5 Ứng dụng quản lý nhóm làm việc từ xa dành cho doanh nghiệp | Vietcetera

5 Ứng dụng quản lý nhóm làm việc từ xa dành cho doanh nghiệp

Tìm hiểu bộ 5 công cụ với tính năng đa dạng giúp doanh nghiệp Việt nắm bắt xu hướng làm việc trên môi trường trực tuyến.

Ứng dụng quản lý nhóm làm việc từ xa dành cho doanh nghiệp: GapoWork, Airtable, Doodle, 15Five, Toggl

Nguồn: Hân Nguyễn cho Vietcetera.

Lockup

Theo báo cáo của Viện McKinsey & Company hồi đầu năm nay, nếu có một thứ gì đó không thay đổi ngay cả khi đại dịch đã qua đi, thì đó là xu hướng làm việc linh hoạt. Tỷ lệ người lao động không đến văn phòng để làm việc có thể tăng lên gấp 4 đến 5 lần.

Nếu bạn đang dẫn dắt một đội nhóm có quy mô từ nhỏ đến trung bình và muốn thích nghi nhanh hơn với xu thế này, bên dưới là các ứng dụng gợi ý để tăng hiệu quả làm việc nhóm từ xa. 

GapoWork - Giao tiếp nội bộ, quản lý vận hành 

GapoWork hoạt động như một trang mạng xã hội dành cho doanh nghiệp, mà mỗi tài khoản admin sẽ tạo được một địa chỉ trực tuyến (workplace) hoàn toàn nội bộ cho đội ngũ của mình. 

Tương tự như một toà nhà có nhiều phòng ban, không gian tại GapoWork có thể được chia thành các nhóm nhỏ ở chế độ riêng tư, hoặc mở cho toàn bộ nhân viên để nhận thông báo chung. Đồng thời, mỗi tài khoản thành viên đều được thiết lập trang cá nhân đại diện, tạo nơi ghi chú và lưu nhật ký nhân viên.

Cụ thể hơn, GapoWork cung cấp các tính năng sau:

  • Trao đổi thông tin, thông báo gọn gàng theo từng bài đăng. Các thành viên khác có thể tương tác bằng cách thả emoji, bình luận, chia sẻ về tường nhà.
  • Giao tiếp linh hoạt với bộ công cụ nhắn tin, gọi thoại, gọi video HD (cho từng cá nhân/nhóm), phát trực tiếp (livestream). 
  • Cài đặt mã PIN để tối đa hoá bảo mật hệ thống tin nhắn. 
  • Tạo cuộc họp, buổi đào tạo trực tuyến bằng tính năng Zoom Business được tích hợp sẵn trong nền tảng.
  • Tạo cuộc thăm dò ý kiến để khảo sát nhanh chóng toàn công ty, nắm bắt tình hình và phản hồi thắc mắc của nhân sự.
  • Lưu trữ tệp dữ liệu “không giới hạn”, tối đa 2GB/file.
GapoWork cung cấp các công cụ phục vụ giao tiếp và tương tác như một mạng xã hội khép kín dành cho doanh nghiệp.
GapoWork cung cấp các công cụ phục vụ giao tiếp và tương tác như một mạng xã hội khép kín dành cho doanh nghiệp. | Nguồn: App Store

Nhìn chung, ứng dụng sẽ phù hợp cho các doanh nghiệp đang cần một công cụ giao tiếp có tính tương tác cao và linh hoạt, đáp ứng nhu cầu xây dựng văn hoá doanh nghiệp một cách tự nhiên ngay cả trên môi trường trực tuyến.

Đặc biệt, nhờ được phát triển bởi đội ngũ người Việt, GapoWork giúp tối ưu hoá trải nghiệm cho chính người dùng Việt thông qua cài đặt ngôn ngữ và dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7.

Tuy nhiên, ứng dụng vẫn còn một số hạn chế về tuỳ chọn theo dõi nhiệm vụ, quản lý tiến độ dự án. Bạn sẽ cần thêm các ứng dụng khác, hoặc trực tiếp gửi yêu cầu tính năng mới đến nhà phát triển, một đặc quyền của người dùng gói tài khoản Nâng cao.

