Theo một khảo sát của DI Marketing, người Việt Nam rất chuộng công nghệ và có đến 77% số người được khảo sát sở hữu máy tính cá nhân (laptop). Và cũng trong nghiên cứu trên, 82% sử dụng laptop cho mục đích công việc, chỉ đứng nhì sau mục đích giải trí (86%).
Việc sử dụng laptop mang đến nhiều lợi ích khác nhau trong công việc. Nhưng liệu laptop có phải là một công cụ vạn năng, phù hợp cho mọi tình huống công việc? Chẳng hạn với những cuộc họp cần ghi lại nội dung một cách nhanh chóng thì laptop, tất nhiên, là một lựa chọn hợp lí. Nhưng giả sử trường hợp bạn cần lên ý tưởng cho một chiến dịch quảng cáo, hoặc lập kế hoạch cho những công việc sắp tới, liệu laptop có còn là một sự lựa chọn đúng đắn?
Thực chất, phương pháp viết tay và đánh máy đều có lợi thế và hạn chế riêng. Vì thế nên chúng sẽ phù hợp với từng mục đích công việc khác nhau. Sau đây là một số ưu điểm và nhược điểm chính của hai phương pháp này trong ngữ cảnh công việc.
Lợi thế của viết tay
Khi lập kế hoạch cho công việc hoặc có vấn đề cần giải quyết, hãy viết ra trên giấy vì nó sẽ tác động tích cực đến sự quyết tâm của bạn. Nhà nghiên cứu Jordan Peterson, giáo sư tâm lý học tại University of Toronto và đồng thời là tác giả cuốn sách “12 Rules for Life: An Antidote to Chaos” cho rằng viết tay cũng là một hình thức suy nghĩ. Nó khuyến khích chúng ta chắt lọc thông tin một cách cặn kẽ và kỹ lưỡng, từ đó giúp định hình những suy nghĩ, hành động, và nhận thức của bản thân. Chính điều này sẽ tạo động lực để bạn có thể hoàn thành những mục tiêu được đề ra.
Viết tay còn có ảnh hưởng tích cực đến tư duy và sự sáng tạo. Austin Kleon, tác giả của cuốn “Steal Like an Artist: 10 Things Nobody Told You About Being Creative” nổi tiếng, thừa nhận rằng viết tay có ích trong việc lên ý tưởng và giúp dễ hình dung được bức tranh tổng thể. Vì thế nên đối với các buổi thảo luận ý tưởng (brainstorm), sử dụng nhiều bút màu để ghi chú và minh họa trên một cuốn sổ sẽ hữu dụng hơn so với làm trên một chiếc laptop.
Hạn chế của viết tay
Tuy việc viết tay có những ưu thế như trên, một bất lợi lớn có thể thấy rõ nhất đó chính là nó chậm hơn so với đánh máy. Ghi chép bằng bút có ích đối với việc sáng tạo, nhưng trường hợp bạn có nhiều ý tưởng đang tuôn trào và cần ghi chép nhanh thì việc viết tay có thể cản trở điều này, khiến mạch suy nghĩ bị gián đoạn.
Khi cần ghi chú nội dung cho buổi họp hoặc buổi trao đổi, hành động viết chữ đòi hỏi bạn phải có một sự tập trung nhất định để chuyển đổi thông tin nghe được thành chữ viết trên giấy. Việc này dễ dàng khiến bạn bị mất tập trung vào cuộc hội thoại và bỏ lỡ những thông tin quan trọng. Tuy điều này có thể khắc phục một phần bằng cách chỉ ghi lại những từ khóa (keyword), nhưng việc chọn lọc từ khóa cũng yêu cầu bạn phải tiếp thu và xử lý thông tin ngay tại thời điểm viết. Vì thế nên nội dung ghi chép vẫn có khả năng bị thiếu sót.
Lợi thế của đánh máy
Lợi thế lớn nhất của việc đánh máy chính là bạn có thể ghi chép nhanh hơn và nhiều hơn so với viết tay. Thậm chí, bạn có thể ghi lại gần như từng chữ một của cuộc nói chuyện, điều mà viết tay hầu như không thể làm. Một nghiên cứu chỉ ra rằng việc đánh máy giúp ghi lại số lượng thông tin nhiều hơn gấp 1,5 lần so với viết tay. Việc này rất có lợi cho trường hợp cần hệ thống hóa hoặc tham khảo lại nội dung của một buổi họp.
Việc đánh máy còn có một lợi thế khác là trong những phần mềm ghi chép thường đi kèm một loạt công cụ hỗ trợ cho việc viết tắt, sửa lỗi chính tả và ngữ pháp, định dạng văn bản, v.v. ngay trong lúc bạn đang soạn thảo. Đây sẽ là một trợ thủ đắc lực giúp tiết kiệm thời gian và tinh giản công việc ghi chép của bạn, nhất là trong những trường hợp cần hoàn thành gấp biên bản cuộc họp (meeting minutes).
