy lửa với đồng nghiệp.

Những năm lăn lộn trong ngành truyền thông, trải qua đủ loại drama đã dạy tôi rằng “phòng cháy hơn chữa cháy”. Sau đây là những bài học “phòng cháy” để giảm tối đa hiểu nhầm khi làm việc nhóm mà tôi và chúng bạn đúc kết được.

1. Ngưng mơ hồ về nhiệm vụ của mình

Sự mơ hồ rất dễ dẫn đến hiểu lầm và sai sót, nên mỗi người trong nhóm cần hiểu đúng ý nhiệm vụ của mình. Khi được brief không rõ ràng, các thành viên có thể làm không đúng yêu cầu đặt ra, hoặc cảm thấy bất mãn vì phân chia lượng công việc không công bằng. Ngoài ra, thời hạn hoàn thành nhiệm vụ nếu đưa ra không rõ ràng cũng khiến tiến độ công việc bị trì trệ.

Nếu bạn là người được giao việc, trước khi bắt tay vào làm, hãy xác nhận lại 5 thứ sau với sếp: nhiệm vụ, mục đích, kỳ vọng, cách báo cáo, tiến độ đề xuất (gồm các deadline). Việc này không chỉ giúp bạn đáp ứng kỳ vọng của sếp và khách hàng tốt hơn, mà còn cho bạn thấy công việc của bạn ở đâu trong bức tranh toàn cảnh.

Nếu bạn là nhóm trưởng, hãy soạn một văn bản ghi rõ nhiệm vụ của mỗi thành viên, cách báo cáo tiến độ trong thời gian định sẵn, và kỳ vọng dành cho mỗi người.

Nhóm trưởng có trách nhiệm gửi văn bản đến từng người, theo sát và kiểm tra thường xuyên để đảm bảo mọi người hiểu đúng công việc của mình.

2. Một khi đã xúc động thì nên dừng chat

Janel Anderson, người sáng lập công ty tư vấn truyền thông Working Conversations, nói rằng, “Email dễ dẫn đến hiểu lầm do nó loại bỏ các tín hiệu xã hội như giọng nói, giao tiếp bằng mắt, biểu cảm trên khuôn mặt – những tín hiệu giúp chúng ta hiểu thông điệp của nhau.”

Trong thời đại kỹ thuật số, phương tiện giao tiếp của chúng ta đa phần là Slack, email… Nhưng điểm hạn chế là con chữ không thể hiện được cảm xúc, biểu cảm của đối phương. Do đó nó có thể gây ra hiểu nhầm trong khi trao đổi công việc.

Bạn nên sử dụng email cho những thông báo mang tính chất chia sẻ sự kiện, tóm tắt lại meeting, hoặc báo cáo tiến độ. Email hẳn không phải nơi để đùa cợt dí dỏm nếu bạn không thân thiết với người nhận.

Còn với những nội dung có tính chất cảm xúc cao thì nên nói chuyện trực tiếp hay ít nhất là qua điện thoại. Ví dụ, nếu bạn muốn kiểm điểm thái độ làm việc của một vài thành viên trong nhóm thì nên nói riêng với họ thay vì công khai qua email hoặc chat trên nhóm chung.

3. Biết mình là ai trong mắt người khác

Trong giao tiếp, ngôn ngữ cơ thể chiếm 60 – 70% tác động đến người nghe. Nếu bạn không tự nhận thức về giọng điệu, âm lượng, ngôn từ, ngôn ngữ cơ thể thì thông điệp của bạn có thể sẽ không được người nghe tiếp nhận đúng.

Cái khó là bạn không phải “khán giả” của chính mình, nên rất khó để tự đánh giả bản thân mình khách quan.

Bạn lớn tiếng, người ta có thể hiểu là bạn đang tức giận. Bạn mất tập trung có thể bị coi là đang thờ ơ. Bạn tỏ ra hài hước hoặc châm biếm có thể được hiểu là không nghiêm túc. Thậm chí khi bạn không làm gì cả, biểu cảm mặc định có thể đang phát tín hiệu sai về bạn!

Vì vậy, bạn hãy tự kiểm tra các ngôn ngữ cơ thể của mình (như đảo mắt, thở dài, hay nhìn đồng hồ) bằng cách hỏi những người thân thiết với bạn, có thể là bạn bè hoặc đồng nghiệp.

“Thách thức lớn nhất của các trưởng nhóm/ nhà lãnh đạo là truyền đạt thông điệp sao cho người nghe tiếp nhận nó đúng như họ mong muốn. Và để cải thiện kỹ năng giao tiếp, bước đầu tiên chính là hiểu được phong cách giao tiếp cá nhân của mình” – Christine Reijnders, giám đốc điều hành khóa học cho các nhà lãnh đạo Start To Be You, cho biết.

4. Cẩn trọng khi nghe thông tin từ người thứ ba

Chắc hẳn bạn đã từng nghe nói đến cụm từ “tam sao thất bản”, nghĩa là một nội dung được truyền đi qua nhiều người và trong thời gian dài sẽ dễ bị sai lệch, không còn đúng với bản gốc. Khi làm việc nhóm, bạn cũng sẽ hay gặp trường hợp tương tự như vậy.

“Rất nhiều hiểu lầm trong công việc xảy ra khi thông tin được ‘qua tay’ nhiều người”, Jessica Schaeffer, giám đốc tiếp thị và truyền thông của công ty LaSalle Network cho biết. Vì khi ấy, người nghe chỉ nghe một phần thông tin, rồi tự phán đoán theo cảm tính và truyền đạt lại thông tin đã được nhào nặn thêm phần cảm tính ấy.

Một bài học rút ra là khi nghe thông tin từ người thứ ba, bạn đừng vội vàng kết luận và làm theo ngay. Thay vào đó, “Hãy đi tìm người đưa thông tin ban đầu và làm rõ thông điệp. Không nghe qua trung gian mà trực tiếp đi xác nhận thông tin. Vì đôi khi người trung gian sẽ phán đoán sai hoặc chúng ta chưa biết người đó có hiểu đúng bối cảnh và thông điệp phát ra từ ngôn ngữ cơ thể của người truyền thông tin hay không”, Jessica Schaeffer khuyên nhủ.

Việc phải làm chung với những người khác biệt nhau về mặt tính cách, quan điểm, lối sống không phải là điều dễ dàng. Hy vọng những kinh nghiệm trên đây sẽ giúp nhóm của bạn cùng nhau đi đến mục tiêu chung mà không quá “trầy trật” bởi những drama có thể ngăn chặn được.

Bài viết được thực hiện bởi Kim Ngân.

Xem thêm:
[Bài viết] Office Gossip: Gây hấn thụ động (passive-aggressive) là gì?
[Bài viết] Office Gossip: “Liệu pháp” sống ôn hoà chốn công sở