Khủng hoảng là khoảng thời gian các lãnh đạo thường ít lắng nghe hơn vì cho rằng hành động tức thời là điều cần tiên quyết. Hay đúng hơn, những hành động thiêng về tính cách hướng ngoại là phương pháp hiệu quả để vượt qua trở ngại.
Tuy nhiên họ quên rằng chính nhân viên mới là những người trực tiếp thực hiện các giải pháp. Và việc vận dụng những phẩm chất hướng nội để kết nối và truyền cảm hứng cho nhân viên sẽ có hiệu quả hơn trong thời điểm này.
Nếu bạn là người hướng ngoại, hãy sử dụng những cách thức sau để điều chỉnh các kỹ thuật quản lý. Còn nếu vốn đã hướng nội, thực hành kiên định các thói quen bên dưới sẽ giúp bạn lãnh đạo đội nhóm hiệu quả.
Dừng việc đưa ra câu trả lời và hỏi nhiều hơn
Theo Jason Fried, nhà đồng sáng lập 37signals (hiện là Basecamp), thì thời gian mọi người bỏ ra để chuẩn bị một cuộc họp cũng tương đương thời gian họ tham gia nó. Điều này có nghĩa nếu bạn đang chủ trì một cuộc họp kéo dài một giờ với 20 người, thì tổng thời gian các cấp dưới của bạn tiêu tốn để chuẩn bị cho nó có thể lên đến 20 giờ.
Hãy lên kế hoạch để tận dụng hiệu quả nỗ lực của nhóm. Dành thời gian để chuẩn bị các câu hỏi hướng dẫn về chủ đề thảo luận sẽ giúp cấp dưới biết nên tập trung cụ thể vào khía cạnh nào và có sự chuẩn bị hợp lý, cũng như ít tốn thời gian hơn.
Khi áp dụng nguyên tắc “ưu tiên đặt câu hỏi”, khả năng lãnh đạo của tôi ngay lập tức cải thiện.
Tôi từng dành nhiều thời gian để tự mình đưa ra giải pháp trước các cuộc họp. Nhưng khi chuyển qua dẫn dắt bằng câu hỏi thì tôi nhận ra mình ít tốn công sức hơn. Tôi cần ít thời gian hơn để chuẩn bị và có nhiều thời gian hơn để phản hồi.
Cách thức này giúp chuyển bớt trách nhiệm ra khỏi tôi. Giúp tôi trở thành một người biết lắng nghe hơn và cũng đỡ cảm thấy kiệt sức hơn.
Mở đầu bằng những câu hỏi sẽ kích thích cả nhóm cùng chủ động giải quyết vấn đề. Nhưng lưu ý là tránh đưa ra các mệnh lệnh dưới hình thức câu hỏi.
Nếu không biết chắc chắn làm thế nào để diễn đạt câu hỏi cho đúng, hãy bắt đầu với những mẫu như: “Làm gì” hoặc “Như thế nào”. Ví dụ, nếu nhóm của bạn đang gặp khó khăn trong vấn đề connect the dots, hãy hỏi: “Bạn sẽ làm gì để giải quyết tình trạng này?”. Câu hỏi sẽ giúp cả nhóm suy nghĩ và có khả năng tự mình ngộ ra các vấn đề mà trước đây họ không hiểu.
Nói có chủ đích
Lợi thế quan trọng của các nhà lãnh đạo hướng nội là họ có xu hướng nói rất ít. Hãy vận dụng bản năng này và ưu tiên việc truyền đạt rõ ràng hơn là nói lớn tiếng. Tốt nhất hãy luôn ghi nhớ: càng ít từ càng tốt.
Người hướng ngoại thường xuyên đưa ra rất nhiều chỉ dẫn. Họ thường ngay lập tức bắt đầu với: “Hãy làm việc A, B, C, D đi”. Sự mãnh liệt này có thể làm rối thông điệp và gây hiểu lầm cho người nghe. Nếu bạn cẩn trọng khi lựa chọn những gì sẽ nói, việc giao tiếp sẽ hiệu quả hơn.
