Vừa làm vừa chơi mà vẫn quản lý công việc hiệu quả? Chào mừng đến với phương pháp Bullet Journal!

Hal Elrod, tác giả cuốn “The Miracle Morning”, đã nhận định “Bullet Journal sẽ giúp thay đổi cuộc đời bạn hơn cả mức bạn có thể tưởng tượng được”.

Thật vậy, Bullet Journal (ghi chép công việc) là phương pháp ghi chép đang trở nên phổ biến tại Việt Nam và trên thế giới, bởi không chỉ giúp bạn quản lý bản thân hiệu quả mà còn giải tỏa stress và kích thích sức sáng tạo.

1. Bullet Journal là gì?

Bullet Journal là một phương pháp được Ryder Carroll tạo ra để quản lý công việc hiệu quả. Phương pháp này tập trung vào việc ghi chép hoặc phác họa các đầu việc thành những câu ngắn gọn hay hình ảnh thú vị theo cách riêng của mỗi người.

Tôi đã từng loay hoay trong việc quản lý thời gian biểu, vất vả khi phải ghi nhớ và dung nạp quá nhiều kiến thức trong đầu. Tôi cũng từng thử rất nhiều phương pháp quản lý nhưng đều không cải thiện được năng suất.

Tuy nhiên khi tiếp xúc với Bullet Journal, tôi nhận ra phương pháp này phù hợp với mình và giúp ích rất nhiều trong công việc, chi tiêu cá nhân, cũng như hoàn thành các mục tiêu được đề ra.

2. Bullet Journal được thực hiện ra sao?

Nhà sáng tạo Ryder Carroll đã có một video hướng dẫn cách tạo Bullet Journal đơn giản nhất.

Trong đó, những bước nền tảng mà bất kỳ ai cũng cần thực hiện là tạo ra:

• Mục lục (Index) và số trang: để tra cứu vị trí trang đang chứa những nội dung ‘Kế hoạch sắp tới’, ‘Kế hoạch theo tháng’, theo ngày hay các phần ghi chú khác.
• Kế hoạch sắp tới (Future log): liệt kê các kế hoạch dự định thực hiện trong các tháng sắp tới, có thể là 3 tháng, 6 tháng, 12 tháng tùy mục đích mỗi người.
• Kế hoạch theo tháng (Monthly log): gồm 2 phần, 1 phần liệt kê tất cả mục tiêu cần làm trong tháng, 1 phần để đối chiếu xem công việc sẽ chiếm những ngày cụ thể nào.
• Kế hoạch theo ngày (Daily log): nêu ra những đầu việc hàng ngày cần đạt được.

Ngoài ra, Bullet Journal cũng đưa ra các ký hiệu và quy ước để bạn nhanh chóng xác định được tình trạng công việc hay cách bạn sẽ xử lý nhiệm vụ đó.

Trên hướng dẫn của Ryder, bạn có thể thấy cách ghi chép khá đơn giản, chỉ là những dòng chữ được viết ngắn gọn. Nhưng bạn hoàn toàn có thể sáng tạo cách riêng để thể hiện những nội dung này.

Như bản thân tôi thì thay vì viết chữ tôi lại chuyển thành những hình vẽ với màu sắc đa dạng để tăng thêm cảm hứng mỗi lần mở sổ ra.

3. Bạn cần những gì để thực hiện Bullet Journal?

Bullet Journal có thể được thực hiện bằng hai phương thức chính, tôi xin tạm gọi là cách truyền thống và cách kỹ thuật số.

• Với cách truyền thống, bạn sẽ cần 1 cuốn sổ và 1 cây bút để luyện tập trước thói quen ghi chép công việc hàng ngày và hình thành tư duy sắp xếp. Khi đã quen và muốn sáng tạo Bullet Journal theo phong cách riêng, bạn có thể “nâng cấp” văn phòng phẩm của mình thành bút màu, hình dán, băng dính màu... để chuyển những dòng chữ khô cứng thành các hình vẽ tự do.
• Với cách kỹ thuật số, bạn sẽ cần những thiết bị điện tử (điện thoại, máy tính…) cùng những ứng dụng dành riêng để tạo Bullet Journal như Goodnotes, The Bullet Journal Companion (của nhà sáng lập Ryder Carroll), Notability…

Tôi đã từng làm Bullet Journal theo cả 2 phương thức trên, mỗi loại đều có ưu nhược điểm riêng.

