Giao tiếp nội bộ mùa làm việc từ xa: Thay đổi điều gì? Nâng cấp ở đâu?

Từ khi đại dịch bùng phát đến giờ, công ty bạn đã phải chuyển sang làm việc tại nhà bao nhiêu lần rồi? 

Bạn - trong vai trò lãnh đạo, trưởng các phòng ban, bộ phận lớn nhỏ trong công ty - có từng phải đau đáu suy nghĩ “lối thoát" cho những rắc rối trong việc giao tiếp nội bộ khi làm việc từ xa: hiệu suất công việc giảm, căng thẳng dâng cao do hiểu lầm, các phòng ban rời rạc, văn hoá doanh nghiệp mất bao lâu xây dựng không thể phát huy, và một số nhân viên “khổ sở" vì không thể thích nghi với làm việc từ xa, đến mức muốn bỏ việc...

Trên thực tế, duy trì giao tiếp nội bộ hiệu quả không phải là vấn đề của riêng ai. Theo nghiên cứu của Dell Technologies về mức độ sẵn sàng làm việc từ xa dài hạn tại khu vực châu Á - Thái Bình Dương, có đến 41% số nhân viên được khảo sát chia sẻ rằng thiếu giao tiếp trực tiếp là thử thách hàng đầu; và 39% cảm thấy khó khăn vì không được hướng dẫn sử dụng công cụ ảo. 

Chúng tôi cùng anh Hà Trung Kiên (nhà sáng lập mạng xã hội Gapo, và sắp tới là GapoWork - một nền tảng giao tiếp dành cho doanh nghiệp) nhận định tầm quan trọng của giao tiếp nội bộ và những bước tiếp cận để chuyển đổi sang giao tiếp từ xa một cách hiệu quả. 

1. Giao tiếp nội bộ: Có thể xa mặt, nhưng đừng cách lòng

Khi được hỏi về tầm quan trọng của giao tiếp nội bộ, anh Kiên cho biết: “Ở vai trò một người điều hành, giao tiếp chính là chìa khoá để tôi nắm bắt được thông tin và nhịp độ vận hành trong tổ chức. Từ đó, có thể đưa ra những quyết định kịp thời, cũng như ghi nhận thành quả của đội ngũ, cá nhân đúng thời điểm. 

Ở góc độ tổ chức, giao tiếp hiệu quả tạo ra một luồng thông tin mạch lạc, minh bạch và thúc đẩy hiệu suất làm việc. Giao tiếp cũng là cách để các cá nhân trong tổ chức xây dựng sự tin tưởng, tín nhiệm lẫn nhau và thắt chặt văn hoá công ty. Theo quan sát của tôi, những tổ chức có phong cách giao tiếp cởi mở, nhân viên chủ động kết nối và tương tác với nhau, thì hiệu suất cũng như văn hoá công ty sẽ vượt trội hơn các doanh nghiệp khác.”

Cũng chính vì quan trọng như thế, nên khi đột ngột chuyển sang hình thức làm việc từ xa, nhiều tổ chức mất rất nhiều thời gian để thiết lập quy trình giao tiếp từ xa hiệu quả.

Đặc biệt là trong vai trò lãnh đạo, quản lý, các phòng ban phụ trách truyền thông nội bộ (Marketing, PR, hoặc Nhân sự), những đầu việc như kết nối đội ngũ nhân lực, giám sát tiến độ công việc, san sẻ khó khăn, cập nhật tình hình để gắn kết tổ chức… đòi hỏi rất nhiều thời gian, công sức và thậm chí là những kỹ năng mới. 

2. Công cụ giao tiếp: Càng nhiều, càng tốt?

Theo anh Kiên, có đến 70-80% doanh nghiệp tại Việt Nam đang sử dụng các công cụ/nền tảng giao tiếp miễn phí cho mục đích công việc. Một số nhỏ các công ty khác thì chi tiền cho các ứng dụng cao cấp. 

Khi đặt cả hai phương án lên bàn cân, anh Kiên cho biết một số ưu- nhược điểm như sau: các ứng dụng làm việc giải quyết được bài toán kết nối đội ngũ qua chat, nhưng tiềm ẩn các nguy cơ rò rỉ thông tin, vấn đề bảo mật, chưa thật sự hỗ trợ phát triển văn hoá nội bộ. Các công cụ trả phí thì giải quyết được hầu hết các bài toán trên, nhưng ở một mức phí không-phải-là-dễ-chịu. 

Cũng chính vì thế mà sau 2 năm phát triển mạng xã hội Gapo, anh Kiên và đội ngũ của mình đã quyết định xây dựng nên GapoWork - một nền tảng giao tiếp dành cho doanh nghiệp, nhằm cải thiện sự kết nối giữa nhân viên trong tổ chức thông qua các tính năng phục vụ giao tiếp và tương tác.

Với GapoWork, nhân viên có thể tương tác với đúng người, đúng thời điểm qua Tin nhắn, Cuộc gọi thoại, Gọi video, hay thậm chí là Livestream với nhau; sử dụng công cụ Hỏi/Đáp để bày tỏ nguyện vọng và được giải đáp thắc mắc bởi đồng nghiệp và cấp trên; hay tận dụng Poll câu hỏi ý kiến, Video, Ảnh để tương tác và xây dựng văn hoá doanh nghiệp theo cách tự nhiên nhất.

