Hiroshi Tokaku: “Cần cân bằng giữa hệ thống kỹ thuật số và thao tác vận hành thủ công”

Để vận hành một công ty khởi nghiệp công nghệ với tầm nhìn “cải tiến ngành F&B tại Việt Nam”, trách nhiệm của Hiroshi Tokaku trên cương vị CTO là rất lớn.

Vào năm 2018, Hiroshi đồng sáng lập công ty KAMEREO — nền tảng phân phối thực phẩm B2B áp dụng công nghệ đầu tiên tại Việt Nam, giúp các nhà hàng đảm bảo nguồn cung và chất lượng sản phẩm. Trong suốt 3 năm hoạt động, KAMEREO đã thành công huy động khoản vốn trị giá hơn 5 triệu USD qua hai vòng gọi vốn hạt giống và series A, đồng thời ghi nhận mức tăng trưởng 15% mỗi tháng trong năm 2020.

Trong thời gian tới, KAMEREO sẽ tích cực phân bổ nguồn vốn mới nhận được để hiện thực hóa các mục tiêu: khai trương văn phòng tại Hà Nội, phát triển hệ thống quản lý kho, liên tục nâng cấp chất lượng dịch vụ của trang web và ứng dụng di động, và mở rộng đội ngũ.

Ý tưởng thành lập KAMEREO xuất phát từ thời điểm CEO kiêm nhà đồng sáng lập Taku Tanaka còn đang làm việc tại chuỗi cửa hàng Pizza 4P’s, khi anh liên tục gặp phải những trở ngại về hiệu quả của chuỗi cung ứng thực phẩm. Tuy nhiên, ý tưởng của Taku khó có thể trở thành hiện thực nếu không nhờ sự hỗ trợ của nhà đồng sáng lập Hiroshi Tokaku — người đứng sau những giải pháp công nghệ đã thúc đẩy sự phát triển của KAMEREO.

Vào năm 2017, khi đang làm việc tại nền tảng tuyển dụng trực tuyến Indeed.com tại Tokyo, Hiroshi gặp Taku thông qua một người bạn chung. Sau khi nghe Taku chia sẻ về những khó khăn của ngành F&B và các giải pháp tiềm năng, Hiroshi đã tranh thủ từng phút giây rảnh rỗi để phát triển nguyên mẫu cho nền tảng KAMEREO. Đến năm 2018, KAMEREO chính thức được đưa vào hoạt động, sau khi hai nhà đồng sáng lập bằng lòng với mô hình kinh doanh và khả năng vận hành của nền tảng.

Chúng tôi đã trò chuyện cùng CTO Hiroshi, nghe anh chia sẻ về những ngày đầu hoạt động của KAMEREO, phong cách quản lý, cũng như suy nghĩ của anh về việc ứng dụng công nghệ trong ngành F&B Việt Nam.

Hành trình gắn bó với KAMEREO của anh khởi đầu như thế nào?

Ban đầu, tôi làm việc tại KAMEREO với tư cách là nhân viên bán thời gian. Lúc đó tôi vẫn là nhân viên chính thức tại Indeed, và chỉ có thể dành ra các buổi tối và ngày cuối tuần để xây dựng nguyên mẫu cho nền tảng KAMEREO. Kể cả khi KAMEREO chính thức được thành lập sau đó, tôi vẫn phải ở lại Tokyo và tiếp tục làm việc bán thời gian, còn Taku trực tiếp điều hành công việc kinh doanh tại Thành phố Hồ Chí Minh.

Khoảng thời gian đó vô cùng bận rộn. Tôi vừa phải làm việc từ xa với đội ngũ kỹ sư tại Việt Nam, thỉnh thoảng dành khoảng 5 ngày tới đây làm việc trực tiếp với Taku và đội ngũ, sau đó quay lại Tokyo để tiếp tục công việc toàn thời gian tại Indeed. Cân bằng giữa hai công việc cùng một lúc không hề đơn giản, nhưng sau cùng tôi đã có thể chuyển đến Thành phố Hồ Chí Minh và chính thức gia nhập đội ngũ KAMEREO.

