Làm sao để làm ít mà vẫn “hưởng” nhiều? | Vietcetera
Billboard banner
27 Thg 06, 2022
Kinh DoanhLàm Việc Hiệu Quả

Làm sao để làm ít mà vẫn “hưởng” nhiều?

Để năng suất, bạn cần kiểm soát những gì bạn không làm hơn là những gì bạn làm.
Làm sao để làm ít mà vẫn “hưởng” nhiều?

Diễn viên Kim Seul Gi trong phim Legend of the Blue Sea. | Nguồn: tvN

Chuyển ngữ từ bài viết “How to Be More Productive by Working Less” đăng trên blog cá nhân của tác giả Mark Manson.


Mọi cuốn sách về làm việc hiệu quả trên hành tinh này, từ David Allen đến Benjamin Franklin, đều ít nhiều nói về một quy trình na ná nhau. Rằng hãy thức giấc khi bình minh ló dạng, uống cà phê, chia nhỏ thời gian làm việc, sắp xếp các đầu việc theo mức độ quan trọng, lên lịch cho các cuộc hẹn trước 15 tuần và luôn chuẩn bị sớm cho tất cả mọi thứ.

Dẹp hết. Tôi ghét buổi sáng. Bạn biết thói quen buổi sáng của tôi là gì không? Giật mình tỉnh dậy và đọc Facebook. Và nếu may mắn, đống rác trên tường nhà (newsfeed) sẽ khiến tôi bực mình đến mức viết ra một bài phản biện nào đó mà không cần quá cố gắng.

Thực tế là tôi cũng viết ra được kha khá bài xếp vào hạng hay nhất khi đang mở các bài nhạc máu lửa của Every Time I Die vào lúc 3 giờ sáng. Thi thoảng tôi nghỉ làm việc vào ngày thứ Năm. Tôi ghét phải tuân theo một lịch trình cố định. Sau khi điều hành công việc kinh doanh trực tuyến của riêng mình trong gần 10 năm, tôi vẫn chưa đổi ý.

Tôi viết xong cuốn sách Nghệ thuật tinh tế của việc đếch quan tâm trong 18 tháng, nhưng hầu hết số trang đều được hoàn thành trong 3 tháng cuối cùng. Có lẽ bạn sẽ nói rằng đó là vì tôi để “nước đến chân mới nhảy” nên mới có áp lực làm việc như mất trí?

Không, tôi thực sự đã làm việc ít hơn trong 3 tháng cuối đó nhưng vẫn xong được nhiều việc hơn. Nói ngắn gọn, tôi đã làm việc năng suất hơn.

Trong bài viết này, tôi muốn đưa ra một lập luận đơn giản (được minh hoạ bằng rất nhiều bức hình tôi vẽ trên MS Paint): rằng khi nói đến năng suất, mọi thứ không giống như chúng ta tưởng.

Tôi tin rằng năng suất là một khía cạnh có tính cá nhân rất cao. Thứ có hiệu quả với tôi không nhất thiết hiệu quả với bạn. Tất cả chúng ta đều có những bộ não khác nhau và do đó, sẽ có những sở thích, quan điểm khác nhau về việc làm việc ở đâu, bối cảnh thế nào mới hiệu quả nhất. Vì vậy, thay vì bàn về các ứng dụng năng suất hay các thói quen buổi sáng, tôi tập trung vào việc thấu hiểu tâm lý con người hơn.

Bạn có đang làm việc theo hàm tuyến tính?

Tuyến tính ở đây nghĩa là số lượng/chất lượng kết quả công việc tỷ lệ thuận với số giờ làm việc. Chẳng hạn làm việc trong hai giờ sẽ cho kết quả gấp đôi so với một giờ.

Chúng ta hầu như đều (đã từng) giả định đây là cách mọi thứ hoạt động. Điều này chủ yếu là do ta đã quen với cách vận hành này khi còn đi học. Thầy cô cho bạn một loạt nội dung để ghi nhớ. Nếu bạn dành hai giờ để học, bạn sẽ nhớ gấp đôi so với khi chỉ dành một giờ.

