Kinh nghiệm quản lý và xây dựng doanh nghiệp trẻ từ Khải Tạ, COO của KAMEREO

KAMEREO là công ty khởi nghiệp cung cấp các giải pháp công nghệ thực phẩm nhằm hướng tới việc đổi mới lĩnh vực F&B ở Việt Nam. Đam mê với ngành F&B và hứng thú với những giá trị mà KAMEREO mang lại cho người nông dân cũng như các doanh nghiệp vừa và nhỏ, Khải Tạ đã quyết định gia nhập KAMEREO vào tháng 1/2021.

Ban đầu, Khải đảm nhiệm vai trò Giám đốc Chiến lược và Tối ưu hóa (Optimization & Strategy Manager). Chỉ sau 11 tháng, anh đã được bổ nhiệm lên chức Giám đốc Điều hành (COO), vị trí cốt cán thứ hai trong công ty chỉ sau CEO.

Trước khi gia nhập KAMEREO, Khải đã có một năm chín tháng đảm nhiệm chức vụ Trưởng nhóm Chiến lược (Strategy Lead) tại Grab Việt Nam. Trong thời gian đó, anh đã quản lý một nhóm 10 thành viên, thực hiện nghiên cứu và thu thập dữ liệu ở khắp ba thành phố lớn nhằm nắm rõ bối cảnh cạnh tranh của thị trường trong nước.

Khải cũng đảm nhận việc phân tích chuyên sâu hoạt động nội bộ của công ty để giúp doanh nghiệp điều chỉnh và đưa ra chính sách phù hợp cho sự phát triển. Đồng thời, anh còn là cố vấn nội bộ cho các hoạt động vận hành của Grab.

Với Khải, làm việc tại một doanh nghiệp lớn như Grab và một công ty khởi nghiệp đang phát triển như KAMEREO không có nhiều sự khác biệt. Anh tự hào khi được đồng hành cùng một đội ngũ trẻ năng động, đang trên đường khai thác thị trường khổng lồ đầy tiềm năng.

“Những gì tôi học được từ Grab rất quý giá, và quan trọng nhất, chúng tôi biết không gì là không thể đạt được. Tôi thấy rất vinh dự và hào hứng khi trở thành một phần của KAMEREO ở giai đoạn khởi đầu, được truyền tải niềm tin, năng lượng, đam mê cho cả đội để cùng nhau lèo lái doanh nghiệp hướng tới thành công.”

Lấy “Kaizen Spirit” làm kim chỉ nam trong triết lý hoạt động, KAMEREO luôn không ngừng cải tiến và đổi mới để bắt kịp với những thay đổi nhanh chóng và khôn lường. Chính vì vậy mà thay vì ‘cải thiện’ (improvement), ‘tối ưu hoá’ (optimization) mới là từ khoá phù hợp để miêu tả phương châm kinh doanh của KAMEREO. Là COO của KAMEREO, Khải cũng áp dụng triết lý này vào mọi quyết định và công việc hằng ngày.

Hiện, nhiệm vụ chính của Khải là quản lý phòng Vận hành, phòng Customer Success, Chuỗi cung ứng, và bộ phận Tối ưu hoá. Ngoài ra, dưới Khải còn có 7 nhân viên báo cáo công việc trực tiếp. Để hoàn thành được khối lượng công việc trên, quản lý thời gian hiệu quả là yếu tố sống còn với Khải.

“Bộ phận nào cũng quan trọng như nhau và đều cần được quan tâm. Để xác định ra những vấn đề mà từng phòng ban cần ưu tiên giải quyết, chúng tôi phải nắm được đâu là rào cản, phần nào đang ‘dậm chân tại chỗ’, đâu là những dự án chủ chốt hiện tại, và dự án nào mang lại tác động lớn lên sự tăng trưởng của doanh nghiệp.”

Quá trình này cần sự hỗ trợ của dữ liệu và các công cụ theo dõi số liệu để có thể đưa ra các quyết định chung.

Từ việc xử lý khủng hoảng cho đến đảm bảo doanh nghiệp vận hành suôn sẻ nhất có thể, vai trò của một COO rất rộng và phức tạp, thậm chí còn khác nhau tuỳ vào từng công ty. Vietcetera ngồi lại với Khải để tìm hiểu thêm về vai trò của anh ở KAMEREO, cách anh quản lý lịch trình dày đặc, và mối quan hệ công việc với CEO Taku Tanaka.

Anh thường làm gì vào buổi sáng, và thói quen đó có gì thay đổi khi anh bận rộn không?

Vì KAMEREO đang hoạt động theo mô hình kho bãi và phải quản lý một lượng SKU (đơn vị lưu kho) khổng lồ, nên mỗi ngày chúng tôi đều đối mặt với vô số thách thức.

Thường thì vào buổi sáng, tôi sẽ xem lại kết quả hoạt động của ngày hôm trước, rồi đối chiếu với chỉ số doanh nghiệp (business metrics) để xác định ra vấn đề nào cần được giải quyết càng sớm càng tốt.

Sau đó, tôi sẽ kiểm tra lại tiến độ của các dự án quan trọng, đặt lịch họp để cùng team xem xét và giải quyết bất kỳ yếu tố cản trở nào. Trong trường hợp có việc gấp, tôi sẽ nhắn lại với team mình hoặc tổ chức họp nhanh để thông báo kịp thời cho họ những công việc quan trọng nào cần xử lý.

Theo anh, giữa con người và lợi nhuận, yếu tố nào ảnh hưởng đến thành công của một COO?

Với tôi, yếu tố con người luôn là yếu tố quan trọng nhất.

