“Chi lấy đâu ra thời gian mà làm được nhiều việc như vậy?”
Đó là câu hỏi tôi nhận được nhiều nhất, gần như hàng ngày, từ các bạn theo dõi The Present Writer.
Và quả thật, tôi cũng làm nhiều việc thật. Tôi có công việc toàn thời gian là giáo sư đại học, đồng thời sáng tạo nội dung trên YouTube, blog và podcast khá đều đặn. Ngoài ra, tôi có gia đình và con nhỏ mà không có sự giúp đỡ nào từ gia đình hay họ hàng. Nhưng tôi vẫn dành được thời gian cho bản thân như đọc sách, học thêm kỹ năng mới, đi chơi với gia đình, viết lách thư giãn…
Để làm được tất cả điều này, tôi sắp xếp thời gian khoa học và tối ưu hoá công việc của mình dựa theo 1 tư duy, 3 quy tắc và 6 phương pháp sau đây.
Tư duy tối giản hoá thời gian
Khi bạn tìm trên mạng với từ khoá “quản lý thời gian” hay “làm việc hiệu quả,” phần lớn các bài viết/video chỉ tập trung vào các bước để làm thật nhiều, nhồi thật nhiều việc trong một ngày.
Tuy nhiên, điều này gần như không thể vì thời gian một ngày của con người là hữu hạn, chỉ làm việc 4-8 tiếng tập trung là đã mệt nhoài rồi. Nếu nhồi nhét nhiều việc trong một ngày như vậy mà làm cố cho hết, liên tục nhiều ngày thì sớm hay muộn cũng bị kiệt sức, dẫn đến các vấn đề nghiêm trọng về thể chất và tinh thần.
Bởi vậy, đối với tôi, trên tất cả, tư duy quản lý thời gian để làm việc một cách thông minh luôn quan trọng hơn cả. Và tư duy của tôi luôn là: Minimalism (tối giản hoá).
Thay vì nhìn vào một danh sách công việc dài đến choáng ngợp và nghĩ là mình phải làm tất cả mọi thứ cùng một lúc, bạn hãy có tư duy chọn lựa, ưu tiên. Tập trung vào những thứ thực sự quan trọng, cần làm ngay, và bỏ đi hoặc để lại làm sau những thứ thừa thãi, ít quan trọng hơn.
Sự thay đổi trong tư duy này nghe qua nhỏ thôi nhưng lại mang ý nghĩa lớn. Tôi có viết kỹ hơn về điều này trong Một cuốn sách về chủ nghĩa tối giản.
Tất cả những quy tắc và phương pháp sắp được trình bày sau đây đều xoay quanh tư duy tối giản.
3 Quy tắc quản lý thời gian
1. Quy luật 80/20 (Pareto Principle)
Quy luật này dựa vào nghiên cứu của một nhà kinh tế người Ý có tên là Pareto và sau đó mở rộng ra ở nhiều lĩnh vực như sản xuất, kinh doanh, quản lý thời gian… Về cơ bản, quy luật 80/20 cho rằng: 80% output (đầu ra/thành quả/hậu quả) được tạo bởi 20% input (đầu vào/đóng góp/hành động).
Vậy nên, nếu cho rằng 80% thành quả công việc của mình được tạo ra bởi 20% thời gian làm việc hiệu quả, bạn có thể theo dõi xem 20% thời gian đó rơi vào thời điểm nào trong ngày, ở hoàn cảnh nào, được làm với chu trình nào… Từ đó, bạn có thể mô phỏng lại và mở rộng 20% thời gian hiệu quả nhất này để nâng cao hơn nữa thành quả lao động của mình.
Cá nhân tôi thường sử dụng quy tắc 80/20 để đưa ra quyết định về công việc cần ưu tiên. Khi lập kế hoạch cho ngày/tuần/tháng tới, tôi thường nhìn vào danh sách các công việc cần phải làm và tự hỏi: 20% công việc nào làm được trong số này sẽ cho tôi 80% thành quả?
Trả lời được câu hỏi này giúp tôi ưu tiên và tập trung vào những công việc quan trọng nhất (thường cho nhiều thành quả nhất) và nới dần những công việc thứ yếu, không mang lại nhiều thành quả.