Khi trưởng thành hơn và thôi ngoáy mũi nơi công cộng, chúng ta có xu hướng cũng cho rằng phần còn lại của cuộc đời sẽ hoạt động theo cách tương tự.

Nhưng không.

Lagravem việc với hiệu suất tuyến tiacutenh
Làm việc với hiệu suất tuyến tính

Sự thật là công việc đầu óc, đòi hỏi nhiều suy nghĩ nhất không như thế. Công việc tuyến tính là những thứ thực sự cơ bản, lặp đi lặp lại, như vận chuyển hàng, đóng gói, nhập dữ liệu. Chỉ khi đó, bốn giờ mới có năng suất gấp đôi hai giờ, hai giờ có năng suất gấp đôi so với một.

Đáng buồn thay, trong thế giới đi làm, “hối hả” dường như đã trở thành một tôn giáo chung. Làm việc ít nghĩa là bạn lười chảy thây. Bạn phải dậy, uống cà phê vào lúc 4 giờ sáng và làm việc đến khi mắt chảy máu. Bạn phải khẩn trương, khẩn trương, khẩn trương.

Khi nào làm việc khiến hiệu suất giảm (hoặc thậm chí là hiệu suất âm)?

Hãy tưởng tượng rằng bạn ra ngoài chạy bộ trong 10 phút. Thật là một hoạt động lành mạnh.

Bây giờ thử tưởng tượng bạn chạy bộ trong 20 phút. Nó cũng tốt cho sức khỏe đó, nhưng không có nghĩa bạn sẽ khỏe gấp đôi so với khi chỉ chạy 10 phút.

Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn chạy trong một giờ? Chà, bạn hẳn là rất cố gắng thúc đẩy bản thân, nhưng rất có thể bạn vẫn thấy 10 phút tập thể dục đầu tiên mới thật sự mang lại cảm giác khỏe khoắn.

Tập thể dục có hiệu quả giảm dần vì một lý do đơn giản là cơ bắp của bạn mệt mỏi. Và giống như cơ bắp, não của bạn cũng biết mệt.

Hiệu suất lagravem việc giảm sau một khoảng thời gian lagravem việc keacuteo dagravei
Hiệu suất làm việc giảm sau một khoảng thời gian làm việc kéo dài.

Vợ tôi từng làm việc trong ngành quảng cáo. Cũng giống trong nhiều ngành khác cô ấy có thời gian làm việc điên cuồng, đặc biệt là khi có buổi thuyết trình lớn hoặc một dự án sắp đến hạn. Mọi người thường làm việc đến 9 hoặc 10 giờ đêm. Đôi khi họ đến văn phòng vào cả thứ Bảy.

Nhưng vợ tôi dần nhận thấy rằng phần lớn thời gian ở “hiệp phụ” này khá kém hiệu quả. Bốn giờ cuối ngày, từ 6 giờ chiều đến 10 giờ tối, cho ra kết quả chỉ bằng khoảng 2 tiếng làm việc trong ngày.

Và trong tình huống xấu nhất, mọi người còn tạo ra các sản phẩm kém chất lượng hoặc đưa ra các quyết định thiếu sáng suốt vì đã quá mệt mỏi. Và khi làm điều đó, họ thực sự còn vô tình tạo thêm việc cho mình. Hiệu suất của họ như thế giảm từ "kém" xuống "âm."

Đi lagravem coacute gigrave vui
Đi làm có gì vui?

Điều này đã xảy ra với tôi khi tôi bắt đầu viết cuốn sách Nghệ thuật tinh tế của việc đếch quan tâm.

Tôi đã dành phần lớn thời gian của năm đầu tiên để viết với tư duy “nhiều hơn = tốt hơn.” Kết quả là, nhìn lại, tôi đã dành ít nhất một nửa số giờ làm việc của mình để sửa chữa mớ hỗn độn mà tôi đã tạo ra một cách không cần thiết ngay từ đầu.

Cuối cùng, sau nhiều tháng thất vọng, tôi bắt đầu nhận thấy rằng hầu hết những thứ tôi viết trong 1-2 tiếng làm việc đầu ngày đều tuyệt vời. Những thứ được viết trong 3-4 giờ sau có chất lượng “hên xui.” Khá nhiều thứ tiếp sau đó đều tệ hại.