Hiện tại, ứng dụng đã có mặt trên mọi nền tảng: điện thoại, laptop, máy tính để bàn. Bạn chỉ cần một email doanh nghiệp để đăng ký tài khoản. Các tính năng hầu hết đều miễn phí. 

Airtable - Quản lý dữ liệu, quản lý dự án

Airtable là công cụ lưu trữ, tổ chức dữ liệu, phù hợp với các hoạt động có nhiều thông tin đầu ra/đầu vào như quản lý quan hệ khách hàng (CRM), theo dõi thu/chi, hàng tồn kho, lập kế hoạch dự án, lên lịch sự kiện, sắp xếp ý tưởng sáng tạo,...

Sau khi đăng ký tài khoản, bạn sẽ được cung cấp các video hướng dẫn và gần 20 mẫu bố cục dữ liệu của ứng dụng, đảm bảo độ dễ sử dụng cho người dùng ngay từ bước đầu. 

Airtable mang nhiều tính năng lai giữa bảng tính Excel và quản lý dự án.
Airtable mang nhiều tính năng lai giữa bảng tính Excel và quản lý dự án. | Nguồn: App Store

Các tính năng nổi bật:

  • 4 Chế độ hiển thị linh hoạt, bao gồm dạng lưới, dạng lịch, bảng thẻ kanban, bộ sưu tập. 
  • Các trường dữ liệu tính toán dễ thiết lập nhờ tùy chọn có sẵn. 
  • Được thêm ảnh, tài liệu, và các trường dữ liệu đa phương tiện khác vào ô dữ liệu.
  • Không giới hạn số cơ sở dữ liệu (base) và không gian làm việc (workplace).
  • Cho phép mời người khác vào tham gia chỉnh sửa cơ sở dữ liệu, hỗ trợ việc cộng tác giữa các phòng ban trong thời gian thực. Đồng đội của bạn nhờ vậy sẽ luôn thấy những thay đổi mới nhất. 

Ngoài ra, Airtable còn được tin dùng nhờ giao diện trực quan, dễ điều hướng hơn so với bảng tính Excel hay Google Sheets.

Tuy nhiên, xét về mặt dung lượng miễn phí, ứng dụng không thể cạnh tranh. Airtable giới hạn chỉ 1200 dòng dữ liệu nhập vào, và 2GB bộ nhớ tệp đính kèm cho mỗi "base". Các gói tài khoản nâng cấp có giá từ 10 USD/tháng.

Doodle - Tạo bảng thăm dò ý kiến, sắp xếp lịch trình

Doodle cung cấp cho bạn công cụ tạo một cuộc thăm dò ý kiến đơn giản, chẳng hạn bầu chọn phương án nào tốt nhất trong 3 phương án có sẵn, hay ngày nào là tốt nhất để tổ chức họp bộ phận kinh doanh, gặp gỡ bạn bè, gia đình...

Ứng dụng sẽ phù hợp cho một nhóm đông hơn 5 người, hoặc người dùng cần sắp xếp sự kiện có sự tham gia của các thành viên lệch múi giờ, hoặc thuộc các phòng ban khác nhau trong công ty.  

Bạn chỉ cần tạo một đường link gửi vào nhóm của mình trên bất kỳ phương tiện liên lạc trực tuyến nào. Người bạn mời sẽ trả lời bằng cách truy cập đường link đó và chọn “có”, “không”, “có thể”, đồng thời đăng ký nhận thông báo về thay đổi lịch trình nếu họ muốn. Với phiên bản máy tính, bạn sẽ được truy cập nhiều tính năng hơn. 

Ứng dụng hoàn toàn miễn phí, không yêu cầu đăng ký tài khoản. 

