Tối giản để làm việc hạnh phúc hơn

Một khảo sát từ JobStreet Malaysia về “Job Unhappiness” (Nỗi bất hạnh trong công việc) đã chỉ ra 3 nguyên nhân lớn nhất khiến người châu Á chán nản công việc của mình, bao gồm Lộ trình thăng tiến mờ mịt, Lãnh đạo kém hiệu quả, và Ít cơ hội phát triển kỹ năng.

Công việc hiện tại có khiến bạn hài lòng? Tìm kiếm hạnh phúc trong công việc chưa bao giờ là dễ dàng, và bài viết này sẽ giúp bạn phần nào gỡ rối sợi dây khổ sở tại môi trường công sở.

Bạn có thực sự hạnh phúc trong 40 giờ làm việc ở văn phòng?

Nếu 40 giờ văn phòng mỗi tuần đó luôn khiến ta nặng nề và mệt mỏi, ta khó mà giữ được cân bằng cả trong đời sống cá nhân với gia đình, bạn bè.

Không ai muốn mình kẹt trong “đường hầm” mệt mỏi này mãi. Rất nhiều học thuyết về tư duy hạnh phúc và thiền định đã ra đời, trong đó có Cách tư duy Tối giản - tối giản công việc nhưng tối ưu lợi ích giúp bạn tìm lại hạnh phúc khi đi làm.

Có thể tối giản hóa công việc bằng cách nào?

Dù có nhiều nguồn trích dẫn khác nhau, tư duy tối giản được cho là bắt đầu phổ biến ở Nhật Bản, tách biệt con người ra khỏi đời sống vật chất để dẫn lối họ đến với hạnh phúc (happiness) và thực hành chánh niệm (mindfulness).

Chủ nghĩa tối giản tuy chưa phổ biến ở Việt Nam, nhưng đã sớm thành xu hướng nổi trội ở các nước phát triển như Anh, Mỹ và Nhật Bản nhờ ứng dụng thực tế để con người sống nhẹ nhàng hơn giữa nhịp sống hiện đại nhiều trách nhiệm gánh vác.

Tối giản không chỉ là một căn nhà gọn, một thiết kế trung tính, nó còn được thể hiện qua cách tư duy thông minh cho bạn “nhẹ gánh” từ trong ra ngoài. Bạn có thể bắt đầu thực hành tư duy tối giản công việc với 4 cách sau:

1. Sàng lọc đầu việc với Ma trận Eisenhower

Bạn có đang mệt mỏi vì gần như việc gì cũng đến tay? Hãy nhìn lại xem liệu bạn có đang phải gồng gánh cả những phần việc dư thừa không nhé.

Giữa hàng trăm đầu việc không tên tuổi, Ma trận Eisenhower có thể giúp bạn gọi tên chúng theo 4 loại thứ tự ưu tiên:

• Số 1 - Việc vừa Quan trọng vừa Cần gấp: hãy đích thân bạn ưu tiên làm chúng trước.
• Số 2 - Việc Quan trọng nhưng không Cần gấp: hãy lên kế hoạch chuẩn bị làm nháp.
• Số 3 - Việc không Quan trọng nhưng Cần gấp: hãy phân công cho nhân sự cấp dưới bạn.
• Số 4 - Việc chẳng Quan trọng cũng không Cần gấp: hãy gạt chúng ra khỏi mối bận tâm của bạn.

Bằng cách này, bạn có thể tập trung vào các đầu task thực sự quan trọng, và sử dụng quỹ thời gian một cách hợp lý hơn.

2. Dọn dẹp “nhà kho” file trên laptop

Tối giản từ trong ra ngoài là khi chúng ta siêng năng dọn dẹp cả ngôi nhà “tập tin” trên laptop. Để đề phòng những tình huống đang dầu sôi lửa bỏng vẫn phải lòng vòng tìm file, hãy dành khoảng 15 phút cuối mỗi ngày để tổng hợp và xóa bớt các file rác đã “qua hạn sử dụng”.

Ở Windows 11, dù đã xóa dữ liệu rồi nhưng chúng vẫn quay về thùng rác chứ chưa mất đi khỏi máy, bạn hãy kiểm tra cả thùng rác “Recycle Bin” của mình qua các bước làm đơn giản sau:

Chọn chuột phải vào thùng rác > Chọn Empty Recycle Bin.

Dữ liệu đã được sắp xếp xong, việc thứ 2 bạn cần lưu ý là giữ cho chúng được bảo mật an toàn. Đặc biệt với các thông tin lưu trên ổ cứng máy - nếu chẳng may làm việc từ xa tại quán cafe máy bị đánh cắp, lúc ấy ta sẽ cứu dữ liệu bằng cách nào?

Tin vui cho nhà Windows khi Windows 11 Pro sẽ bảo mật an toàn tuyệt đối cho người dùng nhờ mã hóa toàn bộ dữ liệu bạn lưu trong ổ cứng. Ngay cả khi máy tính bị đánh cắp thì dữ liệu của bạn vẫn được an toàn.

Không những vậy, HP với giải pháp bảo mật HP Wolf Security còn giúp thiết lập hàng rào bảo vệ vững chắc chống lại phần mềm độc hại và các vụ tấn công an ninh mạng.

