Làm sao để diễn đạt rõ ràng trong môi trường công việc hiện đại? | Vietcetera
Billboard banner
30 Thg 05, 2022
Kinh DoanhLàm Việc Hiệu Quả

Làm sao để diễn đạt rõ ràng trong môi trường công việc hiện đại?

Có hai quy tắc để diễn đạt rõ ràng. Nhưng chỉ biết thôi chưa đủ, dưới đây là những gợi ý để bạn có thể thực hành một cách trơn tru.
Làm sao để diễn đạt rõ ràng trong môi trường công việc hiện đại?

Nguồn: Unsplash

Khi Satya Nadella - CEO đương nhiệm của Microsoft được hỏi ông chờ đợi gì từ một nhân viên mới, Nadella đã trả lời ngắn gọn: “Họ có mang lại sự rõ ràng không? Họ có mang lại năng lượng không?” Bài viết này tập trung vào phần đầu tiên của câu trả lời đó: sự rõ ràng.

Sự rõ ràng luôn là cần thiết trong công việc, nhưng lại rất hiếm hoi. Hiếm hoi bởi vì nó rất khó để đạt được, nhất là trong môi trường công việc hiện đại - nơi có công việc đa dạng, tự chủ và tiếp xúc nhiều với đối tác, đồng nghiệp.

Quy tắc #1: Bắt đầu bằng thông điệp chính, sau đó mới diễn giải

Điều này nghĩa là bạn có một thông điệp và bạn truyền đạt nó ra đầu tiên hoặc sớm nhất có thể. Thông điệp nên được viết hoặc nói ra trong một đến hai câu trực tiếp, ngắn gọn và cụ thể.

Bạn phải tìm cách để một hoặc hai câu này làm cho người nghe/đọc không có cơ hội nào để hiểu sai điều bạn muốn trình bày. Khi thông điệp chính không được truyền tải một cách trực tiếp và cụ thể, lúc nào chúng ta cũng sẽ đối mặt với rủi ro bị hiểu nhầm.

Bạn không thể chỉ đưa cho người nghe/người đọc “tất cả các thông tin và phân tích” và mong đợi họ đi đến cùng một kết luận, hoặc tự suy ra thông điệp của bạn. Đáng tiếc, sai lầm này rất hay xảy ra. Theo kinh nghiệm của mình, đây chính là lý do hàng đầu dẫn đến sự mập mờ trong diễn đạt.

alt
Nguồn: Pexels

Thế nào là “truyền đạt thông điệp sớm nhất có thể”? Trong nhiều trường hợp, người đối diện cần một lượng tối thiểu thông tin để nắm được thông điệp của bạn. Hãy đảm bảo họ có lượng thông tin tối thiểu đó trước. Trong những trường hợp còn lại, hãy bắt đầu bằng đưa ra thông điệp chính ngay lập tức.

Tại sao quy tắc #1 lại khó thực hiện?

Trước hết, nhiều khi chính bạn cũng không biết rõ mình có thông điệp gì để truyền tải. Bởi vì bối cảnh công việc phức tạp và bạn chưa có đủ thời gian suy nghĩ về nó trước khi diễn đạt. Như Barbara Minto từng nói trong cuốn sách kinh điển Nguyên Tắc Kim Tự Tháp, nguyên nhân của diễn đạt không rõ ràng thường là suy nghĩ không rõ ràng.

Nguyên nhân thứ hai làm cho nguyên tắc này khó thực hiện là sự nóng vội của bạn khi trình bày suy nghĩ của mình. Bạn có trong đầu rất nhiều chi tiết công việc và muốn truyền tải hết để người nghe có được “bức tranh đầy đủ” về vấn đề, để họ hiểu được bạn suy nghĩ những gì.

Thực tế, việc truyền tải quá nhiều chi tiết chính là kẻ thù của sự rõ ràng, nhất là khi những chi tiết ấy được đưa ra trước thông điệp chính.

Một khó khăn nữa cản trở chúng ta áp dụng quy tắc này là lo ngại gây ra mâu thuẫn, sợ mình nói không đúng ý người đối diện. Chúng ta sợ rằng nếu diễn đạt cụ thể, trực tiếp điều mình muốn nói thì dễ gây bất đồng. Vì thế chúng ta diễn đạt vòng vo, đưa ra hết chi tiết này đến chi tiết khác, hy vọng người nghe “đoán” được ý mình.

Vài gợi ý để thực hiện tốt quy tắc #1

Đầu tiên, bạn cần hiểu được thông điệp bạn muốn truyền tải thuộc “loại” nào. Đó có phải một ý kiến? Có phải là một thông tin cập nhật? Có phải là một cảnh báo rủi ro? Có phải một yêu cầu được giúp đỡ?

alt
Nguồn: Pexels

Một khi bạn biết được thông điệp của mình là “loại” nào, những câu chữ cụ thể để diễn đạt thông điệp của bạn một cách ngắn gọn sẽ đến một cách tự nhiên hơn. Dưới đây là một vài ví dụ.