Cho đến khi tôi đã viết được hơn một năm, tôi mới lấy hết can đảm để thử giới hạn thời gian viết của mình xuống còn 2 giờ mỗi ngày. Và trời ơi, chữ nghĩa bắn ra khỏi ngón tay tôi giống như sức mạnh của Jedi chưa được khám phá. Tôi viết xong một bản thảo mới của cuốn sách chỉ trong vòng hai tháng.

Hiệu suất lagravem việc coacute thể xuống con số acircm
Hiệu suất làm việc có thể xuống con số âm.

Hầu hết các công việc sáng tạo đều hoạt động theo đường cong lợi nhuận âm. Trong quá khứ khi còn làm công việc thiết kế, tôi đã mày mò một bức ảnh đến mức không thể biết nó có đẹp hay không nữa. Sau đó, tôi sẽ dành nửa đêm cố gắng làm cho nó trông bớt “sai” hơn, chỉ để thức dậy vào buổi sáng hôm sau và bắt đầu lại từ đầu.

Công việc có tính tương tác cao cũng có thể mắc vào bẫy hiệu suất âm. Giả sử bạn là một nhà quản lý và áp dụng cách quản lý vi mô đối với nhân viên. Việc này không chỉ khiến nhân viên của bạn làm việc kém hiệu quả hơn, mà có thể còn khiến họ sẽ ghét bạn và thậm chí còn mất luôn động lực làm việc.

Đòn bẩy - Đòn "gãy"

Mỗi doanh nghiệp, công việc hoặc dự án đều có cái mà tôi gọi là điểm đòn bẩy, thứ ngay lập tức khiến mọi thứ bạn làm khác trở nên hiệu quả hơn.

Nếu bạn là quản lý, đó có thể là một số quy trình làm việc bạn tạo ra để giữ tinh thần nhân viên. Nếu bạn là một lập trình viên, có thể đó là các loại cơ sở dữ liệu mới. Nếu bạn làm việc trong lĩnh vực kinh doanh, bán hàng, đó có thể là ngoại hình chỉn chu và khả năng thấu hiểu cảm xúc của khách hàng.

Điểm đograven bẩy
Điểm đòn bẩy

Khi nói đến nội dung trực tuyến, thương hiệu là một điểm đòn bẩy. Đó là thứ mà bạn càng đầu tư và hoàn thiện, nó sẽ càng có tác động cấp số nhân lên mọi thứ khác. Doanh số bán hàng sẽ tăng nhanh hơn. Lưu lượng truy cập sẽ tốt hơn. Mọi người sẽ nói về bạn và chia sẻ nội dung của bạn rộng hơn.

Vì vậy, làm tốt một số khía cạnh của công việc có thể khiến mọi thứ khác trở nên dễ dàng hơn nhiều… hoặc khó hơn nhiều.

Công việc văn phòng “đàng hoàng” duy nhất trong đời tôi là ở một ngân hàng trong tổng cộng khoảng 6 tuần. Ngân hàng này có quy trình rất cụ thể cho việc sử dụng một loại phần mềm có "số tuổi" ngang với mẹ tôi, và một cách nhập liệu hoàn toàn ngược đời. Nó làm cho toàn bộ quá trình chậm chạp đến tê liệt.

Điểm đograven keacuteo
Điểm đòn "gãy"

Về cơ bản, họ đã tạo ra cái mà tôi gọi là một điểm đòn "gãy" – công việc khiến mọi thứ khác trở nên trì trệ.

Nhưng ngay sau khi tôi chỉ ra điều đó với sếp và đề xuất xử lý vấn đề bằng một tập lệnh đơn giản, tôi đã được yêu cầu ngồi xuống, im lặng và nhập dữ liệu theo cách đã quy định. Tôi nghỉ việc vài tuần sau đó.

