Làm sao để đảm bảo cả chất và lượng khi làm việc từ xa?

"Remote Work" - Làm từ xa là khái niệm chỉ những công việc không bị giới hạn bởi khoảng cách và vị trí làm việc.

Mấy năm trước đây, người làm từ xa chủ yếu là các bạn làm tự do (freelancer) tập trung trong lĩnh vực sáng tạo nội dung như: thiết kế, copywriting, blogger,... Là designer sống ở Việt Nam, mình từng có 5 năm làm từ xa cho các studio ở Mỹ. Nhưng khác nhất là công việc mình làm có hợp đồng full-time nên cũng ổn định hơn so với những công việc tự do khác.

COVID xuất hiện đã biến làm việc ở nhà trở thành thử thách với doanh nghiệp lẫn người lao động. Không biết tình trạng này khi nào mới chấm dứt, nhưng chắc hẳn nó sẽ thay đổi thói quen làm việc của cả xã hội. Chúng ta cần làm gì để thích nghi mà vẫn có thể phát triển sự nghiệp một cách bền vững?

Trước hết hãy nhìn các góc độ khác nhau về remote work.

Lợi ích khi làm từ xa

Thời gian và địa điểm như ý

Một tiêu chí để mình chọn công ty là vị trí của nó phải nằm trong quãng đường di chuyển 15 phút đổ lại. Việc chen chúc, kẹt xe khi di chuyển trên đường thành phố lớn như Sài Gòn thật sự tiêu hao rất nhiều năng lượng của mình.

Mà thời điểm đó, vì mới bắt đầu sự nghiệp nên mình cần sử dụng khoảng thời gian sau 8 tiếng làm việc ở văn phòng hiệu quả hơn. Thời gian cho việc di chuyển, có thể dùng để tìm kiếm thêm kiến thức hoặc tập thể dục, giải trí để nạp lại năng lượng.

Thêm nữa, điều mình thấy rõ rệt nhất là khả năng tập trung cũng tốt hơn khi không còn những yếu tố khó kiểm soát ở văn phòng làm ảnh hưởng.

Dễ cân bằng cá nhân và công việc

Khi thời gian và địa điểm thoải mái với thói quen cá nhân, ta có thể sắp xếp xen kẽ những việc nhà vụn vặt để vừa tối ưu thời gian, vừa thư giãn nhẹ khi tưới cây, cho mèo ăn, hay tập thể dục giữa giờ.

Bất lợi khi làm từ xa

Khó phối hợp và gắn kết

Hiểu lầm trong giao tiếp luôn là vấn đề lớn đối với công việc theo nhóm. Nói chuyện trực tiếp vốn thường tạo ra nhiều hiểu lầm, thì làm từ xa còn làm cho việc này trở nên trầm trọng hơn.

Giao tiếp qua nhắn tin dễ sai lệch, khiến cho việc giải thích tốn nhiều thời gian và công sức hơn, vì thế mình luôn ưu tiên thảo luận thông qua hình thức gọi trực tuyến.

Một điều nữa là khi cần sự hỗ trợ từ đồng đội, khả năng tiếp cận cũng khó hơn, vì đôi khi họ không online hoặc đang tập trung cho công việc khác. Lâu dần thiếu tương tác trực tiếp sẽ làm giảm tinh thần đồng đội và các mối quan hệ trở nên xa cách. Những người chuyên môn cao hơn khó hỗ trợ hay chia sẻ khó khăn với team, ảnh hưởng tới khả năng team-work của tổ chức.

Khó quản lý thời gian dẫn đến quá tải và mất hiệu quả

Không có giờ làm việc cụ thể đồng nghĩa với việc lúc nào cũng phải làm, nếu kỹ năng quản lý thời gian còn yếu.

Lúc làm remote với nước ngoài, công ty mình có quy định là trong giờ làm việc không được nghỉ quá 2 tiếng và không nghỉ quá 3 ngày. Vì quản lý thời gian không tốt, kèm theo lệch múi giờ khiến cho mình lúc nào cũng phải online cả laptop lẫn điện thoại để phản hồi công việc. Thời gian đó mình luôn ở trong tình trạng áp lực, quá tải.

Còn bây giờ thì để trao đổi hiệu quả, phải tổ chức nhiều cuộc họp online hơn, mà việc này sẽ tiêu tốn nhiều năng lượng hơn so với cách truyền thống. Chưa kể những yếu tố khách quan như mạng yếu hay tiếng ồn xung quanh làm cho những người tham gia bị phân tâm và đôi khi cũng dẫn đến sai lệch thông tin.

Ảnh hưởng đến sự thăng tiến

Việc đánh giá đúng sự nỗ lực và thành quả công việc khi làm việc trực tiếp đã khó, làm việc từ xa còn khó hơn rất nhiều. Nhất là ở những môi trường mà sếp sẽ là người trực tiếp đánh giá bạn. Đôi khi thời gian online của bạn không khớp với thời gian của họ, hay làm việc trong âm thầm cũng khiến bạn bị lãng quên trong tập thể.

