"Sự kiện ảo - Virtual Event" - Xu hướng tất yếu của ngành tổ chức sự kiện?

Thở phào chưa bao lâu trong vài tháng COVID-19 tạm lắng, những đơn vị tổ chức sự kiện lại trở nên nao núng bởi sự quay lại khá đường đột và có phần nghiêm trọng về mức độ lây lan của bệnh dịch.

Ngay lập tức, Vietcetera đã có một cuộc trao đổi ngắn với bà Tâm Phan – Giám đốc Điều hành của GoldenPen – một trong những đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại thành phố Hồ Chí Minh, về xu hướng "Sự kiện ảo - Virtual Event" đã được công ty bà áp dụng trong mùa dịch và thu hút hơn 20.000 người theo dõi trong lần đầu tiên tổ chức.

Câu hỏi: Thưa bà, Virtual Event nên được coi là một giải pháp nhất thời hay loại dịch vụ đặc biệt cần tập trung khai thác triệt để (chí ít là từ nay đến khi kiềm chế được COVID-19)?

Tôi thực sự cũng khá bất ngờ từ hiệu quả mà loại sự kiện này mang lại. Cá nhân tôi cho rằng đây là một mảng dịch vụ tiềm năng cần được đầu tư khai thác chứ không phải chỉ là bài toán xoay chuyển tình thế thời COVID-19.

Trước COVID-19, khái niệm “Virtual Event” hay “Sự kiện ảo” có thể vẫn còn xa lạ với đại đa số người Việt, nhưng thật ra, đây là công nghệ đã tồn tại từ rất lâu và được ứng dụng bởi nhiều nhãn hàng lớn trên khắp thế giới, như: Sony, Amway, Nuffic Neso,...

Virtual Event là một dạng sự kiện trực tuyến mà mọi người tương tác với nhau thông qua môi trường ảo thay vì cùng gặp gỡ trực tiếp tại một địa điểm thực tế. Virtual Event có sự kết hợp giữa nhiều nguồn hình thức dữ liệu/hình ảnh/video.... nhằm giảm tối đa sự tiếp xúc và các hoạt động tụ tập đông người.

Câu hỏi: Vậy thì thưa bà, Virtual Event hiện có những hình thức nào?

Virtual Event có 2 hình thức:

• Sự kiện kết hợp giữa ghi hình phát trực tiếp và xen kẽ các nguồn tư liệu có sẵn trên các nền tảng truyền thông xã hội: Live (trực tiếp) - 70%, Recorded (đã ghi hình) - 30%.
• Sự kiện ghi hình và phát lại dưới hình thức live (Recorded 100%).

Tùy theo tính chất và nội dung cần truyền tải mà các công ty có thể linh hoạt chọn lựa hình thức phù hợp.

Các sự kiện ảo thường được tổ chức và truyền thông trên các nền tảng mạng xã hội, phổ biến là Facebook và YouTube.

Bên cạnh đó, đối với các sự kiện có tính chất đặc thù, mang tính bảo mật cao như đào tạo nhà phân phối, huấn luyện nội bộ tập đoàn... doanh nghiệp có thể xây dựng một microsite mới - gọi là Landing Page, độc lập với website chính, chuyên cập nhật mọi tin tức liên quan đến sự kiện để người xem có thể theo dõi và tìm kiếm thông tin dễ dàng.

Landing Page này cũng có thể liên kết với Facebook, YouTube... để tạo nên một hệ sinh thái chặt chẽ, góp phần hỗ trợ mạnh mẽ cho hoạt động truyền thông.

Câu hỏi: Theo bà đâu là yếu tố làm nên một Virtual Event thành công?

Có rất nhiều yếu tố để quyết định sự thành công của một sự kiện ảo. Theo cá nhân tôi cần có ít nhất 7 tiêu chí sau đây.

1. Lập kế hoạch kỹ lưỡng: Dù lớn hay nhỏ, dù online hay offline (qua mạng hay trong đời thực), mỗi sự kiện đều nên được tổ chức theo một kế hoạch, chiến lược cụ thể. Xác định mục tiêu và concept (chủ đề) tổng, từ đó lên chi tiết các hạng mục cần thực hiện.

