Quan niệm phổ biến cho rằng, sự xao nhãng chính là nguyên nhân hàng đầu khiến ta làm việc kém hiệu quả. Điều này không hoàn toàn sai, bởi thế giới có 7749 thứ khiến ta không thể tập trung hoàn thành đầu việc được giao.
Tuy nhiên những cám dỗ bên ngoài không phải là thủ phạm duy nhất. Trong nhiều trường hợp, nguyên nhân đến từ lỗi sai trong chính cách tư duy và tổ chức công việc của chúng ta. Sau đây là 7 thiên kiến đang “ngấm ngầm” làm giảm năng suất của bạn, và những gì bạn có thể thực hiện để ngăn chặn hoặc giảm thiểu tác động của chúng đến hiệu suất công việc.
1. Thiên kiến phức tạp (Complexity bias)
Đây là thiên kiến xảy ra khi xử lý một vấn đề, bạn vô thức cho rằng giải pháp phức tạp sẽ tốt hơn giải pháp đơn giản. Sự phức tạp thường cho ta cảm giác sâu sắc, “cao siêu” nhưng lại che đi bản chất vấn đề.
Nguyên nhân có thể đến từ việc bạn phải xử lý quá nhiều thông tin (đặc biệt với những người làm nghiên cứu hay phân tích dữ liệu). Việc này khiến bạn đánh giá quá cao độ phức tạp của vấn đề, và tin rằng giải pháp đơn giản không thể xử lý nó hiệu quả.
Thiên kiến phức tạp cũng có thể hình thành từ kinh nghiệm đã có. Chẳng hạn khi ôn thi tốt nghiệp môn Văn, không ít người được dạy là viết càng dài, dùng từ càng hoa mỹ thì điểm càng cao. Bản thân tôi đã đưa nó vào công việc ở chỗ, khi triển khai angle mới, tôi thường nghĩ cách viết hay nhất rồi mới chắp bút. Việc này khiến tôi mất khá nhiều thời gian, đôi khi trễ deadline vì cố gắng “hoàn hảo” nhất có thể.
Giải pháp: Theo định luật Parkinson, khi có thêm thời gian để hoàn thành một việc, ta thường tận dụng bằng hết dù không thực sự cần. Vì vậy khi có nhiều thời gian hơn mức cần thiết, ta dễ tìm lối đi phức tạp thay vì đơn giản để giải quyết vấn đề.
Cách vượt qua thiên kiến này là tự đặt một deadline riêng trong công việc. Chẳng hạn nếu deadline sếp giao rơi vào thứ 6, bạn có thể đặt deadline cho mình vào thứ 4. Việc thời gian ngắn lại sẽ buộc bạn phải tìm giải pháp đơn giản nhất có thể, sau đó trình lên sếp feedback để cải thiện. Bạn có cả ngày thứ 5 để làm việc này, vì vậy bạn vẫn kịp nộp vào thứ 6 như sếp giao.
2. Thiên kiến hiện tại (Present bias)
Thiên kiến hiện tại chỉ xu hướng bỏ qua lợi ích lâu dài để đạt những phần thưởng ngắn hạn, tức thời. Vì những phần thưởng này kích thích não sản sinh dopamine nhanh chóng, chúng dễ dàng khiến bạn mất tập trung cho một mục tiêu cần nhiều năng lượng để suy nghĩ và hoàn thành.
Thiên kiến này cộng với định luật Parkinson là 2 nguyên nhân hàng đầu khiến bạn “nước đến chân mới nhảy”. Dù deadline ngập mặt, bạn vẫn chọn lướt mạng xã hội hoặc cày phim - những thứ giúp não bạn có nhiều dopamine hơn. Về lâu dài, thói quen này dễ tạo ra lối sống mất cân bằng, làm tăng mức độ căng thẳng và lo âu.
Giải pháp: Ngoài phương pháp tự đặt deadline, bạn nên thử “quy tắc 2 phút”: việc gì có thể xong trong 2 phút thì làm ngay, không chần chừ. Bạn còn có thể áp dụng các mẹo như Pomodoro, làm việc không cắm sạc laptop, tắt thông báo điện thoại hoặc chọn một quán cafe giới hạn thời gian bạn có thể ngồi làm việc. Những cách này đều góp phần tăng áp lực thời gian hoặc hạn chế tối đa các yếu tố xao nhãng bên ngoài, từ đó tăng hiệu suất làm việc đáng kể.