Ở cương vị CTO tại một công ty khởi nghiệp công nghệ, anh đảm nhiệm những vai trò gì?

Làm việc tại một công ty khởi nghiệp có tốc độ phát triển nhanh đòi hỏi mọi người phải có kỹ năng thích ứng linh hoạt, nên CTO cũng đảm nhiệm nhiều đầu việc khác nhau. Một trong những vai trò quan trọng nhất là quản lý nhân sự — tôi thường tổ chức các cuộc họp 1:1 hàng tuần hoặc 2 tuần/lần, để có thể lắng nghe nhu cầu của mỗi nhân viên và hỗ trợ họ.

Về chuyên môn kỹ thuật, tôi đảm nhiệm công việc đánh giá code và cải thiện chất lượng khi cần. Vai trò này cũng không kém phần quan trọng, bởi nếu code không đảm bảo chính xác thì nền tảng cũng không thể vận hành trơn tru được.

Ngoài ra, tôi cũng phải cân nhắc lộ trình phát triển của nền tảng trong tương lai. Về vấn đề này, tôi thường trao đổi với quản lý ở các bộ phận khác để tìm ra những yêu cầu cần có trong việc phát triển nền tảng. Sau đó cần phải cân nhắc thứ tự ưu tiên các ý tưởng phát triển, tìm cách hiện thực hóa các ý tưởng đó, làm việc với designer để hình dung các ý tưởng, và cuối cùng là chính thức đưa vào vận hành.

Là người đã gắn bó với công ty nhiều năm, tôi còn chịu trách nhiệm tuyển chọn nhân tài cho đội ngũ kỹ sư — bộ phận quan trọng nhất của công ty. Quá trình sàng lọc hồ sơ không hề đơn giản: chúng tôi cần tổ chức 2 cuộc phỏng vấn và một bài kiểm tra kỹ năng lập trình, để từ đó chọn ra những nhân tài phù hợp nhất.

Tuyển chọn kỹ sư là một trong những ưu tiên hàng đầu sau vòng gọi vốn, và chúng tôi hiện đang tích cực tìm kiếm nhân tài cùng tham gia vào chặng đường phát triển của KAMEREO.

Đâu là những tố chất cần có của một nhân viên KAMEREO?

KAMEREO có 6 giá trị cốt lõi, cũng là những tố chất quan trọng nhất mà chúng tôi tìm kiếm ở các thành viên mới. Trước tiên, họ cần biết cách nhìn nhận một vấn đề, bất kể rõ ràng hay không, và có tư duy sáng tạo để tìm ra hướng giải quyết.

Tiếp đó, họ cần cố gắng mang lại trải nghiệm “Wow!” cho người dùng bằng tư duy sáng tạo và đổi mới. Họ cần phải trung thực và minh bạch, biết nhìn nhận sự thay đổi như một cơ hội. Tiếp theo là có “Kaizen Spirit” — sự cải tiến liên tục, từng chút một.

Sau cùng, chúng tôi muốn các thành viên luôn xử lý công việc dựa trên dữ liệu. Với dữ liệu cụ thể, chúng ta có thể tìm ra và giải quyết sự cố một cách hiệu quả, thay vì chỉ hành động theo cảm tính hoặc phỏng đoán. Hệ thống dữ liệu cũng sẽ giúp chúng tôi thuận lợi triển khai các kế hoạch phù hợp cho công ty.

Chúng tôi không quá chú trọng vào kinh nghiệm hay chuyên môn của ứng viên, mà cần người hiểu và đáp ứng được những giá trị kể trên. Các ứng viên cũng cần có tư duy phù hợp, ý chí phát triển và cải thiện không ngừng.

3 từ miêu tả phong cách quản lý của anh?

Hợp tác, minh bạch, và ủy thác.

Tôi thích làm việc cùng mọi người để từ đó đưa ra các giải pháp khả thi nhất, nhưng cũng muốn đặt niềm tin vào đội ngũ để cùng nhau giải quyết các vấn đề. Bản thân tôi sẽ là người đưa ra những định hướng cụ thể, rồi để các thành viên suy nghĩ và quyết định các bước thực hiện hướng phát triển ấy, sau đó sẽ hướng dẫn khi họ cần.

