Thuế TNCN 2026: 5 Thay đổi trong bảng lương mà doanh nghiệp dễ tính sai

Một khoản phúc lợi vẫn được doanh nghiệp chi như năm trước chưa chắc sẽ được tính thuế giống năm trước.

Từ năm 2026, các quy định mới về thuế TNCN thay đổi cách xử lý nhiều khoản rất quen thuộc trong bảng lương: từ tiền ăn, nhà ở, làm đêm và làm thêm giờ, tiền ngày phép chưa nghỉ, các khoản chi sau khi người lao động nghỉ việc, đến ngưỡng khấu trừ 10%, quyết toán thuế khi phát sinh thu nhập thêm ở nơi khác và ngưỡng thu nhập đối với người phụ thuộc. Trong phạm vi các thay đổi này, phần lớn được áp dụng cho kỳ tính thuế năm 2026; riêng mức tiền ăn 1,2 triệu đồng có mốc áp dụng riêng từ ngày 01/07/2026.

1. Mức tiền ăn 1,2 triệu đồng có ngày áp dụng riêng

Nếu người sử dụng lao động chi tiền ăn giữa ca hoặc ăn trưa bằng tiền, khoản được loại khỏi thu nhập chịu thuế tối đa là 1,2 triệu đồng cho mỗi người lao động mỗi tháng. Phần vượt mức này chịu thuế TNCN. Ngược lại, bữa ăn do doanh nghiệp tổ chức dưới hình thức tự nấu, mua suất ăn hoặc cấp phiếu ăn không tính vào thu nhập chịu thuế.

Điểm dễ nhầm nằm ở thời gian áp dụng. Khác với phần lớn quy định về tiền lương, tiền công áp dụng cho cả kỳ tính thuế năm 2026, mức 1,2 triệu đồng chỉ áp dụng từ ngày 01/07/2026. Vì vậy, doanh nghiệp không nên tự động dùng mức mới để tính lại giai đoạn từ tháng 1 đến tháng 6.

Vấn đề thực tế không chỉ là số tiền. Bảng lương cần tách rõ khoản chi bằng tiền với bữa ăn do doanh nghiệp tổ chức, vì hai hình thức có cách xử lý thuế khác nhau.

2. Nhà ở do doanh nghiệp xây dựng không giống tiền thuê nhà trả thay

Lợi ích từ nhà ở hoặc nhà lưu trú công nhân do người sử dụng lao động xây dựng cho người lao động không tính vào thu nhập chịu thuế. Phạm vi này bao gồm cả tiền điện, tiền nước và dịch vụ kèm theo, nếu gắn với loại nhà ở đó.

Kết quả khác đi nếu doanh nghiệp thuê nhà từ bên thứ ba hoặc trả thay tiền thuê nhà, điện, nước và dịch vụ cho nhân viên. Các khoản này chịu thuế theo số thực trả, nhưng tối đa không vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế phát sinh tại đơn vị, chưa bao gồm khoản nhà ở.

Do đó, một căn hộ thuê ngoài không trở thành “nhà ở do doanh nghiệp xây dựng” chỉ vì doanh nghiệp đứng tên hợp đồng hoặc trực tiếp thanh toán. Đây là điểm cần phân loại theo bản chất của phương án cung cấp nhà ở, không chỉ theo cách doanh nghiệp hạch toán hay gọi khoản này trên bảng lương.

3. Làm đêm, làm thêm giờ và ngày phép chưa nghỉ cần cách đọc thận trọng hơn

Theo câu chữ mới, tiền lương, tiền công làm việc ban đêm hoặc làm thêm giờ tại nơi làm việc phù hợp với điều kiện và thời gian theo pháp luật lao động được miễn thuế TNCN. Công văn 2231 trình bày đây là thay đổi so với quy định cũ – không còn giới hạn việc miễn thuế chỉ áp dụng cho phần tiền lương được trả cao hơn so với làm việc ban ngày hoặc trong giờ làm việc bình thường.

Đây là điểm đáng chú ý nhất, nhưng cũng là điểm cần thận trọng nhất trong năm đầu áp dụng. Doanh nghiệp không nên coi mọi khoản được gắn nhãn “overtime” là tự động được miễn thuế TNCN. Thời gian làm việc, điều kiện làm thêm, mức chi trả và hồ sơ phải phù hợp với pháp luật lao động. Tổ chức trả thu nhập còn phải lập và lưu bảng kê về thời gian và số tiền đã trả để xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.

Khung mới cũng miễn thuế đối với tiền lương trả cho những ngày phép chưa nghỉ, nhưng chỉ khi khoản thanh toán đó đúng trường hợp và mức chi theo pháp luật. Theo Bộ luật Lao động, nghĩa vụ thanh toán phát sinh khi người lao động thôi việc hoặc bị mất việc làm mà chưa nghỉ hết số ngày nghỉ hằng năm. Không nên tự động mở rộng miễn thuế sang mọi chương trình đổi ngày phép thành tiền trong thời gian người lao động vẫn tiếp tục làm việc.

4. Mức 5 triệu đồng và mức 15 triệu đồng là hai phép thử khác nhau

Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba tháng, tổ chức trả thu nhập phải khấu trừ 10% nếu mỗi lần chi trả từ 5 triệu đồng trở lên (trước đây là từ 2 triệu đồng/lần). Quy định này bao gồm cả khoản tiền lương, tiền công trả sau khi hợp đồng lao động đã chấm dứt.

