Chúng ta thường có nhiều lầm tưởng về việc quản lý thời gian, chẳng hạn như quản lý thời gian hiệu quả giúp con người hoàn thành mọi thứ trong ngày, hay quản lý thời gian chỉ dành cho người cực kỳ bận rộn. Những ý tưởng hay mẹo vặt giúp phân bổ thời gian làm việc hiệu quả rất dễ tìm thấy trên mạng, nhưng hiếm ai hiểu tường tận những phương pháp đó bắt nguồn từ đâu. Chính vì không hiểu được từ bản chất, những nỗ lực xây dựng một thời gian biểu phù hợp với định hướng của bản thân trở nên không mấy khả quan.
Trong bài viết này, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu những điều cơ bản cần biết để quản lý thời gian hiệu quả.
Bản chất của việc quản lý thời gian
Bản chất của việc quản lý thời gian chính là quản lý sự ưu tiên. Lượng thời gian mỗi ngày của mọi người đều như nhau, chúng ta không thể làm cho nó dài ra hay ngắn đi. Nói cách khác, quản lý thời gian chính là sắp xếp các đầu việc theo thứ tự ưu tiên một cách khoa học và phù hợp với định hướng của bản thân. Bên cạnh đó, cần ước lượng trước thời gian dành cho mỗi việc và tập trung hoàn thành trong khoảng thời gian đã định.
Hãy tưởng tượng, nếu chúng ta ưu tiên những việc không quan trọng, không cấp bách, thời gian mỗi ngày sẽ qua đi vô ích. Việc nhận diện được thế nào là nhiệm vụ quan trọng và cấp bách cần ưu tiên là vô cùng quan trọng trong việc quản lý thời gian hiệu quả.
Điểm khác nhau giữa việc quan trọng và việc khẩn cấp
Nhiều người nhầm lẫn giữa việc quan trọng và việc khẩn cấp, dẫn tới phân bổ thời gian không phù hợp. Việc quan trọng là những nhiệm vụ cần làm và đang ảnh hưởng đến định hướng tương lai của bản thân. Định hướng đó có thể là sức khỏe, gia đình, sự nghiệp, tình yêu,…
Ví dụ, định hướng tương lai của An là đạt được IELTS 8.0 trong vòng sáu tháng tới, thì nhiệm vụ hoàn thành 2 bài đọc và 2 bài nghe mỗi ngày là nhiệm vụ quan trọng đối với An, dù nó không khẩn cấp. Việc khẩn cấp là những nhiệm vụ xảy ra bất ngờ, cần phải làm ngay. Ví dụ, ai đó nhờ An giải giúp bài tập Toán và cần gấp trong buổi tối. Việc giúp người này giải Toán không ảnh hưởng đến định hướng tương lai của An, nên nó không phải là việc quan trọng, nhưng nó khẩn cấp.
Mỗi ngày, chúng ta có vô số đầu việc cần làm. Nếu không biết cách phân loại thì rất dễ xảy ra trường hợp sa đà vào những nhiệm vụ vô nghĩa, mất thời gian. Vậy, làm sao để phân loại công việc và có thể đảm bảo hoàn thành những việc đúng với định hướng của mình?
Công cụ quản lý thời gian: Time Management Matrix
Mô hình quản lý thời gian hiệu quả này được giới thiệu bởi Stephen R. Covey, tác giả quyển sách “7 thói quen của người thành đạt”. Mô hình này giúp bạn phân loại công việc thành các nhóm theo những tiêu chí quan trọng, khẩn cấp, không quan trọng, không khẩn cấp; và giúp chúng ta quyết định làm nhóm việc nào trước.
Loại công việc quan trọng và khẩn cấp
Đây là những nhiệm vụ vừa ảnh hưởng đến tương lai của bạn, vừa cần được giải quyết ngay. Dạng công việc này cần được xử lý ngay lập tức, trước tất cả hoạt động khác. Ví dụ: bài thuyết trình vào ngày mai, hoàn thiện CV để gửi đi trong buổi tối, ôn bài để hai ngày nữa làm kiểm tra,…
Loại công việc quan trọng, nhưng không khẩn cấp
Những việc sẽ đóng góp cho tương lai bạn, nhưng không nhất thiết phải làm ngay lập tức. Bạn nên ưu tiên loại công việc này ngay sau loại quan trọng và khẩn cấp. Ví dụ: tập thể dục để duy trì sức khỏe, tự học Photoshop mỗi ngày để một năm nữa có thể làm designer, đọc sách để mở mang kiến thức…
Loại công việc không quan trọng, nhưng khẩn cấp
Đây là những đầu việc như cuộc gọi từ vài người bạn cũ, tin nhắn rủ đi chơi cần trả lời ngay, có người nổi tiếng đi ngang qua nhà cần phải chạy ra xem ngay,…
Nhiều người thường ưu tiên làm những việc này trước, vì có cảm giác nó cấp bách, không thể bỏ lỡ. Nhưng một công việc không quan trọng nên được xếp sau. Chúng ta không nên để một ngày của mình chỉ toàn quay cuồng trong những nhiệm vụ không giúp ích cho tương lai bản thân.
Loại công việc không quan trọng, cũng không khẩn cấp
Đây là những việc được xếp sau cùng và có thể bỏ qua nếu không cần thiết. Ví dụ: lướt Facebook, xem phim hay những hoạt động giải trí. Đương nhiên, chúng ta luôn cần nghỉ ngơi và các hoạt động giải trí đôi khi vô cùng hữu ích. Nhưng bạn cần đảm bảo đã hoàn thành các công việc quan trọng trước, nếu không ngày hôm sau có thể bạn sẽ hối hận vì đã dành cả một ngày chỉ để thư giãn và giải trí.
Rốt cuộc thì chúng ta còn bao nhiêu thời gian
Thời gian là hữu hạn. Việc quản lý thời gian không giúp chúng ta có thêm nhiều giờ hơn trong ngày, mà nó giúp chúng ta ý thức được việc mình đang làm hiện tại có quan trọng hay không. Đương nhiên, việc gì quan trọng đều do bạn quyết định. Chỉ cần nó quan trọng với bạn, thì bạn đang sống những ngày ý nghĩa, hiệu quả, và sẽ mang lại cho bạn hạnh phúc trong tương lai.