Digital debt – Khi Slack, Skype, Zalo... khiến bạn làm việc không hiệu quả

Digital debt là gì?

Chúng ta không thể làm công việc của mình mà không cần đến việc giao tiếp, và ngày nay các công cụ như Slack, Zoom và email đã trở thành không thể thiếu đối với nhân viên. Tuy nhiên, theo cuộc khảo sát gần đây của Microsoft, sự liên tục của trả lời tin nhắn, phản hồi email và liên tục họp qua mạng đang ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc và sự sáng tạo của nhân viên. Sự quay cuồng này khiến người đi làm khó hoàn thành công việc, hiệu quả kém và ít sáng tạo hơn.

Hơn nữa, việc này còn ảnh hưởng đến sức khỏe tinh thần của nhân viên. Các nhân viên phải vội vàng để đuổi kịp với lượng thông tin từ các nền tảng giao tiếp. Thay vì tập trung “deep work”, người đi làm nhảy từ nền tảng giao tiếp này đến giao tiếp khác. Trong báo cáo về công việc 2023 do Microsoft thực hiện, việc không thoát khỏi những cuộc giao tiếp bất tận này được gọi là “digital debt” - Một hình thức nợ số hóa mà bạn sẽ phải trả bằng chính kết quả công việc của mình.

Chúng ta không thể phủ nhận các công cụ giao tiếp là thứ không thể thiếu khi làm việc trong không gian mạng. Chúng giúp cho mọi thứ trở nên đơn giản hơn, tức thì hơn. Nhưng đổi lại, sự tập trung khó được giữ vững bởi lúc nào chúng ta cũng sống trong tâm trạng chờ… tin nhắn. Điều khiến cho digital debt trở nên tiêu cực chính là việc chúng ta phải dành thời gian để trả lời cho những thứ không quan trọng. Một nhân viên văn phòng tại TP.HCM cho biết anh thường phải trả lời những thứ rất kỳ lạ trong group chat của công ty. Ví dụ như bàn chuyện trưa nay ăn gì, hay suy nghĩ quà tặng sinh nhật sếp.

Digital debt ảnh hưởng thế nào đến sức khỏe tinh thần?

Rebecca O'Brien, một HLV quản lý căng thẳng, hiểu rõ khó khăn mà điều này gây ra cho tâm trí của chúng ta. "Việc liên tục sử dụng nhiều công cụ giao tiếp qua lại có thể ảnh hưởng đến khả năng tập trung, sự tập trung và bộ nhớ làm việc."

Trong một cuộc khảo sát với 3000 người tham gia tại Mỹ và Anh cho thấy, 91% trong số đó cho biết họ đã bị hiểu sai thông điệp truyền tải khi giao tiếp qua các app, 47% cảm thấy họ luôn phải suy nghĩ quá nhiều khi viết email. Theo chuyên gia định hướng nghề nghiệp Octavia Goredema giải thích việc diễn giải các thông điệp được gửi qua các kênh giao tiếp có thể gây căng thẳng, bởi vì chúng ta khó để đo lường được thái độ người gửi, ý định hoặc tính quan trọng của chúng.

Theo một báo cáo từ ứng dụng tin nhắn video Loom, với mỗi một thông điệp bị hiểu sai, bạn lại cần đến 18 phút để giải quyết chúng. Với email, quá trình giải quyết hậu quả cũng mất đến 19 phút. Một ngày đi làm của bạn sẽ căng thẳng ra sao nếu như số lần hiểu lầm này cứ tiếp tục tăng lên?

Chưa kể, digital debt còn mang đến một cuộc “khủng hoảng” về khái niệm sự hiện diện. Khi bạn chọn làm việc từ xa, khả năng phản hồi ngay các tin nhắn là một trong những dấu hiệu cho thấy bạn đang làm việc. Nó như một "văn phòng vô hình" khiến chúng ta dù ở đâu trên thế giới cũng phải chuẩn bị sẵn tâm thế có người nhắn thì hồi đáp ngay. Điều này thậm chí còn tạo ra áp lực và căng thẳng hơn cả việc bạn lên công ty.

