Làm nhiều việc một lúc không hiệu quả như bạn nghĩ

1. Multitasking là gì?

Multitasking (làm việc đa nhiệm) tức là làm từ 2 việc trở lên cùng lúc.

Ví dụ ai đó vừa trò chuyện cùng bạn bè, vừa tận hưởng giai điệu bài hát trong khi vẫn đang cố gắng hoàn thành công việc nào đó. Mọi người thường rơi vào multitasking khi muốn giải quyết nhiều việc hoặc nắm bắt nhiều thông tin nhất có thể.

Hiệp hội Tâm lý học Hoa Kỳ đã chia multitasking thành 3 kiểu:

• Thực hiện 2 hay nhiều công việc cùng lúc (Multitasking).
• Chuyển đổi qua lại giữa các công việc (Switching costs). Ví dụ, bạn đang làm báo cáo thì có tài liệu cần sửa gấp, vậy nên bạn phải tạm dừng công việc đang làm dở để tập trung vào việc quan trọng hơn lúc đó.
• Thực hiện liên tiếp một chuỗi các công việc đòi hỏi tập trung cao mà không có khoảng nghỉ giữa từng công việc (Attention residue). Trong trường hợp này, bạn đang multitasking ngay cả khi bạn không thực hiện 2 hay nhiều công việc trong 1 khoảng thời gian ngắn.

Trong cuộc sống và công việc, chúng ta có thể thực hiện multitasking theo các kiểu trên hoặc thậm chí kết hợp 2 hoặc cả 3 kiểu multitasking.

2. Multitasking có thật sự hiệu quả?

Trong thời đại công nghệ thông tin, multitasking lại càng dễ dàng khi bạn hoàn toàn có thể sử dụng điện thoại để vừa đi bộ vừa soạn email, vừa họp vừa đọc tin tức. Thoạt đầu, chúng ta có vẻ như đang hoàn thành rất nhiều việc nhờ multitasking.

Tuy nhiên, cần xem lại liệu đây có phải một cách làm việc hiệu quả?

Multitasking khiến công việc đơn giản trở nên khó khăn

Một nghiên cứu của Đại học Bryan đã chỉ ra rằng làm nhiều việc cùng lúc có thể khiến mọi người mất nhiều thời gian hơn khi thực hiện những công việc đơn giản.

Điểm IQ (chỉ số thông minh) của bạn có thể giảm đến 15 điểm và hiệu suất công việc giảm đến 40%. Nếu điều này diễn ra lâu dài, nó còn có thể ảnh hưởng đến trí tuệ cảm xúc (emotional intelligence) và giảm thiểu chất xám trong não bộ.

Nên nhớ bạn cần có một mạch làm việc xuyên suốt để đem lại năng suất. Và điều này chỉ xảy ra nếu bạn tập trung vào một việc và có dòng tư duy rành mạch.

Multitasking làm suy giảm trí nhớ ngắn hạn và cản trở sự sáng tạo

Khi não bộ bị làm phiền quá nhiều bởi những hoạt động ngoại cảnh, bạn sẽ mất dần khả năng hình thành trí nhớ ngắn hạn (khả năng giúp bạn ghi nhớ và xử lý thông tin ngay tức khắc).

Bên cạnh đó, việc thiếu tập trung trong thời gian dài sẽ khiến con người mất đi động lực và khả năng sáng tạo. Khi bạn không dành nhiều thời gian để tập trung vào vấn đề, não bộ sẽ “lười” hoặc vận động “hời hợt". Kết quả là bạn không thể nảy ra những ý tưởng mới chất lượng.

Multitasking khiến não bộ kiệt sức

Làm việc không nghỉ ngơi hoặc liên tục chuyển qua lại giữa các công việc có thể khiến bộ não thiếu oxy và mất năng lượng. Về lâu dài, điều này có thể khiến bạn bị stress ngang với việc mất ngủ.

Các báo cáo cho thấy việc nghỉ ngơi 15 phút sau vài tiếng đồng hồ làm việc sẽ giúp công việc hiệu quả hơn.