Mức 5 triệu đồng là phép thử theo từng lần chi trả. Nó không thay thế và cũng không nên bị nhầm với quy định quyết toán năm: thu nhập thêm tại một nơi khác có thể không phải đưa vào quyết toán của cá nhân nếu bình quân tháng trong năm không quá 15 triệu đồng và khoản đó đã được khấu trừ 10%.

Vì vậy, doanh nghiệp trả một khoản sau khi nhân viên nghỉ việc phải xác định nghĩa vụ khấu trừ tại thời điểm chi. Việc cá nhân có phải cộng khoản đó vào quyết toán năm hay không là một bước đánh giá riêng.

5. Ngưỡng thu nhập của người phụ thuộc tăng lên, nhưng giấy tờ chưa biến mất

Người phụ thuộc được coi là không có thu nhập hoặc có thu nhập thấp nếu thu nhập bình quân tháng từ mọi nguồn không vượt quá 3 triệu đồng. Đây là ngưỡng để xác định tư cách người phụ thuộc, không phải mức giảm trừ hằng tháng dành cho người nộp thuế.

So với ngưỡng 1 triệu đồng trước đây, thay đổi này có thể mở rộng số trường hợp đủ điều kiện, chẳng hạn cha mẹ có khoản thu nhập nhỏ hoặc con đã thành niên có việc làm bán thời gian nhưng thu nhập thấp.

Cơ quan thuế được yêu cầu khai thác trước thông tin trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia, hệ thống quản lý thuế và các cơ sở dữ liệu quốc gia hoặc chuyên ngành. Chỉ khi không thể sử dụng các nguồn đó, người nộp thuế mới phải cung cấp hồ sơ theo quy định. Tuy nhiên, tổ chức trả thu nhập vẫn có trách nhiệm lưu giữ và xuất trình hồ sơ người phụ thuộc khi được yêu cầu.

Số hóa vì vậy giúp giảm thủ tục trong một số trường hợp, nhưng chưa phải là lý do để doanh nghiệp bỏ quy trình kiểm soát hồ sơ.

Trước kỳ quyết toán năm 2026, doanh nghiệp nên làm gì?

Doanh nghiệp nên thực hiện năm việc:

• Rà soát lại mã bảng lương cho tiền ăn, nhà ở, làm thêm giờ, ngày phép chưa nghỉ và khoản chi sau chấm dứt hợp đồng;
• Phân biệt rõ lợi ích hiện vật, khoản chi bằng tiền và khoản doanh nghiệp trả thay;
• Củng cố hồ sơ chấm công, phê duyệt làm thêm giờ, bảng kê chi trả và căn cứ thanh toán ngày phép chưa nghỉ;
• Cập nhật hệ thống cho ngưỡng 5 triệu đồng, ngưỡng 15 triệu đồng, và ngưỡng thu nhập 3 triệu đồng của người phụ thuộc;
• Đối chiếu các tờ khai đã nộp trong sáu tháng đầu năm và xử lý chênh lệch tại quyết toán năm 2026 thay vì tự động khai lại từng kỳ.

Điểm đáng lưu ý của cải cách lần này không chỉ nằm ở thuế suất hoặc mức giảm trừ. Rủi ro lớn hơn nằm ở việc doanh nghiệp phân loại sai một khoản chi, áp dụng sai thời điểm hoặc không có đủ hồ sơ để bảo vệ cách xử lý thuế. Kỳ quyết toán năm 2026 sẽ là lần đầu các điểm đó được kiểm tra cùng nhau.

Tóm lại là

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý năm điểm:

• Tiền ăn (giữa ca, ăn trưa) chỉ được miễn trong giới hạn 1,2 triệu đồng mỗi người mỗi tháng, và mức mới này được áp dụng từ 01/07/2026.
• Nếu được bố trí nhà ở do doanh nghiệp tự xây thì có thể được miễn thuế, còn nếu doanh nghiệp trả thay tiền thuê nhà thì khoản này có thể bị tính thuế.
• Câu chữ mới về làm đêm, làm thêm giờ rộng hơn trước, nhưng miễn thuế phụ thuộc chặt vào điều kiện lao động và hồ sơ. Tiền ngày phép chưa nghỉ chỉ được miễn khi khoản thanh toán phù hợp với pháp luật lao động.
• Ngưỡng khấu trừ 10% là 5 triệu đồng cho từng lần chi trả. Ngưỡng 15 triệu đồng bình quân tháng lại là phép thử riêng cho quyết toán năm đối với phần thu nhập thêm ở nơi khác.
• Người phụ thuộc có thể có thu nhập bình quân đến 3 triệu đồng mỗi tháng, nhưng doanh nghiệp vẫn phải kiểm soát hồ sơ.

*Nguồn pháp lý chính:

• Nghị định 253/2026/NĐ-CP ngày 30/06/2026, có hiệu lực từ 01/07/2026.
• Thông tư 87/2026/TT-BTC ngày 30/06/2026, có hiệu lực từ 01/07/2026.
• Bộ luật Lao động 2019, đặc biệt Điều 107 và Điều 113.3.
• Công văn 2231/CST-TN ngày 31/07/2026 và Phụ lục kèm theo.

Vilasia là công ty luật Việt Nam chuyên tư vấn về M&A, đầu tư mạo hiểm, tài chính và luật cạnh tranh. Công ty đã được vinh danh ở hạng mục “Best New Law Firm” tại Vietnam Law Firm Awards 2026 do Asia Business Law Journal tổ chức.