Một cuốn sách mà tôi rất tâm đắc về phương pháp nâng cao hiệu suất làm việc là “Để Hiệu Quả Trong Công Việc” (tên nguyên bản là “Eat That Frog”) của diễn giả nổi tiếng Brian Tracy. Nội dung của phương pháp này là hướng dẫn cho chúng ta cách để thoát khỏi sự trì hoãn và làm việc hiệu quả hơn.
Đại văn hào Mark Twain từng nói nếu việc đầu tiên bạn làm mỗi sáng là ăn một con ếch sống, thì phần còn lại trong ngày sẽ rất tuyệt vời. Đó cũng là nguồn cảm hứng của Brian Tracy khi ông phát triển phương pháp “Eat That Frog”.
Ý tưởng chính ở đây là bạn cần ưu tiên xử lý công việc quan trọng nhất hay theo Mark Twain là “con ếch sống” (cũng thường là nhiệm vụ bạn có khả năng trì hoãn nhất trong ngày), từ đó nâng cao hiệu suất làm việc.
1. Tôi đã tiến hành “ăn ếch” như thế nào?
Bước 1: Tìm “con ếch” – nhiệm vụ quan trọng nhất trong ngày
Tôi áp dụng Ma trận Eisenhower (một phương pháp để xác định thứ tự ưu tiên trong công việc) để tìm ra “con ếch” của mình. Cụ thể, tôi lên danh sách các nhiệm vụ được giao trong ngày theo 4 mục sau:
- Việc tôi không muốn làm, nhưng thực sự cần phải làm.
- Việc tôi muốn làm và thực sự cần phải làm.
- Việc tôi muốn làm, nhưng thực sự không cần phải làm.
- Việc tôi không muốn làm và cũng không cần phải làm.
“Con ếch” chính là “Việc tôi không muốn làm, nhưng thực sự cần phải làm.”
Đối với tôi việc quan trọng nhất là công tác thống kê hồ sơ, sổ sách trong cơ quan. Đây vốn là công việc chính của tôi trên văn phòng và nó luôn tiêu hao rất nhiều năng lượng. Mỗi ngày tôi phải hoàn thành nhiều loại báo cáo, thống kê, các công việc vốn khô khan, đòi hỏi làm việc nhiều giờ trên máy tính, giấy tờ với các hàng chữ, dãy số dài đằng đẵng.
Ban đầu do chưa quen nên việc xác định “con ếch” nên tôi mất khá nhiều thời gian.
Về sau tôi chuyển sang “tìm ếch” vào tối hôm trước và tiện tay lên sẵn kế hoạch cho công việc của ngày hôm sau.
Hiện tại, tôi mất chưa đến 5 phút để làm bước 1.
Đây là cách tôi xác định con ếch ở ngày đầu tiên.
Bước 2: Lên kế hoạch và tiến hành “ăn ếch” ngay lập tức
Khi đã xác định được “con ếch” (đối với tôi là thống kê hồ sơ, sổ sách trong cơ quan) tôi liền lập tức bắt tay tiến hành.
Cụ thể, tôi tắt thông báo điện thoại (vì không việc nào quan trọng hơn việc đang làm) và tập trung cao độ để hoàn thành công tác nhập liệu, thống kê hồ sơ và báo cáo cho cấp trên.
Sau khi hoàn thành xong, tôi bất ngờ nhận thấy thời gian trong ngày còn rất nhiều. Mọi ngày tôi mất cả buổi sáng mới xong việc này, có khi tôi mất tận 2 ngày vì quá nhiều hồ sơ tồn đọng phải giải quyết.
Không chỉ vậy, cấp trên cũng rất hoan nghênh tinh thần làm việc của tôi.
2. Xây dựng thói quen “ăn ếch” mỗi ngày
Để vận dụng tốt phương pháp “Eat That Frog” và tối đa hóa hiệu suất của bản thân, tôi nhận thấy mình cần phát triển thói quen giải quyết công việc quan trọng trước tiên vào mỗi buổi sáng, bằng cách cố gắng bám vào mục tiêu, kế hoạch đề ra và nghiêm khắc với bản thân.
Theo nhiều nghiên cứu, sự hài lòng khi hoàn thành công việc dù lớn hay nhỏ cũng kích hoạt não bộ sản xuất Endorphin và Dopamine - chất dẫn truyền thần kinh thúc đẩy chúng ta làm việc – tăng khả năng tập trung, tạo động lực để hoàn thành nhiều mục tiêu hơn.
Việc hoàn thành được nhiệm vụ nặng nề, quan trọng nhất trong ngày khiến tôi cảm thấy rất thoải mái, tự tin và duy trì năng lượng tích cực để làm những việc tiếp theo.
Hơn nữa, khi biết được rằng công việc khó nhất đã giải quyết xong, dù không còn thời gian và sức lực để làm các việc khác, tôi cũng không tổn thất nhiều và cảm thấy nhẹ nhõm chứ không còn stress, mệt mỏi như trước.
Một khi đã có “đà” trong việc “ăn ếch” mỗi ngày, tôi nhận thấy tôi đã thoát khỏi sự trì hoãn, luôn hoàn thành công việc với hiệu suất cao và không còn căng thẳng khi được giao nhiều việc.
