Vì sao ta họp xong ta lại hay quên nội dung cuộc họp?

Đầu năm là thời điểm được nhiều công ty lựa chọn khởi động nhiều dự án mới. Điều này đồng nghĩa nhiều cuộc họp diễn ra liên tiếp để lên ý tưởng và kế hoạch thực hiện. Và dù đã chuẩn bị sổ để note lại những điểm quan trọng, không ít người vẫn rơi vào tình trạng “ngộp” thông tin và trở nên “não cá vàng”.

Tình trạng này thực ra khá phổ biến. Theo thống kê của chuyên trang nhân sự Gartner, khoảng 65% nhân viên văn phòng quên hầu hết nội dung cuộc họp diễn ra trước đó 1-2 tiếng. Dù việc ghi note có giúp ích trong lưu trữ thông tin, có những thời điểm cuộc họp diễn ra nhanh, hoặc chính bạn khi đọc lại note cũng không hiểu mình đã viết gì.

Vậy tại sao não bộ có thể dễ dàng quên lãng nội dung một cuộc họp? Có những mẹo gì giúp chúng ta họp nhanh mà vẫn nhớ lâu?

Quên lãng là hiện tượng có quy luật

Nhiều lúc bạn quên thông tin không phải vì không để tâm, mà do khoảng cách thời gian và cách não bộ xử lý chúng khi đi vào đầu bạn. Nhà tâm lý học người Đức Hermann Ebbinghaus đã phát hiện ra quy luật này, và đặt tên là “đường cong quên lãng” (Ebbinghaus forgetting curve).

Theo đó, ông tạo ra khoảng 2300 âm tiết “vô nghĩa” theo quy tắc phụ âm - nguyên âm - phụ âm (ví dụ ZUC và QAX). Sau đó ông nhóm chúng lại thành từng danh sách, và học thuộc cho đến khi đọc được chúng chính xác trong một khoảng thời gian hạn chế. Ông thực hiện bài tập này nhiều lần trong 7 tháng liên tiếp, với các khoảng thời gian học khác nhau.

Kết quả ông nhận thấy mình phải “học tủ” vài chục lần mới nhớ được các danh sách vô nghĩa này. Trong khi với một bài thơ có nghĩa, ông chỉ cần đọc vài lần là nhớ.

Điều tương tự cũng xảy ra trong một cuộc họp: bạn sẽ nhớ những thông tin liên quan đến chuyên môn của mình hơn. Do vậy, nếu có người đến từ phòng ban hoặc ngành nghề khác phát biểu trong cuộc họp, việc bạn không nhớ những thông tin họ nói cũng là điều dễ hiểu.

Ebbinghaus cũng nhận thấy, não bộ có xu hướng quên thông tin rất nhanh trong 1-2 giờ đầu tiên sau khi tiếp nhận nó. Sau 9 tiếng, bạn sẽ quên 60% thông tin và sau một ngày, bạn chỉ còn nhớ ⅓ những gì đã học được.

Điều này xảy ra do não có 3 cấp trí nhớ: tạm thời, ngắn hạn và dài hạn. Trí nhớ tạm thời là nơi tiếp nhận thông tin để đưa về giải quyết tại trí nhớ ngắn hạn. Sau quá trình này, những ký ức quan trọng như bài học hay kỹ năng cần thiết mới được lưu trữ trong khoang dài hạn.

Nói cách khác, nếu thông tin trong cuộc họp không gây ra căng thẳng nhận thức tiềm ẩn (chẳng hạn một nhiệm vụ cần phải giải quyết), nó sẽ ở trí nhớ tạm thời và phai mờ dần theo thời gian. Đây là lý do bạn thường chỉ nhớ khoảng ⅓ nội dung cuộc họp - những thông tin liên quan trực tiếp đến đầu việc bạn cần làm.

Não không thực sự tập trung vào nội dung cuộc họp

Nghe có vẻ ngang trái, nhưng thực tế yếu tố não bạn tập trung vào lại là… phản ứng của người khác. Điều này đặc biệt đúng trong những buổi họp quan trọng, như với khách hàng mới hoặc với các lãnh đạo cấp cao mà bạn ít tương tác.

Vì chưa biết rõ về họ, não có thể bật chế độ “cảnh giác” cao độ để đề phòng. Cụ thể, bạn sẽ vô thức để ý đến biểu cảm, cử chỉ và thái độ của họ hơn là những gì họ nói. Đây thực chất là phản ứng tự vệ bình thường của con người trước tình huống khó đoán.

