10/40/10 - Nhịp điệu quản lý thời gian để công việc không ngập đầu

Vài năm trước khi còn làm nghề tư vấn, mỗi năm mình có xấp xỉ gần 100 chuyến bay. Với lịch trình di chuyển dày đặc như thế, mình đã phải tận dụng từng phút từng giây cho công việc. Dần dần mình có niềm tin mạnh mẽ rằng làm việc hiệu quả là phải luôn tập trung, phải căng não. Nhưng rồi niềm tin đó của mình đã bị bẻ gãy, vì một chuyến bay định mệnh...

Ngày hôm đó, khi tiếp viên thông báo: “Xin quý khách vui lòng thắt dây an toàn và điều chỉnh ghế của mình …”, mình cất máy, thắt dây an toàn và nhẩm tính lại kế hoạch trong đầu. Gọi xe luôn khi ra khỏi máy bay này. Đặt đồ ăn tối khi đến khách sạn này. Tối nay sẽ chỉ làm nhẹ nhàng 2 tiếng để xong nốt phần…

Mới nghĩ tới đó đột nhiên mình rơi TỰ DO. Hay chính xác hơn, cả chiếc MÁY BAY rơi TỰ DO.

“Máy bay đang đi qua khu vực thời tiết xấu. Xin nhắc lại, máy bay đang đi …”

Bỗng chốc cả mình và bác ngồi bên cạnh quay sang nhìn nhau. Mình có thể thấy nỗi sợ trong mắt bác, hay đấy là nỗi sợ của mình phản chiếu lại? Ở trong phim, đây sẽ là đoạn nhân vật chính nghĩ về những điều quan trọng trong cuộc sống, còn suy nghĩ đầu tiên lóe lên trong đầu mình là: “Mình còn chưa kịp gửi file đi!”

Rồi đột nhiên, mọi thứ lặng yên. Cho đến khi một chú hét lên: “May quá tưởng toi rồi”. Tất cả vỗ tay ầm ầm. Khi nỗi sợ đã qua đi, mình tự hỏi vì sao lại nghĩ đến việc gửi file đầu tiên trong giây phút đó. Mình không có câu trả lời.

Bài học lớn nhất về quản lý thời gian

Tới lúc hạ cánh chuyến bay “bất ổn” đó, mình nhắn tin ngay cho cả nhà, và đấy là điều mình sẽ luôn làm kể từ ngày hôm đó. Rồi mình giúp bác nước ngoài gọi xe khi thấy bác đang loay hoay ở mấy quầy taxi chặt chém mất 15 phút. Mình rủ bọn bạn tối đi ăn. Chả hiểu nói chuyện gì mà vèo cái đã hết 3 tiếng.

Mình về đến khách sạn thì đã 11 giờ hơn. Mình thoáng nghĩ về phần việc còn chưa xong … và tắt đèn đi ngủ. Lạ thay, hôm sau mình thấy nhiều năng lượng và vui hơn bình thường!

Đến sau này, mình có đọc câu chuyện về việc mỗi người đều có một chiếc bình rỗng tượng trưng cho thời gian. Nếu chiếc bình có quá nhiều viên sỏi nhỏ - những thứ vụn vặt - thì sẽ không còn chỗ cho những viên đá lớn - những điều quan trọng trong cuộc sống.

Lúc đó mình mới hiểu vì sao mình lại nghĩ đến việc gửi file đầu tiên trong giây phút nguy cấp trên máy bay đó. Hồi đó mình lúc nào cũng cắm cúi tiết kiệm từng phút nhưng không bao giờ cảm thấy an nhàn. Mình đã quá bận rộn sắp xếp những viên sỏi nhỏ cho thật ngay ngắn mà quên bỏ những viên đá lớn vào trước.

Mình không có ý nói sự nghiệp không quan trọng. Nhưng mình nhận ra khi có những viên đá lớn ở trong bình trước thì chiếc bình sẽ vững chắc hơn. Việc dành đủ thời gian cho bản thân và những người thân yêu giúp mình có sức khỏe và tâm trí tốt để làm việc hiệu quả và thấy công việc thêm ý nghĩa. Nhận thức này chính là phương pháp quản lý thời gian hiệu quả nhất với mình.

Bởi việc sắp xếp những viên đá lớn quan trọng như vậy nên mình sẽ chia sẻ kỹ hơn trong một bài viết riêng. Còn hiện tại mình sẽ giới thiệu trước cho bạn một cách quản lý thời gian hiệu quả để xử lý những viên sỏi nhỏ, giúp cho chiếc bình của bạn bớt chồng chất và giải phóng không gian.