3. Ngụy biện chi phí chìm (Sunk cost fallacy)
Ngụy biện chi phí chìm là tâm lý không dám buông bỏ một thứ đã dành nhiều thời gian và công sức, dù nó không còn phù hợp với hiện tại. Nó xuất phát từ việc chúng ta thường có mối liên hệ cảm xúc mạnh hơn với những thứ đã mất so với những thứ đã hoặc sẽ đạt được.
Ví dụ bạn mua một khóa học thiết kế 10 buổi, nhưng sau 2 buổi học bạn thấy không phù hợp. Song bạn không muốn bỏ học, vì đã lỡ đầu tư cho nó. Hệ quả là bạn mất thời gian học nốt 8 buổi còn lại cho đỡ phí tiền, dù lượng kiến thức bạn thu về không thực sự có ích.
Giải pháp: Nếu rơi vào trường hợp này, bạn có thể tính toán chi phí cơ hội (lợi ích bạn sẽ mất nếu lựa chọn phương án thay thế khác). Nếu kết quả chung quy là phương án thay thế tốt hơn, thì bạn nên quên đi số tiền đã mất (hoặc công sức đã bỏ ra) và tập trung vào phương án mới. Như vậy bạn sẽ mất tiền hoặc mất công, nhưng sẽ không mất thêm thời gian.
Để vượt qua suy nghĩ “tiếc nuối”, bạn nên cho mình một khoảng thời gian dừng lại để suy nghĩ thấu đáo, cũng như quan sát các tín hiệu xung quanh. Việc này sẽ giúp bạn không tiếp tục lạc lối vào các quyết định sai lầm.
4. Ngụy biện kế hoạch (Planning fallacy)
Ngụy biện kế hoạch là dự tính không đúng lượng thời gian, chi phí và rủi ro để hoàn thành công việc. Tác nhân chủ yếu do thiên kiến tích cực. Chúng ta chỉ sắp xếp thời khóa biểu theo viễn cảnh suôn sẻ, lý tưởng mà không lường trước những rắc rối tiềm ẩn.
Chẳng hạn, bạn lập ra từng bước chi tiết để hoàn thành một bài viết trong 2 ngày từ lên ý tưởng, làm outline, viết và chỉnh sửa. Nhưng trong quá trình thực hiện, bạn không tìm được đủ thông tin hoặc máy tính bị treo. Kết quả là bạn bị lố thời gian và ảnh hưởng đến nhiều công việc khác.
Giải pháp: Ngoài việc áp dụng các mẹo quản lý thời gian, bạn còn cần tính toán đến những trường hợp xấu. Như trong trường hợp trên, bạn nên tập thói quen lưu nội dung trên file mỗi 5-10 phút, phòng trường hợp máy treo thì những gì bạn đã viết cũng không “bay màu”.
Trong quá trình lên tiến độ, bạn cũng cần đối chiếu với trải nghiệm tương tự trong quá khứ. Cụ thể, bạn nhìn xem mình từng mất bao lâu để hoàn thành bài viết, và có yếu tố nào khiến mình bị chậm so với tiến độ (chẳng hạn tìm thông tin sai nguồn hoặc giọng văn chủ quan). Việc này sẽ giúp bạn tránh đi vào những vết xe đổ trước kia.
5. Hiệu ứng Zeigarnik
Hiệu ứng Zeigarnik xảy ra khi tâm trí luôn bị vướng bận bởi những điều còn dang dở. Cảm giác day dứt chỉ biến mất khi bạn đã hoàn thành chúng.
Hiện tượng này xảy ra do thông tin về nhiệm vụ dang dở nằm ở trí nhớ tạm thời trong não bộ. Đây là nơi căng thẳng tiềm ẩn sẽ nảy sinh để nhắc nhở bạn hoàn thành công việc, chuyển nó sang trí nhớ ngắn hạn hoặc dài hạn. Áp lực này có thể giúp bạn vượt qua sự trì hoãn, nhưng đôi khi ảnh hưởng đến tiến độ công việc.
