Làm việc linh hoạt: 5 Cách ứng biến khi “có biến”

Làm việc linh hoạt (hybrid working) đang dần trở thành xu hướng chung của thế giới. Hình thức này cho phép nhân viên kết hợp giữa làm việc tại nhà và đến văn phòng, hoặc ở bất cứ đâu họ muốn. Theo McKinsey, 90% công ty đang chuyển đổi chính sách để làm việc linh hoạt lâu dài. Một khảo sát từ Manpower Group cho thấy 42% nhân viên Việt Nam muốn làm việc tại nhà từ 3 đến 4 ngày một tuần.

Dù đây là xu hướng, nhưng McKinsey đã dự đoán rằng có thể mất rất lâu để chúng ta làm quen với hình thức làm việc mới này. Trong quá trình thử nghiệm, nhiều tình huống khó xử phổ biến đã diễn ra ở các công ty, khiến cả nhân viên và sếp đều loay hoay vì chưa có nhiều kinh nghiệm làm việc linh hoạt.

Vậy những tình huống đó là gì? Và làm thế nào ta có thể giải quyết chúng để làm việc hiệu quả hơn?

Sếp không coi trọng vì không “chấm công”

Hiện nay, có nhiều người trẻ năng động thử sức bản thân bằng cách làm nhiều công việc cùng lúc. Nếu bạn là một phần của xu hướng này, khả năng cao bạn sẽ phải thương lượng với sếp để được làm việc linh hoạt, và cân bằng thời gian tốt hơn.

Khi bạn làm việc ở nhà, dù chất lượng công việc vẫn đảm bảo, sếp vẫn có khuynh hướng đánh giá cao những nhân viên làm tại văn phòng hơn. Theo Forbes, rất nhiều lãnh đạo quen với các làm việc truyền thống “đến sớm về khuya", nên thường đo lường hiệu suất làm việc của nhân viên bằng việc có mặt tại văn phòng, thay vì kết quả công việc.

Giải pháp

• Đánh giá dựa trên hiệu suất làm việc

Theo sổ tay hướng dẫn làm việc tại nhà của Dreamplex, các công ty nên khuyến khích lãnh đạo nhìn vào hiệu suất và kết quả làm việc, thay vì đánh giá dựa trên “chấm công".

Có mặt trên văn phòng đều đặn không phải là yếu tố duy nhất chứng minh nhân viên làm việc hiệu quả. Nếu chỉ nhìn vào điều này, nhiều khả năng nhân viên sẽ mất tinh thần làm việc qua thời gian, ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe tinh thần của họ.

• Đánh giá dựa trên thái độ làm việc

Dù không lên văn phòng, người quản lý vẫn có nhiều cách để đánh giá mức độ tương tác của nhân viên qua mức độ thường xuyên tham gia các buổi họp, các chương trình của công ty.

Kể cả khi quản lý không trực tiếp làm việc với nhân viên, họ cũng có thể tổ chức những buổi peer review (đánh giá đồng nghiệp), để biết nhân viên có làm việc hiệu quả và được các đồng nghiệp tin tưởng hay không.

Nhân viên không thể kết nối với đồng nghiệp

Chính sách làm việc linh hoạt có thể gây mất kết nối giữa đồng nghiệp do thời gian gặp nhau không nhiều. Trước dịch, chúng ta dành ⅓ thời gian trong ngày trên văn phòng, trò chuyện thường xuyên với đồng nghiệp về nhiều chủ đề, không chỉ công việc.

Chính vì vậy, làm việc linh hoạt có thể khiến một số người cảm thấy bị cô đơn, cô lập. Theo Harvard Economics Review, những nhân viên bị cô lập sẽ có hiệu suất làm việc kém hơn, ít cơ hội thăng tiến hơn, và tỷ lệ nhảy việc cao hơn.

Giải pháp

• Tạo không gian “ảo” để trò chuyện

Theo Forbes, ngoài những cuộc họp, công ty nên khuyến khích nhân viên trò chuyện trong giờ giải lao. Bộ phận nhân sự cũng có thể tổ chức các “trivia nights” (những tối chơi đố vui), những buổi tư vấn sức khỏe tâm lý,... để khiến nhân viên được kết nối ngoài giờ làm việc.

• Trò chuyện 1-1 với quản lý

Theo Harvard Business Review, quản lý và nhân viên nên nói chuyện công việc cùng nhau trên những ứng dụng như Zoom hay Microsoft Teams để hiểu phong cách làm việc và hỗ trợ nhau tốt hơn. Điều này có thể khiến nhân viên cảm thấy được lắng nghe, tôn trọng, và dễ bày tỏ ý kiến của mình.

Sếp “bỡ ngỡ” khi quản lý nhân viên làm việc từ xa

Khi bạn làm lãnh đạo hay quản lý ở một công ty có chính sách làm việc linh hoạt, bạn sẽ có phần bỡ ngỡ nếu đã quá quen với hình thức làm việc truyền thống.

Bạn có thể lo lắng nhân viên sẽ không làm việc chăm chỉ khi ở nhà, hiệu suất làm việc sụt giảm. Sự chuyển đổi này diễn ra khá bất ngờ sau dịch nên nhiều lãnh đạo vẫn chưa kịp trang bị cho mình những kỹ năng quản lý linh hoạt hơn trước.

Giải pháp

• Đặt kỳ vọng và mục tiêu rõ ràng cho nhân viên

Theo Gallup, một người quản lý tốt nên đưa ra kỳ vọng và mục tiêu rõ ràng cho nhân viên. Tuy có vẻ đơn giản, các quản lý đang cảm thấy rất khó khăn để làm điều đó.

