Scope creep - Cơn ác mộng "Ủa em"

1. Scope creep là gì?

Scope creep /skəʊp kriːp/ (danh từ) là việc liên tục thay đổi mục tiêu và yêu cầu dự án, vượt ngoài thoả thuận ban đầu. Những thay đổi này thường không chính thức, diễn ra trong giai đoạn hoàn thiện sản phẩm, và xuất phát từ phía khách hàng hoặc nhà đầu tư.

Ví dụ bạn là một freelancer viết lách và được khách hàng yêu cầu thực hiện 2 bài viết. Sau đó, họ tiếp tục yêu cầu bạn tối ưu hóa công cụ tìm kiếm và chia sẻ bài viết lên các trang mạng xã hội mà không hề thảo luận trước hay trả thêm theo lượng công việc này.

Ngoài phạm vi dự án với các khách hàng, scope creep cũng được sử dụng trong phạm vi nội bộ công ty, khi bạn phải 5 đầu 6 tay, kiêm nhiều đầu việc nằm ngoài trách nhiệm của bản thân.

Khác với scope creep, scope change là quá trình thay đổi phạm vi dự án một cách chính thức, được thống nhất bởi quản lý dự án và khách hàng. Scope gap diễn ra khi khi yêu cầu của khách hàng và nội dung nhóm thực hiện dự án ghi nhận không đồng nhất, hay nói cách khác là do giao tiếp không hiệu quả.

2. Nguồn gốc của scope creep?

Mặc dù nguồn gốc ra đời của scope creep không rõ ràng, cụm từ này được sử dụng nhiều trong các doanh nghiệp, công ty khởi nghiệp hoặc giữa freelancers và khách hàng.

3. Vì sao scope creep phổ biến?

Theo số liệu của Viện Quản lý dự án PMI vào năm 2018, khoảng 52% các dự án đã hoàn thành là từng gặp phải scope creep, với các nguyên nhân có thể kể đến như:

• Phạm vi dự án đặt ra ban đầu không rõ ràng: Điều này thường xuất phát từ việc khách hàng không có kỳ vọng chính xác về sản phẩm cuối cùng của mình, mà phải đợi tạo ra sản phẩm thô mới bắt đầu sửa chữa những điểm chưa thích.

• Lên kế hoạch triển khai sơ sài: Nguyên nhân này diễn ra người nhận dự án thiếu kinh nghiệm liên quan đến nguồn lực cần có để hoàn thành dự án đúng hạn, từ đó đánh giá năng lực của nhóm cao hơn thực tế.

• Giao tiếp không rõ ràng giữa các bên liên quan: Những thay đổi trong quá trình thực hiện dự án đôi khi là không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, nếu không được ghi chép và báo cáo kịp thời, nó có thể dẫn đến sự chênh lệch kỳ vọng giữa các bên liên quan.

• Thành viên dự án không nắm rõ yêu cầu: Điều này thường bắt nguồn từ việc các thành viên nhóm dự án không trực tiếp tiếp nhận yêu cầu mà thông qua một người khác truyền đạt lại.

Việc loại bỏ hoàn toàn scope creep là bất khả thi, nhưng bằng cách này cách khác chúng ta vẫn có thể hạn chế ảnh hưởng tiêu cực của nó. Chẳng hạn:

• Đảm bảo việc truyền đạt thông tin đa chiều: Nghĩa là đảm bảo các thành viên trong nhóm đều hiểu đúng yêu cầu được giao. Trong quá trình hoàn thiện, các thành viên báo cáo tiến độ thường xuyên cho nhau, cho khách hàng và các bên liên quan để thực hiện thay đổi nhỏ ngay từ sớm.

• Linh hoạt khi lên kế hoạch: Khi không chắc chắn về thời gian có thể hoàn thành deadline, hãy ước lượng thời gian tối đa cần thiết để hoàn thành sản phẩm. Điều này giúp bạn trừ hao thời gian chỉnh sửa và nhận feedback.

• Thêm các điều khoản về thù lao tăng thêm khi phạm vi công việc bị thay đổi so với ban đầu

4. Cách dùng scope creep?

Tiếng Anh

A: Why are you looking so tired? How's that project going?

B: I’m exhausted. It's been going through a scope creep.

Tiếng Việt

A: Sao nhìn mày ủ rũ vậy? Dự án đó sao rồi?

B: Tao đuối quá. Đang bị vượt ngân sách do khách hàng thay đổi yêu cầu.