Tuy nhiên, trong lúc nghỉ ngơi não bộ của bạn phải được thư giãn bằng cách như đi bộ, ngắm mây, nghe nhạc hay đọc sách... Lướt mạng xã hội chắc chắn không phải một trong số đó.

Nhưng cũng đừng nghỉ ngơi quá thường xuyên. Với những công việc mang tính thử thách, bạn phải tập trung ít nhất từ 25 phút đến hai giờ thì mới bắt đầu tạo ra hiệu suất.

3. Multitasking hợp lý sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn

Tận dụng Multitask cho những công việc không yêu cầu tập trung

Multitasking sẽ không tác động xấu tới công việc và sức khỏe tinh thần của bạn nếu:

• Công việc không quan trọng, dù kết quả thế nào cũng không có vấn đề.
• Công việc dễ dàng, không cần não bộ hoạt động năng suất.

Mọi người có thể làm nhiều hoạt động cùng lúc như nấu ăn, thể dục, dọn dẹp, nghe nhạc, giải trí...mà không bị ảnh hưởng tiêu cực. Tuy nhiên đối với công việc, bạn chỉ nên thực hiện multitasking với những nhiệm vụ mà bản thân đã thành thục và không đòi hỏi phải cố gắng quá nhiều.

Ví dụ, một video editor hoàn toàn có thể vừa cắt ghép video vừa tham gia họp bàn ý tưởng (vì hành động cắt ghép video đã thành thục).

Làm việc có khoa học

Để hạn chế những tác hại của multitasking và hình thành những thói quen tốt cho công việc, hãy bắt đầu với những điều sau:

Lập thời gian biểu rõ ràng và dành thời gian nhất định cho những công việc cần ưu tiên

Đây là bước dễ dàng nhất để hạn chế multitasking. Khi bắt đầu ngày mới hay tuần mới, hãy liệt kê ra các công việc cần làm với thứ tự ưu tiên hợp lý.

Dành khoảng thời gian nhất định cho những công việc yêu cầu tập trung cao và cố gắng tuân thủ thời gian đã vạch ra.

Một số ứng dụng giúp bạn tập trung hơn là Forest hay Habit List. Ngoài ra, Google Calendar cũng có thể “nhắc nhở" bạn tránh việc thiếu tuân thủ lịch trình lập sẵn của mình.

Giới hạn tần suất “check" các kênh giao tiếp

Các thông báo từ email, tin nhắn hay thậm chí từ đồng nghiệp sẽ kéo chúng ta khỏi mạch làm việc. Tuy nhiên đôi khi nó lại cần thiết và không thể tránh khỏi.

Hãy xác định sự ưu tiên của những hoạt động đó theo ma trận ưu tiên (Prioritization Matrix) “Gấp và Quan trọng - Gấp và Không quan trọng - Quan trọng và Không gấp - Không quan trọng và Không gấp”.

Giữa việc trả lời các kênh giao tiếp và công việc hiện tại, hãy chọn một thứ ưu tiên và hoàn thành nó trước.

Một cách khác có thể áp dụng đó là quy định thời gian hoạt động cho việc giao tiếp. Với nhân viên công sở, khoảng thời gian hợp lý cho hoạt động này có thể là vào đầu ngày hoặc đầu giờ chiều.

Dành thời gian nghỉ ngơi hợp lý giữa những khoảng tập trung cao độ

Để bản thân có đủ sức khoẻ và năng lượng làm việc, cơ thể và não bộ cần được nghỉ và hồi phục sau những thời gian căng thẳng. Nghỉ ngơi hợp lý còn giúp bạn “dẹp bỏ" những vấn đề cũ còn sót lại để tiếp nhận vấn đề mới tốt hơn.

Hai cách nghỉ trong khi làm việc thường được áp dụng là phương pháp Pomodoro (làm việc tập trung 25 phút nghỉ 5 phút) hay phương pháp 52/17 (làm việc tập trung 52 phút nghỉ 17 phút).

Trong lúc nghỉ, hãy chọn những hoạt động thể chất nhẹ nhàng để giải toả căng thẳng, như đi dạo, ngắm cảnh, trò chuyện,...