Tăng năng suất lao động với Ma trận Eisenhower

Dwight D. Eisenhower là Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, và là tư lệnh tối cao đầu tiên của NATO. Trong nhiệm kỳ tổng thống của mình, ông đã thành lập NASA, kết thúc chiến tranh Triều Tiên và xoa dịu căng thẳng của Chiến tranh Lạnh.

Eisenhower nổi tiếng là một người năng suất. Dù công việc bận rộn, ông vẫn có thời gian cho sở thích chơi golf và vẽ tranh. Để làm được điều này, ông đề ra những nguyên tắc cho công việc, mà sau này được phát triển thành Ma trận Eisenhower (Eisenhower Matrix).

Ma trận Eisenhower giúp phân loại công việc theo thứ tự ưu tiên và loại bỏ những yếu tố gây lãng phí thời gian. Phương pháp này chia các công việc thành 4 nhóm sau:

Nhóm 1: Quan trọng và khẩn cấp

Danh sách này thường bao gồm những việc xảy ra không đoán trước được, những việc đã hẹn, hoặc những việc do trì hoãn khiến sắp đến hạn chót. Chúng có thể là:

• Khách hàng gọi đến, yêu cầu bạn giải quyết một vấn đề cấp bách.

• Đồng nghiệp đột nhiên nghỉ ốm, khiến bạn phải làm hộ công việc của họ.

• Sếp giao cho bạn một công việc cần hoàn thành ngay lập tức.

• Bài tập được giáo viên giao từ 2 tuần trước, nhưng bạn đã không làm cho đến hôm nay - 1 ngày trước deadline.

• Đám cưới của một người bạn thân.

Tips: Làm quá nhiều công việc thuộc nhóm 1 sẽ khiến bạn căng thẳng, kiệt sức, đồng thời cảm thấy mọi việc không còn trong tầm kiểm soát. Đừng để loại công việc này chiếm phần lớn thời gian trong ngày của bạn nhé!

Nhóm 2: Quan trọng, nhưng không khẩn cấp

Những công việc thuộc nhóm này không yêu cầu phải hoàn thành nhanh chóng, nhưng lại giúp bạn đạt được những mục tiêu dài hạn. Đây là những việc dạng như:

• Học một ngoại ngữ hoặc kỹ năng mới.

• Tập thể dục, đi khám sức khỏe định kỳ.

• Lên kế hoạch cho những dự định tương lai.

• Networking, xây dựng các mối quan hệ.

Tips: Những công việc thuộc nhóm 2 cực kỳ phù hợp để “deep work”. Đầu tư nhiều thời gian cho công việc thuộc nhóm 2 giúp giảm số lượng công việc trong nhóm 1 đi rất nhiều!

Nhóm 3: Không quan trọng, nhưng khẩn cấp

Những công việc thuộc nhóm này không có nhiều ý nghĩa với mục tiêu dài hạn của bạn, tuy nhiên lại cần được làm ngay.

Để hoàn thành những công việc thuộc nhóm này, Eisenhower khuyên rằng nếu có thể, bạn nên tìm cách bàn giao lại công việc cho người khác. Còn nếu phải tự tay làm, hãy cố giải quyết chúng càng nhanh càng tốt.

Đây là những việc dạng như:

• Họp hành.

• Kiểm tra tin nhắn, email.

• Đồng nghiệp nhờ bạn để mắt giùm đồ đạc, trong lúc họ đi vệ sinh.

• Khuyến mãi của siêu thị sẽ hết hạn vào ngày mai, nên bạn muốn mua đồ nhanh chóng để được giảm giá.

• Một người thân lâu ngày không gặp, đột nhiên gọi điện hỏi thăm bạn.

Tips: Những công việc thuộc nhóm này không được phép tốn nhiều thời gian của bạn. Chính vì vậy, nếu cảm thấy công việc có thể kéo dài lâu, hãy lịch sự từ chối.

Nhóm 4: Không quan trọng, cũng không khẩn cấp

Danh sách này gồm những công việc khiến bạn thoải mái, nhưng lại tiêu tốn thời gian mà không mang lại lợi ích gì đáng kể. Đây đúng nghĩa là những công việc mang tính chất “làm cũng được, mà không làm cũng chẳng sao”.

Những việc này có thể là:

• Lướt Facebook, Instagram, TikTok.

• Lang thang trên Shopee, Lazada xem có gì đang giảm giá.

• Xem TV, cày phim trên Netflix.

• Chơi game.

• Ngủ, từ tiếng thứ 8 trở đi.

Tips: Với loại công việc này, nên dành càng ít thời gian cho chúng càng tốt. Hãy cho nhóm 4 tối đa chỉ 5% thời gian trong ngày của bạn thôi.

Làm sao để tối ưu hóa Ma trận Eisenhower?

Việc phân loại công việc theo nhóm, đồng thời phân bổ thời gian hợp lý cho chúng là không hề dễ. Những tips sau đây sẽ giúp bạn làm điều này tốt hơn:

• Hãy lập Ma trận Eisenhower vào buổi sáng, trước khi bắt đầu một ngày làm việc.

• Với mỗi nhóm, chỉ nên có tối đa 8 công việc. Nếu muốn thêm một công việc mới, hãy hoàn thành công việc quan trọng nhất trước.

• Đừng chỉ liệt kê những công việc để “kiếm tiền”, hãy có cả những công việc cho bản thân và gia đình nữa. Bằng cách này, cuộc sống của bạn sẽ cân bằng hơn.

• Hãy dành nhiều thời gian nhất cho công việc thuộc nhóm 2, rồi đến nhóm 1, cuối cùng là nhóm 3 và nhóm 4.

• Quan trọng nhất, vẫn là tập trung làm việc và hạn chế trì hoãn. Phương pháp nào cũng vậy, sẽ không giúp ích nếu không tuân thủ chặt chẽ.

Kết

“Chuyện gì quan trọng thì hiếm khi khẩn cấp, còn chuyện gì khẩn cấp thì hiếm khi quan trọng.” - Eisenhower đã nhắc lại câu nói nổi tiếng này trong bài diễn văn ở Illinois vào năm 1954.

Đây cũng chính là nền tảng của Ma trận Eisenhower, vốn đánh giá các công việc chỉ dựa trên 2 tiêu chí: tính khẩn cấp, và tính quan trọng. Hãy thử áp dụng phương pháp này xem, nếu bạn muốn làm việc như một Tổng thống Mỹ!