Hơn nữa, hãy chuẩn bị cho các cuộc họp quan trọng bằng cách viết ra danh sách các câu hỏi. Cá nhân tôi thường bỏ túi trước một vài câu hỏi nhằm mục đích thúc đẩy tính khách quan và sáng tạo. Nhưng hãy nhớ là không nên nói quá ít.
Khi muốn phát biểu trong một cuộc họp, tôi sẽ kiểm tra kỹ để chắc rằng thông điệp của mình giá trị và có vai trò dẫn dắt cuộc trò chuyện thay vì làm nó chùng xuống.
Các nhà lãnh đạo có khả năng dẫn dắt nhân viên tham gia tích cực vào một cuộc thảo luận cũng sẽ làm tăng mức độ hăng hái của cấp dưới lên 39%. Vì thế nếu chủ động lắng nghe và phản hồi hữu ích, nhóm của bạn sẽ đáp lại với sự tận tâm tương xứng.
Duy trì sự sáng suốt và bao quát sự im lặng
Tại sao người hướng nội giỏi tài lãnh đạo? Bởi họ dành năng lượng để quan sát những gì đang xảy ra. Thay vì ngay lập tức bật ra những suy nghĩ, ý tưởng, họ sẽ nghiền ngẫm chúng để giải quyết các vấn đề cốt lõi.
Là một lãnh đạo hướng nội, hãy luyện tập để duy trì sự sáng suốt, nắm bắt được những vấn đề mà người khác khó nhận ra.
Đối với người hướng ngoại, hãy học cách thoải mái với sự im lặng. Cố gắng kháng cự lại việc lập tức đưa ra đánh giá hoặc nói luông tuồng khi không thấy phản hồi nào trong cuộc thảo luận.
Hãy kiềm chế thôi thúc muốn nói bằng cách đếm đến 5 để xem có người nào lên tiếng không. Khi mọi người có cơ hội phát biểu, hãy lắng nghe quan điểm của họ. Hãy gọi cả những người vẫn chưa chia sẻ ý kiến (có thể là họ cần một cú “huých” từ bạn đấy).
Khi thử làm điều này, tôi nhận thấy những phản hồi của mình bao quát hơn vì tổng hợp được góc nhìn và ý kiến của tất cả mọi người.
Người hướng nội thường dẫn dắt mọi người tìm ra những giải pháp của riêng mình. Trong khi người hướng ngoại lại thường đưa ra các câu hỏi thúc đẩy mọi người hướng đến những giải pháp chính họ mong muốn.
Cách tiếp cận đầu khuyến khích sự tham gia của mọi người. Đó là lý do mà người hướng nội thường trở thành các lãnh đạo giỏi.
Kết
Theo nhà tư vấn nghề nghiệp Hallie Crawford, cải thiện cách bạn giao tiếp với nhóm của mình giúp tăng hiệu quả ở nơi làm việc, xây dựng niềm tin và tạo ra hình ảnh cá nhân chuyên nghiệp hơn cho mỗi thành viên.
Người hướng ngoại có vẻ là ứng cử viên lãnh đạo lý tưởng. Nhưng người hướng nội có sự sáng tạo của các nhà lãnh đạo vĩ đại, bởi họ có thể bình tĩnh dẫn dắt cả nhóm và giúp nhân viên vươn đến những nhận thức và phát kiến vượt trội.
Bất kể thế giới đang xoay chuyển thế nào hay tính cách tự nhiên của bạn ra sao, hãy áp dụng những thế mạnh của người hướng nội, bạn sẽ trở thành một lãnh đạo thành công.
Bài viết được chuyển ngữ từ bài đăng trên FastCompany của Krister Ungerböck - một diễn giả về chủ đề giao tiếp trong lãnh đạo, cũng là nhà sáng lập của Global Talk SHIFT Movement. Hình ảnh được thực hiện bởi Tâm Phạm.