To-do list là một công cụ làm việc hiệu quả được ưa thích bởi vì nó giúp chúng ta sắp xếp và rà soát lại các đầu việc của mình.
1. Phơi đồ, 2. Trả lời email, 3. Họp team, 4. Lên dàn ý cho bài viết, 5. Nấu cơm trưa,... danh sách những đầu việc dài như cái sớ hẳn quen thuộc với không ít người. Đặc biệt là quãng thời gian làm việc tại nhà, khi mà chúng ta phải phân bổ thời gian lẫn nguồn lực để hoàn thành những công việc không lương lẫn có lương.
To-do list lúc này như một vị cứu tinh khi trước mắt cái sớ này giúp chúng ta trực quan hóa những nhiệm vụ ngổn ngang. Và thực chất thì não cũng thích phương pháp này hơn bạn tưởng.
To-do list giải phóng não khỏi những đầu việc đang tồn đọng
Đã bao giờ bạn rơi vào tình trạng đang có cả núi việc dang dở thì lại bị lôi vào một cuộc họp khẩn, và bạn cứ liên tục lo ra suốt cả buổi họp?
Những mục tiêu chưa hoàn thành thường hay tìm đường len lỏi lại vào tâm trí bạn, hiện tượng này được gọi là hiệu ứng Zeigarnik. Dù nghiên cứu này dựa trên việc chúng ta có xu hướng ghi nhớ tốt những việc bị gián đoạn hơn là các mục tiêu đã đạt được, nhưng nếu có quá nhiều thứ đang bị gián đoạn thì sao?
Vào năm 2011, hai nhà nghiên cứu Baumeister và Masicampo đã làm một thử nghiệm cho người tham gia thực hiện thử thách đọc hiểu. Trước đó họ phải làm xong những nhiệm vụ khởi động. Kết quả cho thấy những người chưa hoàn thành nhiệm vụ khởi động có kết quả đọc hiểu kém hơn hẳn. Tuy nhiên, khi họ được lên danh sách kế hoạch cụ thể để hoàn thành những nhiệm vụ này thì kết quả đọc hiểu lại cải thiện đáng kể.
Điều này được giải thích rằng những công việc dang dở sẽ biến thành một gánh nặng trong tâm trí, khiến khả năng chú ý bị suy giảm. Ghi lại chúng chính là hình thức để bạn giảm tải gánh nặng cho não. Nó cũng tựa như việc người phục vụ bàn sẽ không để sót món ăn nếu được ghi lại vậy.
Cảm giác mọi thứ nằm trong tầm kiểm soát
Hãy tưởng tượng bạn đang cố hoàn thành một quyển sách. Ngoài việc viết còn có rất nhiều bước hậu kỳ cần phải thực hiện như lên dàn ý, nghiên cứu,... Bủa vây bởi những công việc lớn và chung chung khiến chúng ta không biết bắt đầu từ đâu.
Việc chia một mục tiêu lớn thành các nhiệm vụ nhỏ, chẳng hạn như “lên dàn ý cho chương 1”, khiến mọi thứ trở nên dễ thở hơn hẳn. Lúc này bạn ước lượng được số nhiệm vụ đang chờ đợi, các bước cần làm, cũng như thời gian để hoàn thành chúng.
Nhà tâm lý David Cohen đã nói rằng to-do list giúp ông cảm thấy mọi thứ nằm trong tầm kiểm soát hơn, dù có hoàn thành được hay không. Nó làm vơi đi nỗi lo về sự hỗn độn, giúp xây dựng một kế hoạch cụ thể mà chúng ta có thể bám vào, đồng thời là bằng chứng về những gì ta thực sự đạt được trong ngày, tuần hoặc tháng.
Ngoài ra, tiến sĩ Kerry Ressler của Đại học Harvard cũng cho biết, những chiến lược giúp quản lý khối lượng công việc có thể làm giảm căng thẳng. Não sẽ ít cảm thấy bị “tấn công” hơn nếu nó dự đoán khi nào căng thẳng sẽ xảy ra và biết được điểm kết thúc của công việc.
Sự sảng khoái khi được đánh dấu tích những đầu việc đã xong
Nếu là tín đồ của to-do list, bạn hẳn hiểu được cảm giác sung sướng khi được tích lên những đầu việc đã xong.
Khi hoàn thành những mục tiêu nhỏ, não tiết ra hormone trao thưởng dopamine tạo cảm giác sảng khoái và phấn chấn. Điều này cũng giải thích vì sao nhiều người thích chia mục tiêu lớn thành những đầu việc trên to-do list. Mỗi lần hoàn thành một việc nhỏ dopamine sẽ khích lệ bạn, từ đó tạo đà để bạn tiếp tục làm nốt những việc còn lại trong danh sách.
Các ứng dụng thông minh cũng áp dụng nguyên lý này để động viên người dùng. Chẳng hạn như dấu tick trên Trello, Notion hay các ruy băng “hoàn thành” trên lộ trình chạy bộ, tập gym theo ngày.
Kết
Tuy nhiên, một to-do list chỉ thật sự có ích nếu được tổ chức một cách bài bản, dựa trên mục tiêu lớn. Sẽ rất khó khăn nếu bạn cố nhồi nhét quá nhiều thứ vào danh sách, liên tục nhảy qua nhảy lại giữa các đầu việc, và cuối cùng là chẳng làm được gì trọn vẹn. Bạn có thể tham khảo các bài viết sau của Vietcetera về những phương pháp tổ chức công việc hiệu quả:
Thử Rồi Thích: Tăng năng suất lao động với Ma trận Eisenhower
Chọn làm gì trước khi việc nào cũng thấy quan trọng?
Vừa làm vừa chơi mà vẫn quản lý công việc hiệu quả? Phương pháp Bullet Journal!