3. Những trở ngại tôi mắc phải trong một tuần thực nghiệm
Tôi có quá nhiều công việc quan trọng và hay có việc đột xuất chen ngang.
Brian Tracy có nói về điều này như sau: “Nếu bạn có đến 2 con ếch, trước tiên hãy chọn ăn con xấu xí nhất”.
Bản thân tôi đôi khi cũng gặp trường hợp cấp trên giao cho một nhiệm vụ đột xuất. Thỉnh thoảng khi tôi đang thống kê và làm báo cáo, cấp trên lại cần tôi đi đến các cơ quan, công ty nào đó để liên hệ công tác gấp.
Tôi khắc phục bằng cách tiếp tục áp dụng Ma trận Eisenhower, chia nhỏ vấn đề ra để giải quyết, tìm xem công việc nào là quan trọng, cấp bách và khó khăn nhất để ưu tiên làm trước.
Loay hoay, không thể bắt tay làm việc.
“Nếu cuối cùng bạn vẫn phải ăn con ếch sống thì ngồi nhìn nó thật lâu cũng chẳng giúp ích được gì”.
Thực tế thì ai cũng gặp phải tình trạng này khi phải giải quyết một công việc nào đó mình không thích. Tôi từng mất hàng giờ đồng hồ trước khi thật sự bắt tay vào làm công việc quan trọng trong ngày và thường lấy các thông báo từ điện thoại như một cái cớ để trì hoãn.
Kinh nghiệm của tôi là tắt đi các thông báo này (hoặc cài chế độ im lặng vào khung giờ nhất định) và bắt tay vào việc ngay, không suy nghĩ nhiều về “con ếch”. Càng suy nghĩ ta càng dễ bị phân tâm và mất động lực để bắt đầu.
4. Sau một tuần thử nghiệm “ăn ếch”, tôi học được gì?
Nội dung cốt lõi của “Eat That Frog” là tận dụng năng lượng, ý chí của bạn khi nó ở mức cao nhất để giải quyết công việc quan trọng, khó khăn nhất trong ngày, trước khi các việc nhỏ, kém quan trọng làm nó cạn kiệt.
Cũng như nhiều người, tôi nhận ra vấn đề của bản thân là thói quen trì hoãn, cũng như dễ sao nhãng.
Nhờ vào phương pháp này, tôi từng bước khắc phục thói quen trên và hoàn thành được phần lớn công việc ở cơ quan. Căng thẳng cũng được giải tỏa và tôi có thêm nhiều thời gian hơn cho các hoạt động khác.
5. Phương pháp “Eat That Frog” có dành cho bạn?
Bản thân tôi khá thích phương pháp này và dù kết thúc 1 tuần thử nghiệm, tôi vẫn áp dụng mỗi khi thấy quá tải hay gặp áp lực trong công việc.
Brian Tracy nhấn mạnh rằng, cũng như nhiều phương pháp khác, “Eat That Frog” khó có thể phát huy hiệu quả tối đa trong mọi trường hợp. Ví dụ, khi công việc quan trọng của bạn cực kỳ khó khăn và cần có người hỗ trợ, sẽ rất khó để bạn áp dụng “Eat That Frog” vì không phải ai cũng “dồn sức” như bạn. Lúc đó, hãy linh động để tìm một phương pháp phù hợp hơn với mình.
Nhưng nhìn chung, nếu bạn là một người làm việc trong môi trường công sở, có quá nhiều việc lớn nhỏ phải giải quyết, tôi tin “Eat That Frog” sẽ giúp bạn tăng hiệu suất đáng kể.
Có thể các bạn sẽ không quen vì buổi sáng các cú đêm thường mệt mỏi, làm việc kém hiệu quả. Hãy thử vận dụng phương pháp này khi các bạn cảm thấy năng lượng ở mức cao nhất xem sao.
Bản thân cũng là người thường xuyên thức khuya nên khoảng thời gian vừa thức dậy, tôi vẫn chưa đạt được mức năng suất cao nhất. Vì thế, tôi chọn “Eat That Frog” vào khoảng thời gian mình thấy năng lượng dồi dào nhất trong ngày (với tôi là từ 9 giờ sáng). Kết quả là năng suất của tôi vẫn rất tốt.
Có thể thấy rằng, nội dung của phương pháp này chắc chắn không phải mặc định cứ thức dậy là làm liền công việc quan trọng nhất mà là làm khi bạn thấy năng suất nhất.
6. Nếu bạn muốn bắt tay vào “Eat that frog” thì hãy…
- Xác định rõ các công việc trong ngày.
- Lập kế hoạch, phương hướng để hoàn thành từng công việc.
- Sắp xếp lại thứ tự ưu tiên trong bản kế hoạch đó. Công việc đầu tiên chính là “con ếch” của bạn.
- Bắt tay hành động ngay và đừng trì hoãn! Cố gắng kỷ luật bản thân để hình thành thói quen.
Tóm lại, chìa khóa để nâng cao hiệu suất làm việc là rèn luyện thói quen giải quyết những công việc quan trọng nhất vào lúc năng lượng, ý chí chúng ta ở mức cao nhất. Luôn nhớ rằng bạn càng trì hoãn để “ăn ếch”, bạn sẽ càng mệt mỏi và càng cần nhiều ý chí để ăn nó.
Hình ảnh trong bài được thực hiện bởi Thanh Trúc.