Trước khi tổ chức một Virtual Event, bạn cần trả lời được những câu hỏi sau:

• Thông điệp bạn muốn truyền tải?
• Sự kiện sẽ được phát trực tiếp, hay ghi hình trước?
• Nội dung, tin tức về sự kiện sẽ được hiển thị ở đâu? Các nền tảng nào sẽ được ứng dụng để truyền thông?
• Đối tượng hướng đến là ai?
• KPIs bạn muốn đạt được là gì?

2. Đội ngũ vận hành chuyên nghiệp: Nhằm đảm bảo hiệu quả, Virtual Event cũng đòi hỏi phải có đạo diễn sân khấu, đạo diễn hình ảnh, đội ngũ kiểm soát hiệu ứng sân khấu và sản xuất hình ảnh giả lập, đội quay phim chụp ảnh cùng rất nhiều nhân sự ở các vị trí khác nhau...

3. Chọn thời điểm phù hợp: Chọn ngày và giờ phù hợp để tổ chức sự kiện là một trong những nhiệm vụ tối quan trọng.

Trước khi xác định thời điểm, bạn nên làm một nghiên cứu nho nhỏ: Hãy đảm bảo rằng không có các sự kiện cạnh tranh trực tiếp hoặc ngày lễ đặc biệt khiến số lượng người xem bị hạn chế.

Ngoài ra, bạn nên phân tích dữ liệu của nền tảng sẽ sử dụng để xác định thời gian số lượng người truy cập đạt mức cao nhất.

4. Truyền thông bài bản: Trong thế giới số cạnh tranh khốc liệt, khó có thể “hữu xạ tự nhiên hương”. Bạn đã dày công chuẩn bị một sự kiện hoành tráng, thì hãy quảng bá nó một cách tốt nhất có thể.

Chọn một đặc điểm “đinh”, ví dụ: nội dung hot, diễn giả nổi tiếng, ưu đãi khi tham gia sự kiện... để truyền thông thu hút người xem.

Ngoài ra, hãy chia sẻ những thông tin chi tiết về sự kiện qua email và các nền tảng mạng xã hội. Việc này nên bắt đầu tiến hành trước ngày tổ chức từ 2-3 tuần, và thực hiện xuyên suốt đến ngày sự kiện.

5. Chuẩn bị trước cho các tình huống trục trặc về mặt kỹ thuật: Kiểm tra thật kỹ đường truyền internet - xương sống kỹ thuật của toàn bộ chương trình. Bên cạnh đó, bạn nên chuẩn bị sẵn một vài phương án dự phòng trong trường hợp có file bị lỗi.

Tốt nhất, hãy nên có một buổi diễn tập trước để sớm phát hiện ra vấn đề.

6. Chuẩn bị công tác hướng dẫn: Không phải tất cả những người sẽ tham dự sự kiện đều rành công nghệ, vì thế soạn thảo sẵn một bản hướng dẫn hoặc luôn có đội ngũ hỗ trợ trực chiến sẽ giúp sự kiện của bạn nâng cao tính chuyên nghiệp và giúp người xem thêm phần an tâm.

7. Tăng tính tương tác cho chương trình: Người xem sẽ dễ cảm thấy nhàm chán nếu chương trình chỉ tập trung vào chia sẻ của diễn giả. Hãy tạo các tình huống, câu hỏi để kích thích người xem tương tác trực tiếp.

Bạn có thể sử dụng các bảng khảo sát hoặc tổ chức một vài minigame, không khí chương trình sẽ sôi động hơn rất nhiều. Đừng quên đề nghị người tham gia gửi lại đánh giá để làm cơ sở tổ chức các hoạt động tiếp theo.

Với mỗi Virtual Event, tất cả các yêu cầu trên đều là quy tắc thực hiện của GoldenPen. Chính vì vậy, ngay với chương trình đầu tiên, GoldenPen đã tạo được thành công ngoài mong đợi, thu hút gần 20.000 người theo dõi và nhận được khen ngợi từ khách hàng.

Rất cảm ơn bà đã tham gia phỏng vấn!