Hạn chế của đánh máy
Vấn đề là khi đánh máy, chúng ta dễ bị sa đà vào việc gõ chữ theo quán tính. Vì laptop có khả năng ghi chép thông tin một cách nhanh chóng nên chúng ta thường có xu hướng gõ càng nhiều chữ càng tốt, trong thời gian càng ngắn càng tốt. Và chính điều này đã khiến chúng ta lười suy nghĩ hơn trong lúc ghi chép. Từ đó dẫn đến việc khó ghi nhớ những nội dung quan trọng sau các cuộc bàn luận.
Thêm vào đó, một vấn đề chung của các thiết bị điện tử như máy tính, điện thoại là những ứng dụng mạng xã hội, tin tức trên đó có khả năng khiến chúng ta bị sao nhãng, mất tập trung vào công việc hiện tại. Ngoài ra, thói quen làm nhiều việc cùng một lúc (multi-task), chẳng hạn như vừa dự buổi thuyết trình vừa sử dụng laptop để trả lời thư điện tử (e-mail) cho khách hàng, cũng đã được chứng minh rằng tuy thoạt tiên nó có thể mang lại cảm giác hiệu quả, nhưng về mặt lâu dài thì việc làm này sẽ khiến chúng ta mất thời gian hơn và rủi ro sẽ có nguy cơ xảy ra nhiều hơn.
Sự kết hợp của cả 2 phương pháp
Hiện tại đã có những sản phẩm và ứng dụng phục vụ cho mục đích chuyển đổi chữ viết tay thành văn bản trên máy tính để chỉnh sửa và lưu trữ, cho dù là bạn đang cầm viết hay đã viết xong. Điều này sẽ rất hữu ích với những ai có thói quen sử dụng bút viết nhưng vẫn muốn sự tinh giản mà phương pháp đánh máy mang lại.
Chẳng hạn, bạn có thể sử dụng những cuốn sổ “thông minh” như Moleskine Smart Writing System hoặc Livescribe để số hóa nội dung ghi chép. Những cuốn sổ này thường sẽ đi kèm với một ứng dụng trên điện thoại để chuyển đổi nét bút của bạn thành những con chữ được lưu trong tập tin văn bản. Sau đó, bạn có thể tùy chỉnh như một văn bản bình thường trên máy tính.
Một giải pháp khác là bạn có thể sử dụng những ứng dụng ghi chú miễn phí trên điện thoại như Evernote, OneNote, hay Google Lens để chụp trang sổ và ứng dụng sẽ chuyển đổi chữ viết tay thành tập tin văn bản. Tuy nhiên, mức độ nhận diện chữ viết của các ứng dụng này vẫn chưa thể chính xác bằng những sản phẩm được đề cập bên trên.
Ngoài sự hỗ trợ từ công nghệ, bạn vẫn có thể chủ động phối hợp linh hoạt giữa viết tay và đánh máy tùy vào tính chất của từng công việc cụ thể.
Ví dụ như bạn nên viết tay trong trường hợp cần diễn đạt hay minh họa ý tưởng mới trong các buổi thảo luận cho chiến dịch quảng bá; khi bạn cần hoạch định một thời gian biểu và lịch trình làm việc cho bản thân; hoặc khi bạn cần tiếp thu và ghi chép những thông tin mới trong các buổi hội thảo chuyên đề (tham khảo cách ghi chú Cornell).
Còn đánh máy sẽ phát huy tác dụng khi bạn cần ghi lại nội dung cuộc họp công ty một cách nhanh nhất và đầy đủ nhất có thể; khi bạn muốn giữ giao tiếp bằng mắt (eye contact) với người đối thoại vì bạn có thể đánh máy mà không phải nhìn bàn phím hoặc màn hình; hoặc khi cần hệ thống hóa lại số liệu và thông tin của một dự án.
Chúng ta hoàn toàn có thể học cách dung hòa giữa việc viết tay và đánh máy để tạo hiệu quả tối đa trong công việc, Jake Weidmann đã khẳng định như vậy trong buổi thuyết trình TEDx với chủ đề “Why write? Penmanship for the 21st Century.” Và sự phát triển của công nghệ cũng đã góp phần cho việc dung hòa trở nên thuận lợi hơn với các công cụ và phần mềm hỗ trợ.
Hình ảnh được thực hiện bởi Trà Nhữ.
Xem thêm:
[Bài viết]: Lỡ đi trễ? 3 bước giúp bạn giữ điểm với nhà tuyển dụng
[Bài viết]: Cách kết thúc email: Không đơn giản như bạn nghĩ