Tuy nhiên cá nhân tôi hiện đang ưu tiên Bullet Journal kỹ thuật số bởi các tính năng hiện đại, dễ dàng đem theo người, tiết kiệm được chi phí hơn so với cách truyền thống. Các công cụ hỗ trợ trong app cũng khá linh hoạt trong việc sáng tạo thẩm mỹ cho Bullet Journal.

Riêng với người mới bắt đầu, tôi khuyên là hãy sử dụng cách truyền thống để làm quen với hệ thống viết riêng của Bullet Journal và định hướng được cách sắp xếp, cũng như tính thẩm mĩ cho riêng mình.

Đừng lo là bản thân không có khiếu hội họa thì sẽ không thể sáng tạo với phương pháp này, vì mục đích của Bullet Journal là để tạo ra “hành trình đánh dấu” của riêng bạn, chứ không phải thi đua với người khác.

Bạn có thể tìm thêm cảm hứng để cá nhân hóa Bullet Journal thông qua các địa chỉ sau: bulletjournal.vn, kênh YouTube AmandaRachLee hay Instagram của planning_jani.

4. Dành bao nhiêu thời gian để viết là đủ?

Không nhất thiết phải viết Bullet Journal mỗi ngày nhưng ban đầu nên tự đặt ra cho mình một khoảng thời gian nhất định (tối thiểu: 5 phút - tối đa: 1 tiếng) để lên kế hoạch và ghi chép công việc vào sổ.

Tuy nhiên, thời gian dành cho Bullet Journal còn phụ thuộc vào quỹ hoạt động của từng người. Ta cũng không nên quá sa đà vào việc lập kế hoạch mà lơ là mục tiêu quan trọng nhất là thực hiện nó.

Cá nhân tôi thì thường lên kế hoạch theo tuần. Kế hoạch theo ngày, tháng hay năm thì hạn chế hơn.

5. Cuộc sống tôi có gì khác từ khi áp dụng Bullet Journal?

Tôi khắc phục được sự trễ nải.

Tôi là người có tính hay quên, vì vậy cũng thường gặp phải tình trạng “nước đến chân mới nhảy” và chất lượng công việc không như ý muốn. Nhờ Bullet Journal tôi đã khắc phục được tật xấu của mình.

Thời gian đầu, hiệu suất làm việc còn hạn chế do chưa tạo được “nếp” ghi chép và theo dõi công việc. Nhưng sau đó, tôi đã biết tập cho mình thói quen dành ra 5 đến 15 phút để tổng hợp lại hoạt động trong ngày và lên kế hoạch cho ngày mai.

Dần dần, tôi thấy được những thay đổi tích cực trong nếp sinh hoạt và làm việc của mình. Tôi không còn hay quên, biết ưu tiên thực hiện công việc và sống có trách nhiệm hơn.

Tôi xây dựng được một nếp sống khoa học.

Bullet Journal khiến tôi nề nếp hơn. Nó không bắt ép tôi phải làm đúng mọi việc đã được lên kế hoạch như một cái máy mà cho tôi thấy mình đã và sẽ làm được gì.

Về học tập, nó giúp tôi tự vạch ra cho mình một lộ trình rèn luyện phù hợp. Và tôi đã đạt được kết quả tốt hơn rất nhiều so với việc học bài mà không có một sự sắp xếp nào cả. Trong cuộc sống hàng ngày, Bullet Journal tạo cho tôi thói quen cẩn thận hơn và hoàn thành mọi việc đúng hạn định.

Tóm lại, Bullet Journal đã cho tôi thấy những tác động tích cực và hiệu quả đến nếp sống của bản thân khi biết lên kế hoạch hợp lý.

6. Kết

Qua bài viết này, tôi hi vọng bạn đã tìm được cảm hứng để bắt tay vào thử nghiệm một điều mới mẻ. Chỉ với một chút kiên trì, một chút mong muốn được thay đổi bản thân và chịu khó tìm tòi các ý tưởng, tôi tin bạn sẽ tìm thấy niềm vui cùng sự thay đổi tốt đẹp hơn trong cuộc sống.