2. Thuyết Bốn lò lửa (The Four Burners Theory)
Tưởng tượng rằng cuộc sống của bạn như một cái bếp có bốn chiếc lò. Mỗi lò tượng trưng cho một mặt của cuộc sống. Lò thứ nhất là gia đình. Lò thứ hai là bè bạn. Lò thứ ba là sức khoẻ. Lò thứ tư là công việc.
Lý thuyết Bốn lò lửa cho rằng: “Để thành công, bạn phải tắt đi một trong bốn lò. Và để thành công xuất sắc, bạn phải tắt đi hai trong số bốn lò.”
Điều này có nghĩa là, cái gọi là “cân bằng cuộc sống” thực ra không bao giờ là hoàn hảo. Bạn khó có thể vừa lo cho gia đình chu toàn, lại vừa có thời gian với bạn bè, vừa chăm sóc sức khoẻ cá nhân, lại vừa tập trung được cho công việc.
Mà có chăng, nếu bạn có làm được tất cả mọi thứ cùng lúc như vậy, thì chất lượng mỗi thứ cũng sẽ khó có thể tốt được vì bạn bị phân tâm, dàn trải quá nhiều.
Vì thế, thay vì nghĩ mình phải chia đều sự quan tâm vào tất cả mọi mặt, bạn có thể nghĩ về công việc - cuộc sống theo từng giai đoạn hoặc từng thời điểm trong ngày.
Ví dụ, ở giai đoạn này mình phải lo cho gia đình thì mình chấp nhận lò lửa công việc và bạn bè sẽ bị bỏ ngỏ. Sau khi việc gia đình đỡ bận thì mình sẽ quay lại bù đắp cho công việc và bạn bè. Hay như trong một ngày, khi vào giờ làm việc thì mình sẽ bật lò lửa công việc lên cháy rực nhất, khi về nhà thì tắt lò lửa công việc và bật lên lò lửa gia đình, sức khoẻ, bạn bè…
3. Luật Parkinson (Parkinson’s Law)
Luật Parkinson cho rằng nếu thời gian bạn có cho một công việc càng dài thì công việc đó sẽ tự “nở” ra để khoả lấp thời gian đó.
Ví dụ như, nhà trường giao bài tập cho thời hạn 1 tháng thì cả tháng đó, bạn làm mãi không xong. Nhưng đến đêm trước ngày nộp thì đột nhiên bạn cảm thấy làm rất hiệu quả và hoàn thành xong bài chỉ trong vài giờ.
Hay như sếp giao cho bạn việc này, bạn nghĩ đơn giản, làm thoáng cái ngày mai là xong. Nhưng sếp lại bảo cho gia hạn đến tuần sau nên bạn cứ chần chừ không làm, hoặc thêm cái này, thêm cái kia vào công việc khiến nó phức tạp hơn. Cuối cùng gần sát đến hạn nộp bạn mới hoàn thành.
Vậy nên áp dụng vào làm việc hiệu quả, bạn cần tự tạo ra áp lực thời gian cho mình. Đừng bao giờ xin gia hạn, trừ trường hợp bất khả kháng. Đặc biệt những đầu việc không có deadline cho mình, bạn cũng hãy tự tạo deadline để thắng lại định luật Parkinson này và hoàn thành công việc nhanh nhất có thể.
Đây cũng chính là một trong những bí quyết lớn nhất của tôi để đạt được điểm tuyệt đối 4.0/4.0 Thạc sĩ và Tiến sĩ tại Mỹ.
6 Phương pháp cụ thể hoá quy tắc quản lý thời gian
Để ứng dụng 3 quy tắc vàng trên trong thực tế, 6 phương pháp sau đây bạn có thể làm ngay hôm nay để quản lý thời gian tốt hơn:
1. Ma trận Eisenhower (The Eisenhower Matrix)
Một trong những cách tốt nhất để đặt lựa chọn và ưu tiên cho danh sách việc cần làm (to-do list) của mình là phân chia nó theo ma trận Eisenhower.
Ma trận này là một mô hình gồm có 4 tiêu chí: Khẩn cấp, Không khẩn cấp, Quan trọng, Không quan trọng.
- Khẩn cấp & quan trọng (nhiệm vụ cần phải làm ngay lập tức)
- Quan trọng nhưng không phải khẩn cấp (nhiệm vụ nên lên kế hoạch để làm sau)
- Khẩn cấp nhưng không quan trọng (nhiệm vụ nên uỷ thác cho người khác)
- Không khẩn cấp & không quan trọng (nhiệm vụ phải được loại bỏ hoặc làm khi có thời gian rảnh, nghỉ ngơi)
Thay vì để danh sách công việc dài dằng dặc thì sắp xếp công việc theo ma trận này sẽ giúp cho mình đưa ra quyết định đâu là việc cần làm nhanh và tốt hơn.