Theo báo cáo vào tháng 3/2022 của The Conference Board, một tổ chức nghiên cứu và cung cấp thông tin chuyên về kinh doanh, một trong những mối quan tâm lớn nhất của người làm việc từ xa là về ranh giới giữa công việc và cuộc sống. Căng thẳng liên quan đến công nghệ là một vấn đề thực sự, và theo một nghiên cứu được công bố trên tạp chí Computers in Human Behavior về những tác động phụ tiêu cực của môi trường làm việc số hóa. Căng thẳng này có thể dẫn đến xao nhãng, quá tải, lo âu và kiệt sức.

Cuối cùng, việc cho rằng phản hồi ngay lập tức trên các cuộc trao đổi là “kỹ năng thời thượng”multitasking sẽ khiến việc đi làm trở nên thử thách hơn. Một nghiên cứu của Đại học Bryan đã chỉ ra rằng làm nhiều việc cùng lúc có thể khiến mọi người mất nhiều thời gian hơn khi thực hiện những công việc đơn giản. Điểm IQ (chỉ số thông minh) của bạn có thể giảm đến 15 điểm và hiệu suất công việc giảm đến 40%. Nếu điều này diễn ra lâu dài, nó còn có thể ảnh hưởng đến trí tuệ cảm xúc (emotional intelligence) và giảm thiểu chất xám trong não bộ.

Thoát "nợ" thế nào?

Khi “nợ” này trở thành vấn đề của quốc gia thì nhiều chính phủ đã bắt tay vào giải quyết. Quá tải thông tin liên lạc tại nơi làm việc, đặc biệt là ngoài giờ làm việc, đã khiến Pháp phải thông qua luật Quyền ngắt kết nối vào năm 2017. Luật này cấm các nhà quản lý liên hệ với nhân viên ngoài giờ làm việc và phạt tiền đối với các công ty bị phát hiện không tuân thủ các quy tắc. Kể từ đó, các nước châu Âu khác bao gồm Bồ Đào Nha, Tây Ban Nha và Bỉ đã thông qua luật tương tự.

Bên cạnh đó, để chống lại cảm giác áp lực quá lớn từ digital debt, sau đây là vài gợi ý bạn có thể thực hiện.

1. Nhận thức mình đang “mắc nợ”

Nếu bạn đã quen với việc cuống cuồng trả lời tin nhắn, bạn sẽ không thể nhận ra mình đang trong digital debt. Quy mô của việc này có thể ở cấp độ công ty khi ai cũng bận hồi đáp mà quên mất chất lượng công việc. Vậy nên, bạn có thể đề xuất để thay đổi nó trong các cuộc họp, những lần townhall… Khi đó, mọi người có thể sực tỉnh và nhận thấy cách làm việc liên tục hồi đáp không còn phù hợp. Thay vì nhận “notification”, thứ chúng ta cần sẽ là một “alarm” mạnh mẽ để xem xét lại quy trình làm việc.

2. Chủ động hẹn giờ hồi đáp

Để một cuộc hỏi han kết thúc, bạn có thể chủ động hẹn giờ trả lời email, trả deadline. Đồng thời cũng nhắc nhở mọi người rằng bạn cần thời gian hoàn thành, và treo các trạng thái như “không làm phiền”, “không ngồi máy” trên các ứng dụng. Tất nhiên, chính bạn cũng nên để điện thoại ra xa, không F5 để kiểm tra email thường xuyên khi “deep work”.

3. Làm việc theo cách khác đi

Việc phải phản hồi nhiều trong các nhóm chat thường đến từ chuyện chúng ta không rõ các yêu cầu công việc của đôi bên. Bạn không hiểu rõ ý sếp, bạn không chốt các đầu mục làm việc… Thay vì phải hỏi lại từng thứ một, mỗi đầu việc nên có một biên bản chốt lại những thứ cần làm. Để khi bắt tay vào, bạn không cần hỏi lại, hay phía đối diện cũng không cần “follow” từng chút một.

Việc thống nhất mục tiêu các đầu việc còn giúp bạn dễ đánh giá kết quả, giúp công việc có quy trình. Và đặc biệt, bạn có thể từ chối nhận "task" khi ai đó đột nhiên cao hứng nhắn tin cho bạn và muốn thay đổi điều gì đó.