“Hack” thời gian thế nào khi tăng ca không hiệu quả? | Vietcetera
Billboard banner
18 Thg 03, 2022

“Hack” thời gian thế nào khi tăng ca không hiệu quả?

Tăng ca là giải pháp được lựa chọn phổ biến khi có quá nhiều việc phải làm. Nhưng không phải lúc nào cách này cũng phát huy tác dụng.
Hien Le
“Hack” thời gian thế nào khi tăng ca không hiệu quả?

Nguồn: Nhi Thanh @obanhmis cho Vietcetera

Gần đây Chính phủ đã đề xuất nới trần giờ làm thêm của người lao động từ 40 lên 72 giờ/tháng. Đây được xem như giải pháp tình thế được áp dụng tạm thời nhằm thúc đẩy quá trình phục hồi sản xuất, bù cho những gián đoạn do dịch COVID-19 gây ra.

Tuy nhiên việc tăng giờ làm thêm chưa chắc khiến người lao động năng suất hơn. Theo nghiên cứu của Đại học Stanford (Mỹ), năng suất con người sẽ suy giảm khi làm việc trên 50 giờ/tuần. Một người làm việc tới 70 giờ/tuần chỉ hoàn thành lượng công việc tương đương với người làm việc 55 giờ. Điều này xảy ra do các nguyên nhân sau:

Định luật Parkinson - Khi công việc “phình” ra theo thời gian

Khi có thêm thời gian để hoàn thành một việc, ta thường tận dụng bằng hết dù không thực sự cần và cũng không cải thiện hiệu suất. Nhà sử học Cyril Northcote Parkinson đã phát hiện ra định luật “nước đến chân mới nhảy” này khi làm việc trong Cơ quan Dân sự Anh.

Ví dụ nếu có cả ngày để viết một bức thư, ta dễ mất nhiều giờ để viết. Trong khi đó, một doanh nhân bận rộn chỉ cần ba phút là xong. Nguyên nhân nằm ở cách ta tự vấn bản thân “Mình có bao lâu để hoàn thành?” thay vì “Mình cần bao lâu để hoàn thành?”.

Kết quả là ta vô thức tự điều chỉnh công việc sao cho khớp với thời hạn đề ra. Đây chính là nguyên nhân ta hay trì hoãn và bị trễ deadline cho công việc mà đáng nhẽ có thể hoàn thành sớm hơn.

Bên cạnh đó, thời hạn công việc càng dài, bạn sẽ càng nghĩ nó khó khăn và đòi hỏi công sức nhiều hơn thực tế. Trong bối cảnh tổ chức, một hệ quả phổ biến là tuyển dụng nhiều người hơn mức cần thiết để giải quyết công việc. Đây là nguyên nhân dẫn đến những bộ máy hành chính cồng kềnh mà vẫn không cải thiện năng suất làm việc.

Bị adrenaline “rượt” vào phút 89

Bạn có từng thấy tập trung và làm xong việc nhanh hơn hẳn khi deadline gần kề? Đó là nhờ tác động của adrenaline rush - hiện tượng diễn ra khi cơ thể gặp tình trạng căng thẳng.

Khi ta bị deadline “dí”, tuyến thượng thận sẽ tiết ra một lượng lớn adrenaline (adrenaline rush). Đây là hormone giúp phân giải glycogen thành glucose. Lượng glucose ở mức an toàn sẽ cung cấp năng lượng cho não suy nghĩ, ghi nhớ và học hỏi để nhanh chóng xong việc. Tuy nhiên đây là cách làm việc không được khuyến cáo, bởi nó luôn khiến bạn bơi trong biển việc và gây ảnh hưởng xấu về sức khỏe lâu dài.

title17mar2022210908editorsintext41647514100037jpg 17mar2022210908editorsintext41647514100037jpg
Chúng ta năng suất hơn khi bị adrenaline “rượt”, song không nên làm cách này thường xuyên.

Bị “cám dỗ” bởi sự thỏa mãn tức thời

Khi bị cảm xúc thôi thúc, ta dễ bỏ qua lợi ích lâu dài để đạt được một lợi ích tức thời nhưng ít đáng giá hơn. Đây chính là sự thỏa mãn tức thời (instant gratification), yếu tố bị coi là “kỳ đà cản mũi” năng suất làm việc của chúng ta.

Chẳng hạn ta đang làm việc thì một thông báo đẩy (push notification) với nội dung hấp dẫn hiện lên. Vì không chiến thắng nổi cảm giác tò mò và phấn khích, ta lập tức nhấn vào xem. Trong nhiều trường hợp, điều này khiến ta la cà xem mạng xã hội và tin tức hàng tiếng đồng hồ, kéo dài thời gian hoàn thành công việc.