Theo chuyên gia thần kinh Michael DeGeorgia, não có thể ghi nhận những tình huống trên khiến bạn dễ bị phán xét và từ chối. Điều này khiến lượng cortisol tăng cao, làm “tắt nguồn” thùy trước trán - cơ quan chuyên sắp xếp trí nhớ. Đây là nguyên nhân đằng sau những pha “rớt não” đột ngột trong và sau buổi họp.

Não không kịp mã hóa thông tin ngay trước đó

Bạn dự một buổi họp pitch ý tưởng, và khi đến lượt mình thì bạn cũng quên sạch những gì người trước đó vừa nói. Đây chính là hiệu ứng người tiếp theo (next-in-line effect) - hiện tượng xảy ra khi bạn không nhớ thông tin về người hoặc sự việc xảy ra ngay trước đó.

Hiệu ứng này do chuyên gia tâm lý Malcolm Brenner phát hiện năm 1973. Trong thí nghiệm, ông cho mỗi người đọc một từ tiếng Anh, và sau 25 từ thì mỗi người phải nhớ lại càng nhiều từ càng tốt. Kết quả không ai nhớ chính xác những từ họ nghe được trong 10 giây trước đó.

Hiện tượng này xảy ra do não không kịp “mã hóa” thông tin nhận được trong khoảng thời gian quá ngắn. Hệ quả những thông tin này kẹt lại ở khoang trí nhớ tạm thời thay vì đến được khoang trí nhớ ngắn và dài hạn, khiến bạn không thể truy hồi lại. Bên cạnh đó, khi tập trung chuẩn bị cho phần của mình, bạn cũng sẽ không mấy để ý đến những gì người trước nói.

Làm việc online khiến trí nhớ tệ hơn

Ngoài những hiện tượng tâm lý trên, thì làm việc online cũng ảnh hưởng ít nhiều đến trí nhớ của bạn. Chẳng hạn khi họp trực tuyến, bạn có xu hướng làm việc đa nhiệm khiến não tốn nhiều nơron thần kinh hơn, kéo theo tải lượng cho trí nhớ giảm xuống. Việc họp online liên tục cũng dễ khiến bạn mệt mỏi và kiệt quệ, từ đó giảm khả năng ghi nhớ.

Bên cạnh đó, mỗi buổi họp thường sẽ có người ghi lại biên bản, và nhiều người cũng chủ động ghi âm, chia sẻ slide sau khi họp. Tâm lý phụ thuộc vào những “bộ não thứ 2” này cũng phần nào khiến bạn mất tập trung vào nội dung cuộc họp, dẫn đến “rơi rớt” thông tin.

Làm sao để lưu trữ thông tin sau buổi họp?

Dù trí nhớ sẽ phai mờ dần theo thời gian, nhưng chỉ cần thông tin quan trọng được ghi lại, bạn luôn có thể truy hồi nó. Để tối ưu hóa lượng thông tin thu nạp trong buổi họp, bạn có thể tham khảo các mẹo sau:

Phương pháp Cornell: Chia tờ giấy thành 2 cột, một hẹp bên trái và một rộng bên phải. Cột hẹp để ghi các ý chính, còn cột rộng sẽ ghi chi tiết hơn từng ý. Cách này giúp bạn không bị “trật” mất ý nào khi cuộc họp chuyển đổi giữa nhiều chủ đề khác nhau.

Phương pháp chia 4 ô: Ghi chú chung, việc bản thân cần làm, việc người khác cần làm và các câu hỏi. Như vậy bạn chỉ cần nhìn vào là nắm rõ ý chính của buổi họp, đầu việc của từng người và giải quyết được các thắc mắc tồn đọng.

Xin xem trước tài liệu: Nếu có thể, bạn nhờ người chủ trì chia sẻ trước agenda hoặc slide nội dung họp để có thể đọc lướt, ghi chú hoặc đặt câu hỏi trước buổi họp thay vì sau đó. Theo nguyên lý của Ebbinghaus, thông tin có ý nghĩa hoặc quen thuộc sẽ trở nên dễ nhớ hơn. Do đó khi nắm được sơ qua nội dung họp, bạn sẽ dễ dàng ghi nhớ và theo sát.

Tắt camera khi cần: Nếu họp online, nên cho phép người dự họp tắt camera khi cần thiết. Điều này giúp giảm sự mệt mỏi vì nhìn màn hình lâu, cũng như cảm giác xung đột khi nhìn quá nhiều gương mặt một lúc.