  • Một thông báo cập nhật: “Kể từ lần gặp trước, việc của mình nhìn chung tiến triển thuận lợi. Chắc là sẽ kịp tiến độ, mặc dù vẫn còn một vài điểm rủi ro cần kiểm soát.”
  • Một ý kiến: “Mình nghĩ chúng ta cần phải sửa lỗi này trước khi phát hành phiên bản tiếp theo. Mình sẽ giải thích tại sao nó lại quan trọng.”
  • Một yêu cầu giúp đỡ: “Chắc mình sẽ cần ai đó giúp mình để sử dụng phần mềm này tốt hơn. Mình vẫn chưa làm được thao tác X.”

Gợi ý thứ hai cho quy tắc này là hãy nói “Tôi không biết” khi bạn được hỏi và không có câu trả lời. Đôi khi, ai đó hỏi bạn một câu mà bạn không (hoặc chưa) có câu trả lời rõ ràng.

Thay vì đi vào chi tiết và giải thích lan man, hãy bắt đầu bằng việc thừa nhận mình không biết. Bạn có thể nói bạn cần thêm thời gian để tìm hiểu, hoặc bạn có thể đề nghị cùng thảo luận để tìm ra câu trả lời.

Cuối cùng, có thể “nỗi sợ mâu thuẫn” (fear of conflict) là một vấn đề của bạn và bạn cần tìm cách đối mặt với nó. Sợ mâu thuẫn làm cho bạn tập trung vào việc tỏ ra mình ôn hoà và dễ mến thay vì tập trung vào sự rõ ràng.

Để diễn đạt rõ ràng, bạn cần nhìn nhận rằng những mâu thuẫn lành mạnh là rất cần thiết trong làm việc nhóm. Patrick Lencioni đã viết rất hay về việc này trong cuốn sách 5 Lỗi Trong Làm Việc Nhóm (The Five Dysfunctions Of A Team).

Quy tắc #2: Diễn đạt bằng ngôn ngữ phù hợp với người đối diện

Trong môi trường công việc, bạn có thể phải giao tiếp với những người rất khác nhau ở những vị trí rất khác nhau. Với mỗi đối tượng, bạn cần phải “tùy chỉnh” nội dung diễn đạt của mình cho phù hợp với sự quan tâm cũng như chuyên môn của họ.

alt
Nguồn: Unsplash

Một kỹ sư phần mềm chẳng hạn sẽ phải nói chuyện với đồng nghiệp, với quản lý sản phẩm, với cấp trên, với thực tập sinh,... Khi ai đó bước tới và hỏi “Tình hình thế nào”? Anh kỹ sư phần mềm đó cần đáp lại theo những cách rất khác nhau tùy vào người hỏi là ai.

  • Với đồng nghiệp: “Ừ đang có chỗ này khó quá. Giúp mình chỉnh lại vị trí của nút bấm này với!”
  • Với quản lý sản phẩm: “Giao diện ở chỗ nút bấm này khó làm quá. Anh nghĩ có thể đơn giản hơn được không?”
  • Với cấp trên: “Tôi đang làm phần giao diện của tính năng ABC. Cũng có khó một chút. Tôi sẽ hỏi bên sản phẩm xem có thể làm đơn giản hơn không.”

Tại sao quy tắc #2 lại khó thực hiện?

Như vừa trình bày ở trên, trong môi trường làm việc hiện đại, bạn thường xuyên phải diễn đạt trước những đối tượng rất khác nhau, trong đó có những người có chuyên môn rất khác mình. Đây là khó khăn lớn nhất khi thực hiện quy tắc #2.

Mặt khác, môi trường hiện đại làm cho nội dung công việc của chính bạn rất đa dạng. Có khi bạn phải lên kế hoạch cho 2, 3 hay 6 tháng tới. Có khi bạn nghiên cứu phương án cho một vấn đề thiết kế hay kỹ thuật.

alt
Nguồn: Pexels

Có khi bạn đi vào chỉnh sửa những chi tiết rất nhỏ trong thiết kế ấy. Khi đứng trước một đối tượng giao tiếp, bạn cần phải lựa chọn khá nhanh giữa những mảng và công việc vốn đan xen lồng ghép vào nhau trong suy nghĩ của mình, để xây dựng nội dung diễn đạt.

Vài gợi ý để thực hiện tốt quy tắc #2

Khi bắt tay vào một công việc, chúng ta nên tích cực theo dõi để biết mình đã làm gì, mình đang làm gì và mình sẽ cần làm gì tiếp theo. Một cách để làm việc này là có một “nhật ký công việc” ngắn gọn. Khi cần nói/viết về công việc mình đang làm, bạn sẽ không dễ bị cuốn vào chỉ nói về một chi tiết mình đang làm hiện tại.

Gợi ý tiếp theo là bạn nên lắng nghe người đối diện xem họ quan tâm đến mảng nào và khía cạnh nào về chủ đề đang nói tới, từ đó xây dựng những diễn đạt của bản thân bạn một cách tương ứng. Điều này càng đặc biệt quan trọng khi bạn giao tiếp với những người từ bộ phận khác, vị trí khác, hoặc những người bạn mới gặp lần đầu.

Một mẹo nữa là nắm bắt và sử dụng từ vựng của người đối diện. Sử dụng từ vựng của ai đó giúp cho bạn nói với họ bằng ngôn ngữ phù hợp.