Sự xa cách sẽ khó tránh khỏi những hiểu lầm và đánh giá phiến diện, ảnh hưởng tới sự thăng tiến của chúng ta.

Để có thể làm từ xa hiệu quả và đảm bảo thăng tiến

Có một thái độ Senior

Dù là ở vị trí junior hay senior, làm việc ở văn phòng hay remote, thì thái độ senior sẽ luôn là thứ giúp bạn vững vàng thăng tiến trong bất kể tổ chức nào.

Đọc bài viết: Hãy cư xử như một senior nếu muốn trở thành một senior.

Thay đổi tư duy

Một nguy hiểm luôn rình rập khi làm việc ở nhà đó là sự thoải mái - khi không có người quan sát, ta dễ bị “ham vui”.

Chúng ta còn mở mắt là còn có sẵn vô số sự lựa chọn giải trí để tiêu khiển (hãy học cách chống chán khi việc chóng chán). Khi bị cuốn vào vòng xoáy "ăn chơi" này, chẳng mấy chốc bạn nhận ra đã hết giờ làm, nhưng công việc vẫn chưa xong. Thế là bạn phải dành thêm buổi tối để làm cho kịp tiến độ.

Qua thời gian, chất lượng cũng giảm dần khi bạn bị quá tải vì vẫn phải hoàn thành cùng khối lượng công việc, nhưng trong thời gian ngắn hơn. Vì thế, hãy thử làm quen với tư duy outcome-oriented, tức là tập trung vào kết-quả-mong-muốn, thay vì quá trình, nỗ lực hay cách thức mà bạn sẽ hoàn thành kết quả đó.

Hãy đặt ra những kết quả cụ thể đo lường được mỗi ngày và tập trung hoàn thành nó bằng mọi cách. Tư duy này sẽ giúp bạn:

• Nếu cách đang làm không đạt kết quả, đổi sang cách khác thay vì loay hoay với nó.
• Nếu tự mình làm không đạt kết quả, nhờ ngay đồng đội giúp đỡ thay vì tự tìm cách giải quyết.
• Nếu có cách nào đó có thể làm nhanh hơn, thì làm ngay, thay vì chăm chăm làm cho đủ giờ quy định.

Với danh sách những kết quả rõ ràng như vậy, bạn sẽ có thêm cơ sở để biết khi nào nên đề xuất tăng lương trong công ty.

Tận dụng các công cụ hỗ trợ

Công cụ hỗ trợ đúng mục đích sẽ giúp bạn hoàn thành công việc tốt hơn. Thường công ty sẽ phải trang bị cho nhân viên, còn nếu không có thì đây là vài tool miễn phí đáng dùng:

• Quản lý dự án: Asana, Airtable, Trello
• Trò chuyện: Slack, Microsoft Team, Skype
• Gọi điện/Meeting: Google Meet, Zoom
• Chia sẻ file: Google Drive, Dropbox

Tuy nhiên, vì miễn phí nên những công cụ này cũng có một số hạn chế hoặc rủi ro như: khó bảo mật thông tin, không tương thích với nhau, không đáp ứng những nhu cầu riêng biệt từng công ty,…

Hình thành văn hóa khi làm việc từ xa

Cách thức làm việc thay đổi thì văn hóa của công ty cũng buộc phải có những điều chỉnh nhất định. Nhưng không phải chỉ nhân viên muốn là đủ, mà những người đóng vai trò điều hành, quản lý cũng phải tham gia mới có thể tạo ra sự thay đổi.

Một môi trường phù hợp với remote work sẽ là môi trường như thế nào?

Remote Culture - Văn hóa doanh nghiệp khi làm việc từ xa

Dựa trên kinh nghiệm từ những năm làm từ xa, đây là những điều mình nghĩ nếu có trong văn hóa của tổ chức, sẽ giúp chúng ta hoàn thành tốt công việc của mình hơn:

• Khuyến khích sự chủ động, tin tưởng trao quyền để ta tự chọn cách thức hoàn thành công việc.
• Cải tiến quy trình làm việc giữa các phòng ban tự động hơn, cung cấp những công cụ cần thiết để làm việc tại nhà.
• Điều chỉnh lại kỳ vọng của nhau về thời gian và tốc độ phản hồi. Quy định thời gian làm việc chung và những kế hoạch rõ ràng, minh bạch.
• Luôn khuyến khích mọi người giữ kết nối, đặc biệt là sự kết nối về tinh thần.
• Duy trì các hoạt động học hỏi và phát triển nội bộ dù chỉ tổ chức online.
• Phản hồi minh bạch và thường xuyên hơn trên môi trường mới.
• Nếu được, hãy luôn giữ cho camera mở khi họp để đồng đội nhìn thấy nhau.

Cuối cùng, văn hóa của công ty sẽ không chỉ dừng lại ở văn phòng, mà còn phải được mở rộng lên môi trường online. Nơi mà dù cho ở bất kỳ vị trí địa lý nào, mọi người cũng có thể hòa nhập, gắn kết và cùng nhau tạo ra giá trị cho tổ chức.