Ví dụ, bạn đang sửa bài viết buổi sáng thì nhận tin họp vào buổi chiều. Thay vì chuẩn bị nội dung cho cuộc họp, bạn tiếp tục sửa bài vì không muốn nó dang dở, dù hôm sau mới là deadline. Hệ quả là đến sát giờ họp, bạn vẫn chưa có ý tưởng gì để trình bày.
Giải pháp: Bạn nên áp dụng ma trận Eisenhower để phân loại công việc theo thứ tự ưu tiên. Ngoài ra, bạn cũng có thể viết những đầu việc dang dở thành to-do list. Cách này giúp bạn gỡ được cảm giác vướng bận về nó ra khỏi đầu để tập trung làm việc khẩn cấp hơn.
6. Hiệu ứng khẩn cấp ảo (Mere urgency effect)
Ngược lại với hiệu ứng Zeigarnik, hiệu ứng khẩn cấp ảo xảy ra khi bạn ưu tiên các đầu việc mới hoặc khẩn cấp, dù các đầu việc cũ quan trọng hơn và mang lại lợi ích lâu dài hơn.
Một ví dụ phổ biến của hiệu ứng này là trả lời email. Khi điện thoại hoặc máy tính thông báo có email mới, bạn thường có cảm giác nó khẩn cấp và phải trả lời ngay, dù nó khiến bạn mất tập trung vào việc đang làm. Điều này khiến mạch suy nghĩ của bạn liên tục bị xao nhãng, trong khi có những email không khẩn cấp như bạn nghĩ. Hệ quả là bạn lúc nào cũng bận rộn, nhưng lại không đạt hiệu quả cao trong công việc.
Giải pháp: Tương tự như trên, ma trận Eisenhower sẽ giúp bạn xử lý công việc theo thứ ưu tiên. Ngoài ra, bạn có thể áp dụng phương pháp batching và blocking - gộp những đầu việc có thể làm cùng lúc, và dành riêng một khoảng thời gian hoàn thành chúng. Như trong ví dụ email, bạn có thể gộp nó với việc liên hệ khách hàng rồi làm trong 2 tiếng đồng hồ.
Bạn cũng nên cân nhắc tắt một số thông báo hoặc bật chế độ không làm phiền trong trường hợp cần thiết. Như vậy bạn vừa dễ tập trung, lại tránh được tình trạng “bội thực” thông báo.
7. Hiệu ứng thích nghi khoái lạc (Hedonic adaptation)
Hiệu ứng thích nghi khoái lạc là quá trình trí óc thích nghi với các tác nhân tích cực hoặc tiêu cực, và dần phai nhạt cảm xúc với chúng. Lâu dần, bạn sẽ không còn hạnh phúc với điều mình đang có, và liên tục tìm kiếm thứ mới mẻ để thấy vui vẻ hơn.
Ví dụ bạn bị tụt mood làm việc và uống trà sữa để cải thiện. Ban đầu bạn chỉ uống 1 cốc/tuần, nhưng dần dần bạn thấy 1 cốc không còn “đủ đô”. Bạn quyết định tăng lên 2 cốc, rồi cuối cùng là mỗi ngày 1 cốc thì mới có tâm trạng làm việc. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến ví tiền, mà còn khiến não bạn phụ thuộc vào cà phê để làm việc hiệu quả.
Giải pháp: Trà sữa tuy có thể giúp tâm trạng bạn tốt lên trong khoảnh khắc, song không giúp bạn cải thiện nó về lâu dài. Để vượt qua thiên kiến này, bạn nên tìm giải pháp từ bên trong thay vì phụ thuộc vào tác nhân bên ngoài.
Một cách làm phổ biến là thực hành chánh niệm mỗi khi tâm trạng không tốt. Cách này sẽ giúp bạn tĩnh tâm và có khoảng lặng để nhìn vào vấn đề, từ đó tìm ra giải pháp lâu dài hoặc nhờ sự giúp đỡ. Bạn vẫn có thể uống trà sữa để vui lên, nhưng cần hạn chế số lượng để tránh phụ thuộc vào nó.