10/40/10 - Xử lý sỏi nhỏ không mất thời gian

10/40/10 là cách mình áp dụng trong suốt 10 năm qua. Chúng đã giúp mình đương đầu với những tuần làm việc 80 tiếng, áp lực từ việc phải đảm nhận những trọng trách dường như quá sức, và kỳ vọng từ đội ngũ hàng trăm con người.

10 phút - Làm như chơi

Ở phần khởi động này, bạn bắt đầu bằng cách viết ra hết các đầu việc (to-do-list) một cách thuận tiện nhất có thể, không cần kẻ bảng phân ô cầu kỳ gì. Nếu được thì nên viết ra sổ để tập trung hơn. Hoặc có thể dùng các phần mềm tiện ích như mình vì chữ mình xấu.

Sau đó, làm luôn những việc bạn thấy dễ và nhanh nhất như đọc báo, trả lời email, lên kế hoạch trong ngày… Mục tiêu là làm càng nhiều việc càng tốt trong mười phút. Xong việc nào thì bạn gạch xoẹt một cái trên sổ hoặc tương tự "strike-through" trên máy tính. Mỗi lần làm như vậy là bạn đã gửi một liều dopamine hạnh phúc đến não giúp cho bạn tập trung và có động lực hơn.

40 phút - Làm ra làm

Tới bước này là phần vượt chướng ngại vật, bạn sẽ chọn ra một việc quan trọng nhất để làm. Sau đó “tạm rời xa xã hội” bằng cách tắt hết thông báo, đeo tai nghe, ngồi trong phòng riêng, hoặc để điện thoại ở nơi không nhìn thấy… Hãy đảm bảo trong (ít nhất) 40 phút sắp tới chỉ có mình bạn và công việc cần xử lý.

Nếu như bạn không thể tập trung hoặc khối lượng công việc hơi quá sức để xử lý trong 40 phút. Bạn có thể thử chia việc thành từng phần dễ và nhỏ hơn. Ví dụ: Đa số ai cũng sẽ ngại lên kế hoạch kinh doanh 5 năm tới. Cách làm dễ hơn sẽ là thực hiện từng đầu việc nhỏ hơn:

• Xem lại kế hoạch các năm trước
• Tải dữ liệu cần
• Viết trước các ý chính

Còn nếu bạn làm mải mê quên cả thời gian thì quá tốt, cứ tiếp tục làm đến khi nào thấy chán thì thôi.

10 phút - Nghỉ ra nghỉ

Nếu bạn đã thấm mệt nhưng vẫn thấy tham công tiếc việc, việc ngập đầu đâu dám nghĩ đến chuyện nghỉ ngơi, vậy thì bạn cần hiểu nghỉ cũng là một dạng “làm”. Não sẽ kết nối các mảnh ghép rời rạc trong đầu thành một bức tranh hoàn chỉnh khi mình nghỉ. Đó là lý do các khoảnh khắc “aha” hay diễn ra lúc mình đang không làm gì.

Trong 10 phút này bạn cần thực sự nghỉ ngơi. Tranh thủ mở điện thoại lướt mạng xã hội không phải là một cách đúng. Để giúp cơ thể “nạp năng lượng” đúng cách sau một ngày dài, bạn có thể tham khảo 7 kiểu nghỉ ngơi ở đây. Nghỉ xong, nếu thấy ổn thì mình thực hiện tiếp 40 phút làm ra làm. Còn không thì lại 10 phút làm như chơi và lặp lại.

Kết

10/40/10 chỉ là cách thức khái quát hóa để bạn dễ nhớ và áp dụng. Việc có các mốc thời gian cũng tạo ra áp lực nhất định phần nào giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Trên thực tế mỗi người lại mỗi khác, có người cần cả tiếng làm như chơi nhưng có thể tập trung làm vài tiếng liền, có người cứ làm việc được nửa tiếng là cần được nghỉ ngơi.

Bản thân mình thời gian đầu đi theo 10/40/10, nhưng gần đây đã đổi sang 30/90/20, riêng ngày thứ 6 thì 30/30/30. Vậy nên điều quan trọng nhất là bạn cần tự lắng nghe xem nhịp điệu nào phù hợp với mình nhất.

Chơi - Làm - Nghỉ chu kỳ này lặp đi lặp lại. Có thể là trong 1 tiếng, 1 tuần, 1 tháng hoặc 1 năm. Cũng có thể là 1 cuộc đời. Sẽ luôn có lúc chơi hết mình. Có lúc làm hết sức. Và có lúc cần nghỉ ngơi. Dù sắp xếp như thế nào, mình chúc các bạn sẽ xử lý được những viên sỏi nhỏ để có đủ chỗ cho những viên đá lớn trong cuộc sống.