2. Đầu việc quan trọng nhất – M.I.T. (Most Important Tasks)
Phương pháp này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc chỉ tập trung vào từ một đến ba đầu việc quan trọng nhất trong ngày.
Đây thường nên là việc thuộc nhóm khẩn cấp & quan trọng trong ma trận Eisenhower nói trên. Những việc này bạn nên làm trước tiên trong ngày và nếu làm xong thì mình sẽ có cảm giác là ngày hôm đó đã thành công.
Cách này giúp bạn sắp xếp thời gian một cách thực tế hơn, có định hướng hơn, giảm áp lực tới bản thân trong ngày.
3. Phương pháp Pomodoro
Để tập trung tốt nhất trong quá trình làm việc, bạn nên sử dụng phương pháp Pomodoro (quả cà chua trong tiếng Ý). Đây là phương pháp làm việc theo chu trình làm 25 phút, nghỉ 5 phút và lặp lại làm 25 phút, nghỉ 5 phút.
Phương pháp này tạo áp lực thời gian, khiến bạn tập trung hơn, định lượng được rõ hơn mức độ hiệu quả trong công việc của mình.
Nói cách khác là thắng lại định luật Parkinson. Đồng thời, nó cũng cho bạn thời gian nghỉ ngơi để bạn không quá mệt mỏi, lấy lại sức làm việc lâu dài hơn.
4. Quy tắc 2 phút (The 2-Minute Rule)
Quy tắc 2 phút được tác giả David Allen đề cập trong cuốn sách nổi tiếng về làm việc hiệu quả có tên là Getting Things Done. Quy tắc này đơn giản là: Việc gì mà bạn cảm thấy có thể làm từ 2 phút trở xuống thì nên làm ngay, không trì hoãn.
Khi gặp việc nào đó, thay vì đắn đo liệu có nên làm nó ngay không, bạn hãy nghĩ: “Việc này có dưới 2 phút không?” Nếu dưới 2 phút, bạn hãy làm luôn. Nếu không thì cho vào danh sách để sau làm.
5. Làm theo nhóm (Batching)
Batching là phương pháp tôi học được từ cuốn sách Tuần làm việc 4 giờ của Tim Ferriss.
Batching có nghĩa là những việc gì mà mình có thể làm sau, không quan trọng cũng không cần kíp thì mình làm theo nhóm.
Ví dụ như email, tôi thường để ra khoảng 1-2 tiếng nhất định trong ngày chỉ để trả lời. Không dàn trải ra cả ngày hoặc thấy email mới đến là phải dừng mọi công việc để trả lời ngay (trừ trường hợp email khẩn cấp).
Tương tự với việc làm YouTube hay podcast, vì mỗi lần ghi hình hay thu âm đòi hỏi phải lấy ra nhiều trang thiết bị, tôi thường cố gắng sắp xếp để “batch” từ 2-3 video/tập podcast một lần.
Cách này rất tốt vì nó tiết kiệm thời gian, đặt bạn vào guồng công việc tập trung rồi nên làm rất hiệu quả và nhanh chóng.
6. Sống cho hiện tại (Be Present)
Sống cho hiện tại là điều tôi từng viết rất nhiều trên The Present Writer. Đó là tư duy khi làm bất kỳ điều gì, hãy toàn tâm toàn ý cho hiện tại.
Đối với tôi, cân bằng cuộc sống không phải là 50% công việc - 50% cuộc sống, mà là sống 100% cho hiện tại.
Dreamplex cung cấp giải pháp về không gian làm việc linh hoạt cho các nhóm làm việc kết hợp (hybrid). Hơn cả một văn phòng, "Một ngày làm việc tốt hơn" tại Dreamplex giúp thu hút, gắn kết và giữ chân nhân tài cho hàng ngàn đội ngũ quy mô từ 2-200+ bằng thiết kế độc đáo, văn phòng thương hiệu riêng dành cho doanh nghiệp, dịch vụ chăm sóc tận tình và gói chăm sóc trải nghiệm nhân viên duy nhất tại Việt Nam.