Những bài viết/thông báo quan trọng cũng dễ dàng được ghim lại trong nhóm, nhằm cải thiện tốc độ và thời gian truyền tin trong nội bộ. 

Ngoài cách đánh giá năng lực thủ công, với GapoWork, bạn còn có thể sử dụng tính năng Ghi Nhận để các cá nhân trong công ty ghi nhận nhau, từ đó, không một ai trong tập thể cảm thấy bản thân mình kém quan trọng. 

Anh Kiên tin rằng, bằng cách tạo ra giao tiếp đa chiều, ngay cả trên môi trường trực tuyến, sẽ giúp cải thiện hiệu suất làm việc và thắt chặt kết nối giữa nhân viên và tổ chức. Với khả năng hỗ trợ 24/7, GapoWork chú trọng việc xây dựng con người và muốn xây dựng nền tảng bền vững cho sự phát triển đột phá. 

3. Khi EQ trở nên thiết yếu

Trong bất kỳ hoàn cảnh nào, định nghĩa về người lãnh đạo tốt vẫn chỉ có một - đó là người có khả năng truyền cảm hứng, hướng dẫn, đồng hành và thực hiện cam kết với một sứ mệnh chung, trao quyền và tín nhiệm đội ngũ. Tuy nhiên, trong bối cảnh đại dịch, trí tuệ cảm xúc (EQ) có lẽ là loại năng lực mà người lãnh đạo cần có hơn cả. 

Khả năng nhân thức cảm xúc của bản thân và của người khác giúp ích rất nhiều trong việc điều tiết sự bất mãn, giận dữ trong tâm trí, nhờ đó mang lại kết quả tích cực trong giao tiếp. 

Những người ở vai trò quản lý và lãnh đạo cũng cần ý thức được rằng, tốc độ thích nghi với mô hình làm việc từ xa của mỗi nhân viên là khác nhau. Một số người sẽ gặp khó khăn hơn những người còn lại, và họ có thể sẽ không chủ động bày tỏ khó khăn của mình. 

Vì thế, việc nhận thức được tình hình, lắng nghe, cảm thông và truyền động lực từ xa chính là kỹ năng mà người ở vị trí quản lý và lãnh đạo cần trau dồi ở thời điểm hiện tại. 

“Ban lãnh đạo và bộ phận nhân sự cần chủ động thiết lập mạng lưới hỗ trợ (support network) cho nhân viên, để họ có thể giải đáp khúc mắc, duy trì động lực và tính gắn kết, trong thời điểm  bất định này.” 

4. Thành quả vs. Số giờ làm: Thước đo nào phù hợp?

Địa điểm linh động, giờ giấc linh động - và phần lớn nằm ngoài tầm kiểm soát của ban quản lý và điều hành, vì vậy, chúng ta cũng phải thay đổi cách đo lường hiệu quả công việc. Thay vì chấm công dựa trên số giờ làm, doanh nghiệp có thể cân nhắc chuyển đổi sang mô hình làm việc tập trung vào kết quả (results-focused workplace). 

Đối với mô hình này, thước đo quan trọng nhất chính là mức độ hoàn thành và kết quả công việc. Để chuyển đổi thành công, doanh nghiệp cần suy xét một vài yếu tố quan trọng sau: 

• Thiết lập đơn vị đo lường cụ thể: thời hạn cần hoàn thành là khi nào, con số cần đạt được, mục tiêu cần hiện thực hoá là gì… là những yếu tố chủ chốt quyết định độ thành - bại của mô hình làm việc tập trung vào kết quả. Bạn có thể ứng dụng phương pháp Quản trị theo Mục tiêu và Kết quả then chốt (Objectives & Key Results - OKR).
• Khuyến khích giao tiếp cởi mở và cảm thông: Dẫn dắt đội ngũ bằng sự cảm thông và nỗ lực đặt mình vào vị trí người khác để thấu hiểu khó khăn và nhu cầu của họ, mang đến nhân viên cảm giác được lắng nghe, được trân trọng, và từ đó, gắn bó với công ty hơn. 
• Hạn chế quản lý vi mô: chuyển sang tập trung vào kết quả, nghĩa là giảm bớt việc giám sát quá trình thực hiện công việc, quản lý vi mô. Thay vì liên tục nhắn tin do hỏi về tiến độ công việc, ban quản lý và điều hành có thể áp dụng hình thức cập nhật kết quả công việc vào đầu- hoặc cuối ngày. 
• Cung cấp nhận xét thực tiễn: các buổi trao đổi 1:1 là cần thiết để giữ kết nối với nhân viên, cũng như đưa ra nhận xét/phản hồi/giải pháp phù hợp cho từng cá nhân. Tương tác hai chiều là cách để xây dựng niềm tin, thúc đẩy sự cải tiến, khích lệ tinh thần làm việc và xây dựng môi trường cạnh tranh lành mạnh trong tổ chức. 

GapoWork - Nền tảng giao tiếp dành cho doanh nghiệp được xây dựng bởi Công ty cổ phần Công nghệ Gapo, với sứ mệnh gắn kết mọi thành viên trong tổ chức.

Được phát triển bởi đội ngũ người Việt, GapoWork mong muốn trở thành một công cụ đắc lực giúp các lãnh đạo giải quyết những vấn đề vận hành và xây dựng văn hóa doanh nghiệp.