Ra quyết định hiệu quả hơn trong cuộc sống bằng phương pháp Cynefin

Trong những năm đầu đi làm, mình đã gặp rất nhiều người lãnh đạo giỏi. Họ có thể đưa ra những quyết định trong các tình huống khó khăn mà tới vài tháng sau, thậm chí cả năm sau mình mới hiểu được sự đúng đắn trong những quyết định đó.

Mình biết, việc học ở các trường danh tiếng hay được tiếp xúc với mọi người giỏi khác chắc chắn là một lợi thế giúp họ đưa ra được những quyết định sáng suốt. Nhưng không phải ai cũng có được những yếu tố may mắn như thế trong cuộc sống.

Thế nên mình luôn cố gắng tìm hiểu các khung tư duy (framework) như một công cụ giúp mình suy nghĩ và đưa ra quyết định tốt hơn.

Cynefin là một khung tư duy mình mới học được và (sau nhiều ngẫm nghĩ) thấy có tính ứng dụng khá tốt trong cuộc sống.

Khung tư duy Cynefin là gì?

Cynefin là khung tư duy giúp chúng ta phân loại các vấn đề trong cuộc sống, dựa vào sự phức tạp và gợi ý những hành động để giải quyết vấn đề đó.

Framework này được phát triển bởi David J. Snowden (một nhà tư vấn quản lý và nghiên cứu về lĩnh vực quản lý kiến thức) và Mary E. Boone (chủ tịch của một công ty tư vấn tại Essex, Connecticut) vào năm 1999.

Đây là khung tư duy được sử dụng rất nhiều trong việc phát triển sản phẩm, quản lý chuỗi cung ứng, vấn đề nhà đất ở Mỹ hay vấn đề sức khỏe ở Anh.

Cynefin chia vấn đề thành năm loại:

• Clear: hiển nhiên (trước kia có tên là Simple, sau đó đổi thành Obvious, cuối cùng là Clear).
• Complicated: rắc rối.
• Complex: phức tạp.
• Chaotic: hỗn loạn.
• Disorder: các vấn đề không thuộc 4 nhóm kia – mình không viết về cái này vì chưa tìm được ví dụ.

Hiển nhiên

Đặc điểm

Đây là các vấn đề trong đó mối quan hệ giữa nguyên nhân và kết quả rất rõ ràng. Thường đó là những vấn đề có nhiều người gặp phải, hoặc thường xuyên xảy ra trong cuộc sống.

Giải pháp của vấn đề thuộc nhóm này thường đã được định nghĩa sẵn, dễ thấy, không cần nhiều kiến thức chuyên môn mới làm được. Các giải pháp thường được gọi là "best practice."

Ví dụ, thời gian mình mới qua Singapore thì có vấn đề về tiêu hoá. Nguyên nhân rất rõ ràng, do chế độ ăn của người Singapore ít rau, thế nên họ đã quen với việc khẩu phần ăn thiếu màu xanh. Đối với vấn đề này, “best practice” thường là bổ sung rau xanh hoặc ăn thêm sữa chua – cả hai thứ này mình đều đã làm.

Một số ví dụ khác về những vấn đề đơn giản:

• Nên làm slide thế nào để người đọc dễ theo dõi (best practice: ít chữ, nhiều hình, sắp xếp hình trái chữ phải).
• Làm thế nào để không xúc phạm người của một quốc gia nào đó (best practice: học văn hóa, phong tục của họ).

Cách xử lý cho các vấn đề đơn giản sẽ gồm ba bước

• Tìm hiểu vấn đề (sense): nguyên nhân là gì, kết quả là gì.
• Phân loại vấn đề (categorize): mình thấy bước này không cần lắm, tìm hiểu xong thấy đơn giản thì bước tới bước phản ứng thôi.
• Phản ứng (respond) bằng cách áp dụng những best practices do người đi trước/sách vở gợi ý.

Rắc rối

Đặc điểm

Đây là những vấn đề mà có nhiều hơn một giải pháp “đúng”, nhưng đôi khi do áp lực của ngữ cảnh (ví dụ: thời gian, tài chính) mà chúng ta không biết nên chọn phương án nào.

Ngoài ra, mối quan hệ giữa nguyên nhân và kết quả cũng thường khó nhìn thấy. Chúng ta biết cần phải làm gì, nhưng không biết đạt được nó bằng cách nào. Và cuối cùng, các yếu tố tạo nên vấn đề khá dễ thấy.