Toggl - Theo dõi hiệu suất, hiệu quả công việc 

Toggl là ứng dụng quản lý thời gian miễn phí có thể dùng ở cả chế độ cá nhân hay chế độ nhóm/công ty, phù hợp ở quy mô nhỏ hơn 20 người. Mục đích để theo dõi hiệu suất làm việc, hoặc để lưu số giờ làm nhằm phục vụ việc tính thù lao đối với một số loại công việc/dự án nhất định. 

Màn hình chính của ứng dụng khá tinh giản, với một nút duy nhất có chức năng bấm giờ. Bạn chạm vào nút này để bắt đầu tính giờ và chạm thêm một lần nữa để kết thúc. Số phút, số giờ vừa thu sẽ được hiểu là khoảng thời gian mà bạn đã dành ra để hoàn thành một công việc cụ thể. 

Nếu việc bấm nút gây phiền cho bạn vì công việc có nhiều khoảng gián đoạn, bạn có thể tự ước chừng và nhập thủ công sau đó, hoặc sử dụng tính năng điều khiển bằng giọng nói để bật, tắt tính năng bấm giờ. 

Ngoài ra, Toggl cho phép người dùng tạo các dự án riêng biệt trong ứng dụng, mời thêm đồng nghiệp, hay khách hàng cùng giám sát tiến độ. 

Khi đã có một lượng dữ liệu nhất định nhập vào, Toggl sẽ cung cấp một bảng biểu báo cáo, giúp bạn có cái nhìn khách quan về cách duy trì hay cải thiện tình hình. Tuy nhiên, điểm yếu là bảng biểu này chỉ giới hạn theo tuần. Bạn không thể xem theo tháng hay năm.

Hiện Toggl đang được hỗ trợ trên mọi thiết bị, từ điện thoại, máy tính (web/app) đến đồng hồ thông minh. Dữ liệu trên các nền tảng được đồng hộ liền mạch.

15Five - Quản lý nhân sự, quản trị mục tiêu

15Five là ứng dụng dành cho các nhà quản lý quan tâm đến mức độ hài lòng, gắn kết của nhân viên đối với doanh nghiệp (employee engagement) thông qua khuyến khích phản hồi trực tiếp và thường xuyên, tương tự như các buổi họp 1-1. 

Tùy vào cài đặt của bộ phận HR, vào một khoảng thời gian định kỳ theo tuần, nhân viên sẽ được gửi một bảng khảo sát về tiến độ công việc, những khó khăn, kết quả, thành tích hay ý kiến bất kỳ nào khác của họ.

Các nhà quản lý, ban giám đốc, điều hành có thể dựa vào đây để có cái nhìn toàn cảnh, tạo điều kiện cho nhân viên phát triển trong tương quan với mục tiêu của công ty.

Các tính năng nổi bật:

  • Comments: Phản hồi trực tiếp và kịp thời về các câu trả lời/câu hỏi của nhân viên trong bảng khảo sát.
  • @mentions: Đề cập đến các thành viên liên quan trong các phản hồi để làm rõ vấn đề và đưa ra quyết định nhanh hơn.
  • Flag for follow-up: Đánh dấu các phản hồi quan trọng để quay lại trả lời.

Ứng dụng phù hợp cho các nhóm thường thực hiện các dự án kéo dài theo tháng, với cấp quản lý đặc biệt bận rộn, không thể tổ chức họp đánh giá thường xuyên. Tuy nhiên, để công cụ phát huy hiệu quả, doanh nghiệp cũng sẽ cần sự hợp tác từ nhân viên.

Chủ doanh nghiệp sẽ được báo giá sau buổi tư vấn, demo sản phẩm với đội ngũ phát triển.

GapoWork - Nền tảng giao tiếp dành cho doanh nghiệp được xây dựng bởi Công ty cổ phần Công nghệ Gapo, với sứ mệnh gắn kết mọi thành viên trong tổ chức. Được phát triển bởi đội ngũ người Việt, GapoWork mong muốn trở thành một công cụ đắc lực giúp các lãnh đạo giải quyết những vấn đề vận hành và xây dựng văn hóa doanh nghiệp