Khi làm việc trong lĩnh vực giao đồ ăn, tôi nhận thấy những tay chơi đứng đầu thị trường như Grab, Gojek, và Baemin đều có công nghệ, ngân sách, và phương pháp hoạt động tương tự nhau. Nhưng yếu tố duy nhất giúp họ tiếp tục đi đường dài và phát triển lớn mạnh chính là yếu tố con người – một đội ngũ với tinh thần đồng đội cao và khao khát vươn lên.

Tôi tin rằng, khi bạn đã sở hữu một đội ngũ phù hợp, thì thành công và lợi nhuận sẽ tự tìm đến bạn.

Phải một tay quản lý nhiều bộ phận như vậy, anh có bí quyết giao tiếp hiệu quả nào không? Quá trình đưa ra quyết định có khó khăn không?

Tôi luôn đảm bảo mỗi thành viên trong team đều nhận thức được mục tiêu mà chúng tôi đang hướng đến, và mỗi công việc họ đang thực hiện đều có đóng góp quan trọng vào mục tiêu đó. Vì thế, mỗi khi thử thách ập đến, cả team đều dễ dàng và nhanh chóng đưa ra giải pháp phù hợp với định hướng công ty.

Ở KAMEREO, quá trình giao tiếp và đưa ra quyết định đều diễn ra theo cơ cấu phẳng để khuyến khích mọi người tham gia thảo luận cũng như chia sẻ và đưa ra quyết định cùng nhau.

Quan hệ giữa anh và CEO Taku Tanaka như thế nào? Điều này ảnh hưởng gì tới toàn bộ doanh nghiệp?

Taku Tanaka là một người giản dị và rất biết lắng nghe người khác. Thực sự là giữa chúng tôi không hề có khoảng cách, chúng tôi có thể ngồi cạnh nhau và trò chuyện cả ngày.

Nhưng dù vậy, Taku không giám sát nhân sự một cách vi mô cực đoan. Ngược lại, anh ấy tin tưởng để chúng tôi tự đưa ra quyết định, và khiến chúng tôi tự tin với quyết định của mình. Chính cách quản lý cởi mở và thân thiện của Taku đã khuyến khích nhân viên sáng tạo hơn và chủ động kêu gọi sự hợp tác giữa các bộ phận với nhau.

Tôi rất ngưỡng mộ nỗ lực giúp nhân viên nắm rõ được tình hình hoạt động và định hướng doanh nghiệp của Taku. Anh ấy luôn đề cao giá trị con người, chú trọng tính minh bạch và giao tiếp giữa các bộ phận trong công ty.

Nhờ thế mà tất cả nhân viên của KAMEREO đều nhận thức rõ về mục tiêu và giá trị của mình. Tôi tin rằng, sự rõ ràng trong giao tiếp giữa các bộ phận là yếu vô cùng quan trọng để tạo ra một môi trường làm việc tích cực

Anh có bí quyết gì khi phải đối mặt với lượng lịch trình công việc dày đặc không?

Đối mặt với một lượng công việc lớn thì cần phải có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận, cũng như sự tin tưởng và quyết tâm đạt được kết quả của tất cả mọi người.

Tôi tin tưởng đội ngũ của mình và học cách trao quyền xử lý cho người khác khi cần thiết. Khi có vấn đề gì xảy ra, tôi cũng không giấu diếm mà luôn thông báo rõ ràng với nhân viên để họ có

thể mang đến sự trợ giúp cần thiết và kịp thời. Sau đó, tôi sẽ kiểm tra lại tình trạng giải quyết đã đến đâu, và đảm bảo chúng tôi có đủ nguồn lực và khả năng để hoàn thành công việc.

Theo anh, việc nhận và cho góp ý như thế nào là chuyên nghiệp?

Tôi luôn dành thời gian và cố gắng tạo không khí thoải mái, cởi mở cho team của mình khi trò chuyện với họ.

Tôi cũng luôn thể hiện sự tôn trọng và chân thành với đối phương. Ví dụ như thay vì ra lệnh ‘Tôi cần bạn làm thế này”, thì tôi sẽ nói “Team cần nhờ bạn làm thế này”. Như vậy thì nhân viên sẽ thấy được tầm quan trọng của mình và có trách nhiệm với đội ngũ hơn.

Ngược lại, khi cần lắng nghe sự góp ý của người khác, tôi sẽ nói rõ là “Không phải lúc nào tôi cũng đúng, nên tôi cần nghe ý kiến của mọi người để hiểu rõ hơn góc nhìn từ nhiều phía” trước buổi trao đổi, để khuyến khích họ chia sẻ cởi mở hơn.

Hiện KAMEREO còn đang chập chững ở vạch xuất phát. Anh nghĩ KAMEREO sẽ trông như thế nào khi công ty đi được nửa chặng đường?

Tôi rất hào hứng với những gì KAMEREO có thể làm được trong tương lai. Chúng tôi chắc chắn sẽ mở rộng thêm số nhà kho, hoạt động ở nhiều thành phố, mang dịch vụ đến cho hàng ngàn khách hàng, và phát triển thêm công nghệ tân tiến hơn để có thể hỗ trợ được lượng đơn hàng lớn.

Nhưng để đến được đó, chúng tôi vẫn còn rất nhiều thứ phải làm và chuẩn bị. Với KAMEREO, nền tảng rất quan trọng. Chúng tôi cần phải hợp lý hoá quy trình, tối ưu hoá nguồn cung ứng, mua hàng, và đạt đến trình độ quản lý vận hành xuất sắc. Sau đó, chúng tôi sẽ tiếp tục đầu tư vào con người, và mạnh mẽ chứng minh lý tưởng của mình: Dùng giải pháp công nghệ để thay đổi sân chơi F&B Việt Nam

Chuyển ngữ bởi Bích Trâm