Cách gỡ rối khi quay cuồng giữa quản lý chi tiết và tổng thể

Là một nhà quản lý, ngoài việc liên tục đối mặt với các biến động vĩ mô như: thị trường, đối thủ cạnh tranh, yếu tố thiên tai bệnh dịch…, thì việc kiểm soát hiệu quả những yếu tố vi mô như: chất lượng công việc của từng bộ phận, phát triển con đường thăng tiến cho nhân viên… cũng vô cùng quan trọng.

Tuy nhiên, không chỉ cấp quản lý, mà các nhân viên cũng cần làm quen điều này. Việc vừa chú ý tiểu tiết, vừa bao quát tổng thể giúp bạn đem lại nhiều giá trị hơn cho tổ chức và giữ cho các đóng góp của mình đi đúng hướng.

Quản lý chi tiết: là khả năng tập trung vào hoàn thiện một nhiệm vụ cụ thể.

Quản lý tổng thể: là khả năng nhìn nhận, đánh giá được bức tranh toàn cảnh và dự đoán về sự thay đổi trong ngắn hay dài hạn để có sự chuyển đổi thích hợp.

Vấn đề khá nhiều người thường xuyên đối mặt là sự mất tập trung, khi các công việc tiểu tiết và tổng thể đan xen.

Nếu không có chiến lược hay sắp xếp thứ tự ưu tiên, chúng ta dễ sa đà vào xử lý công việc không có kế hoạch. Hậu quả là không công việc nào được giải quyết hiệu quả.

Bạn đã chuyển đổi nhuần nhuyễn giữa quản lý chi tiết và tổng thể?

Nếu chưa rõ về khả năng chuyển đổi giữa tập trung chi tiết và bao quát của bản thân, hãy thử làm một thí nghiệm nhỏ:

Ngay khi bạn đọc những dòng chữ này, hãy cố gắng chuyển trạng thái từ chú ý những con chữ tới bao quát lại những việc cần làm trong ngày. Nếu việc chuyển đổi chưa nhuần nhuyễn hay vẫn còn những khoảng “chững” trong suy nghĩ, thì bạn cần luyện tập thêm khả năng này.

Nguyên tắc kết hợp giữa quản lý chi tiết và tổng thể để làm việc hiệu quả

Hãy liên tưởng việc này đến đường chạy marathon.

Trên đường chạy, luôn có những điểm dừng chân cho người tham gia nghỉ ngơi, xem lại cách chạy của mình để hoàn thành mục tiêu hiệu quả nhất.

Tương tự, hãy chia công việc phải làm thành những giai đoạn hay đầu việc nhỏ hơn. Thực hiện công việc theo thứ tự và ưu tiên đã được lên kế hoạch sẵn.

Mỗi khi hoàn thành một đầu việc nhỏ, hãy dừng lại để xem công việc đã được xử lý hiệu quả hay chưa. Đồng thời bao quát lại công việc một lượt để xem có cần điều chỉnh gì không.

Ngoài ra, hãy đảm bảo tâm trí có khoảng nghỉ ngơi để làm mới và đưa ra những quyết định đúng đắn nhất.

Phương pháp rèn luyện

Lập danh sách công việc hằng ngày (to-do list): Việc này sẽ giúp bạn bao quát được những việc cần làm trong ngày và phân loại được đâu là công việc cần quản lý chi tiết, đâu là việc liên quan tổng thể.

Sắp xếp thứ tự ưu tiên trong công việc (prioritize task): Bằng cách phân tích những đầu việc theo Do – Defer – Delegate – Delete (Cần xong ngay – Để sau – Giao cho người khác – Xóa khỏi danh sách) và phân chia công việc theo ma trận tính quan trọng và cần thiết.

Theo dõi và tạo deadline (thời điểm hoàn thành) cho từng công việc: Bạn có thể sử dụng kỹ thuật Pomodoro để thực hiện việc này hiệu quả hơn.

Phân định thời gian cụ thể cho từng loại việc: Điều này phụ thuộc nhiều vào khoảng thời gian làm việc hiệu quả nhất của cá nhân bạn.

Ví dụ: nếu bạn tập trung tốt hơn vào buổi sáng, hãy dành 30 phút đầu giờ để lên kế hoạch, họp nhóm, sắp xếp ý tưởng. Buổi chiều thì dành cho các công việc ít đòi hỏi sự tập trung hơn như: kiểm tra và trả lời email, hẹn gặp khách hàng vào buổi chiều…

Chị Oanh Nguyễn – Regional Director khu vực phía Nam của một công ty dịch vụ tuyển dụng với nhân sự trên 100 nhân viên chia sẻ: công việc quản lý của chị khá rất bận rộn khi vừa phải quản lý đội ngũ, vừa lo xử lý các vấn đề với khách hàng, đối tác và báo cáo, họp với ban lãnh đạo công ty.

Để xử lý công việc hiệu quả chị Oanh luôn lên to-do list những việc phải xử lý trong một ngày. Những đầu việc đó được phân chia vào từng nhóm tùy theo mức độ: quan trọng/không quan trọng và gấp/không gấp.

Từ đó, chị sắp xếp thứ tự ưu tiên các việc phải làm trong một ngày.

Khi làm việc chị luôn cố gắng xử lý dứt điểm từng đầu việc trước khi chuyển sang đầu việc tiếp theo. Ngoài ra trong quá trình làm việc chị Oanh luôn bao quát mọi việc trong công ty cũng như những việc phải làm của mình để có điều chỉnh về công việc cho phù hợp.

Công cụ giúp phát triển đồng thời hai khả năng quản lý: chi tiết và tổng thể

Any.do: To-Do List, Task List

Any.do là một ứng dụng quản lý công việc với nhiều tính năng nổi bật. Với Task & To-do list, người dùng chỉ cần lên lịch các công việc, Any.do sẽ tự động sắp xếp chúng một cách khoa học. Hơn thế bạn còn có thể thiết lập các thư mục công việc riêng biệt như các công việc trên công ty, công việc nhà, v.v…dễ dàng quản lý hơn.

5217

Đây là ứng dụng xây dựng khung làm việc và nghỉ ngơi hiệu quả theo nguyên tắc 52 phút làm việc, 17 phút nghỉ ngơi. Cũng tương tự như kỹ thuật Pomodoro.

Toggl

Toggl là công cụ theo dõi thời gian làm việc đơn giản, thường được sử dụng để đo xem mỗi người dùng dành bao nhiêu thời gian vào tác vụ nào, ví dụ viết, đọc email hay nghiên cứu.

Trello

Trello là ứng dụng có thể giúp bạn quản lý bất kỳ loại dự án nào, từ dự án cá nhân, tại nhà riêng đến dự án ở cơ quan và trường học. Bạn có thể sử dụng ứng dụng này để theo dõi tiến độ hoàn thành của những công việc cả ngắn hạn và dài hạn của bản thân.

Bài viết được thực hiện bởi Adele Doan.

Xem thêm:
[Bài viết] Bạn đã biết về thói quen dậy trễ của người thành công?
[Bài viết] Điều nguy hiểm khi lãnh đạo chỉ dựa vào tầm nhìn