Ví dụ của một vấn đề rắc rối là việc mất tập trung. Có rất nhiều nguyên nhân dẫn tới việc chúng ta dễ bị xao nhãng, có thể do đêm hôm trước thiếu ngủ, do công việc buồn chán hoặc do quán cafe đó đang quá ồn ào. Có khi, là cả ba.

Chúng ta không biết cái nào đóng góp nhiều nhất vào sự mất tập trung này.

Ngay cả khi biết được cần phải làm gì (ví dụ: ngủ sớm hơn), nhưng chúng ta lại quá bận rộn nên không biết phải sắp xếp thời gian như thế nào, nên ưu tiên cái gì hơn.

Một số ví dụ khác về các vấn đề rắc rối:

• Bị ngập trong email không biết phải xử lý thế nào.
• Cải thiện trải nghiệm mua hàng của một ứng dụng eCommerce.

Cách xử lý cho các vấn đề rắc rối sẽ gồm ba bước

• Tìm hiểu vấn đề (sense).
• Phân tích vấn đề (analyze): đôi khi chúng ta không biết điều gì có thể dẫn tới vấn đề hiện tại (ví dụ, ít người sẽ nghĩ ngay tới việc thiếu ngủ khi nhắc tới sự mất tập trung). Do đó, cần phải phân tích được trong lúc ta mất tập trung, cảm xúc, sức khỏe, suy nghĩ của ta đang như thế nào, từ đó truy ngược về vấn đề. Đôi khi ta sẽ cần sự giúp đỡ của các chuyên gia ở vấn đề này.
• Phản ứng (respond): Phân tích xong rồi thì cần lựa cách để giải quyết vấn đề hợp lý.

Phức tạp

Đặc điểm

Đây là những vấn đề mà mối quan hệ giữa nguyên nhân và kết quả thường không rõ ràng (khác với rắc rối là khó nhìn thấy). Ngoài ra, chúng cũng khó xác định được giải pháp nào mới là "đúng."

Chúng ta chỉ có thể hiểu lý do tại sao mọi chuyện xảy ra thông qua việc quan sát và hồi tưởng sau khi "chuyện đã rồi." Bên canh đó, có (quá) nhiều yếu tố đóng góp vào vấn đề, đôi khi chúng ta thấy, đôi khi không thấy được hết.

Ví dụ cho vấn đề phức tạp là chuyện duy trì một mối quan hệ lãng mạn. “Tại sao cô ấy xem tin nhắn mà không trả lời mình?”, “Mình làm như vậy không biết cô ấy có buồn không?”, “Sao dạo này cuộc nói chuyện của hai đứa cứ nhạt dần thế nhỉ?”

Sở dĩ vấn đề trên phức tạp bởi vì yếu tố tạo nên vấn đề là con người – một sinh vật của sự mâu thuẫn với đủ hỉ nộ ái ố thay đổi theo thời tiết, công việc,... Còn chưa kể đến những con người khác ngoài các nhân vật chính như gia đình hai bên, bạn bè (xui khiến, rèm pha, ủng hộ).

Một số ví dụ khác về các vấn đề phức tạp

• Ra trường nên làm gì? Nên đi theo sở thích nhưng kiếm ít tiền hay làm cái mình không thích lắm mà kiếm bộn? Nên đi học tiếp hay đi làm trước?
• Nên gọi vốn đầu tư cho công ty phát triển nhanh hơn (nhưng áp lực hơn) hay là nên dùng tiền túi?

Cách xử lý cho các vấn đề phức tạp

Mình nghĩ phức tạp là những vấn đề được nhắc tới rất nhiều trong cuộc sống. Do vậy những người tưởng chừng như là đã giải quyết được những vấn đề này thường rất được săn đón (nhóm Forbes 30U30, những nhà tâm lý, những người khởi nghiệp thành công).

Đối với những vấn đề này, do mọi thứ đều không rõ ràng, và có quá ít dữ kiện để chúng ta ra quyết định, điều đầu tiên chúng ta cần làm là thử nghiệm. Thử nghiệm càng nhanh càng tốt, để có cái nhìn rõ hơn về vấn đề, để kiểm tra giả thuyết của mình.