Khắc phục thế nào để làm việc thực sự năng suất?

Làm việc không cắm sạc laptop

Với một chiếc máy tính được cắm sạc, ta dễ dàng vừa làm việc, vừa lướt mạng vô tội vạ mà không lo sập nguồn. Nhưng khi không có sạc, chiếc máy chỉ chạy được 4-10 tiếng đồng hồ, vừa bằng một ca/một ngày làm việc của bạn. Như vậy bạn buộc phải tận dụng tối đa khoảng thời gian máy chạy để hoàn thành công việc nhanh và chất lượng nhất có thể.

Ẩn màn hình điện thoại đi

Theo nghiên cứu của Đại học Texas (Mỹ), điện thoại là kẻ thù hàng đầu của năng suất trong công việc. Nhưng nó cũng là công cụ liên lạc thiết yếu, nên không phải lúc nào ta cũng rời xa nó được.

Thay vào đó, có một cách đơn giản là bạn để nó úp mặt xuống bàn hoặc dùng loại vỏ che kín màn hình. Điều này giúp giảm tần suất bạn nhìn vào màn hình điện thoại và bị mất tập trung. Bạn cũng nên cân nhắc việc điều chỉnh cài đặt cho thông báo đẩy, hoặc đặt chế độ không làm phiền khi đang làm việc.

Chia việc theo cấp độ ưu tiên

Dù việc nhiều đến đâu, bạn cũng không nên bỏ qua bước quan trọng này. Nó giúp bạn xác định tính cấp bách của các việc, tránh ấn định thời gian quá ngắn hoặc quá dài cho từng đầu việc.

Để sắp xếp công việc, bạn tham khảo ma trận Eisenhower hoặc quy tắc 1-3-5. Trong quá trình tiến hành, cần chú ý đảm bảo chất lượng công việc và xử lý linh hoạt nếu đột ngột được giao thêm việc mới ngoài kế hoạch đề ra.

title17mar2022intextgraph1jpg 17mar2022intextgraph1jpg
Ma trận Eisenhower giúp bạn sắp xếp công việc theo tính quan trọng và khẩn cấp.

Rèn luyện thói quen làm việc theo khung giờ cố định

Ý chí của chúng ta có hạn. Vì vậy nếu chỉ dựa vào ý chí, bạn khó mà tự kỷ luật bản thân hoàn thành công việc trong thời gian ngắn.

Thay vào đó, rèn luyện thói quen có hiệu quả lâu dài hơn. Thói quen chính là phản xạ có điều kiện của não bộ. Vì vậy khi đã hình thành nó, bạn sẽ tự tránh được các cám dỗ để tập trung làm cho xong việc.

Hồi tiểu học, chúng ta hay phải lập thời gian biểu ghi rõ giờ nào phải học bài. Áp dụng lại cách này, bạn có thể ấn định một khung giờ nhất định để ngồi vào bàn làm việc.

Điều này khá quan trọng nếu bạn làm freelance hay làm việc từ xa, bởi những môi trường này thiếu đi yếu tố giám sát và áp lực đồng trang lứa giúp bạn năng suất hơn. Bạn có thể tham khảo phương pháp deep work để tìm ra khung giờ hiệu quả nhất và bắt đầu lập thời gian biểu cho mình.

Phương pháp batching và blocking

Batching là phương pháp kết hợp nhiều đầu việc có thể làm cùng lúc, hoặc có thể bổ trợ cho nhau vào làm ở một thời điểm. Đi kèm với nó là blocking - dành riêng một khoảng thời gian nhất định để hoàn thành những việc này.

Một ví dụ của batching và blocking là gộp việc kiểm tra email và liên hệ với khách hàng lại, rồi dành ra khoảng 2 tiếng chỉ để hoàn thành chúng. Cách làm này cũng có thể áp dụng với việc vặt trong nhà, như gộp việc đi chợ, ra ngân hàng và đón con vào một khung giờ.

Điểm mạnh của phương pháp này là tiết kiệm thời gian, tăng sự tập trung và sản sinh dopamine khiến ta dễ chịu khi xong được nhiều việc. Nhưng nó cũng có nhược điểm là dễ gây mệt mỏi do phải dồn nhiều việc một lúc, và khó cập nhật khi có thay đổi trong công việc của bạn. Vì vậy, cần linh động trong cách bạn áp dụng phương pháp này.

Cuối cùng, bạn nên duy trì một lối sống lành mạnh bằng cách ăn uống, nghỉ ngơi điều độ và tập thể dục. Nếu để cơ thể quá mệt mỏi thì áp dụng phương pháp nào cũng không thể cải thiện được năng suất của bạn.