Bạn có thể tham khảo một số dòng máy HP hiện nay sử dụng mặc định Windows 11 Pro: như HP Elite Dragonfly G3 và HP EliteBook x360 1040 G9.

3. Mẹo tâm lý tối giản góc làm việc mỗi ngày

Nghiên cứu cho thấy những người có quyền kiểm soát không gian và tự bày trí góc làm việc của họ, không chỉ hạnh phúc và sống khỏe hơn, mà còn làm việc hiệu quả hơn với hiệu suất tăng 32% trong mọi công việc họ làm.

Nhờ xu hướng Hybrid working, chúng ta có thể toàn quyền thay đổi và tối giản không gian làm việc mỗi ngày theo cách ta muốn.

Vậy thì đâu là những tiêu chí cho một góc làm việc tối giản, “healthy” và “balance”?

• Quy tắc nhìn trái-phải: con người thường có trình tự quan sát sự vật từ trái sang phải. Hãy đặt các vật dụng mang tính “đầu vào” (input) ở bên trái như sổ sách, bút viết, và vật dụng “thành phẩm” (output) như hợp đồng ở bên phải. Sắp xếp chúng tùy theo ưu tiên của riêng bạn.

• Ánh sáng chan hòa: một không gian thoáng đãng với nhiều ánh sáng sẽ giúp tái tạo năng lượng “tươi mới” cho bạn bắt đầu xử lý công việc. Nếu làm việc về đêm, thêm 1 chiếc đèn bàn với ánh sáng trầm ấm vừa đủ cũng giúp tạo không gian cho bạn ghi chép.
• Góc “để dành”: bạn đang cần dàn trải xấp giấy tờ ra bàn nhưng bàn lại chẳng đủ chỗ. Đừng tự làm mình căng thẳng, bạn có thể dành sẵn một khu vực “bất khả xâm phạm” để trống dành cho các công việc cần bày biện.
• Âm thanh kích thích tâm trạng: âm thanh có ảnh hưởng nhất định lên đầu óc và tâm lý con người, hãy tận dụng các không gian đủ yên tĩnh để tập trung công việc. Đặc biệt quan trọng hơn khi bạn có cuộc họp online gấp từ xa, và cần tránh các tạp âm không đáng có khi mở microphone.

Phòng khi có cuộc họp đột xuất khi bạn đang ở giữa không gian hỗn loạn, công nghệ HP Presence sẽ giúp bạn khử tiếng ồn bằng AI, cùng Camera 5MP sắc nét cho hình ảnh bạn luôn rõ ràng, và Auto Frame giữ bạn luôn ở giữa khung hình.

Từ đây bạn có thể họp Video call sống động bất kể đang di chuyển trên máy bay hay tàu xe đông đúc.

4. Lựa chọn “trợ thủ” gọn gàng để làm việc lẹ làng

Lối sống “tối đa” (maximalism) là khi chúng ta sắm sửa quá nhiều văn phòng phẩm không cần thiết chỉ vì thích thú nhất thời. Hãy bắt đầu tối giản hóa bằng cách thay đổi thói quen mua sắm và chỉ giữ lại những “trợ thủ” văn phòng phẩm bạn thực sự cần nhất.

Những tiêu chí cần có cho một văn phòng phẩm trở nên “đáng mua”:

• Kích thước gọn, vừa trong túi xách đi làm, đặc biệt là sổ tay.
• Dịp sử dụng, tự hỏi liệu bạn có dùng nhiều bút highlight đến thế nếu mua cả set bút đủ màu.
• Thân thiện môi trường, mua nhưng không xài cũng vô tình khiến vật phẩm bạn mua hóa thành “rác” lãng phí ra môi trường bên ngoài.

Bên cạnh văn phòng phẩm tối giản, xu hướng ngày nay cũng ưu tiên các loại máy tính bảng, laptop trọng lượng nhẹ nhàng thiết kế tinh gọn để thoải mái dễ di chuyển bất kỳ đâu.

Nếu cách đây vài năm máy tính 1.5 kg đã được xem là gọn, thì công nghệ ngày nay cho phép những chiếc laptop nhẹ còn dưới 1kg không khác gì một quyển sổ tay.

Một số loại máy nhẹ dưới 1kg trên thị trường hiện nay có thể kể đến HP Elite Dragonfly G3 với vỏ máy được làm từ nhựa tái chế bảo vệ môi trường, tối giản mọi nguy cơ chất thải độc hại. Sản phẩm được phân phối chính hãng bởi Digiworld.

Ngoài ra màn hình còn có thể mở gập 180 độ tiện lợi, dùng cảm ứng linh hoạt. Màn hình tỉ lệ 3:2 cho ta xem được nhiều thông tin hơn mà không cần cuộn màn hình

Đồng hành cùng ta trong mọi chiến tuyến công sở là chiếc laptop, máy tính bảng,... đắc lực. Hãy chọn “đồng đội” phù hợp nhất cho nhu cầu bản thân để mỗi ngày thức dậy làm việc đều là một ngày hạnh phúc, bạn nhé.