Sau khi thử nghiệm nhiều rồi thì bạn sẽ dần biến vấn đề rắc rối thành vấn đề phức tạp, bởi bây giờ ta đã nhìn rõ hơn các yếu tố của vấn đề, và khéo là cả mối quan hệ giữa chúng nữa. Giờ thì chỉ cần làm theo các bước mình đã nêu ở phần phức tạp thôi.

Hỗn loạn

Đặc điểm

Cái tên nói lên tất cả: các vấn đề thuộc nhóm này hỗn loạn giống như vũ trụ của Dr Strange.

Một số ví dụ khác về các vấn đề hỗn loạn: Có quá nhiều các vấn đề cùng xảy ra một lúc, và thông thường nếu không được giải quyết kịp thời sẽ để lại hậu quả vô cùng lớn. Ngoài ra, mối quan hệ giữa nguyên nhân và kết quả rất khó xác định, vì nó thay đổi liên tục.

Ví dụ điển hình nhất của vấn đề nhóm này chính là đợt Covid vừa rồi. Mọi thứ đảo lộn. Người dân phải đối mặt với xếp hàng mua đồ siêu thị, thay đổi khẩu phần ăn, ốm đau sốt do nhiễm Covid, nhà có người lâm bệnh nặng…

Cách xử lý cho các vấn đề hỗn loạn

Những vấn đề “đảo lộn cuộc sống” không diễn ra nhiều, nhưng nó đủ để làm sụp đổ một con người. Cũng giống như nợ nần, website bán hàng tự dưng bị sập server, cháy nhà. Trong các vấn đề này, chúng ta không có thời gian để thử nghiệm, cũng không có thời gian để làm quá nhiều phân tích.

Quan trọng nhất là phải thiết lập được trật tự và sự ổn định càng sớm càng tốt, để sau đó có thêm thời gian phân tích và nhìn nhận vấn đề. Mặc dù giải pháp kiểu “cháy đâu dập đó” thế này nghe có vẻ dễ, không phải ai cũng thoát ra được việc phân tích quá nhiều (analysis paralysis) và hành động quyết đoán.

Mọi người khác nhau ở bản chất, tần suất và mức độ của vấn đề mà họ giải quyết.

Einstein đã nói: “Everybody is a genius. But if you judge a fish by its ability to climb a tree, it will live its whole life believing that it is stupid.”

Trong cuộc sống, mỗi người có tần suất và mức độ tiếp xúc với các loại vấn đề kể trên khác nhau. Có những người vừa sinh ra thì bố mẹ đã ly hôn, gia đình đổ vỡ, và phải trải qua rất nhiều vấn đề phức tạp nên khi lớn lên họ rất bình tĩnh khi một điều tương tự xảy ra với bạn bè họ.

Có những người có một gia đình yên ấm hơn, được học hành tử tế, và có điều kiện tham gia nhiều cuộc thi (vấn đề rắc rối.) Họ giỏi giải các bài toán hóc búa, nhưng chưa chắc biết cách giải quyết các vấn đề thường ngày (hiển nhiên) (thay một cái bóng đèn), vì cuộc sống của họ chưa phải tiếp xúc với các vấn đề đó.

Trước khi chúng ta đánh giá một ai đó, thì chúng ta nên nhìn vào những loại vấn đề mà họ đang giải quyết (và cả những loại vấn đề mà họ đã thất bại trong việc giải quyết).

Điều này, mình nghĩ giúp cho mình không thần thánh hóa một ai quá mức, và cũng cẩn thận hơn khi nhận lời khuyên từ một người khác. Không phải cứ người nổi tiếng làm gì cũng đúng, hoặc như bố mẹ hay nói là “bố mẹ đi trước thì hiểu chuyện hơn” – không phải lúc nào cũng đúng.

Mọi người khác nhau ở bản chất, tần suất và mức độ của vấn đề mà họ giải quyết. Những chuyên gia là những người giỏi trong lĩnh vực/vấn đề mà họ dành cả đời để nghiên cứu. Nhưng không có nghĩa họ giỏi trong tất cả các lĩnh vực khác.

Tạm kết

Như bạn thấy, có nhiều vấn đề trong cuộc sống có thể áp dụng Cynefin vào để phân loại. Nếu bạn đang suy nghĩ: “Mình có nên làm thế này không nhỉ,” thì hay là thử xem xét xem loại vấn đề bạn đang gặp là gì, và bạn có đang đưa ra phương án hành động hơi sớm/hơi muộn quá hay không.

Đọc bài viết gốc của Tuấn Mon tại đây.