Ở một số lĩnh vực, cụ thể là ngành công nghiệp phần mềm tại Việt Nam, việc cấp trên tự quyết định mọi hướng đi và quản lý vi mô quá mức thật ra không phải điều gì mới lạ. Nhưng đối với tôi, các thành viên cũng cần có không gian riêng để tự mình tìm ra giải pháp, tự giải quyết các vấn đề, và có cơ hội vận dụng các kỹ năng của mình. Từ đó chúng tôi mới có thể xây dựng đội ngũ KAMEREO vững vàng hơn.

Tính minh bạch đi đôi với sự chính trực. Việc cả đội cùng giao tiếp cởi mở và trung thực sẽ mang lại lợi thế cho tất cả mọi người, và chúng tôi cũng khuyến khích mọi người cùng trao đổi qua các kênh liên lạc của công ty.

Đối với việc ủy thác, điều này đối với tôi cũng quan trọng như sự hợp tác. Do tính chất công việc của đội ngũ kỹ sư mà một thành viên không thể tự mình xử lý mọi đầu việc. Vì vậy, ủy thác trách nhiệm sẽ giúp mở rộng khả năng của đội ngũ kỹ sư, cho phép họ nắm quyền chủ động hơn trong các quy trình, chẳng hạn như đánh giá code và đảm bảo chất lượng vận hành.

Anh thường gặp khó khăn trong gì công việc?

Có đội ngũ KAMEREO hỗ trợ, tôi không gặp quá nhiều khó khăn. Một công ty khởi nghiệp như chúng tôi luôn phải hoàn thành rất nhiều đầu việc, nên cả đội cần hỗ trợ lẫn nhau để cùng vượt qua gian khó.

Bản thân tôi cũng đảm nhiệm khá nhiều công việc vượt quá trách nhiệm của một CTO, như hỗ trợ CEO và giám sát bộ phận Nhân sự và Marketing. Do đó, có thể ủy thác trách nhiệm cho một đội ngũ vững mạnh chính là điểm tựa vững chắc nhất trong công việc.

Làm việc tại một công ty khởi nghiệp có mức tăng trưởng nhanh chóng, anh làm thế nào để cân bằng giữa các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn?

Công việc hàng ngày của tôi chủ yếu tập trung vào các mục tiêu ngắn hạn. Việc cần làm ngay lúc này là gì? Cần trao đổi với ai? Đội ngũ cần ưu tiên điều gì ngay lúc này? Khi chú tâm thực hiện các mục tiêu hàng ngày, bản thân chúng tôi cũng có thể đảm bảo mình đang tạo ra và mang đến giá trị cho khách hàng.

Tất nhiên cũng phải hướng đến và theo dõi quá trình thực hiện những mục tiêu dài hạn, nhưng không nên quá tập trung vào chúng. Tôi thường chỉ tập trung vào những mục tiêu này trong lúc “rảnh rỗi”, vào các buổi tối hoặc cuối tuần — khi có nhiều thời gian hơn để sáng tạo và suy nghĩ về kế hoạch dài hạn và các giải pháp tiềm năng.

Anh có bí quyết hoặc thói quen nào để làm việc hiệu quả không?

Tôi luôn phải phân bổ thời gian hợp lý cho từng đầu việc: trao đổi với mọi người, brief và debrief, đưa ra và nhận phản hồi. Bản chất công việc đòi hỏi tôi phải nắm rõ rất nhiều thông tin, nên tôi thường sử dụng ứng dụng Notions để liên tục bổ sung và cập nhật danh sách việc cần làm.

Dù là việc lớn hay nhỏ, tôi đều ghi chép lại cụ thể, để từ đó dễ dàng hình dung mức độ quan trọng của từng công việc và nhanh chóng sắp xếp thứ tự ưu tiên.

Từ kinh nghiệm vận hành nền tảng phân phối, theo anh, công nghệ nên được sử dụng như thế nào để chuyển đổi ngành F&B Việt Nam?