Xấp xỉ 50% nhân viên cũng thừa nhận không biết kỳ vọng của quản lý về mình. Vì vậy, trò chuyện thường xuyên với nhân viên, theo sát tiến trình làm việc của họ cũng là cách để quản lý có thể gắn kết với nhân viên tốt hơn.

• Thống nhất phương thức giao tiếp

Theo Linda Hill, giáo sư tại Harvard Business School, “Nên có một cuộc thảo luận rõ ràng về cách thức và thời điểm giao tiếp, quyền truy cập thông tin của nhân viên, những buổi họp và quyết định mọi người cần tham gia đóng góp”.

Hill nói thêm, “Cần thống nhất nhiệm vụ của từng người, tốc độ phản hồi tin nhắn của nhân viên. Thêm vào đó, cần xác định luôn kênh liên lạc - email, Slack, điện thoại,..”. Bộ quy tắc càng rõ ràng, quản lý càng an tâm, nhân viên cũng đỡ cảm thấy hoang mang.

Nhân viên có cơ hội thăng tiến không đồng đều

Theo một nghiên cứu của Stanford, dù những nhân viên làm việc tại nhà có hiệu suất tốt hơn, họ không nhận được cơ hội thăng tiến như những đồng nghiệp đến văn phòng.

Lý giải cho điều này, giáo sư Bloom, tác giả của nghiên cứu trên cho rằng những nhân viên làm việc linh hoạt sẽ không có cơ hội thể hiện kỹ năng lãnh đạo của bản thân. Đồng thời, dù trong vô thức, quản lý cũng dễ “quên" và không đề bạt những những nhân viên này, vì “out of sight, out of mind" (xa mặt cách lòng).

Giải pháp

• Có chương trình đào tạo cho nhân viên làm việc từ xa

Công ty cần khuyến khích lãnh đạo tập trung vào hiệu suất công việc. Tuy nhiên cũng cần có những chương trình đào tạo cho nhân viên khi làm việc từ xa, xây dựng “thương hiệu cá nhân" (personal brand) để luôn là “top of mind" của các sếp dù không đến công ty thường xuyên.

Theo thống kê, chỉ có 6% nhân viên được huấn luyện những phương thức làm việc linh hoạt hiệu quả.

• Chủ động kết nối

Theo khảo sát của Harvard Business Review, những nhân viên có mối quan hệ tốt với sếp sẽ có khả năng được thăng tiến hơn 82% so với những nhân viên còn lại.

Để làm được điều này, nhân viên cần chủ động liên lạc với sếp, cập nhật tiến độ làm việc. Đồng thời, họ cũng cần siêng năng trong việc chia sẻ ý kiến đóng góp, và xin feedback để có thể cải thiện bản thân.

Nhân viên phải làm việc ngoài giờ

Làm việc tại nhà khiến nhiều người bị mất khái niệm thời gian, “ranh giới công việc linh hoạt” thường biến thành “công việc không biên giới". Nhiều nhân viên vẫn phải nghĩ về công việc, deadline ngay cả khi họ đã về nhà mà không có thêm chế độ phúc lợi minh bạch.

Theo một nghiên cứu của William Becker, giảng viên của Viện Đại học Bách Khoa Virginia, giữ liên lạc với công ty ngoài giờ làm khiến nhân viên căng thẳng, mệt mỏi, ảnh hưởng đến sức khoẻ và hạnh phúc của họ.

Giải pháp

• Thực hiện quyền “ngắt kết nối”

Tại Pháp, quyền “ngắt kết nối” đã trở thành luật chính thức, cho phép người lao động không nhận và trả lời email công việc sau giờ làm. Luật này đảm bảo họ sẽ không phải làm việc kiệt sức, và duy trì sức khỏe tinh thần tốt.

Các công ty có thể áp dụng chính sách “ngắt kết nối" giống Manspower Group, hoặc nhân viên có thể chủ động cài chế độ không nhận tin nhắn sau giờ làm và cuối tuần trên ứng dụng làm việc như Slack.

• Quản lý chủ động đưa ra ranh giới làm việc lành mạnh

Nhân viên thường cảm thấy mình nên làm việc ngoài giờ, hoặc kết nối 24/7 với công việc để chứng tỏ bản thân mình chăm chỉ và có giá trị.

Lúc này, quản lý nên tự đưa ra ranh giới, đảm bảo với nhân viên họ sẽ đánh giá dựa trên hiệu suất công việc, chứ không phải số giờ làm. Theo Forbes, điều này sẽ khiến nhân viên cảm thấy được tôn trọng, tránh tình trạng kiệt sức, và còn giảm thiểu tỷ lệ nhân viên xin nghỉ.

Kết

Làm việc linh hoạt không phải là xu hướng nhất thời, mà là đặc trưng của lao động thế hệ mới. Chính vì thế, các công ty nên tìm hiểu và đưa ra những chính sách phù hợp. Điều này giúp quản lý nhân viên tốt hơn, duy trì hiệu suất công việc, và đảm bảo sức khỏe tinh thần của họ.

Hình minh hoạ đến từ nguồn mở Streamline

Dreamplex đã phối hợp với FlexOS soạn một “cẩm nang" cho các doanh nghiệp để làm việc linh hoạt hiệu quả hơn. Dù bạn là nhân viên hay sếp, hãy “bỏ túi" những tips làm việc thành công tại Free Hybrid Policy Guideline.