Lười biếng có chiến lược

Có lẽ tất cả chúng ta đều có một món ăn yêu thích nào đó và đã từng ăn nó nhiều đến mức chỉ nghĩ đến thôi cũng buồn nôn. Nhưng rồi, một hoặc hai tuần sau, món ăn kia lại hấp dẫn trở lại.

Mối quan hệ giữa não bộ và công việc cũng vận hành theo cách tương tự với mối quan hệ giữa dạ dày và thức ăn.

Nếu làm việc vừa đủ, nó giúp bạn cảm thấy rằng mình là người quan trọng, có năng lực - những điều ảnh hưởng trực tiếp đến cảm giác hạnh phúc. Nhưng làm việc quá nhiều và quá căng thẳng lại khiến não bộ trì trệ.

Nhưng điều đáng chú ý là khi không ăn, chiếc bụng sẽ đói, còn khi không làm việc, não bộ có thể nghỉ ngơi để trở lại làm việc hiệu quả hơn rất nhiều sau đó. Cuối tuần và kỳ nghỉ tồn tại là có lý do của nó.

Lười biếng một caacutech coacute chiến lược
Lười biếng một cách có chiến lược

Khi bắt đầu kinh doanh vào năm 2008, tôi là một kẻ nghiện việc đích thực. Tôi làm việc 14, 15 tiếng mỗi ngày và hiếm khi nghỉ ngày nào. Và mặc dù đi du lịch liên tục, tôi hiếm khi đi “nghỉ mát.” Nó giống như tôi chỉ đang tìm một bãi biển đẹp để kiểm tra email trong phong cảnh thơ mộng hơn.

Mãi cho đến khi gặp vợ tôi (người có công việc trong giờ hành chính ổn định), tôi mới được nghe ai đó nói với mình rằng: “Này khốn kiếp, cất máy tính đi và dành thời gian với em.”

Tôi, tất nhiên, đã rất kinh hoàng. Nó giống như yêu cầu ai đó ra khỏi nhà mà không có cánh tay phải.

“Nhưng còn email của anh thì sao?” Tôi lắp bắp.

Tôi đã trải qua đêm đầu tiên đó trong run rẩy. Tôi mơ thấy trang web của mình bị tấn công. Danh tính của tôi bị đánh cắp và tôi không thể làm gì được. Tôi tưởng tượng các máy chủ tự bốc cháy. Cùng lúc các tài khoản ngân hàng của tôi tiêu hết. Tất nhiên là không có những chuyện đó xảy ra.

Trên thực tế, những gì đã xảy ra hoàn toàn trái ngược. Ngồi đó trên bãi biển 5 ngày, không điện thoại, không máy tính, không thiết bị điện tử – chỉ có tôi, một người phụ nữ tuyệt vời và những suy nghĩ của mình, tôi bắt đầu nhìn thấy mọi thứ rõ ràng hơn.

Cứ như thể tôi đã dành 5 năm trời lăn lộn với công việc kinh doanh, xem xét kỹ lưỡng và ám ảnh với từng chi tiết, sau đó nhảy lên khinh khí cầu và bay lượn trên cao để có thể nhìn thấy toàn cảnh sự việc.

Và chính trên bãi biển đó, tôi đã nảy ra hai ý tưởng thay đổi cuộc đời mình.

Việc đầu tiên là thay đổi trang web này thành markmanson.net (tạo thương hiệu!). Trong vòng sáu tháng, lượng truy cập tăng gấp 5 lần và thu nhập của tôi tăng gấp 3 lần. Trang web sớm được hàng triệu người đọc, chia sẻ ở hơn 100 quốc gia và giúp tôi làm việc với một số nhà xuất bản uy tín nhất trên thế giới. Và tất cả điều này xảy ra khi tôi làm việc ít hơn.

Trong khi tôi đã dành nhiều năm để cố gắng phát triển trang web của mình thông qua sức mạnh ý chí và cam kết thời gian, thì chính bằng cách loại bỏ những gì không hiệu quả, công việc kinh doanh của tôi đã thành công mà không cần đến nửa thời gian.

Ý tưởng khác mà tôi có trên bãi biển đó là cuốn sách Nghệ thuật tinh tế của việc đếch quan tâm.