Đầu tiên, ứng dụng công nghệ có thể thay thế những thao tác thủ công mà các chủ nhà hàng và đầu bếp phải làm mỗi ngày. Các doanh nghiệp trong lĩnh vực cung ứng tại Việt Nam có thể chưa đủ điều kiện chuyển đổi, nhưng đây lại là thế mạnh của KAMEREO. Chúng tôi tin mình có thể giúp các doanh nghiệp tiết kiệm nhiều thời gian và công sức, giúp họ thu mua các sản phẩm chất lượng nhất, để chủ nhà hàng và đầu bếp tập trung hơn vào chuyên môn của mình.

Ngoài thu mua sản phẩm, việc áp dụng công nghệ cũng sẽ giúp các doanh nghiệp theo dõi sát sao và nắm rõ dữ liệu về nguồn cung, cũng như các khoản thu nhập và khoản chi. Đây là một phương pháp quản lý tài chính hiệu quả, giúp họ tiết kiệm chi phí.

Không chỉ các nhà hàng, mà công nghệ cũng có thể hỗ trợ các đơn vị cung cấp. Quá trình vận hành “truyền thống” hiện nay vẫn chưa hiệu quả và gặp nhiều vấn đề, bởi nó bao gồm nhiều đầu việc và kênh liên lạc khác nhau như Zalo, email, gọi điện thoại, nhập dữ liệu, và cả thao tác thủ công.

Quá nhiều đầu việc có thể dẫn đến những sai sót nhỏ về số lượng, địa chỉ giao hàng, hoặc thậm chí là bỏ sót đơn đặt hàng. Bằng cách sắp xếp hợp lý và tối ưu hóa toàn bộ quy trình này trên cùng một nền tảng như KAMEREO, những hạn chế trong chuỗi cung ứng F&B sẽ được loại bỏ.

Anh có gặp khó khăn gì trong việc tích hợp công nghệ hiện đại trong ngành cung cấp thực phẩm không?

Chúng ta luôn cần sự cân bằng giữa hệ thống kỹ thuật số và thao tác vận hành thủ công. Nhân lực là một nhu cầu tất yếu, và con người cũng cần có công việc để trang trải cuộc sống. Hơn nữa, nếu chỉ sử dụng công nghệ vì những lợi ích mà nó đem lại thì cũng không hoàn toàn cần thiết.

Chi phí nhân công ở Việt Nam không quá cao, nên việc vận hành hệ thống dựa hoàn toàn vào công nghệ là quá tốn kém, đồng thời tước đi cơ hội làm ăn của người dân. Do đó, chúng ta cần ứng dụng công nghệ một cách hợp lý để doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn, thay vì sử dụng công nghệ để thay thế mọi hoạt động.

Dự định trong tương lai của KAMEREO là gì?

KAMEREO hiện có khá nhiều mục tiêu cần thực hiện, nhưng các công việc đã và đang nhanh chóng được triển khai. Ở cương vị CTO, tôi hiện chú trọng nhất vào việc tuyển chọn nhân tài cho đội ngũ.

Để phát triển hệ thống quản lý kho hàng, chúng tôi sẽ cần phải tối ưu hóa các hoạt động bằng cách dựa vào hệ thống dữ liệu và giảm bớt các thao tác thủ công. Với phương pháp này, công ty có thể nhanh chóng mở rộng quy mô trong khi vẫn đảm bảo chất lượng dịch vụ cao như hiện tại, đồng thời tạo cơ sở cho hoạt động nội bộ hàng ngày.

Mở rộng quy mô đồng thời vẫn duy trì chất lượng dịch vụ là một bài toán khó đối với mọi công ty khởi nghiệp. Nhưng với những giải pháp ứng dụng công nghệ và sở hữu đội ngũ nhân tài vững mạnh, tôi tin KAMEREO sẽ tiếp tục tiến xa.

KAMEREO hiện đang tích cực tuyển chọn nhân tài. Nếu có nguyện vọng tham gia vào hành trình phát triển cùng KAMEREO, bạn có thể tìm hiểu thêm về công ty tại đây.

Bài viết được biên dịch bởi Thảo Vân