Được chuyển ngữ từ "4 Principles of Productivity", đăng trên blog cá nhân của tác giả Mark Manson.
Năng suất là một thứ khó mà cân bằng. Nếu bạn đối xử với bản thân như nô lệ, hành hạ, nhốt mình trong phòng và không cho phép bản thân có bất kỳ niềm vui nào, sớm muộn gì bạn cũng sẽ kiệt sức và đổ sụp.
Mặt khác, nếu bạn quá buông thả, cho phép mình thảnh thơi bao nhiêu tùy ý, nếu không có một lịch trình hoặc cam kết, bạn cũng chẳng thể làm gì nên hồn.
Trong vòng vài năm, tôi hoàn thành bốn quyển sách, hàng trăm bài đăng trên blog và newsletters, quản lý một đội ngũ làm việc toàn thời gian, thực hiện diễn thuyết ở ba lục địa khác nhau và bằng cách nào đó cố gắng duy trì mối quan hệ với bạn bè và gia đình.
Không phải là tôi đang khoe khoang. Chỉ là tôi đã làm việc cho chính mình gần như cả tuổi trẻ, và buộc phải tìm thấy sự cân bằng trong năng suất - không làm quá nhiều, cũng như quá ít.
Dưới đây là 4 nguyên tắc tôi đã rút ra để tối ưu công việc của mình:
Năng suất là điều mang tính cá nhân
Một số người có sự tôn sùng kỳ quái về năng suất của người khác. Cứ như thể đó là phim con heo không bằng. Họ tìm hiểu về những gì Jeff Bezos ăn vào bữa sáng thứ năm, thời gian chính xác mà Elon Musk đi vệ sinh hay Sheryl Sandberg sử dụng sổ tay như thế nào để quản lý lịch trình của mình.
Thật đấy, làm ơn ngừng lại đi.
Chẳng có gì sai với việc học một hệ thống làm việc hiệu quả mới. Nhưng tới cuối ngày thì năng suất vẫn là một điều rất cá nhân. Thứ hiệu quả với tôi hoặc Jeff Bezos không có nghĩa là phù hợp với bạn. Mà cho dù là có đi chăng nữa, điều đó cũng có thể thay đổi.
Tôi từng là một cú đêm thực thụ. Trong vòng nhiều năm, tôi còn chẳng làm được gì ra hồn trước 10 giờ. Tôi viết tốt nhất vào 3 giờ sáng, trong lúc đang nghe nhạc heavy metal.
Giờ thì khoảng thời gian năng suất nhất trong ngày của tôi là từ 6-7 giờ sáng và tôi sẽ hoàn thành mọi thứ trước giờ trưa.
Thế thì đâu mới đúng là cách để năng suất?
Thứ mà bạn cần để ý là tâm lý của mình xung quanh những gì khiến bạn năng suất hơn.
Tập trung vào chất lượng, không phải số lượng
Có một dạng lý tưởng là “càng nhiều càng tốt” đã thấm nhuần vào văn hóa làm việc hiện đại đến mức gần như cuồng loạn.
Chúng ta thường nghĩ rằng những người làm 16 giờ một ngày và bỏ bê những khía cạnh khác của cuộc sống thì ưu việt hơn những người chỉ làm 6 giờ một ngày, cho dù là họ cũng làm từng ấy việc hoặc thậm chí còn nhiều hơn.
Có thể bạn cũng từng đọc qua và nghĩ rằng “Đương nhiên, người làm việc 6 giờ một ngày thì tốt hơn nếu họ hoàn thành cùng công việc với người làm 16 giờ.”
Nhưng rồi, bạn vẫn cảm thấy tội lỗi nếu gác lại công việc sớm hoặc không trả lời email vào cuối tuần, kể cả khi bạn đã hoàn thành công việc của mình trong tuần.
Nghiên cứu đã chỉ ra rằng hầu hết mọi người chỉ thật sự năng suất trong vòng 3-4 giờ mỗi ngày. Lời khuyên của tôi là bạn nên tối ưu công việc trong ngày vào 3-4 giờ đó, khi bạn sáng tạo, hiệu quả và hài lòng với những gì mình đạt được.
Tôi đã từng viết về khái niệm “đường cong năng suất”, trong đó tôi đã kết luận rằng sau khi làm xong một lượng công việc nhất định, tốt nhất là bạn nên ngừng làm việc. Bởi chúng ta đều có một ngưỡng mà sau đó chúng ta càng làm, thì mọi thứ càng tệ và điều đó sẽ khiến bạn tốn nhiều thời gian hơn để quay lại sửa sai.
Loại bỏ những thứ gây sao nhãng khi bạn làm việc
Đang có một làn sóng gay gắt chống lại thứ được gọi là “nền kinh tế chú ý”, khi các công ty công nghệ xâm nhập vào bộ não để kiểm soát sự chú ý của mỗi chúng ta trong gần như mọi khoảnh khắc mà ta thức giấc:
- Liên tục thông báo để đảm bảo rằng bạn không bỏ lỡ thứ gì
- Tạo ra những bất an xã hội để thúc đẩy chúng ta nhấp, thích hoặc bình luận về điều gì đó
- Tận dụng sự công nhận xã hội để tạo nên một buồng vang thông tin, đưa ta vào nhóm người dễ bị thao túng.
Ý của tôi là thế giới hiện đại đã nhanh chóng phân loại chúng ta thành hai nhóm: người có thể kiểm soát được sự chú ý của mình và người mà sự chú ý của họ bị kiểm soát.
Thẳng thắn mà nói, bạn không thể mong đợi rằng mình sẽ làm việc hiệu quả hơn nếu bạn không kiểm soát được sự chú ý của mình.
Lên lịch cho thời gian làm việc và nghỉ ngơi
Tôi có một danh sách những việc cần làm mỗi ngày. Tôi cũng lên lịch cho việc xem người khác chơi điện tử trên Twitch.
Bạn có thể cho rằng điều tôi vừa nói mâu thuẫn với việc kiểm soát sự chú ý. Nhưng không hề. Thứ cần nhấn mạnh ở đây là sự kiểm soát. Nếu bạn lên lịch làm việc - hàng tuần hay hàng ngày hay bất cứ cách nào phù hợp với bạn - bạn sẽ kiểm soát sự tập trung dành cho công việc hơn.
Điều này cũng tương tự đối với thời gian giải trí của bạn. Nếu bạn lên lịch trước đó, bạn sẽ chủ động hơn và duy trì được sự kiểm soát về mặt thời gian. Nó cũng có lợi khi bạn hạn chế được khoảng thời gian mà bạn thả hồn vào những hoạt động giải trí.
Thật ra, tôi chẳng phản đối việc đắm mình trong việc giải trí miễn là bạn thực hiện một cách có chủ đích. Tôi thường lên lịch cho việc chơi game và xem Netflix say sưa. Đương nhiên là sau khi tôi sắp xếp thời gian để hoàn thành những gì cần làm.
Điểm mấu chốt: phát triển một hệ thống để hoàn thành công việc là một quá trình diễn ra không ngừng. Bạn cần liên tục thử nghiệm và mắc lỗi. Một số thứ sẽ có hiệu quả với bạn trong vài tuần, tháng hoặc năm và rồi đột nhiên, nó không còn giúp ích nữa. Cuộc sống vẫn trôi qua, sự ưu tiên thay đổi và những giá trị cứ đến rồi đi.
Và điều đó cũng ổn thôi. Cái chính là bạn luôn thử những gì tốt nhất cho mình.